BLUF : la norme militaire qui peut rendre votre écriture plus puissante

Bien que les décisions que vous prenez ne soient pas forcément de la vie ou de la mort, vous passez probablement aussi beaucoup de temps à communiquer avec des personnes occupées, dont le temps est précieux et qui méritent au moins le même niveau de considération. C'est pourquoi BLUF est un modèle si utile. Que vous écriviez pour le blog de votre entreprise, que vous écriviez des messages Slack à des collègues ou que vous écriviez des e-mails à des clients, BLUF peut vous aider à réduire le bruit et à vous connecter.

Mais BLUF est plus qu'une simple tactique de communication. Il ne s'agit pas, comme son nom l'indique, simplement de trouver votre «résultat» et de le coller en haut de tout ce que vous écrivez.

BLUF, si vous l'appliquez de manière cohérente tout au long de votre écriture, est une façon d'organiser vos pensées et de comprendre le récit qui vous permet de céder vos points centraux à votre lecteur le plus rapidement possible. Il s'agit d'un exercice d'écriture « complet », pas d'un copier-coller rapide et grossier.

Incluez tout le contexte dont votre lecteur a besoin pour agir

Que vous demandiez de l'aide ou organisiez un appel, BLUF vos communications avec vos collègues en réduisant la quantité de travail que votre destinataire doit faire pour vous aider. Deuxièmement, essayez de réduire la quantité globale de changement de contexte nécessaire pour vous aider (rappelez-vous que Slack est fondamentalement gênant si vous écrivez, codez, etc.).

Voici un bon exemple de ce qu'il ne faut pas faire :

Demander si quelqu'un a le temps de discuter ou s'il a le temps de répondre à une question, à lui seul, force un changement de contexte sans résolution immédiate. Maintenant, votre destinataire doit lire votre message, tapez "Génial, quelle est votre question ?" et attendez votre réponse avant de pouvoir vous aider. Cela peut ne pas sembler beaucoup de travail. Additionnez des dizaines d'instances au cours d'une journée ou d'une semaine, plus le temps perdu pour entrer et sortir d'un état de flux, cependant, et ce type de communication bâclée peut devenir une perte de temps considérable.

Évitez également ce genre de chose, où vous offrez un peu plus de contexte mais toujours pas assez pour qu'il s'agisse d'une demande exploitable pour votre destinataire :

Cette fois, au moins il y a une vraie question intégrée dans le premier message Slack, mais c'est trop général pour y répondre. Il faut plus de contexte pour y répondre correctement.

Au lieu de cela, donnez autant de contexte à la demande que possible et faites-le dans un seul message :

Ce type de demande donne au destinataire suffisamment d'informations pour qu'il puisse répondre pleinement à votre besoin et vous aider sans avoir à échanger plusieurs messages à la recherche de contexte.

Il donne un quoi clair ("exemples de leadership éclairé") et un pourquoi clair ("monter une proposition pour Acme") qui, ensemble, permettent au destinataire de déduire plus ou moins le besoin exact du demandeur. En pensant à BLUF lorsque nous communiquons en interne, nous plaçons notre pensée finale - souvent notre demande - au début.

Rendez votre demande et votre ton clairs

Le courrier électronique était l'un des contextes originaux dans lesquels BLUF a été imaginé pour la première fois, il est donc un choix naturel pour la méthode.

Pour un grand pourcentage du type d'e-mails que vous êtes susceptible d'envoyer au travail, BLUF est relativement simple à appliquer. Ne pas ourlet et haw au début de votre e-mail. Commencez par la demande. Donnez les détails à l'appui et le contexte après cela. Ensuite, votre destinataire n'a pas à parcourir votre e-mail de haut en bas pour rechercher ce qu'il doit réellement faire.

Les premières phrases de tout e-mail client doivent expliquer clairement le but et la raison de l'e-mail, ainsi que les prochaines étapes (que nous souhaitons ou envisageons).

Mais toutes les communications, en particulier avec les clients, ne sont pas aussi transactionnelles. Parfois, nous devons faire plus que transmettre une demande. Parfois, nous avons besoin de transmettre notre enthousiasme, ou un sentiment d'urgence, ou de pénitence.

Dans ces cas, vous souhaitez toujours BLUF et clarifier le but de l'e-mail. Donner à votre e-mail un avantage émotionnel ne signifie pas mettre un temps de traitement supplémentaire entre votre destinataire et le point de l'e-mail.

Vous souhaitez également utiliser l'un des principes centraux de BLUF - à savoir que les informations situées plus haut dans la hiérarchie visuelle du lecteur sont plus susceptibles d'être comprises et retenues - pour faire passer efficacement l'émotion que vous souhaitez transmettre.

Découvrez l'exemple ci-dessous, envoyé à un nouveau client chez Animalz. Après une certaine confusion autour du premier article que nous avons produit pour eux, notre objectif principal était de démontrer un sentiment d'urgence pour faire les choses correctement et revenir sur la bonne voie le plus rapidement possible. Ainsi, après la première ligne - le BLUF - nous expliquons notre raisonnement pour l'e-mail d'une manière qui rende cette urgence aussi claire que possible :

C'est une tendance humaine naturelle, lorsqu'il y a n'importe quel type de problème, à n'admettre qu'avec prudence qu'il existe même, à l'aborder avec précaution, voire pas du tout. Par e-mail, ce type d'approche ne transmet pas ce que vous voulez. Cela crée une communication confuse. Vous devez activement résister à cette impulsion et attaquer les problèmes de front en utilisant BLUF si vous voulez proposer des solutions aux problèmes plutôt que de vous y complaire.

Dans la version finale, nous partons de l'hypothèse qu'il y a un problème - comme c'est toujours le cas, si l'un de nos clients ne publie pas activement le contenu que nous créons avec lui - et utilisons les premières phrases précieuses au début de l'e-mail pour qu'il soit très clair que nous voulons y remédier. Plus important encore, nous montrons que nous avons une vision de ce à quoi ressemble la réparation.

Révisez jusqu'à ce que votre pensée soit hors de la page

Pratiquement tout le marketing de contenu est mis en place pour aider les gens. Souvent, cependant, ces personnes sont occupées, avec un million de choses qui attirent leur attention.

C'est pourquoi il ne suffit pas d'écrire quelque chose d'utile : votre contenu doit communiquer efficacement avec les lecteurs.

Par conséquent, vous devez BLUF votre marketing de contenu de la même manière que vous BLUF vos communications internes et externes. Organisez votre écriture de manière à ce qu'elle fournisse le contexte et le sens aux lecteurs le plus rapidement possible.

Dans l'exemple ci-dessous, l'introduction de cet article analysant le langage de la page d'accueil SaaS devrait exposer une théorie expliquant pourquoi un langage clair est si important pour de bonnes pages d'accueil.

Pourquoi un langage clair est le secret d'une excellente page d'accueil

Votre page d'accueil sert de tapis de bienvenue pour votre entreprise SaaS. Sa clarté peut faire la différence entre amener un nouvel utilisateur à travers votre processus d'inscription jusqu'à la conversion, et le faire abandonner votre site, pour ne jamais revenir.

En deux phrases, on fait ça. Un langage clair est important car votre page d'accueil est la première impression de votre produit, le moment le plus critique de la relation.

Dans l'exemple suivant ci-dessous, le même article reçoit une introduction qui contient plus de mots, semble en dire plus et semble entrer dans plus de détails, mais à la fin, ne transmet pas un point clair.

Pourquoi un langage clair est le secret d'une excellente page d'accueil

En gardant votre langage et votre conception clairs et concis pour tous les utilisateurs, qu'ils soient nouveaux ou non, vous pouvez vous assurer que tout le monde comprend la valeur fondamentale de votre produit. En choisissant un langage simple pour décrire votre produit, vous pourrez communiquer avec tout le monde, qu'ils comprennent parfaitement votre domaine ou qu'ils soient novices à la recherche du meilleur produit pour leur entreprise.

Au lieu de cela, il est confus, distinguant sans raison claire les utilisateurs nouveaux et non nouveaux, confondant langage et conception, et ne parvient pas à tirer de conclusion quant à l'importance d'un langage clair. Nous insistons sur le fait que nous pourrons « communiquer avec tout le monde », mais c'est sans doute synonyme de l'idée même de « langage clair ».

La différence fondamentale entre ces deux introductions est simple. L'un a été écrit par un écrivain qui savait exactement ce que l'article à venir allait contenir, et l'autre a été écrit par un écrivain qui ne le savait pas. Lorsque vous connaissez le point principal que vous allez faire valoir, vous pouvez commencer à en parler dès le début. Lorsque vous ne le faites pas, vous devez recourir à des points généraux qui vivent à peu près dans le même quartier que votre point principal.

Voir les deux introductions d'articles ci-dessous pour un exemple :

L'introduction de l'article sur la gauche procède comme bon nombre de nos premiers brouillons : langoureusement et inductivement. Après quelques raclements de gorge, on finit par en venir au fait. Qui sait si le lecteur serait toujours intéressé.

L'introduction à droite - il s'agit de l'introduction réelle de l'article de Paul Graham Relentlessly Resourceful - commence par le point principal que nous essayons de faire valoir : "Il y a quelques jours, j'ai finalement réussi à être un bon fondateur de startup en deux mots : sans relâche. ingénieux." Graham poursuit en expliquant comment il est parvenu à la conclusion et quelles sont ses implications pour les fondateurs, mais le poids de la pièce se trouve dans la première phrase.

Dans la version de gauche, le lecteur doit se concentrer. Ils doivent suivre le processus de pensée de l'écrivain. De nombreux premiers brouillons le font, car le premier brouillon est l'endroit où nous écrivons pour comprendre ce que nous savons.

Lorsque vous revenez en arrière et révisez, l'une de vos plus grandes priorités devrait être de trouver des endroits où les preuves de votre propre processus de recherche et de votre réflexion persistent. Vous voulez que votre écriture communique avec un maximum d'efficacité à son lecteur, ne révèle pas le chemin exact que vous avez emprunté pour arriver à vos conclusions. C'est ce qui donnera l'impression qu'un contenu est soigné et complet.

Écriture en gants blancs

Lorsque vous avez l'habitude d'écrire pour des professeurs, des parents, des amis ou toute autre personne obligée de lire vos écrits, il est facile d'oublier que dans le monde réel, vous devez travailler pour attirer l'attention de votre lecteur.

Vous travaillez en incluant tout le contexte nécessaire, en allant droit au but et en révisant jusqu'à ce que toutes les preuves de votre processus de réflexion soient hors de la page.

Entre collègues et clients, ce souci du détail sera apprécié. Parmi les lecteurs et les clients potentiels de votre blog, cela se reflétera dans le fait que plus de personnes resteront dans les parages et plus de personnes viendront lire votre contenu.

Dans son guide d'écriture et de conseil The Pyramid Principle, Barbara Minto affirme qu'il est important d'investir du temps pour rendre votre communication aussi claire et efficace que possible, car les fondateurs et les dirigeants de la suite C sont des personnes extrêmement occupées. À certains égards, l'astuce pour écrire un bon contenu consiste à supposer que vos propres lecteurs sont tout aussi occupés.