BLUF：あなたの文章をより強力にすることができる軍用規格

公開: 2019-09-09

あなたが下す決定は生死にかかわるものではないかもしれませんが、忙しく、時間が貴重で、少なくとも同じレベルの考慮に値する人々とのコミュニケーションに多くの時間を費やすでしょう。そのため、BLUFは非常に便利なモデルです。会社のブログ用に書いている場合でも、同僚にSlackメッセージを書いている場合でも、顧客にメールを書いている場合でも、BLUFはノイズをカットして接続するのに役立ちます。

しかし、BLUFは単なるコミュニケーション戦術ではありません。名前が示すように、それは単にあなたの「ボトムライン」を見つけて、あなたが書いているものの一番上にそれを貼り付けることについてではありません。

BLUFは、執筆全体を通して一貫して適用する場合、考えを整理し、物語を理解する方法であり、読者にできるだけ早く中心点を伝えることができます。これは「全身」のライティング演習であり、すばやく汚いコピーアンドペーストではありません。

読者が行動するために必要なすべてのコンテキストを含める

助けを求めている場合でも、電話をかけている場合でも、受信者があなたを助けるために行う必要のある作業の量を減らすことで、同僚とのコミュニケーションを鈍らせます。第二に、あなたを助けるために必要なコンテキスト切り替えの全体的な量を減らすようにしてください（あなたが書いたり、コーディングしたりする場合、Slackは基本的に気を散らすものであることを忘れないでください）。

これは、すべきでないことの良い例です。

誰かがチャットする時間があるかどうか、または質問に答える時間があるかどうかを尋ねると、それ自体で、すぐに解決することなくコンテキストスイッチが強制されます。これで、受信者はメッセージを読んで、「すばらしい、あなたの質問は何ですか？」と入力する必要があります。彼らがあなたを助けることができる前にあなたの応答を待ってください。それは多くの仕事のように聞こえないかもしれません。ただし、1日または1週間の間に数十のインスタンスを合計すると、フロー状態に出入りするのに時間がかかり、この種のずさんな通信はかなりの時間の浪費になる可能性があります。

この種のことも避けてください。少し多くのコンテキストを提供しますが、それでも受信者にとって実用的なリクエストとなるには十分ではありません。

今回は、少なくとも最初のSlackメッセージに実際の質問が埋め込まれていますが、一般的すぎて答えられません。適切に回答するには、より多くのコンテキストが必要です。

代わりに、できるだけ多くのコンテキストを質問に与え、1つのメッセージでそれを行います。

この種の質問は、受信者に十分な情報を提供するので、受信者はコンテキストを探して複数のメッセージを交換することなく、あなたのニーズに完全に対応し、あなたを助けることができます。

それは、受信者が多かれ少なかれ質問者の正確な必要性を推測できるようにするもの（「思考リーダーシップの例」）と理由（「Acmeの提案をまとめる」）を明確に示します。私たちが社内でコミュニケーションをとるときにBLUFについて考えることによって、私たちは結論的な考え、多くの場合、私たちの質問を最初に置きます。

あなたの質問とあなたのトーンを明確にする

電子メールは、BLUFが最初に想像された元のコンテキストの1つであったため、この方法に自然に適合します。

職場で送信する可能性のある種類の電子メールの大部分に対して、BLUFは比較的簡単に適用できます。メールの冒頭でヘミングやホーをしないでください。質問から始めます。その後、裏付けとなる詳細とコンテキストを提供します。そうすれば、受信者はメールを上下にスキャンして、実際に何をしなければならないかを探す必要がなくなります。

顧客の電子メールの最初の数文は、電子メールの目的と理由、および（私たちが望むまたは意図した）次のステップを明確に説明する必要があります。

しかし、すべてのコミュニケーション、特にクライアントとのコミュニケーションがそれほどトランザクション的であるとは限りません。リクエストを伝える以上のことをする必要がある場合があります。時々私達は私達の興奮、または切迫感、または苦行の感覚を伝える必要があります。

このような場合でも、BLUFを実行して、電子メールの目的を明確にする必要があります。電子メールに感情的なエッジを与えることは、受信者と電子メールのポイントの間に余分な処理時間を置くことを意味しません。

また、BLUFの背後にある中心的な原則の1つ、つまり読者の視覚的階層の上位にある情報が理解され、保持される可能性が高いという原則を使用して、伝えたい感情を効果的に伝えたいと考えています。

Animalzの新しい顧客に送信された以下の例を確認してください。私たちが彼らのために作成した最初の記事について混乱した後、私たちの主な目標は、物事を正しくし、できるだけ早く軌道に戻ることについての切迫感を示すことでした。したがって、最初の行（BLUF）の後で、その緊急性を可能な限り明確にする方法で、電子メールの理由を説明します。

なんらかの問題がある場合、それが存在することさえ慎重に認めるのは自然な人間の傾向です。電子メールでは、この種のアプローチはあなたが望むことを伝えません。それは混乱したコミュニケーションを生み出します。問題に悩まされるのではなく、問題の解決策を提案したい場合は、BLUFを使用して、その衝動と攻撃の問題に正面から積極的に抵抗する必要があります。

最終ドラフトでは、問題があるという仮定から始めます。いつものように、私たちの顧客が私たちが作成したコンテンツを積極的に公開していない場合は、メールの冒頭に最初の数文を使用します。修正したいことを十分に明確にするためです。最も重要なことは、それを修正することがどのように見えるかについてのビジョンがあることを示しています。

あなたの考えがページから外れるまで修正する

事実上すべてのコンテンツマーケティングは人々を助けるためにそこに出されています。しかし、多くの場合、それらの人々は忙しく、何百万ものものが彼らの注意を引いています。

だからこそ、何か役に立つものを書くだけでは不十分です。コンテンツは読者と効率的にコミュニケーションをとる必要があります。

したがって、内部および外部のコミュニケーションをBLUFするのと同じ方法で、コンテンツマーケティングをBLUFする必要があります。できるだけ早く読者に文脈と意味を届けるようにあなたの文章を整理してください。

以下の例では、SaaSホームページの言語を分析するこの記事の概要から、優れたホームページにとって明確な言語が非常に重要である理由についての理論を説明する必要があります。

明確な言葉が素晴らしいホームページの秘訣である理由
ホームページは、SaaSビジネスのウェルカムマットとして機能します。その明確さは、新しいユーザーを登録プロセスからコンバージョンに導くことと、サイトを放棄して二度と戻ってこないこととの違いを生む可能性があります。

2つの文でそれを行います。ホームページは製品の第一印象であり、関係の中で最も重要な分岐点であるため、明確な言葉遣いが重要です。

以下の次の例では、同じ記事がより多くの単語を含み、より多くのことを言っているように見え、より詳細になっているように見えますが、最終的には明確なポイントを伝えていません。

明確な言葉が素晴らしいホームページの秘訣である理由
初心者であろうとなかろうと、すべてのユーザーが言語とデザインを明確かつ簡潔に保つことで、製品のコアバリューを誰もが確実に理解できるようになります。あなたの製品を説明するために簡単な言語を選択することにより、彼らがあなたの分野を完全に理解しているか、または彼らのビジネスに最適な製品を探している初心者であるかどうかにかかわらず、あなたはすべての人とコミュニケーションをとることができます。

代わりに、それは混乱していて、新しいユーザーとそうでないユーザーを明確な理由もなく区別し、言語とデザインを混同し、明確な言語がなぜそれほど重要であるかについて結論を出すことができません。私たちは「すべての人とコミュニケーションをとることができる」ことを強調していますが、それは間違いなく「明確な言語」自体の概念と同義です。

これら2つの導入の根本的な違いは単純です。 1つは、今後の記事に何が含まれるかを正確に知っている作家によって書かれ、もう1つはそうでない作家によって書かれました。あなたがしようとしている要点を知っているとき、あなたはすぐに出てきて、最初からそれらについて話し始めることができます。そうしない場合は、メインポイントとほぼ同じ近隣に住む一般的なポイントを作成することに頼らなければなりません。

例については、以下の2つの記事の紹介を参照してください。

左側の記事の紹介は、最初のドラフトの多くと同じように進んでいます。いくつかの咳払いの後、それは最終的にポイントに到達します。読者がまだ興味があるかどうか誰が知っていますか。

右側の紹介—これはPaulGrahamの記事RelentlesslyResourcefulの実際の紹介です—私たちが作ろうとしている主なポイントから始まります。グレアムは続けて、彼がどのようにして結論に達したのか、そしてそれが創設者にどのような影響を与えるのかを説明しますが、作品の重みは最初の文にあります。

左のバージョンでは、読者は集中する必要があります。彼らは作家の思考過程に従わなければなりません。多くの最初のドラフトはこれを行います。最初のドラフトは、私たちが知っていることを理解するために書く場所だからです。

戻って修正するとき、あなたの最大の優先事項の1つは、あなた自身の研究プロセスと思考の証拠が持続する場所を見つけることです。あなたはあなたの文章があなたの結論に到達するためにあなたがたどった正確なルートを明らかにするのではなく、その読者に最大の効果で伝達することを望みます。それが、コンテンツの一部を洗練された完全なものに感じさせるものです。

ホワイトグローブライティング

教授や両親、友人、あるいはあなたの文章を読む義務のある人のために書くことに慣れていると、現実の世界では読者の注意を引くために仕事をする必要があることを忘れがちです。

必要なすべてのコンテキストを含め、要点を理解し、思考プロセスのすべての証拠がページから外れるまで修正することによって、作業を開始します。

同僚や顧客の間では、細部への注意が高く評価されます。あなたのブログの読者と潜在的な顧客の間で、それはより多くの人々が立ち往生し、より多くの人々があなたのコンテンツを読むようになることに反映されるでしょう。

バーバラ・ミントは、執筆およびコンサルティングガイドのピラミッド原則の中で、創設者とCスイートの幹部は非常に忙しい人々であるため、コミュニケーションをできるだけ明確かつ効率的にするために時間を費やすことが重要であると主張しています。ある意味で、良いコンテンツを書く秘訣は、あなた自身の読者が同じくらい忙しいと仮定することです。