BLUF: มาตรฐานทางการทหารที่ทำให้งานเขียนของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แม้ว่าการตัดสินใจของคุณอาจไม่ใช่ชีวิตหรือความตาย แต่คุณอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสื่อสารกับคนที่ไม่ว่าง ซึ่งเวลามีค่า และผู้ที่สมควรได้รับการพิจารณาในระดับเดียวกันเป็นอย่างน้อย นั่นคือเหตุผลที่ BLUF เป็นแบบอย่างที่มีประโยชน์ ไม่ว่าคุณจะเขียนบล็อกของบริษัท เขียนข้อความ Slack ถึงเพื่อนร่วมงาน หรือเขียนอีเมลถึงลูกค้า BLUF สามารถช่วยให้คุณตัดเสียงรบกวนและเชื่อมต่อได้

แต่ BLUF เป็นมากกว่ากลยุทธ์การสื่อสารธรรมดา ไม่ใช่อย่างที่ชื่ออาจบอกเป็นนัย เกี่ยวกับการค้นหา "บรรทัดล่างสุด" ของคุณและติดไว้ที่ด้านบนสุดของสิ่งที่คุณกำลังเขียน

BLUF ถ้าคุณใช้มันอย่างสม่ำเสมอตลอดการเขียนของคุณ เป็นวิธีจัดระเบียบความคิดและทำความเข้าใจการเล่าเรื่องที่ช่วยให้คุณมอบจุดศูนย์กลางให้กับผู้อ่านของคุณโดยเร็วที่สุด เป็นแบบฝึกหัดการเขียน "ตัวเต็ม" ไม่ใช่การคัดลอกและวางที่รวดเร็วและสกปรก

รวมบริบททั้งหมดที่ผู้อ่านของคุณต้องดำเนินการ

ไม่ว่าคุณจะขอความช่วยเหลือหรือจัดการโทร BLUF การสื่อสารของคุณกับเพื่อนร่วมงานโดยลดปริมาณงานที่ผู้รับต้องทำเพื่อช่วยเหลือคุณ ประการที่สอง พยายามลดจำนวนโดยรวมของการสลับบริบทที่จำเป็นเพื่อช่วยคุณ (จำไว้ว่า Slack จะทำให้เสียสมาธิโดยพื้นฐาน หากคุณกำลังเขียน เขียนโค้ด ฯลฯ)

นี่เป็นตัวอย่างที่ดีของสิ่งที่ไม่ควรทำ:

การถามว่ามีใครมีเวลาสนทนาหรือมีเวลาตอบคำถามด้วยตัวเองหรือไม่ เป็นการบังคับให้เปลี่ยนบริบทโดยไม่มีวิธีแก้ไขในทันที ตอนนี้ผู้รับของคุณต้องอ่านข้อความของคุณแล้ว พิมพ์ "เยี่ยมเลย คุณมีคำถามอะไร" และรอการตอบกลับของคุณก่อนที่พวกเขาจะสามารถช่วยคุณได้ ที่อาจดูเหมือนงานไม่มาก เพิ่มอินสแตนซ์หลายสิบรายการในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ บวกกับเวลาที่สูญเสียไปในการเข้าและออกจากสถานะโฟลว์ และการสื่อสารที่เลอะเทอะแบบนี้อาจทำให้เสียเวลาอย่างมาก

หลีกเลี่ยงสิ่งนี้เช่นกัน โดยที่คุณเสนอบริบทเพิ่มเติมเล็กน้อย แต่ยังไม่เพียงพอสำหรับคำขอที่ดำเนินการได้สำหรับผู้รับของคุณ:

คราวนี้ อย่างน้อยก็มีคำถามจริงที่ฝังอยู่ในข้อความ Slack แรก แต่ก็กว้างเกินไปที่จะตอบ ต้องมีบริบทมากกว่านี้จึงจะตอบได้อย่างเหมาะสม

ให้บริบทแก่การถามให้มากที่สุด และทำในข้อความเดียว:

การถามประเภทนี้ทำให้ผู้รับมีข้อมูลเพียงพอที่พวกเขาสามารถตอบความต้องการของคุณได้อย่างเต็มที่และช่วยเหลือคุณโดยไม่ต้องแลกเปลี่ยนข้อความหลายข้อความเพื่อค้นหาบริบท

ให้ชัดเจนว่าอะไร ("ตัวอย่างการเป็นผู้นำทางความคิด") และเหตุผลที่ชัดเจน ("รวบรวมข้อเสนอสำหรับ Acme") ที่ร่วมกันให้ผู้รับสรุปความต้องการที่แท้จริงของผู้ถามไม่มากก็น้อย การคิดถึง BLUF เมื่อเราสื่อสารกันเป็นการภายใน เราใส่ความคิดสุดท้าย—ซึ่งมักจะเป็นการถาม—ไว้ตอนเริ่มต้น

ทำให้คำถามและน้ำเสียงของคุณชัดเจน

อีเมลเป็นหนึ่งในบริบทดั้งเดิมที่ BLUF ถูกจินตนาการขึ้นเป็นครั้งแรก ดังนั้นจึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับวิธีการ

สำหรับอีเมลส่วนใหญ่ที่คุณมีแนวโน้มที่จะส่งในที่ทำงาน BLUF นั้นค่อนข้างง่ายในการสมัคร อย่าปิดหน้าและลังเลที่จุดเริ่มต้นของอีเมลของคุณ เริ่มต้นด้วยการถาม ให้รายละเอียดสนับสนุนและบริบทหลังจากนั้น จากนั้น ผู้รับของคุณไม่จำเป็นต้องสแกนอีเมลของคุณขึ้นและลงเพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องทำจริงๆ

ประโยคสองสามประโยคแรกของอีเมลลูกค้าควรอธิบายวัตถุประสงค์และเหตุผลของอีเมลอย่างชัดเจน ตลอดจนขั้นตอนถัดไป (ที่เราปรารถนาหรือตั้งใจไว้)

แต่ไม่ใช่ทุกการสื่อสาร โดยเฉพาะกับลูกค้า จะเป็นการทำธุรกรรม บางครั้งเราต้องทำมากกว่าส่งคำขอ บางครั้งเราจำเป็นต้องถ่ายทอดความตื่นเต้น ความเร่งรีบ หรือการปลงอาบัติ

ในกรณีเหล่านี้ คุณยังคงต้องการ BLUF และทำให้วัตถุประสงค์ของอีเมลมีความชัดเจน การให้อีเมลของคุณมีความได้เปรียบทางอารมณ์ไม่ได้หมายความว่าจะเพิ่มเวลาในการประมวลผลระหว่างผู้รับกับประเด็นของอีเมล

คุณยังต้องการใช้หลักการสำคัญประการหนึ่งที่อยู่เบื้องหลัง BLUF ซึ่งข้อมูลที่สูงกว่าในลำดับชั้นภาพของผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะเข้าใจและเก็บรักษาไว้มากกว่า เพื่อข้ามผ่านอารมณ์ที่คุณต้องการถ่ายทอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดูตัวอย่างด้านล่าง ซึ่งส่งถึงลูกค้าใหม่ที่ Animalz หลังจากความสับสนในบทความแรกที่เราจัดทำขึ้นสำหรับพวกเขา เป้าหมายหลักของเราคือการแสดงความรู้สึกเร่งด่วนเกี่ยวกับการทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกต้องและกลับสู่เส้นทางโดยเร็วที่สุด ดังนั้นหลังจากบรรทัดแรก นั่นคือ BLUF เราอธิบายเหตุผลของเราสำหรับอีเมลในลักษณะที่ทำให้ความเร่งด่วนนั้นชัดเจนที่สุด:

เป็นแนวโน้มตามธรรมชาติของมนุษย์ เมื่อมีปัญหาใดๆ ก็ตาม เพียงยอมรับอย่างระมัดระวังว่ายังมีอยู่จริง—ให้เข้าหามันด้วยความระมัดระวัง หากเลย ทางอีเมล วิธีการแบบนี้ไม่ได้สื่อถึงสิ่งที่คุณต้องการ มันสร้างการสื่อสารที่สับสน คุณต้องต่อต้านแรงกระตุ้นและปัญหาการโจมตีโดยตรงโดยใช้ BLUF หากคุณต้องการนำเสนอวิธีแก้ปัญหาแทนที่จะจมอยู่ในปัญหาเหล่านั้น

ในฉบับร่างสุดท้าย เราเริ่มต้นจากการสันนิษฐานว่ามีปัญหา—เช่นเคย ถ้าลูกค้าของเราไม่เผยแพร่เนื้อหาที่เราสร้างร่วมกับพวกเขา—และใช้ประโยคที่มีค่าสองสามประโยคแรกในตอนต้นของอีเมล เพื่อให้ชัดเจนว่าเราต้องการแก้ไข ที่สำคัญที่สุด เราแสดงให้เห็นว่าเรามีวิสัยทัศน์ในการแก้ไขหน้าตา

แก้ไขจนกว่าความคิดของคุณจะหมดไป

การตลาดเนื้อหาเกือบทั้งหมดมีไว้เพื่อช่วยเหลือผู้คน อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้ง คนเหล่านั้นมีงานยุ่ง โดยมีหลายล้านสิ่งที่ดึงความสนใจของพวกเขา

นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการเขียนสิ่งที่มีประโยชน์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ เนื้อหาของคุณจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้อ่านอย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น คุณควร BLUF การตลาดเนื้อหาของคุณในลักษณะเดียวกับที่คุณ BLUF การสื่อสารภายในและภายนอกของคุณ จัดระเบียบงานเขียนของคุณเพื่อนำเสนอบริบทและความหมายแก่ผู้อ่านโดยเร็วที่สุด

ในตัวอย่างด้านล่าง บทนำของบทความนี้ในการวิเคราะห์ภาษาของหน้าแรกของ SaaS ควรระบุทฤษฎีว่าเหตุใดภาษาที่ชัดเจนจึงมีความสำคัญต่อหน้าแรกที่ยอดเยี่ยม

ทำไมภาษาที่ชัดเจนจึงเป็นความลับของโฮมเพจที่ยอดเยี่ยม

หน้าแรกของคุณทำหน้าที่เป็นส่วนต้อนรับสำหรับธุรกิจ SaaS ของคุณ ความชัดเจนสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการนำผู้ใช้ใหม่ผ่านขั้นตอนการสมัครไปสู่การแปลง และการให้พวกเขาละทิ้งไซต์ของคุณโดยไม่กลับมาอีก

ในสองประโยคเราทำอย่างนั้น ภาษาที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากหน้าแรกของคุณคือการสร้างความประทับใจแรกพบให้กับผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งเป็นจุดเชื่อมต่อที่สำคัญที่สุดในความสัมพันธ์

ในตัวอย่างถัดไปด้านล่าง บทความเดียวกันจะได้รับบทนำที่มีคำมากกว่า ดูเหมือนจะพูดมากกว่า และดูเหมือนจะมีรายละเอียดมากขึ้น—แต่ในท้ายที่สุด ไม่ได้สื่อถึงประเด็นที่ชัดเจน

ทำไมภาษาที่ชัดเจนจึงเป็นความลับของโฮมเพจที่ยอดเยี่ยม

การรักษาภาษาและการออกแบบของคุณให้ชัดเจนและรัดกุมสำหรับผู้ใช้ทุกคน ไม่ว่าพวกเขาจะใหม่หรือไม่ก็ตาม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนเข้าใจคุณค่าหลักของผลิตภัณฑ์ของคุณ ด้วยการเลือกภาษาง่ายๆ เพื่ออธิบายผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณจะสามารถสื่อสารกับทุกคนได้ ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าใจสายงานของคุณโดยสิ้นเชิง หรือเป็นมือใหม่เพียงแค่มองหาผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของพวกเขา

แต่กลับยุ่งเหยิง แยกความแตกต่างโดยไม่มีเหตุผลที่ชัดเจนระหว่างผู้ใช้ใหม่และผู้ใช้ใหม่ ภาษาและการออกแบบที่สับสน และไม่สามารถสรุปได้ว่าเหตุใดภาษาที่ชัดเจนจึงมีความสำคัญมาก เราเน้นว่าเราจะสามารถ "สื่อสารกับทุกคน" ได้ แต่นั่นก็มีความหมายเหมือนกันกับแนวคิดเรื่อง "ภาษาที่ชัดเจน" นั่นเอง

ความแตกต่างของรากระหว่างการแนะนำทั้งสองนี้เป็นเรื่องง่าย คนหนึ่งเขียนขึ้นโดยนักเขียนคนหนึ่งที่รู้ว่าบทความที่จะมาถึงนี้จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร และอีกคนหนึ่งเขียนขึ้นโดยนักเขียนที่ไม่เข้าใจ เมื่อคุณรู้ประเด็นหลักที่คุณกำลังจะทำแล้ว คุณสามารถออกมาและเริ่มพูดถึงประเด็นหลักได้ทันที เมื่อคุณไม่ทำ คุณต้องหันไปสร้างประเด็นทั่วไปที่อาศัยอยู่ในละแวกเดียวกันกับประเด็นหลักของคุณ

ดูตัวอย่างบทความแนะนำสองบทความด้านล่าง:

บทนำบทความทางด้านซ้ายดำเนินการตามแบบฉบับร่างแรกของเรา: อย่างอ่อนล้าและเชิงอุปนัย หลังจากการล้างคอบางในที่สุดมันก็มาถึงจุด ใครจะรู้ว่าผู้อ่านจะยังสนใจอยู่หรือเปล่า

บทนำทางด้านขวา นี่คือบทนำที่แท้จริงของบทความของ Paul Graham Relentlessly Resourceful โดยเริ่มจากประเด็นหลักที่เรากำลังพยายามทำอยู่: “เมื่อสองสามวันก่อน ในที่สุดฉันก็ได้เป็นผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพที่ดี พูดได้เพียงสองคำ: อย่างไม่ลดละ มีไหวพริบดี" เกรแฮมอธิบายต่อไปว่าเขาบรรลุข้อสรุปอย่างไรและมีความหมายอย่างไรต่อผู้ก่อตั้ง แต่น้ำหนักของชิ้นงานอยู่ในประโยคแรก

ในเวอร์ชั่นด้านซ้ายมือผู้อ่านต้องจดจ่อ ต้องติดตามไปพร้อมกับกระบวนการคิดของผู้เขียน ร่างแรกจำนวนมากทำเช่นนี้ เพราะร่างแรกเป็นที่ที่เราเขียนเพื่อหาสิ่งที่เรารู้

เมื่อคุณย้อนกลับไปแก้ไข สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของคุณควรคือการหาสถานที่ที่หลักฐานของกระบวนการวิจัยและการคิดของคุณยังคงอยู่ คุณต้องการให้งานเขียนของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสุดกับผู้อ่าน ไม่เปิดเผยเส้นทางที่แน่นอนที่คุณใช้ในการบรรลุข้อสรุปของคุณ นั่นคือสิ่งที่จะทำให้เนื้อหาบางส่วนดูสวยงามและสมบูรณ์

การเขียนถุงมือขาว

เมื่อคุณคุ้นเคยกับการเขียนสำหรับอาจารย์ ผู้ปกครอง หรือเพื่อน หรือใครก็ตามที่จำเป็นต้องอ่านงานเขียนของคุณ มันง่ายที่จะลืมไปว่าในโลกแห่งความเป็นจริง คุณต้องทุ่มเทเพื่อให้ผู้อ่านสนใจ

คุณทุ่มเททำงานโดยใส่บริบทที่จำเป็นทั้งหมด เข้าประเด็น และแก้ไขจนกว่าหลักฐานทั้งหมดของกระบวนการคิดของคุณจะหมดไป

ในบรรดาเพื่อนร่วมงานและลูกค้า ความใส่ใจในรายละเอียดนั้นจะได้รับการชื่นชม ในบรรดาผู้อ่านบล็อกและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า บล็อกของคุณจะปรากฏในผู้คนจำนวนมากขึ้นและมีคนเข้ามาอ่านเนื้อหาของคุณมากขึ้น

ในคู่มือการเขียนและการให้คำปรึกษาของเธอ The Pyramid Principle, บาร์บารา มินโต อ้างว่าการสละเวลาเพื่อทำให้การสื่อสารของคุณชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้นั้นมีความสำคัญ เนื่องจากผู้ก่อตั้งและผู้บริหารระดับสูงของ C-suite เป็นคนที่ยุ่งมาก ในบางแง่ เคล็ดลับในการเขียนเนื้อหาที่ดีคือสมมติว่าผู้อ่านของคุณยุ่งพอๆ กัน