Optimieren Sie diese 12 Gmail-Einstellungen, um die beste Erfahrung zu erzielen

Gmail macht es wirklich einfach, E-Mails zu organisieren und den Überblick zu behalten, was Ihnen wichtig ist. Wenn Sie Gmail als Ihren Haupt-E-Mail-Client verwenden, werden Sie wahrscheinlich daran interessiert sein, es zu optimieren, um das Beste daraus zu machen.

Gmail bietet tatsächlich eine Reihe von Anpassungsoptionen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, um E-Mails besser zu verwalten. Egal, ob Sie die Benutzeroberfläche ändern, Hilfe beim Verfassen von E-Mails erhalten oder das E-Mail-Sende-/Empfangsverhalten verwalten möchten, alles kann in den Einstellungen angepasst werden.

Um Ihnen zu helfen, das beste Gmail-Erlebnis zu erzielen, zeige ich Ihnen einige Gmail-Einstellungen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, um produktiver zu sein oder Gmail einfach besser aussehen zu lassen.

Hinweis: Alle unten aufgeführten Einstellungen befinden sich entweder im Zahnradmenü in der oberen rechten Ecke der Gmail-Web-App oder in den Einstellungen, auf die Sie zugreifen können, indem Sie im Zahnradmenü auf die Schaltfläche Alle Einstellungen anzeigen klicken.

E-Mail-Dichte ändern

Im Zahnradmenü gibt es eine Option zum Ändern der E-Mail-Dichte, sodass mehr E-Mails gleichzeitig auf den Bildschirm passen. Die Option Standard zeigt E-Mails zusammen mit ihren Anhängen-Symbolen an. Sie können zur Option Komfort wechseln, um die Anhangsymbole nicht anzuzeigen, um die Dichte zu verringern.

Wenn Sie die Dichte weiter verringern möchten, wechseln Sie in den Kompaktmodus und jede Zeile der E-Mail wird weiter verkleinert, um mehr E-Mails anzuzeigen.

Ich persönlich mag es, den Kompaktmodus zu verwenden, da er es einfacher macht, viele E-Mails zu überfliegen, ohne zu viel zu scrollen. Sie können jedoch auch den Komfortmodus ausprobieren, wenn Sie an den Standardmodus gewöhnt sind, da er nur die Anhängesymbole ausblendet, während alles andere gleich aussieht.

Gesendete E-Mails rückgängig machen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie beim Verfassen einer E-Mail versehentlich auf die Schaltfläche zum Senden klicken oder daran denken, etwas in der E-Mail nach dem Senden zu bearbeiten. Wenn Ihnen dies häufig passiert, gibt es in Gmail eine Option, um gesendete Nachrichten vor einem festgelegten Zeitraum rückgängig zu machen.

In den Haupteinstellungen von Gmail finden Sie die Option Senden rückgängig machen auf der Registerkarte Allgemein . Sie können eine Stornierungsfrist von 5, 10, 20 oder 30 Sekunden auswählen, um eine gesendete E-Mail vor Ablauf der ausgewählten Zeit rückgängig zu machen.

Nach der Aktivierung erhalten Sie jedes Mal ein Rückgängig- Popup, wenn Sie eine E-Mail senden, die für den Zeitraum bleibt, den Sie in den Einstellungen ausgewählt haben. Sie können auf Rückgängig klicken, um die E-Mail zu stoppen und sie wird stattdessen als bearbeitbarer Entwurf gespeichert.

Beachten Sie jedoch, dass dies Ihre E-Mail-Zustellung verzögert, da Gmail die E-Mail erst nach Ablauf der ausgewählten Zeit zustellt.

Ändern Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten E-Mails

Sie können die Anzahl der E-Mails, die pro Seite angezeigt werden, erhöhen/verringern. Wenn Sie täglich viele E-Mails erhalten, ist es nur besser, diese Zahl zu erhöhen, damit Sie nicht oft auf die Schaltfläche für die nächste Seite klicken müssen.

Um dies zu ändern, gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein zur Einstellung Maximale Seitengröße und wählen Sie dort die Anzahl der E-Mails aus. Sie können mindestens 10 und maximal 100 E-Mails pro Seite auswählen.

Lesebereich ändern

Wenn Sie es leid sind, E-Mails einzeln zu öffnen, um den Inhalt anzuzeigen, können Sie den Lesebereich so ändern, dass der E-Mail-Inhalt Seite an Seite mit der Liste der E-Mails angezeigt wird. Am Ende des Zahnradmenüs finden Sie den Abschnitt Lesebereich, in dem Sie Rechts neben Posteingang oder Unter Posteingang auswählen können.

Die Option Rechts im Posteingang zeigt den E-Mail-Inhalt auf der rechten Seite des Posteingangs mit der Liste der E-Mails auf der linken Seite an. Und die Option Posteingang unten zeigt den E-Mail-Inhalt unten und die Liste der E-Mails oben an. Sie können die Größe der Panels nach Belieben vergrößern oder verkleinern.

Deaktivieren/aktivieren Sie Smart Compose

Die Gmail Smart Compose-Funktion bietet prädiktive Schreibvorschläge, damit Sie E-Mails schneller schreiben können, indem gängige Sätze automatisch ausgefüllt werden. Die angebotenen Vorschläge sind auf Ihren Schreibstil zugeschnitten und werden durch intelligente KI weiter verbessert.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass es Ihnen nicht gefällt, wenn es Ihnen keine guten Vorschläge bietet und Sie es eher als Ablenkung denn als Hilfe empfinden. Egal, ob Sie es aktivieren oder deaktivieren möchten, wechseln Sie einfach zur Smart Compose- Option auf der Registerkarte Allgemein und schalten Sie sie ein / aus.

Direkt unter dieser Option können Sie auch die Personalisierung für Smart Compose deaktivieren, wenn Sie keine Vorschläge basierend auf Ihrem Schreiben machen möchten.

Konversationsansicht deaktivieren/aktivieren

Gmail gruppiert E-Mails unter demselben Betreff, um es einfacher zu machen, einer Konversation zu folgen und zu antworten. Dies wird als Konversationsansicht bezeichnet. Sie können es jedoch deaktivieren, um jede E-Mail zu trennen und einzeln anzuzeigen, wenn Sie den alten E-Mail-Stil bevorzugen.

Um die Konversationsansicht zu aktivieren oder zu deaktivieren, öffnen Sie das Zahnradmenü und scrollen Sie nach unten. Deaktivieren/aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen neben der Konversationsansicht im Abschnitt E-Mail-Threading .

Nudges deaktivieren/aktivieren

Nudges ist eine Erinnerungsfunktion von Gmail, die Sie daran erinnert, auf eine E-Mail zu antworten oder eine gesendete E-Mail nachzuverfolgen, falls Sie es vergessen. Obwohl Nudges ein praktisches Feature ist, kann es für manche Leute schnell nervig werden. Da es sich immer noch um eine KI-basierte Funktion handelt, die Sie über E-Mails benachrichtigen kann, die Sie nicht einmal nachverfolgen möchten, kann dies nervig werden.

Um Nudges zu deaktivieren/aktivieren, können Sie auf der Registerkarte „ Allgemein“ zur Option „ Nudges“ wechseln und dort die beiden Optionen bearbeiten. Natürlich können Sie nur einen von ihnen aktivieren/deaktivieren, wenn Sie die Nudges-Funktion teilweise verwenden möchten.

Symbol "Ungelesene Nachrichten abrufen"

In Gmail gibt es eine Option, um die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Tab-Symbol anzuzeigen. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie Updates zu den aktuellen ungelesenen E-Mails in Gmail benötigen, ohne die Registerkarten wechseln zu müssen.

Um es zu aktivieren, gehen Sie in den Gmail-Haupteinstellungen auf die Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie die Option Symbol für ungelesene Nachrichten . Jetzt sehen Sie, wie Ihre ungelesenen E-Mails direkt über dem Gmail-Symbol auf der Registerkarte gezählt werden. Obwohl es nur ungelesene E-Mails unter 100 verfolgt.

Indikatoren für die persönliche Ebene

Wenn es für Sie wichtig ist zu wissen, ob eine E-Mail direkt an Sie, eine Gruppe von Personen oder eine Mailingliste gesendet wurde, müssen Sie die persönlichen Ebenenindikatoren in Gmail aktivieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie nicht feststellen können, ob es sich bei einer E-Mail um ein persönliches Angebot oder nur um eine Mailinglisten-Werbung handelt.

Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein ganz nach unten und wählen Sie Indikatoren anzeigen neben der Option Indikatoren für persönliche Ebene . Nach der Aktivierung sehen Sie ein neues Pfeilsymbol über E-Mails mit einem, zwei oder keinen Pfeilen darin. Ein Pfeil bedeutet, dass die E-Mail an eine Gruppe gesendet wurde, zwei Pfeile bedeuten, dass sie nur an Sie gesendet wurde und kein Pfeil bedeutet, dass sie an eine Mailingliste gesendet wurde.

E-Mails von einer anderen Adresse senden

Wenn Sie mehr als ein Gmail-Konto haben – beispielsweise ein geschäftliches und ein privates Konto – können Sie diese Ihrem Hauptkonto hinzufügen und E-Mails senden, ohne sich anmelden zu müssen. Dies kann sehr zeitsparend sein, wenn Sie häufig von verschiedenen Adressen aus E-Mails senden müssen und nicht zwischen Konten wechseln möchten.

Wechseln Sie in den Gmail-Einstellungen zur Registerkarte Konten und Import und wechseln Sie zum Abschnitt E-Mail senden als . Klicken Sie hier auf Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen .

Ein neues Fenster wird geöffnet. Geben Sie die sekundäre E-Mail-Adresse und ihren Namen an und klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt . Jetzt sendet Gmail eine E-Mail an diese E-Mail-Adresse, um sie zu bestätigen, und sie wird nach der Bestätigung hinzugefügt.

Nach dem Hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, E-Mails von Ihrer Haupt- oder sekundären E-Mail-Adresse zu senden, während Sie eine neue E-Mail verfassen.

Bevorzugten Posteingang verwenden

Obwohl der Standard-Posteingang für die meisten Leute gut funktioniert, wenn Sie sich zuerst auf wichtige Dinge konzentrieren möchten; dann ist Priority Inbox möglicherweise besser für Sie. Wie der Name schon sagt, erstellt Priority Inbox Abschnitte Ihres Posteingangs, um zuerst wichtige ungelesene E-Mails, dann markierte E-Mails und alles andere im dritten Abschnitt anzuzeigen.

Das Interessante daran ist, dass Ihnen wichtige E-Mails vom All Mail- Label angezeigt werden , sodass sogar wichtige E-Mails von Werbeaktionen und dem sozialen Bereich angezeigt werden. Falls Sie nicht wissen, wie Gmail erfährt, welche E-Mails für Sie wichtig sind, besuchen Sie diese Gmail-Supportseite.

Um zum vorrangigen Posteingang zu wechseln, wechseln Sie in den Gmail-Einstellungen zur Registerkarte Posteingang und wählen Sie im Abschnitt Posteingangstyp die Option Priorisierter Posteingang aus .

Die Abschnitte hier sind vollständig anpassbar. Sie können einen weiteren Abschnitt hinzufügen, die Anzahl der Elemente in jedem Abschnitt ändern, die Abschnittspriorität ändern, einen Abschnitt ausblenden, wenn er leer ist, und vieles mehr.

Tastaturkürzel verwenden und bearbeiten

Falls Sie sie noch nicht verwenden, verfügt Gmail über Tastenkombinationen für fast jede Aktion, die es Ihnen im Grunde ermöglichen, es zu verwenden, ohne die Maus zu berühren. Hier sind alle Tastenkombinationen für Gmail. Sie können sich die Tastenkombinationen merken, die Sie am häufigsten benötigen.

Sie müssen jedoch sicherstellen, dass in den Gmail-Einstellungen Tastenkombinationen aktiviert sind. Unter der Registerkarte Allgemein sicher Tastenkombinationen auf der Tastatur - Shortcuts Abschnitt ausgewählt ist.

Kommen wir nun zum interessanteren Teil: Sie können auch Gmail-Tastaturkürzel bearbeiten, um Ihre eigenen zu verwenden. Sie können jedoch nur die Verknüpfungen für die Hauptnavigation und die Posteingangsverwaltung bearbeiten, die auch die wichtigsten sind.

Zuerst müssen Sie diese Funktion aktivieren. Gehen Sie zur Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie die Option Benutzerdefinierte Tastenkombinationen .

Eine neue Registerkarte Tastenkombinationen angezeigt , in dem Sie die Liste von anpassbaren Verknüpfungen sehen. Sie können jeder Aktion zwei Tastenkombinationen zuweisen, indem Sie die Felder daneben bearbeiten.

Gedanken beenden

Ich persönlich nutze all diese oben genannten Einstellungen und sie machen das Versenden von E-Mails in Gmail wirklich viel einfacher. Obwohl einige dieser Einstellungen standardmäßig aktiviert sind (wie Smart Compose), ist es dennoch gut, diese Einstellungen nach Ihren Wünschen zu überprüfen und zu konfigurieren.