Dostosuj te 12 ustawień Gmaila, aby uzyskać najlepsze wrażenia

Gmail bardzo ułatwia porządkowanie e-maili i kontrolowanie tego, co jest dla Ciebie ważne. Jeśli używasz Gmaila jako głównego klienta poczty e-mail, prawdopodobnie będziesz zainteresowany jego optymalizacją, aby jak najlepiej go wykorzystać.

Gmail faktycznie ma wiele opcji dostosowywania, które możesz dostosować do swoich potrzeb, aby lepiej zarządzać e-mailami. Niezależnie od tego, czy chcesz zmienić interfejs użytkownika, uzyskać pomoc przy tworzeniu wiadomości e-mail, czy zarządzać zachowaniem wysyłania/odbierania wiadomości e-mail, wszystko można dostosować w ustawieniach.

Aby pomóc Ci w jak najlepszym korzystaniu z Gmaila, pokażę Ci niektóre ustawienia Gmaila, które możesz dostosować do swoich potrzeb, aby zwiększyć produktywność lub po prostu poprawić wygląd Gmaila.

Uwaga: wszystkie wymienione poniżej ustawienia znajdują się w menu koła zębatego w prawym górnym rogu aplikacji internetowej Gmail lub w ustawieniach, do których można uzyskać dostęp, klikając przycisk Zobacz wszystkie ustawienia w menu koła zębatego .

Zmień gęstość e-maili

W menu koła zębatego istnieje możliwość zmiany gęstości wiadomości e-mail, aby na ekranie zmieściło się więcej wiadomości e-mail na raz. Opcja Domyślna pokazuje wiadomości e-mail wraz z ikonami załączników. Możesz przełączyć się na opcję Wygodne , aby nie wyświetlać ikon załączników, aby zmniejszyć gęstość.

Jeśli chcesz jeszcze bardziej zmniejszyć gęstość, przełącz się na tryb kompaktowy , a każdy wiersz wiadomości e-mail będzie się dalej zmniejszał, aby pokazać więcej wiadomości e-mail.

Osobiście lubię używać trybu Compact, ponieważ ułatwia on przeglądanie wielu e-maili bez zbytniego przewijania. Chociaż możesz również wypróbować tryb komfortowy, jeśli jesteś przyzwyczajony do trybu domyślnego, ponieważ ukrywa on tylko ikony załączników, podczas gdy wszystko inne wygląda tak samo.

Cofnij wysłane e-maile

Nie jest niczym niezwykłym przypadkowe naciśnięcie przycisku wysyłania w wiadomości e-mail podczas tworzenia lub pamiętanie o edycji czegoś w wiadomości e-mail po jej wysłaniu. Jeśli zdarza się to często, w Gmailu istnieje możliwość cofnięcia wysłanych wiadomości przed określonym okresem.

W głównych ustawieniach Gmaila znajdziesz opcję Cofnij wysyłanie na karcie Ogólne . Możesz wybrać okres anulowania wynoszący 5, 10, 20 lub 30 sekund, aby cofnąć wysłaną wiadomość e-mail przed upływem wybranego czasu.

Po włączeniu otrzymasz wyskakujące okienko Cofnij za każdym razem, gdy wyślesz wiadomość e-mail, która pozostanie przez okres wybrany w ustawieniach. Możesz kliknąć Cofnij, aby zatrzymać wiadomość e-mail, a zamiast tego zostanie ona zapisana jako edytowalna wersja robocza.

Pamiętaj jednak, że opóźni to dostarczenie wiadomości e-mail, ponieważ Gmail nie dostarczy wiadomości e-mail, dopóki nie minie wybrany czas.

Zmień liczbę e-maili wyświetlanych na stronie

Możesz zwiększyć/zmniejszyć liczbę e-maili wyświetlanych na stronie. Jeśli codziennie otrzymujesz wiele e-maili, lepiej tylko zwiększyć tę liczbę, aby nie trzeba było często klikać przycisku następnej strony.

Aby to zmienić, przejdź do ustawienia Maksymalny rozmiar strony w zakładce Ogólne i wybierz tam liczbę e-maili. Możesz wybrać co najmniej 10, a maksymalnie 100 e-maili na stronę.

Zmień okienko odczytu

Jeśli masz dość otwierania wiadomości e-mail pojedynczo, aby wyświetlić zawartość, możesz zmienić okienko odczytu, aby wyświetlać zawartość wiadomości e-mail obok listy wiadomości e-mail. Na końcu menu Koło zębate znajdziesz sekcję Okienko odczytu, w której możesz wybrać opcję Na prawo od skrzynki odbiorczej lub Pod skrzynką odbiorczą .

Opcja po prawej stronie skrzynki odbiorczej pokaże treść wiadomości e-mail po prawej stronie skrzynki odbiorczej z listą wiadomości e-mail po lewej stronie. A opcja poniżej skrzynki odbiorczej pokaże zawartość wiadomości e-mail na dole i listę wiadomości e-mail na górze. Możesz zwiększyć lub zmniejszyć rozmiar paneli według własnego uznania.

Wyłącz/włącz inteligentne tworzenie

Funkcja inteligentnego tworzenia w Gmailu oferuje podpowiedzi z przewidywaniem tekstu, które pomagają szybciej pisać e-maile dzięki automatycznemu wypełnianiu typowych zdań. Sugestie, które oferuje, są dostosowane do Twojego stylu pisania i są dodatkowo ulepszane za pomocą inteligentnej sztucznej inteligencji.

Istnieje jednak możliwość, że może Ci się to nie podobać, jeśli nie oferuje dobrych sugestii i uważasz, że jest to raczej rozproszenie niż pomoc. Niezależnie od tego, czy chcesz go włączyć, czy wyłączyć, po prostu przejdź do opcji Inteligentne tworzenie na karcie Ogólne i włącz / wyłącz.

Tuż pod tą opcją możesz również wyłączyć personalizację dla Inteligentnego tworzenia, jeśli nie chcesz, aby wyświetlała ona sugestie na podstawie Twojego pisma.

Wyłącz/włącz widok rozmowy

Gmail grupuje e-maile pod tym samym tematem, aby ułatwić śledzenie wątku i odpowiadanie, i nazywa się to widokiem wątku. Możesz jednak wyłączyć tę funkcję, aby oddzielić każdą wiadomość e-mail i wyświetlić ją osobno, jeśli wolisz stary styl wiadomości e-mail.

Aby włączyć lub wyłączyć widok konwersacji, otwórz menu koła zębatego i przewiń w dół. Tutaj odznacz/zaznacz pole wyboru obok widoku konwersacji w sekcji wątki wiadomości e-mail .

Wyłącz/włącz podsunięcia

Nudges to funkcja przypomnienia Gmaila, która przypomina o odpowiedzi na wiadomość e-mail lub kontynuacji wysłanej wiadomości e-mail w przypadku zapomnienia. Chociaż Nudges to przydatna funkcja, dla niektórych osób może szybko stać się irytująca. Ponieważ nadal jest to funkcja oparta na sztucznej inteligencji, która może powiadamiać Cię o wiadomościach e-mail, których nie chcesz nawet śledzić, co może być denerwujące.

Aby włączyć / wyłączyć trąca, można przejść do opcji trąca w zakładce Ogólne i edytować dwie opcje tam. Oczywiście możesz włączyć/wyłączyć tylko jeden z nich, jeśli chcesz częściowo korzystać z funkcji Posunięcia.

Ikona Pobierz nieprzeczytane wiadomości

W Gmailu istnieje opcja, aby wyświetlić liczbę nieprzeczytanych wiadomości w ikonie karty. Może to być bardzo przydatne, jeśli potrzebujesz aktualizacji bieżących nieprzeczytanych wiadomości e-mail w Gmailu bez konieczności przełączania kart.

Aby ją włączyć, przejdź do zakładki Zaawansowane w głównych ustawieniach Gmaila i włącz opcję Ikona nieprzeczytanej wiadomości . Teraz zobaczysz liczbę nieprzeczytanych wiadomości e-mail u góry ikony Gmaila na karcie. Chociaż śledzi tylko nieprzeczytane wiadomości poniżej 100.

Wskaźniki poziomu osobistego

Jeśli zależy Ci na tym, czy wiadomość e-mail została wysłana bezpośrednio do Ciebie, do grupy osób czy do listy adresowej, musisz włączyć wskaźniki poziomu osobistego w Gmailu. Może to być szczególnie przydatne, jeśli masz problem z ustaleniem, czy wiadomość e-mail jest dla Ciebie osobistą ofertą, czy tylko reklamą na liście mailingowej.

Na karcie Ogólne przewiń w dół na sam dół i wybierz Pokaż wskaźniki obok opcji Wskaźniki poziomu osobistego . Po włączeniu zobaczysz nową ikonę strzałki nad wiadomościami e-mail z jedną, dwiema lub bez strzałek w środku. Jedna strzałka oznacza, że ​​wiadomość e-mail została wysłana do grupy, dwie strzałki oznaczają, że została wysłana tylko do Ciebie, a żadna strzałka oznacza, że ​​została wysłana do listy adresowej.

Wysyłaj e-maile z innego adresu

Jeśli masz więcej niż jedno konto Gmail — powiedzmy konto służbowe i osobiste — możesz dodać je do swojego głównego konta i wysyłać e-maile bez logowania się do nich. Może to naprawdę zaoszczędzić czas, jeśli często musisz wysyłać wiadomości e-mail z różnych adresów i nie chcesz przełączać się między kontami.

W ustawieniach Gmaila przejdź do zakładki Konta i importowanie i przejdź do sekcji Wyślij pocztę jako część. Tutaj kliknij Dodaj kolejny adres e-mail .

Otworzy się nowe okno. Podaj dodatkowy adres e-mail i jego nazwę, a następnie kliknij przycisk Następny krok . Teraz Gmail wyśle ​​wiadomość e-mail na ten adres e-mail, aby go zweryfikować, a po weryfikacji zostanie on dodany.

Po dodaniu otrzymasz opcję wysyłania wiadomości e-mail z głównego lub dodatkowego adresu e-mail podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail.

Użyj skrzynki odbiorczej Priorytety

Chociaż domyślna skrzynka odbiorcza działa dobrze dla większości ludzi, jeśli chcesz najpierw skupić się na ważnych rzeczach; Skrzynka odbiorcza Priorytety może być dla Ciebie lepsza. Jak sama nazwa wskazuje, Skrzynka odbiorcza Priorytety tworzy sekcje skrzynki odbiorczej, aby najpierw wyświetlić ważne nieprzeczytane wiadomości e-mail, po drugie wiadomości oznaczone gwiazdką, a wszystko inne w trzeciej sekcji.

Ciekawą rzeczą jest to, że pokaże Ci ważne e-maile z etykiety All Mail , więc pokaże nawet ważne e-maile z promocji i sekcji społecznościowej. Jeśli nie wiesz, w jaki sposób Gmail uczy się, które e-maile są dla Ciebie ważne, odwiedź tę stronę pomocy Gmaila.

Aby przejść do skrzynki odbiorczej Priorytety, przejdź do zakładki Skrzynka odbiorcza w ustawieniach Gmaila i wybierz Skrzynka odbiorcza Priorytety w sekcji Typ skrzynki odbiorczej .

Sekcje tutaj są w pełni konfigurowalne. Możesz dodać jeszcze jedną sekcję, zmienić liczbę elementów w każdej sekcji, zmienić priorytet sekcji, ukryć sekcję, gdy jest pusta, i zrobić wiele więcej.

Używaj i edytuj skróty klawiaturowe

Jeśli jeszcze ich nie używasz, Gmail ma skróty klawiaturowe dla prawie każdej czynności, w zasadzie umożliwiając korzystanie z niego bez dotykania myszy. Oto wszystkie skróty klawiaturowe Gmaila, możesz zapamiętać ten, którego potrzebujesz najczęściej.

Musisz jednak upewnić się, że skróty klawiaturowe są włączone w ustawieniach Gmaila. Na karcie Ogólne upewnij się, że w sekcji Skróty klawiaturowe wybrano opcję Włącz skróty klawiaturowe .

Przechodząc do ciekawszej części, możesz także edytować skróty klawiaturowe Gmaila, aby używać własnych. Możesz jednak edytować tylko główne skróty nawigacji i zarządzania skrzynką odbiorczą, które również są najważniejsze.

Najpierw musisz włączyć tę funkcję. Przejdź do zakładki Zaawansowane i włącz opcję Niestandardowe skróty klawiaturowe .

Pojawi się nowa karta Skróty klawiaturowe , w której zobaczysz listę dostosowywanych skrótów. Do każdej akcji możesz przypisać dwa skróty, edytując pola obok niej.

Kończące myśli

Osobiście korzystam ze wszystkich tych ustawień wymienionych powyżej i naprawdę ułatwiają one wysyłanie e-maili w Gmailu. Chociaż niektóre z tych ustawień są domyślnie włączone (np. Inteligentne tworzenie), nadal dobrze jest dokładnie sprawdzić i upewnić się, że te ustawienia są skonfigurowane zgodnie z preferencjami.