Las 10 mejores herramientas de productividad para trabajadores remotos

Trabajar de forma remota se está convirtiendo en la nueva norma, especialmente en nuestra situación actual. Los trabajadores remotos existen desde hace mucho tiempo, pero ahora son más comunes. Es por el aumento de la demanda y la gente prefiere trabajar en casa porque es menos estresante.

De hecho, el 86% de las personas sienten que trabajar de forma remota reduce su estrés, ya que pueden hacer más ejercicio, tener una mejor dieta y llevar un estilo de vida saludable. Los trabajadores remotos obtienen la libertad que necesitan, ya que pueden controlar la mayor parte de su tiempo.

Pero no solo los trabajadores remotos obtienen algunos beneficios de la situación laboral. Incluso las empresas obtienen algunos beneficios de ella.

• Los empleados remotos son más productivos, lo que significa que se realiza más trabajo.
• Acceso a más talento.
• Menos gastos en tarifas comerciales como espacio de oficina.
• Reduce la tasa de rotación.
• Es menos probable que los empleados se reporten enfermos.
• Reduce el impacto ambiental.

Los empleadores y los empleados se benefician de los trabajos remotos, pero deben administrarse bien para garantizar que el tiempo y los recursos se utilicen en consecuencia. Además, los empleados deben entregar su trabajo con precisión y puntualidad.

La gestión de trabajadores remotos es posible con la ayuda de la tecnología. Utilizar herramientas de productividad para realizar tareas, entregar proyectos precisos y bien elaborados y colaborar con los compañeros de equipo es la mejor manera de garantizar la gestión de los trabajadores remotos.

En este artículo se enumeran las mejores herramientas de productividad que los empleadores pueden utilizar para sus empleados remotos.

¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD?

Las herramientas de productividad son software que se utilizan para mejorar la calidad del trabajo, ahorrar tiempo, aumentar la satisfacción del cliente / cliente, la comunicación sin esfuerzo y la colaboración eficaz. Hay diferentes funciones de las herramientas de productividad. Algunos sirven para crear documentos, presentaciones y gráficos, mientras que otros se utilizan para realizar un seguimiento del tiempo y el progreso.

HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD PARA TRABAJADORES REMOTOS

ProofHub

Gestionar un equipo de empleados remotos no es fácil. Usar el correo electrónico para comunicarse no es una buena idea y tampoco es seguro. En su lugar, ¿por qué no optar por herramientas de gestión de proyectos para manejar a su equipo?

ProofHub es una herramienta de gestión de proyectos que todos los trabajadores remotos pueden disfrutar. Es un lugar donde se encuentran todas las herramientas que necesita. Puede planificar fácilmente su proyecto, comunicarse con sus compañeros de equipo, entregar su trabajo a tiempo y organizar todo.

Características de ProofHub:

• Tablero Kanban: Visualiza el progreso de cada miembro del equipo, usando tarjetas y columnas.
• Diagrama de Gantt: los proyectos se visualizan en una vista de línea de tiempo y puede ajustar los planes según los plazos.
• Tareas: cree tareas que sean personales o asígnelas a otras personas. Además, estas tareas se pueden dividir en gestionables. Agregue etiquetas, establezca la fecha y la hora, adjunte archivos y cree tareas recurrentes.
• Colaboración: trabaje con sus compañeros de equipo discutiendo en un solo lugar. Puede iniciar un chat individual o grupal, compartir archivos, mencionar a la persona en el chat o usar un correo electrónico para ser parte de una conversación.
• Organizar: organice su calendario programando tareas y estableciendo recordatorios. Cargue archivos, cree plantillas de proyectos, tome notas y almacene archivos (versiones nuevas y anteriores).
• Proyecto: obtenga detalles del proyecto y los recursos, realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y obtenga informes sobre sus proyectos.

Precio: Prueba gratuita. El plan (paquete esencial) comienza en $ 45 / mes, facturado anualmente.

Asana

Asana es otro software de gestión de proyectos que puede utilizar para trabajadores remotos. Disfrutará de las funciones amigables de esta herramienta. Al igual que ProofHub, Asana tiene herramientas que pueden entregar proyectos a tiempo, colaborar con compañeros de equipo y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos.

Características de Asana:

• Ver proyectos: hay varias formas de ver sus proyectos. Puede organizar su trabajo como notas adhesivas y realizar un seguimiento de las tareas. Divida su carga de trabajo o tareas mediante el uso de listas de tareas pendientes para pasar por cada paso de su proyecto. Verifique los plazos, las superposiciones y detecte los huecos en su calendario.
• Gestión de proyectos: incluye herramientas para organizar el trabajo, desglosar las tareas, visualizar el progreso, especificar el tiempo y las fechas de vencimiento, agregar archivos, optimizar las aprobaciones, sincronizar las tareas, crear plantillas personalizables y evitar el tiempo dedicado a recrear un proyecto.
• Informes: obtenga una descripción general en tiempo real del progreso de los miembros del equipo o el trabajo en un proyecto, actualizaciones automáticas de proyectos y conversaciones, ejecute informes basados ​​en criterios vitales y exporte a formatos CSV y JSON.
• Seguridad y privacidad: protege los proyectos limitando quién puede acceder a proyectos y obras sensibles. También permite funciones de solo comentarios en un proyecto. Exporte y elimine archivos y haga una copia de seguridad de los datos en un servidor seguro y protegido.
• Colaboración y comunicación: permite comentarios directos sobre tareas y @menciones de compañeros de equipo. Agregue compañeros de equipo como seguidores, discuta proyectos y comparta el estado de un proyecto.
• Integración: conecta Asana a aplicaciones como Slack, Dropbox, Google Drive y más.

Precio: Asana tiene un plan gratuito pero con funciones limitadas. Los planes pagos comienzan en $ 10.99 por mes cuando se facturan anualmente.

Zoom

Trabajar de forma remota requiere chat en tiempo real, presentaciones en línea y videoconferencias. Zoom es una aplicación de comunicación que tiene excelentes funciones para videoconferencias. Es asequible y fácil de usar.

Características de Zoom:

• Videos y audio: videos y audios HD que pueden admitir hasta 1000 participantes con 49 visibles en la pantalla.
• Herramientas de colaboración: trabaje con sus compañeros de equipo compartiendo pantallas simultáneamente y co-anote utilizando herramientas de colaboración integradas para llamadas o reuniones más interactivas.
• Seguridad: las reuniones están cifradas y protegidas con contraseña. Hay salas de espera y los asistentes se ponen en espera antes de ingresar a la reunión.
• Grabaciones: las reuniones se pueden grabar y almacenar localmente o en la nube.
• Programar reuniones: vincule sus calendarios desde Outlook, Gmail o iCal para programar una reunión o programar una llamada.
• Chats grupales: comuníquese con sus compañeros de equipo, busque el historial de conversaciones, comparta archivos, contenga archivos de hasta 10 años y pase de una reunión 1: 1 a llamadas grupales.
• Múltiples dispositivos: disponible en cualquier dispositivo. Obtenga las mismas funciones de Zoom en su escritorio para sus dispositivos móviles, como fondo virtual, pantalla compartida, co-anotación y más.
• Integración: conecte el zoom con otras aplicaciones como Gmail, Microsoft Office 365 y como una extensión en Safari, Chrome y Firefox.

Precio: el plan básico es gratuito con funciones limitadas. Los planes pagados comienzan en $ 14.99 por mes / host.

Skype

Skype es otra herramienta de comunicación que puede utilizar como trabajador remoto. Es similar a Zoom, donde lo usa para llamadas, chat en tiempo real y videoconferencias.

Características de Skype:

• Video y audio: disfrute de videos y audios de alta definición y claridad cristalina con su grupo. Y también incluye una reacción de llamada. Las reuniones de Skype pueden albergar hasta 50 personas, ya sea una conferencia de audio o video.
• Grabaciones y subtítulos: Puede grabar llamadas y usar un subtítulo en vivo para comprender o leer las palabras que se dicen.
• Mensajería: reacciona a los mensajes, usa @mention para llamar la atención y responde a una persona en un chat grupal.
• Llamadas telefónicas: comuníquese con otras personas que usen su cuenta de Skype, incluso si están desconectadas. Llama a móviles y fijos con las tarifas más asequibles. Con más de 26 países y regiones disponibles, puede obtener un número de teléfono local con llamadas entrantes ilimitadas.
• SMS: envíe un mensaje de texto directamente a través de Skype.
• Herramientas de colaboración: comparta pantalla, fotos y archivos durante una llamada con la función para compartir pantalla integrada.
• Seguro: disfrute de una conversación privada con la tecnología de cifrado de extremo a extremo de Skype.
• Múltiples dispositivos: disponible para descargar en PC y dispositivos móviles.

Precio: Gratis. Para una llamada internacional por teléfono y Skype Business, los precios varían.

Flojo

La comunicación con tus compañeros de trabajo es rápida y sencilla con Slack. Es una herramienta para chatear, realizar videollamadas y compartir archivos con sus compañeros de equipo. Es eficiente y una de las mejores herramientas de comunicación cuando se trabaja de forma remota.

Características de Slack:

• Conversaciones organizadas: cree canales e invite a miembros y clientes a discutir un proyecto. Los miembros pueden unirse o salir del canal cuando lo deseen. Se crean canales para cada proyecto para evitar perderse mensajes cruciales.
• Conversaciones en las que se pueden realizar búsquedas: busque conversaciones para resolver problemas o verifique si está hecho. Incluso si abandona el canal, aún puede buscar su contenido.
• Integración: reúna todas las herramientas que necesita en un solo lugar, como Zendesk, Salesforce, Jira y más. Deje que estas herramientas simplifiquen las tareas y agreguen un contexto significativo a las conversaciones.
• Videollamadas y llamadas de voz: comuníquese y comparta en línea con videollamadas o llamadas de voz. Comparta ideas en la pantalla, conéctese con otras herramientas de comunicación como Zoom, Microsoft Teams Call y más, use cualquier dispositivo para escuchar una llamada de voz o video.
• Uso compartido de archivos: comparta archivos con sus compañeros de equipo desde su computadora, cualquier dispositivo o la nube. Todos los archivos están protegidos.
• Seguridad: protege todas las conversaciones y datos con varios estándares de seguridad. Es compatible con la autenticación de dos factores y cifra los datos.

Precio: Gratis para equipos pequeños. Los planes pagos son los mejores para empresas o industrias pequeñas y grandes, que comienzan en $ 6.67 por mes.

Google Drive

Es una plataforma en línea que almacena y comparte archivos y documentos digitales. Si ha estado utilizando Gmail como su proveedor de correo electrónico, utilizar su producto, Google Drive, es fácil y gratuito. Puede guardar archivos y colaborar en cualquier momento.

Características de Google Drive:

• Espacio libre de 15 GB: obtenga espacio de almacenamiento gratuito de hasta 15 GB para contenido como fotos, archivos, archivos adjuntos de correo electrónico, videos y más.
• Público o privado: comparta archivos o manténgalos privados. Permita que otros vean, comenten o editen cualquier archivo o carpeta.
• Seguridad: los archivos de Drive están encriptados con SSL, que también se utiliza en otros servicios de Google.
• Aplicaciones inteligentes: comparta documentos y archivos o trabaje con las aplicaciones de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Cree encuestas, diagramas, diagramas de flujo y edite fotografías.
• Otras herramientas: escanee documentos o tome una foto de ellos, y Drive los almacenará en formato PDF. Los archivos pueden estar disponibles sin conexión cuando se desee y buscar documentos hasta por 30 días.
• Colaboración: trabaje con sus compañeros de equipo editando o comentando el mismo documento con cambios en tiempo real.

Precio: Gratis. El precio varía según el espacio de almacenamiento necesario.

Dropbox

Si está buscando un lugar para almacenar sus archivos, además de Google Drive, puede probar Dropbox. Es donde las personas o los equipos pueden reunirse para colaborar y almacenar archivos.

No es necesario enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico, ya que pueden tardar tanto en cargarse o descargarse. Con Dropbox, puede mover sus archivos rápidamente. El sistema de almacenamiento en la nube está integrado con API.

Características de Dropbox:

• Organice el contenido: almacene archivos tradicionales, contenido de la nube, documentos de Dropbox y más. Acceda al contenido utilizando cualquier dispositivo y realice cambios que se sincronizarán de inmediato. No es necesario salir de Dropbox para administrar un archivo, ya que puede editar su trabajo directamente en Dropbox.
• Fácil acceso: Dedique menos tiempo a buscar documentos o archivos. Con el contenido inteligente de Dropbox, le sugerirá las actividades que realiza habitualmente. Integre un calendario para sugerir próximos eventos, plantillas para tomar notas y archivos relevantes que necesita para la reunión.
• Herramientas de colaboración: integre Zoom y Slack para una comunicación sin esfuerzo sin salir de Dropbox. Obtenga actualizaciones en tiempo real de archivos y tareas pendientes, y use Document Paper para la colaboración en equipo que permite organizar el proyecto utilizando cronogramas y tablas. Trabaje con compañeros de equipo en un documento dejando comentarios o sugerencias.
• Almacenamiento: almacene archivos y todo tipo de documentos con este poderoso almacenamiento en la nube en línea.

Precio: Gratis. Para empresas o equipos, comprar un plan pago es mejor.

Doctor del tiempo

El uso de un rastreador de tiempo es una herramienta habitual para los empleados remotos. Le ayuda a realizar un seguimiento de cómo pasa su tiempo trabajando en proyectos. La mayoría de los empleadores utilizan estas herramientas para verificar la productividad de sus trabajadores remotos, ya que no pueden verificarlos en persona.

Time Doctor es una excelente aplicación de seguimiento del tiempo que no solo realiza un seguimiento del tiempo del usuario, sino que también proporciona funciones para evitar distracciones.

Características de Time Doctor:

• Seguimiento del tiempo: realice un seguimiento y analice el tiempo empleado, establezca facturas para los clientes, esté disponible en computadoras y dispositivos móviles y realice un seguimiento fuera de línea.
• Alertas de distracción: detecta el exceso de tiempo dedicado a aplicaciones o sitios web innecesarios como YouTube, Facebook o cualquier sitio web no relacionado. Enviará una alerta para informar al usuario. Además, si la computadora se deja inactiva durante demasiado tiempo durante las horas de trabajo, Time Doctor también enviará alertas. Te mantendrá productivo a ti y a tu equipo.
• Capturas de pantalla: toma capturas de pantalla de las actividades del usuario. Existe un intervalo de tiempo opcional en cuanto a cuándo se toma la captura de pantalla y si se puede habilitar o deshabilitar. Las capturas de pantalla solo funcionan cuando el usuario indica que está trabajando. Además, se puede eliminar, pero también se eliminará el tiempo asociado con la captura de pantalla. Incluso se realiza un seguimiento de las actividades del teclado y el mouse.
• Todos los dispositivos: realice un seguimiento de su tiempo en cualquier lugar, ya que Time Doctor se puede instalar en varios dispositivos, como Windows, Mac, Linux, iOS, Android y Chrome OS. Independientemente del dispositivo que use, todo funcionará de la misma manera.
• Integración: aumente la eficiencia integrando aplicaciones como Asana, Trello, QuickBooks y más. Puede sincronizar todos los datos en las herramientas de contabilidad y gestión de proyectos. Dado que Time Doctor tiene una API, su software puede interactuar directamente con Time Doctor.
• Personalizable: hay muchas opciones que puede elegir cambiar o activar / desactivar, según los requisitos de su empresa.
• Privacidad: toda la información y los datos, incluidas las capturas de pantalla, se cifran mediante cifrado SSL antes de enviarlos al servidor de Time Doctor. No se tomarán capturas de pantalla a menos que el usuario habilite el modo de trabajo.

Precio: Basado en el plan y número de usuarios.

Evernote

Evernote es tu solución para tomar notas cuando trabajas de forma remota. Organiza, sincroniza, permite la colaboración y es fácil de usar. Es una libreta práctica que puedes llevar contigo todo el tiempo.

Prepárese para tomar notas en cualquier momento, compartir la información con sus compañeros de equipo, hacer una lista de tareas pendientes e incluir videos, páginas web y más.

Características de Evernote:

• Organiza y sincroniza: trabaja en cualquier dispositivo sincronizando tu contenido de Evernote con otros dispositivos. Todos los cambios se guardarán automáticamente en línea. Organice sus notas en un sistema o busque la nota rápidamente. También puede agregar etiquetas.
• Guarde el contenido del sitio web: tome capturas de pantalla de sitios web, artículos o PDF y guárdelos en Evernote. Puede editarlos y agregar texto, resaltar, cambiar el título y agregar etiquetas y comentarios.
• Adjunta documentos: adjunta documentos, archivos, fotos y más en Evernote. Puede buscarlos fácilmente. Incluso puede buscar documentos escaneados o utilizar palabras clave para buscarlos.
• Espacios: es un lugar colaborativo disponible solo para usuarios de Evernote Business. Con esta función, los equipos pueden trabajar juntos y colaborar compartiendo, recopilando y organizando ideas. Todos los cambios se sincronizarán de inmediato y los miembros del equipo podrán acceder a todos los archivos de los espacios.
• Documentos escaneados: mantén tus documentos escaneados, recibos y tarjetas de visita cerca de ti todo el tiempo escaneando o tomando una foto y guardándola en Evernote.
• Integración: la integración de Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y otras herramientas le permitirá administrar sus notas sin salir de las aplicaciones mencionadas.

Precio: Gratis. El plan de negocios es de $ 14,99 / usuario / mes.

Gramaticalmente

Si su trabajo es escribir publicaciones en blogs, subtítulos en redes sociales, texto de sitios web, correos electrónicos y más, necesita una herramienta que se asegure de que su escritura sea ordenada. Grammarly es un asistente de escritura en línea que te ayudará con tu gramática, puntuación, ortografía y más.

Características de Grammarly:

• Corrector gramatical: Grammarly va más allá del corrector gramatical básico al escanear cuidadosamente el texto en busca de errores o errores tipográficos. Sugiere correcciones de errores, verifica las palabras mal escritas, corrige las palabras confusas, proporciona la puntuación correcta y funciones de verificación más avanzadas.
• Detector de tono: comprueba el tono de tu escritura con el detector de tono de Grammarly. Te dará una idea de cómo suenas según lo que escribas. Determinar el tono de su escritura es crucial para construir una relación con el destinatario o lector.
• Comprobador de plagio: el comprobador de plagio de Grammarly detecta miles de millones de páginas web e incluso bases de datos académicas. La versión gratuita le informa si un trabajo está plagiado, mientras que el plan Premium resaltará los pasajes que necesitan citas.

Precio: Gratis. Para una corrección gramatical en profundidad y más, es mejor usar un plan Premium o Business. El plan pagado comienza en $ 11.66 / mes, facturado anualmente.

CONCLUSIÓN

Las herramientas de productividad aportan más al equipo y al negocio. Está construido con funciones vitales que los trabajadores remotos pueden usar. Trabajar de forma remota y colaborar con sus compañeros de equipo del otro lado del mundo es difícil. Pero herramientas como las mencionadas anteriormente, y cientos más, facilitan la colaboración. Y contribuirá a un flujo de trabajo más productivo.

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Bio del autor

Vanessa Venugopal es una escritora de contenido apasionada. Con cuatro años de experiencia, dominó el arte de escribir en varios estilos y temas. Actualmente escribe para Softvire New Zealand y Softvire Australia .