10 meilleurs outils de productivité pour les travailleurs à distance

Le télétravail devient la nouvelle norme, surtout dans notre situation actuelle. Les télétravailleurs existent depuis longtemps mais sont désormais plus courants. C'est à cause de l'augmentation de la demande, et les gens préfèrent travailler à la maison parce que c'est moins stressant.

En fait, 86% des personnes pensent que le travail à distance réduit leur stress car elles peuvent faire plus d'exercice, avoir une meilleure alimentation et adopter un mode de vie sain. Les télétravailleurs bénéficient de la liberté dont ils ont besoin, car ils peuvent contrôler la plupart de leur temps.

Mais ce ne sont pas seulement les travailleurs à distance qui tirent profit de la situation de travail. Même les entreprises en retirent des avantages.

• Les employés à distance sont plus productifs, ce qui signifie que plus de travail est effectué.
• Accès à plus de talents.
• Moins de dépenses sur les frais d'entreprise comme l'espace de bureau.
• Réduit le taux de rotation.
• Moins susceptibles d'avoir des employés appelant malades.
• Réduit l'impact environnemental.

Les employeurs et les employés bénéficient des emplois à distance, mais ils doivent être bien gérés pour garantir que le temps et les ressources sont utilisés en conséquence. De plus, les employés doivent livrer leur travail avec précision et à temps.

La gestion des travailleurs à distance est possible grâce à la technologie. Utiliser des outils de productivité pour accomplir des tâches, livrer des projets précis et bien conçus et collaborer avec des coéquipiers est le meilleur moyen d'assurer la gestion des travailleurs à distance.

Vous trouverez dans cet article les meilleurs outils de productivité que les employeurs peuvent utiliser pour leurs employés distants.

QUE SONT LES OUTILS DE PRODUCTIVITÉ ?

Les outils de productivité sont des logiciels utilisés pour améliorer la qualité du travail, gagner du temps, augmenter la satisfaction du client/client, une communication sans effort et une collaboration efficace. Il existe différentes fonctions des outils de productivité. Certains servent à créer des documents, des présentations et des graphiques, tandis que d'autres sont utilisés pour suivre le temps et les progrès.

OUTILS DE PRODUCTIVITÉ POUR LES TRAVAILLEURS À DISTANCE

ProofHub

Gérer une équipe d'employés à distance n'est pas facile. Utiliser le courrier électronique pour communiquer n'est pas une bonne idée, et c'est aussi dangereux. Au lieu de cela, pourquoi ne pas opter pour des outils de gestion de projet pour gérer votre équipe.

ProofHub est un outil de gestion de projet dont tous les télétravailleurs peuvent profiter. C'est un endroit où se trouvent tous les outils dont vous avez besoin. Vous pouvez facilement planifier votre projet, communiquer avec vos coéquipiers, livrer votre travail à temps et tout organiser.

Caractéristiques de ProofHub :

• Tableau Kanban : Visualise la progression de chaque membre de l'équipe, à l'aide de cartes et de colonnes.
• Diagramme de Gantt : les projets sont visualisés dans une vue chronologique et vous pouvez ajuster les plans en fonction des délais.
• Tâches : créez des tâches personnelles ou attribuez-les à d'autres personnes. De plus, ces tâches peuvent être décomposées en tâches gérables. Ajoutez des étiquettes, définissez la date et l'heure, joignez des fichiers et créez des tâches récurrentes.
• Collaboration : travaillez avec vos coéquipiers en discutant au même endroit. Vous pouvez soit démarrer une discussion en tête-à-tête ou en groupe, partager des fichiers, mentionner la personne dans la discussion ou utiliser un e-mail pour participer à une conversation.
• Organiser : organisez votre calendrier en planifiant des tâches et en définissant des rappels. Téléchargez des fichiers, créez des modèles de projet, prenez des notes et stockez des fichiers (versions nouvelles et précédentes).
• Projet : obtenez des détails sur le projet et les ressources, suivez le temps passé sur les tâches et obtenez des rapports sur vos projets.

Prix ​​: Essai gratuit. Le forfait (Forfait Essentiel) commence à 45 $/mois, facturé annuellement.

Asana

Asana est un autre logiciel de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour les travailleurs à distance. Vous apprécierez les fonctionnalités conviviales de cet outil. Comme ProofHub, Asana dispose d'outils qui peuvent livrer des projets à temps, collaborer avec des coéquipiers et suivre l'avancement des projets.

Caractéristiques d'Asana :

• Afficher les projets : il existe plusieurs façons d'afficher vos projets. Vous pouvez organiser votre travail comme des notes autocollantes et suivre les tâches. Répartissez votre charge de travail ou vos tâches en utilisant des listes de tâches pour parcourir chaque étape de votre projet. Vérifiez les délais, les chevauchements et repérez les trous sur votre calendrier.
• Gestion de projet : il comprend des outils pour organiser le travail, répartir les tâches, visualiser l'avancement, spécifier les dates et heures d'échéance, ajouter des fichiers, rationaliser les approbations, synchroniser les tâches, créer des modèles personnalisables et éviter le temps passé à recréer un projet.
• Création de rapports : obtenez un aperçu en temps réel de l'avancement ou du travail des membres de l'équipe sur un projet, des mises à jour automatiques sur les projets et les conversations, exécutez des rapports en fonction de critères essentiels et exportez aux formats CSV et JSON.
• Sécurité et confidentialité : protège les projets en limitant l'accès aux projets et aux travaux sensibles. Il permet également des fonctionnalités de commentaires uniquement sur un projet. Exportez et supprimez des fichiers et sauvegardez les données sur un serveur sûr et sécurisé.
• Collaboration et communication : Permet des commentaires directs sur les tâches et les @mentions des coéquipiers. Ajoutez des coéquipiers en tant que followers, discutez de projets et partagez l'état d'un projet.
• Intégration : connectez Asana à des applications telles que Slack, Dropbox, Google Drive, etc.

Prix ​​: Asana propose un forfait gratuit mais avec des fonctionnalités limitées. Les forfaits payants commencent à 10,99 $ par mois lorsqu'ils sont facturés annuellement.

Zoom

Le travail à distance nécessite un chat en temps réel, une présentation en ligne et une vidéoconférence. Zoom est une application de communication dotée d'excellentes fonctionnalités pour les vidéoconférences. C'est abordable et facile à utiliser.

Caractéristiques de Zoom :

• Vidéos et audio : vidéos et audios HD pouvant prendre en charge jusqu'à 1000 participants dont 49 visibles à l'écran.
• Outils de collaboration : travaillez avec vos coéquipiers en partageant des écrans simultanément et co-annotez à l'aide d'outils de collaboration intégrés pour des appels ou des réunions plus interactifs.
• Sécurité : les réunions sont toutes cryptées et protégées par mot de passe. Il y a des salles d'attente et les participants sont mis en attente avant d'entrer dans la réunion.
• Enregistrements : les réunions peuvent être enregistrées et stockées localement ou dans le cloud.
• Planifier des réunions : associez vos calendriers à partir d'Outlook, de Gmail ou d'iCal pour définir une réunion ou planifier un appel.
• Discussions de groupe : communiquez avec vos coéquipiers, recherchez l'historique des conversations, partagez des fichiers, contient des archives jusqu'à 10 ans et passez d'une réunion 1:1 à des appels de groupe.
• Plusieurs appareils : disponible sur n'importe quel appareil. Obtenez les mêmes fonctionnalités de Zoom sur votre bureau sur vos appareils mobiles, telles que l'arrière-plan virtuel, l'écran de partage, la co-annotation, etc.
• Intégration : connectez zoom avec d'autres applications telles que Gmail, Microsoft Office 365 et en tant qu'extension sur Safari, Chrome et Firefox.

Prix ​​: Le plan de base est gratuit avec des fonctionnalités limitées. Les forfaits payants commencent à 14,99 $ par mois/hôte.

Skype

Skype est un autre outil de communication que vous pouvez utiliser en tant que travailleur à distance. C'est similaire à Zoom, où vous l'utilisez pour les appels, le chat en temps réel et la vidéoconférence.

Fonctionnalités de Skype :

• Vidéo et audio : profitez de vidéos et audios cristallins et HD avec votre groupe. Et, il comprend également une réaction d'appel. Les réunions Skype peuvent accueillir jusqu'à 50 personnes, qu'il s'agisse d'une conférence audio ou vidéo.
• Enregistrements et sous-titres : il peut enregistrer des appels et utiliser un sous-titre en direct pour comprendre ou lire les mots prononcés.
• Messagerie : réagissez aux messages, utilisez @mention pour attirer l'attention et répondez à une personne sur une discussion de groupe.
• Appels téléphoniques : contactez d'autres personnes à l'aide de votre compte Skype, même s'ils sont hors ligne. Appelez les mobiles et les fixes aux tarifs les plus abordables. Avec plus de 26 pays et régions disponibles, vous pouvez obtenir un numéro de téléphone local avec des appels entrants illimités.
• SMS : envoyez un SMS directement via Skype.
• Outils de collaboration : partagez l'écran, les photos, les fichiers lors d'un appel avec la fonction de partage d'écran intégrée.
• Sécurisé : profitez d'une conversation privée avec la technologie de cryptage de bout en bout de Skype.
• Plusieurs appareils : disponible en téléchargement sur les PC et les appareils mobiles.

Prix ​​: Gratuit. Pour un appel international sur téléphone et Skype Business, les prix varient.

Mou

Communiquer avec vos collègues est simple et rapide avec Slack. C'est un outil pour discuter, passer des appels vidéo et partager des fichiers avec vos coéquipiers. C'est efficace et l'un des meilleurs outils de communication lorsque vous travaillez à distance.

Caractéristiques de Slack :

• Conversations organisées : créez des canaux et invitez des membres et des clients à discuter d'un projet. Les membres peuvent rejoindre ou quitter la chaîne à tout moment. Des canaux sont créés pour chaque projet afin d'éviter de manquer des messages cruciaux.
• Conversations consultables : recherchez des conversations pour résoudre des problèmes ou vérifiez si c'est fait. Même si vous quittez la chaîne, vous pouvez toujours rechercher son contenu.
• Intégration : regroupez tous les outils dont vous avez besoin au même endroit, tels que Zendesk, Salesforce, Jira, etc. Laissez ces outils simplifier les tâches et ajouter un contexte significatif aux conversations.
• Appel vidéo et vocal : communiquez et partagez en ligne avec des appels vidéo ou vocaux. Partagez des idées à l'écran, connectez-vous à d'autres outils de communication tels que Zoom, Microsoft Teams Call, etc., utilisez n'importe quel appareil pour écouter un appel vocal ou vidéo.
• Partage de fichiers : partagez des fichiers avec vos coéquipiers depuis votre ordinateur, n'importe quel appareil ou le cloud. Tous les fichiers sont sécurisés.
• Sécurité : Protège toutes les conversations et données avec diverses normes de sécurité. Il prend en charge l'authentification à deux facteurs et crypte les données.

Tarif : Gratuit pour les petites équipes. Les plans payants sont les meilleurs pour les petites et grandes entreprises ou industries, qui commencent à 6,67 $ par mois.

Google Drive

C'est une plate-forme en ligne qui stocke et partage des fichiers et des documents numériques. Si vous utilisez Gmail comme fournisseur de messagerie, l'utilisation de son produit, Google Drive, est simple et gratuite. Vous pouvez enregistrer des fichiers et collaborer à tout moment.

Fonctionnalités de Google Drive :

• Espace de stockage gratuit de 15 Go : obtenez jusqu'à 15 Go d'espace de stockage gratuit pour du contenu comme des photos, des fichiers, des pièces jointes d'e-mails, des vidéos, etc.
• Public ou privé : partagez des fichiers ou gardez-les privés. Autorisez les autres à afficher, commenter ou modifier n'importe quel fichier ou dossier.
• Sécurité : les fichiers du Drive sont cryptés avec SSL, qui est également utilisé dans d'autres services Google.
• Applications intelligentes : partagez des documents et des fichiers ou travaillez à l'aide des applications Google telles que Docs, Sheets et Slides. Créez des sondages, des diagrammes, des organigrammes et modifiez des photos.
• Autres outils : numérisez des documents ou prenez-les en photo, et Drive les stockera au format PDF. Les fichiers peuvent être mis à disposition hors ligne lorsque vous le souhaitez et rechercher des documents jusqu'à 30 jours.
• Collaboration : travaillez avec vos coéquipiers en modifiant ou en commentant le même document avec des modifications en temps réel.

Prix ​​: Gratuit. Le prix varie en fonction de l'espace de stockage nécessaire.

Boîte de dépôt

Si vous cherchez un endroit pour stocker vos fichiers, en dehors de Google Drive, vous pouvez essayer Dropbox. C'est là que les individus ou les équipes peuvent se réunir pour collaborer et stocker des fichiers.

Il n'est pas nécessaire d'envoyer des fichiers volumineux par e-mail, ce qui peut prendre autant de temps à télécharger ou à télécharger. Avec Dropbox, vous pouvez déplacer vos fichiers rapidement. Le système de stockage en nuage est intégré à l'API.

Caractéristiques de Dropbox :

• Organisez le contenu : stockez des fichiers traditionnels, du contenu du cloud, des documents Dropbox, etc. Accédez au contenu à l'aide de n'importe quel appareil et apportez des modifications qui se synchroniseront immédiatement. Il n'est pas nécessaire de sortir de Dropbox pour gérer un fichier, car vous pouvez modifier votre travail directement sur Dropbox.
• Accès facile : passez moins de temps à rechercher des documents ou des fichiers. Avec le contenu intelligent de Dropbox, il suggérera des activités que vous faites habituellement. Intégrez un calendrier pour suggérer des événements à venir, des modèles de prise de notes et des fichiers pertinents dont vous avez besoin pour la réunion.
• Outils de collaboration : intégrez Zoom et Slack pour une communication sans effort sans quitter Dropbox. Obtenez des mises à jour en temps réel des fichiers et des tâches, et utilisez Document Paper pour la collaboration d'équipe qui permet d'organiser le projet à l'aide de chronologies et de tableaux. Travaillez avec vos coéquipiers sur un document en laissant des commentaires ou des suggestions.
• Stockage : Stockez des fichiers et tous types de documents avec ce puissant stockage en ligne sur le cloud.

Prix ​​: Gratuit. Pour les entreprises ou les équipes, l'achat d'un forfait payant est préférable.

Docteur du temps

L'utilisation d'un tracker de temps est un outil habituel pour les employés à distance. Il vous aide à garder une trace de la façon dont vous passez votre temps à travailler sur des projets. La plupart des employeurs utilisent de tels outils pour vérifier la productivité de leurs travailleurs à distance, car ils ne sont pas en mesure de les vérifier en personne.

Time Doctor est une excellente application de suivi du temps qui non seulement suit le temps de l'utilisateur, mais fournit également des fonctionnalités pour éviter les distractions.

Caractéristiques de Time Doctor :

• Suivi du temps : suivez et analysez le temps passé, établissez les factures des clients, disponibles sur les ordinateurs et les appareils mobiles, et le suivi hors ligne.
• Alertes de distraction : détecte le temps excessif passé sur des applications ou des sites Web inutiles comme YouTube, Facebook ou tout autre site Web sans rapport. Il enverra une alerte pour informer l'utilisateur. De plus, si l'ordinateur reste inactif trop longtemps pendant les heures de travail, Time Doctor enverra également des alertes. Cela vous gardera, vous et votre équipe, productifs.
• Captures d'écran : Il prend des captures d'écran des activités de l'utilisateur. Il existe un intervalle de temps facultatif quant au moment où la capture d'écran est prise et si elle peut être activée ou désactivée. Les captures d'écran ne fonctionnent que lorsque l'utilisateur indique qu'il travaille. De plus, il peut être supprimé, mais le temps associé à la capture d'écran sera également supprimé. Même les activités du clavier et de la souris sont suivies.
• Tous les appareils : suivez votre temps où que vous soyez, car Time Doctor peut être installé sur plusieurs appareils, tels que Windows, Mac, Linux, iOS, Android et Chrome OS. Quel que soit l'appareil que vous utilisez, tout fonctionnera de la même manière.
• Intégration : augmentez l'efficacité en intégrant des applications comme Asana, Trello, QuickBooks, etc. Il peut synchroniser toutes les données dans vos outils de gestion de projet et de comptabilité. Comme Time Doctor dispose d'une API, votre logiciel peut interagir directement avec Time Doctor.
• Personnalisable : il existe de nombreuses options que vous pouvez choisir de modifier ou d'activer/de désactiver, en fonction des besoins de votre entreprise.
• Confidentialité : Toutes les informations et données, y compris les captures d'écran, sont cryptées à l'aide du cryptage SSL avant de les envoyer au serveur de Time Doctor. Aucune capture d'écran ne sera prise à moins que l'utilisateur n'active le mode travail.

Prix ​​: en fonction du forfait et du nombre d'utilisateurs.

Evernote

Evernote est votre solution pour prendre des notes lorsque vous travaillez à distance. Il organise, synchronise, permet la collaboration et est facile à utiliser. C'est un carnet pratique que vous pouvez emporter partout.

Préparez-vous à prendre des notes à tout moment, à partager les informations avec vos coéquipiers, à dresser une liste de tâches et à inclure des vidéos, des pages Web, etc.

Caractéristiques d'Evernote :

• Organiser et synchroniser : travaillez sur n'importe quel appareil en synchronisant votre contenu Evernote avec d'autres appareils. Toutes les modifications seront enregistrées automatiquement en ligne. Organisez vos notes dans un système ou recherchez la note rapidement. Vous pouvez également ajouter des balises.
• Enregistrer le contenu du site Web : prenez des captures d'écran de sites Web, d'articles ou de PDF et enregistrez-les sur Evernote. Vous pouvez les modifier et ajouter du texte, des surlignages, changer le titre et ajouter des balises et des remarques.
• Joindre des documents : joignez des documents, des fichiers, des photos et bien plus sur Evernote. Vous pouvez les rechercher facilement. Vous pouvez même rechercher des documents numérisés ou utiliser des mots-clés pour les rechercher.
• Espaces : il s'agit d'un espace collaboratif disponible uniquement pour les utilisateurs d'Evernote Business. Avec cette fonctionnalité, les équipes peuvent travailler ensemble et collaborer en partageant, collectant et organisant des idées. Chaque modification sera synchronisée immédiatement et les membres de l'équipe auront accès à tous les fichiers des espaces.
• Documents numérisés : conservez vos documents numérisés, vos reçus et vos cartes de visite près de vous à tout moment en les scannant ou en les prenant en photo et en les stockant sur Evernote.
• Intégration : l'intégration de Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive et d'autres outils vous permettra de gérer vos notes sans quitter les applications mentionnées.

Prix ​​: Gratuit. Le plan d'affaires est de 14,99 $/utilisateur/mois.

Grammaire

Si votre travail consiste à rédiger des articles de blog, des légendes sur les réseaux sociaux, une copie de site Web, des e-mails, etc., vous avez besoin d'un outil qui garantira que votre écriture est soignée. Grammarly est un assistant d'écriture en ligne qui vous aidera avec votre grammaire, votre ponctuation, votre orthographe et plus encore.

Caractéristiques de Grammarly :

• Vérificateur de grammaire : Grammarly va au-delà du vérificateur de grammaire de base en parcourant soigneusement le texte à la recherche d'erreurs ou de fautes de frappe. Il suggère des corrections sur les erreurs, vérifie les mots mal orthographiés, corrige les mots confus, fournit la bonne ponctuation et des fonctionnalités de vérification plus avancées.
• Détecteur de tonalité : Vérifiez le ton de votre écriture avec le détecteur de tonalité de Grammarly. Cela vous donnera une idée de votre son en fonction de ce que vous écrivez. Déterminer le ton de votre écriture est crucial pour établir une relation avec le destinataire ou le lecteur.
• Vérificateur de plagiat : le vérificateur de plagiat de Grammarly détecte plus de milliards de pages Web et même de bases de données universitaires. La version gratuite vous informe si une œuvre est plagiée, tandis que le plan Premium mettra en évidence les passages qui nécessitent des citations.

Prix ​​: Gratuit. Pour une correction grammaticale approfondie et plus encore, il est préférable d'utiliser un plan Premium ou Business. Le forfait payant commence à 11,66 $/mois, facturé annuellement.

CONCLUSION

Les outils de productivité apportent plus à l'équipe et à l'entreprise. Il est construit avec des fonctionnalités vitales que les travailleurs à distance peuvent utiliser. Travailler à distance et collaborer avec vos coéquipiers de l'autre côté du globe est difficile. Mais des outils comme ceux mentionnés ci-dessus, et des centaines d'autres, rendent la collaboration sans effort. Et cela contribuera à un flux de travail plus productif.

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Biographie de l'auteur

Vanessa Venugopal est une rédactrice de contenu passionnée. Avec quatre ans d'expérience, elle maîtrise l'art d'écrire dans divers styles et sujets. Elle écrit actuellement pour Softvire Nouvelle-Zélande et Softvire Australie .