As 10 melhores ferramentas de produtividade para trabalhadores remotos

Publicados: 2020-08-05

Trabalhar remotamente está se tornando a nova norma, especialmente em nossa situação atual. Os trabalhadores remotos já existem há muito tempo, mas agora são mais comuns. É por causa do aumento da demanda, e as pessoas preferem trabalhar em casa porque é menos estressante.

Na verdade, 86% das pessoas acham que trabalhar remotamente reduz o estresse, pois são capazes de se exercitar mais, ter uma dieta melhor e praticar um estilo de vida saudável. Os trabalhadores remotos obtêm a liberdade de que precisam, pois podem controlar a maior parte do tempo.

Mas não são apenas os trabalhadores remotos que colhem alguns benefícios da situação de trabalho. Até as empresas obtêm alguns benefícios com isso.

Funcionários remotos são mais produtivos, o que significa que mais trabalho é feito.
Acesso a mais talentos.
Menos despesas com taxas de negócios, como espaço de escritório.
Reduz a taxa de rotatividade.
É menos provável que funcionários liguem dizendo que estão doentes.
Reduz o impacto ambiental.

Empregadores e funcionários se beneficiam de empregos remotos, mas isso deve ser bem administrado para garantir que o tempo e os recursos sejam utilizados de maneira adequada. Além disso, os funcionários devem entregar seu trabalho com precisão e no prazo.

Gerenciar trabalhadores remotos é possível com a ajuda da tecnologia. Usar ferramentas de produtividade para realizar tarefas, entregar projetos precisos e bem elaborados e colaborar com colegas de equipe é a melhor maneira de garantir o gerenciamento de funcionários remotos.

Listadas neste artigo estão as melhores ferramentas de produtividade que os empregadores podem utilizar para seus funcionários remotos.

O QUE SÃO FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE?

Ferramentas de produtividade são softwares usados para melhorar a qualidade do trabalho, economizar tempo, aumentar a satisfação do cliente / cliente, comunicação sem esforço e colaboração eficaz. Existem diferentes funções de ferramentas de produtividade. Alguns são para criar documentos, apresentações e gráficos, enquanto outros são usados para controlar o tempo e o progresso.

FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE PARA TRABALHADORES REMOTOS

ProofHub

Gerenciar uma equipe de funcionários remotos não é fácil. Usar e-mail para se comunicar não é uma boa ideia e também não é seguro. Em vez disso, por que não optar por ferramentas de gerenciamento de projetos para lidar com sua equipe.

ProofHub é uma ferramenta de gerenciamento de projeto que todos os funcionários remotos podem desfrutar. É um lugar onde todas as ferramentas de que você precisa são encontradas. Você pode facilmente planejar seu projeto, comunicar-se com seus colegas de equipe, entregar seu trabalho no prazo e organizar tudo.

Recursos do ProofHub:

Quadro Kanban: Visualiza o andamento de cada membro da equipe, por meio de cartões e colunas.
Gráfico de Gantt: os projetos são visualizados em uma visão de linha do tempo, e você pode ajustar os planos com base nos prazos.
Tarefas: crie tarefas pessoais ou atribua-as a outras pessoas. Além disso, essas tarefas podem ser divididas em gerenciáveis. Adicione etiquetas, defina data e hora, anexe arquivos e crie tarefas recorrentes.
Colaboração: trabalhe com seus colegas de equipe discutindo em um só lugar. Você pode iniciar um bate-papo individual ou em grupo, compartilhar arquivos, mencionar a pessoa no bate-papo ou usar um e-mail para participar de uma conversa.
Organize: organize sua agenda agendando tarefas e configurando lembretes. Carregue arquivos, crie modelos de projeto, faça anotações e armazene arquivos (versões novas e anteriores).
Projeto: obtenha detalhes do projeto e recursos, controle o tempo gasto em tarefas e obtenha relatórios sobre seus projetos.

Preço: teste gratuito. O plano (pacote essencial) começa em US $ 45 / mês, faturado anualmente.

Asana

Asana é outro software de gerenciamento de projeto que você pode utilizar para trabalhadores remotos. Você apreciará os recursos amigáveis desta ferramenta. Como o ProofHub, o Asana tem ferramentas que podem entregar projetos no prazo, colaborar com colegas de equipe e monitorar o andamento dos projetos.

Características do Asana:

Visualizar projetos: Existem várias maneiras de visualizar seus projetos. Você pode organizar seu trabalho como notas adesivas e controlar as tarefas. Divida sua carga de trabalho ou tarefas usando listas de tarefas para passar por cada etapa de seu projeto. Verifique os prazos, as sobreposições e as lacunas no seu calendário.
Gerenciamento de projetos: inclui ferramentas para organizar o trabalho, dividir tarefas, visualizar o andamento, especificar prazos e datas, adicionar arquivos, agilizar aprovações, sincronizar tarefas, criar modelos personalizáveis e evitar o tempo gasto na recriação de um projeto.
Relatórios: Obtenha uma visão geral em tempo real do progresso dos membros da equipe ou do trabalho em um projeto, atualizações automáticas em projetos e conversas, execute relatórios com base em critérios vitais e exporte para os formatos CSV e JSON.
Segurança e privacidade: protege projetos, limitando quem pode acessar projetos e trabalhos confidenciais. Ele também permite recursos apenas de comentários em um projeto. Exporte e exclua arquivos e faça backup dos dados em um servidor seguro e protegido.
Colaboração e comunicação: Permite comentários diretos sobre tarefas e @ menções de colegas de equipe. Adicione colegas de equipe como seguidores, discuta projetos e compartilhe o status de um projeto.
Integração: Conecte o Asana a aplicativos como Slack, Dropbox, Google Drive e muito mais.

Preço: o Asana tem um plano gratuito, mas com recursos limitados. Os planos pagos começam em US $ 10,99 por mês, quando cobrados anualmente.

Ampliação

Trabalhar remotamente requer bate-papo em tempo real, apresentação online e videoconferência. O Zoom é um aplicativo de comunicação que possui excelentes recursos para videoconferências. É acessível e fácil de usar.

Características do Zoom:

Vídeos e Áudio: Vídeos e áudios HD que podem suportar até 1000 participantes com 49 visíveis na tela.
Ferramentas de colaboração: trabalhe com seus colegas de equipe compartilhando telas simultaneamente e faça anotações conjuntas usando ferramentas de colaboração integradas para chamadas ou reuniões mais interativas.
Segurança: as reuniões são criptografadas e protegidas por senha. Existem salas de espera e os participantes aguardam antes de entrar na reunião.
Gravações: as reuniões podem ser gravadas e armazenadas localmente ou na nuvem.
Agende reuniões: vincule seus calendários do Outlook, Gmail ou iCal para definir uma reunião ou agendar uma chamada.
Bate-papos em grupo: comunique-se com seus colegas de equipe, pesquise o histórico de conversas, compartilhe arquivos, contenha arquivos de até 10 anos e mude de reuniões 1: 1 para chamadas em grupo.
Vários dispositivos: disponível em qualquer dispositivo. Obtenha os mesmos recursos do Zoom em sua área de trabalho para seus dispositivos móveis, como plano de fundo virtual, tela de compartilhamento, co-anotação e muito mais.
Integração: Conecte o zoom com outros aplicativos como Gmail, Microsoft Office 365 e como uma extensão no Safari, Chrome e Firefox.

Preço: o plano básico é gratuito com recursos limitados. Planos pagos começam em $ 14,99 por mês / anfitrião.

Skype

O Skype é outra ferramenta de comunicação que você pode usar como trabalhador remoto. É semelhante ao Zoom, onde você o usa para chamadas, bate-papo em tempo real e videoconferência.

Recursos do Skype:

Vídeo e áudio: Desfrute de vídeos e áudios nítidos e HD com seu grupo. E também inclui uma reação de chamada. As reuniões do Skype podem acomodar até 50 pessoas, seja uma conferência de áudio ou vídeo.
Gravações e legendas: Pode gravar chamadas e usar uma legenda ao vivo para entender ou ler as palavras que são faladas.
Mensagens: reaja às mensagens, use @ menção para chamar a atenção e responda a uma pessoa em um bate-papo em grupo.
Chamadas telefônicas: entre em contato com outras pessoas usando sua conta do Skype, mesmo que estejam offline. Ligue para celulares e telefones fixos com as tarifas mais acessíveis. Com mais de 26 países e regiões disponíveis, você pode obter um número de telefone local com chamadas ilimitadas.
SMS: Envie uma mensagem de texto diretamente pelo Skype.
Ferramentas de colaboração: Compartilhe tela, fotos e arquivos durante uma chamada com o recurso de compartilhamento de tela integrado.
Seguro: Desfrute de uma conversa privada com a tecnologia de criptografia de ponta a ponta do Skype.
Vários dispositivos: Disponível para download em PCs e dispositivos móveis.

Preço: grátis. Para uma chamada internacional no telefone e no Skype Business, os preços variam.

Folga

A comunicação com seus colegas de trabalho é rápida e fácil com o Slack. É uma ferramenta para bater papo, fazer videochamadas e compartilhar arquivos com seus colegas de equipe. É eficiente e uma das melhores ferramentas de comunicação para trabalhar remotamente.

Recursos do Slack:

Conversas organizadas: Crie canais e convide membros e clientes para discutir um projeto. Os membros podem entrar ou sair do canal sempre que quiserem. Canais são criados para cada projeto para evitar a perda de mensagens cruciais.
Conversas pesquisáveis: pesquise conversas para resolver problemas ou verifique se já foram concluídas. Mesmo se você sair do canal, ainda poderá pesquisar seu conteúdo.
Integração: reúna todas as ferramentas de que você precisa em um só lugar, como Zendesk, Salesforce, Jira e muito mais. Deixe que essas ferramentas simplifiquem as tarefas e adicionem um contexto significativo às conversas.
Chamada de vídeo e voz: comunique-se e compartilhe on-line com chamadas de vídeo ou voz. Compartilhe ideias na tela, conecte-se a outras ferramentas de comunicação como Zoom, Microsoft Teams Call e muito mais, use qualquer dispositivo para ouvir uma chamada de voz ou vídeo.
Compartilhamento de arquivos: compartilhe arquivos com colegas de equipe de seu computador, qualquer dispositivo ou nuvem. Todos os arquivos são protegidos.
Segurança: protege todas as conversas e dados com vários padrões de segurança. Ele oferece suporte à autenticação de dois fatores e criptografa os dados.

Preço: Gratuito para pequenas equipes. Os planos pagos são melhores para pequenas e grandes empresas ou indústrias, que começam com US $ 6,67 por mês.

Google Drive

É uma plataforma online que armazena e compartilha arquivos e documentos digitais. Se você tem usado o Gmail como seu provedor de e-mail, usar seu produto, o Google Drive, é fácil e grátis. Você pode salvar arquivos e colaborar a qualquer hora.

Recursos do Google Drive:

15 GB de espaço grátis: obtenha espaço de armazenamento gratuito de até 15 GB para conteúdo como fotos, arquivos, anexos de e-mail, vídeos e muito mais.
Público ou privado: compartilhe arquivos ou mantenha-os privados. Permita que outras pessoas vejam, comentem ou editem qualquer arquivo ou pasta.
Segurança: os arquivos na unidade são criptografados com SSL, que também é usado em outros serviços do Google.
Aplicativos inteligentes: compartilhe documentos e arquivos ou trabalhe usando os aplicativos do Google, como Documentos, Planilhas e Apresentações. Crie pesquisas, diagramas, fluxogramas e edite fotos.
Outras ferramentas: digitalize documentos ou tire uma foto deles, e o Drive irá armazená-los em um formato PDF. Os arquivos podem ser disponibilizados offline quando desejado e pesquisar documentos por até 30 dias.
Colaboração: trabalhe com seus colegas de equipe editando ou comentando no mesmo documento com alterações em tempo real.

Preço: grátis. O preço varia de acordo com o espaço de armazenamento necessário.

Dropbox

Se você está procurando um lugar para armazenar seus arquivos, além do Google Drive, pode experimentar o Dropbox. É onde indivíduos ou equipes podem se reunir para colaborar e armazenar arquivos.

Não há necessidade de enviar arquivos grandes por e-mail, o que pode levar muito tempo para ser carregado ou baixado. Com o Dropbox, você pode mover seus arquivos rapidamente. O sistema de armazenamento em nuvem é integrado com API.

Recursos do Dropbox:

Organize o conteúdo: armazene arquivos tradicionais, conteúdo da nuvem, documentos do Dropbox e muito mais. Acesse o conteúdo usando qualquer dispositivo e faça alterações que serão sincronizadas imediatamente. Não há necessidade de sair do Dropbox para gerenciar um arquivo, pois você pode editar seu trabalho diretamente no Dropbox.
Acesso fácil: gaste menos tempo procurando documentos ou arquivos. Com o conteúdo inteligente do Dropbox, ele irá sugerir atividades que você costuma fazer. Integre um calendário para sugerir eventos futuros, modelos de anotações e arquivos relevantes de que você precisa para a reunião.
Ferramentas de colaboração: Integre o Zoom e o Slack para uma comunicação sem esforço sem sair do Dropbox. Obtenha atualizações em tempo real de arquivos e tarefas e use o Document Paper para colaboração em equipe que permite organizar o projeto usando cronogramas e tabelas. Trabalhe com colegas de equipe em um documento, deixando comentários ou sugestões.
Armazenamento: armazene arquivos e todos os tipos de documentos com este poderoso armazenamento em nuvem online.

Preço: grátis. Para empresas ou equipes, comprar um plano pago é melhor.

Time Doctor

Usar um rastreador de tempo é uma ferramenta comum para funcionários remotos. Isso ajuda a controlar como você gasta seu tempo trabalhando em projetos. A maioria dos empregadores utiliza essas ferramentas para verificar a produtividade de seus trabalhadores remotos, uma vez que não podem verificá-los pessoalmente.

O Time Doctor é um excelente aplicativo de rastreamento de tempo que não apenas controla o tempo do usuário, mas também fornece recursos para evitar distrações.

Características do Time Doctor:

Controle de tempo: acompanhe e analise o tempo gasto, defina contas para clientes, disponível em computadores e dispositivos móveis, e controle offline.
Alertas de distração: detecta o tempo excessivo gasto em aplicativos ou sites desnecessários como YouTube, Facebook ou qualquer outro site não relacionado. Ele enviará um alerta para informar o usuário. Além disso, se o computador ficar ocioso por muito tempo durante o horário de trabalho, o Time Doctor também enviará alertas. Isso manterá você e sua equipe produtivos.
Capturas de tela: faz capturas de tela das atividades do usuário. Há um intervalo de tempo opcional para quando a captura de tela é tirada e se ela pode ser ativada ou desativada. As capturas de tela só funcionam quando o usuário indica que estão funcionando. Além disso, ele pode ser excluído, mas o tempo associado à captura de tela também será removido. Até as atividades do teclado e do mouse são rastreadas.
Todos os dispositivos: controle o seu tempo em qualquer lugar, pois o Time Doctor pode ser instalado em vários dispositivos, como Windows, Mac, Linux, iOS, Android e Chrome OS. Qualquer que seja o dispositivo que você usar, tudo funcionará da mesma maneira.
Integração: aumente a eficiência integrando aplicativos como Asana, Trello, QuickBooks e muito mais. Ele pode sincronizar todos os dados em suas ferramentas de gerenciamento e contabilidade de projetos. Como o Time Doctor tem uma API, seu software pode interagir diretamente com o Time Doctor.
Personalizável: Existem muitas opções que você pode escolher para alterar ou ligar / desligar, dependendo dos requisitos da sua empresa.
Privacidade: Todas as informações e dados, incluindo capturas de tela, são criptografados usando criptografia SSL antes de serem enviados ao servidor do Time Doctor. Nenhuma captura de tela seria tirada a menos que o usuário habilite o modo de trabalho.

Preço: com base no plano e no número de usuários.

Evernote

O Evernote é a sua solução para fazer anotações ao trabalhar remotamente. Ele organiza, sincroniza, permite a colaboração e é fácil de usar. É um notebook prático que você pode carregar o tempo todo.

Prepare-se para fazer anotações a qualquer momento, compartilhar as informações com seus colegas de equipe, fazer uma lista de tarefas e incluir vídeos, páginas da web e muito mais.

Recursos do Evernote:

Organize e sincronize: trabalhe em qualquer dispositivo sincronizando o conteúdo do Evernote com outros dispositivos. Todas as alterações serão salvas automaticamente online. Organize suas notas em um sistema ou pesquise a nota rapidamente. Você também pode adicionar tags.
Salve o conteúdo do site: faça capturas de tela de sites, artigos ou PDF e salve no Evernote. Você pode editá-los e adicionar texto, realces, alterar o título e adicionar marcas e comentários.
Anexe documentos: Anexe documentos, arquivos, fotos e muito mais no Evernote. Você pode procurá-los facilmente. Você pode até pesquisar documentos digitalizados ou usar palavras-chave para procurá-los.
Spaces: é um local colaborativo disponível apenas para usuários do Evernote Business. Com esse recurso, as equipes podem trabalhar juntas e colaborar compartilhando, coletando e organizando ideias. Cada mudança será sincronizada imediatamente e os membros da equipe terão acesso a todos os arquivos do Spaces.
Documentos digitalizados: mantenha seus documentos, recibos e cartões de visita digitalizados perto de você o tempo todo, digitalizando ou tirando uma foto deles e armazenando-os no Evernote.
Integração: a integração do Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e outras ferramentas permitirá que você gerencie suas notas sem sair dos aplicativos mencionados.

Preço: grátis. O plano de negócios é $ 14,99 / usuário / mês.

Grammarly

Se o seu trabalho é escrever postagens em blogs, legendas para mídias sociais, cópias de sites, e-mails e muito mais, você precisa de uma ferramenta que garanta que sua escrita seja organizada. Grammarly é um assistente de redação online que o ajudará com gramática, pontuação, ortografia e muito mais.

Características do Grammarly:

Verificador gramatical: a gramática vai além do verificador gramatical básico, examinando cuidadosamente o texto em busca de erros ou erros de digitação. Ele sugere correções de erros, verifica palavras com erros ortográficos, corrige palavras confusas, fornece a pontuação correta e recursos de verificação mais avançados.
Detector de tons: verifique o tom de sua escrita com o detector de tons do Grammarly. Isso lhe dará uma ideia de como você soa com base no que você escreve. Determinar o tom de sua escrita é crucial para construir um relacionamento com o destinatário ou leitor.
Verificador de plágio: o verificador de plágio do Grammarly detecta bilhões de páginas da web e até bancos de dados acadêmicos. A versão gratuita informa se um trabalho for plagiado, enquanto o plano Premium destacará trechos que precisam de citações.

Preço: grátis. Para correção gramatical em profundidade e muito mais, usar um plano Premium ou Business é melhor. O plano pago começa em $ 11,66 / mês, com cobrança anual.

CONCLUSÃO

As ferramentas de produtividade trazem mais para a equipe e para o negócio. É construído com recursos vitais que os funcionários remotos podem usar. Trabalhar remotamente e colaborar com seus colegas de equipe do outro lado do globo é difícil. Mas ferramentas como as mencionadas acima e centenas de outras tornam a colaboração fácil. E vai contribuir para um fluxo de trabalho mais produtivo.

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Biografia do autor

Vanessa Venugopal é uma apaixonada redatora de conteúdo. Com quatro anos de experiência, ela dominou a arte da escrita em vários estilos e tópicos. Atualmente, ela está escrevendo para a Softvire New Zealand e Softvire Australia .