10 najlepszych narzędzi zwiększających produktywność dla pracowników zdalnych

Praca zdalna staje się nową normą, zwłaszcza w naszej obecnej sytuacji. Zdalni pracownicy istnieją od dawna, ale teraz są bardziej powszechne. Dzieje się tak ze względu na wzrost popytu, a ludzie wolą pracować w domu, ponieważ jest to mniej stresujące.

W rzeczywistości 86% ludzi uważa, że ​​praca zdalna zmniejsza stres, ponieważ mogą więcej ćwiczyć, lepiej odżywiać się i prowadzić zdrowy tryb życia. Pracownicy zdalni zyskują niezbędną swobodę, ponieważ mogą kontrolować większość swojego czasu.

Jednak nie tylko pracownicy zdalni czerpią korzyści z sytuacji w pracy. Nawet firmy czerpią z tego pewne korzyści.

• Pracownicy zdalni są bardziej wydajni, co oznacza więcej pracy.
• Dostęp do większej liczby talentów.
• Mniejsze wydatki na opłaty biznesowe, takie jak powierzchnia biurowa.
• Obniża wskaźnik rotacji.
• Mniejsze prawdopodobieństwo, że pracownicy będą zachorować.
• Zmniejsza wpływ na środowisko.

Pracodawcy i pracownicy czerpią korzyści z pracy zdalnej, ale muszą być dobrze zarządzane, aby zapewnić odpowiednie wykorzystanie czasu i zasobów. Ponadto pracownicy muszą wykonywać swoją pracę dokładnie i na czas.

Zarządzanie pracownikami zdalnymi jest możliwe dzięki technologii. Używanie narzędzi zwiększających produktywność do realizowanych zadań, dostarczanie dokładnych i dobrze przygotowanych projektów oraz współpraca z członkami zespołu to najlepszy sposób na zapewnienie zarządzania pracownikami zdalnymi.

W tym artykule wymieniono najlepsze narzędzia zwiększające produktywność, które pracodawcy mogą wykorzystać dla swoich zdalnych pracowników.

CZYM SĄ NARZĘDZIA PRODUKTYWNOŚCI?

Narzędzia produktywności to oprogramowanie, które służy do poprawy jakości pracy, zaoszczędzenia czasu, zwiększenia zadowolenia klienta/klienta, bezproblemowej komunikacji i efektywnej współpracy. Istnieją różne funkcje narzędzi zwiększających produktywność. Niektóre służą do tworzenia dokumentów, prezentacji i wykresów, a inne służą do śledzenia czasu i postępów.

NARZĘDZIA PRODUKTYWNOŚCI DLA PRACOWNIKÓW ZDALNYCH

ProofHub

Zarządzanie zespołem zdalnych pracowników nie jest łatwe. Używanie poczty e-mail do komunikacji nie jest dobrym pomysłem, a także jest niebezpieczne. Zamiast tego warto zdecydować się na narzędzia do zarządzania projektami do obsługi zespołu.

ProofHub to narzędzie do zarządzania projektami, z którego mogą korzystać wszyscy pracownicy zdalni. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie potrzebne Ci narzędzia. Możesz łatwo zaplanować projekt, komunikować się z kolegami z zespołu, dostarczać swoją pracę na czas i wszystko organizować.

Cechy ProofHub:

• Tablica Kanban: wizualizuje postępy każdego członka zespołu za pomocą kart i kolumn.
• Wykres Gantta: projekty są wizualizowane w widoku osi czasu, a plany można dostosowywać na podstawie terminów.
• Zadania: Twórz zadania, które są osobiste lub przypisuj je innym osobom. Co więcej, zadania te można podzielić na wykonalne. Dodawaj etykiety, ustawiaj datę i godzinę, dołączaj pliki i twórz zadania cykliczne.
• Współpraca: pracuj z kolegami z zespołu, dyskutując w jednym miejscu. Możesz rozpocząć czat jeden na jednego lub czat grupowy, udostępniać pliki, wspomnieć o osobie na czacie lub skorzystać z poczty e-mail, aby wziąć udział w rozmowie.
• Organizuj: Uporządkuj swój kalendarz, planując zadania i ustawiając przypomnienia. Przesyłaj pliki, twórz szablony projektów, rób notatki i przechowuj pliki (nowe i poprzednie wersje).
• Projekt: Uzyskaj szczegółowe informacje o projekcie i zasobach, śledź czas spędzony na zadaniach i otrzymuj raporty dotyczące swoich projektów.

Cena: Bezpłatna wersja próbna. Abonament (Pakiet Podstawowy) zaczyna się od 45 USD miesięcznie, rozliczane rocznie.

Asany

Asana to kolejne oprogramowanie do zarządzania projektami, które możesz wykorzystać dla pracowników zdalnych. Będziesz cieszyć się przyjaznymi funkcjami tego narzędzia. Podobnie jak ProofHub, Asana ma narzędzia, które mogą dostarczać projekty na czas, współpracować z kolegami z zespołu i śledzić postępy w projektach.

Cechy Asany:

• Przeglądanie projektów: istnieje wiele sposobów przeglądania projektów. Możesz organizować swoją pracę jak karteczki samoprzylepne i śledzić zadania. Rozdziel obciążenie pracą lub zadania, korzystając z list rzeczy do zrobienia, aby przejść przez każdy etap projektu. Sprawdź terminy, nakładanie się i wykrywanie dziur w swoim kalendarzu.
• Zarządzanie projektami: Zawiera narzędzia do organizowania pracy, zadań podziału, wizualizacji postępów, określania terminów i dat, dodawania plików, usprawniania zatwierdzania, synchronizowania zadań, tworzenia dostosowywalnych szablonów i unikania czasu spędzonego na odtworzeniu projektu.
• Raportowanie: Uzyskaj w czasie rzeczywistym przegląd postępów członków zespołu lub pracy nad projektem, automatyczne aktualizacje projektów i rozmów, generuj raporty na podstawie istotnych kryteriów i eksportuj do formatów CSV i JSON.
• Bezpieczeństwo i prywatność: chroni projekty, ograniczając dostęp do projektów i poufnych prac. Pozwala również na funkcje tylko do komentowania w projekcie. Eksportuj i usuwaj pliki oraz twórz kopie zapasowe danych na bezpiecznym i zabezpieczonym serwerze.
• Współpraca i komunikacja: umożliwia bezpośrednie komentowanie zadań i @wzmianki członków zespołu. Dodawaj członków zespołu jako obserwujących, omawiaj projekty i udostępniaj status projektu.
• Integracja: Połącz Asanę z aplikacjami takimi jak Slack, Dropbox, Dysk Google i nie tylko.

Cena: Asana ma darmowy plan, ale z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany zaczynają się od 10,99 USD miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.

Powiększenie

Praca zdalna wymaga czatu w czasie rzeczywistym, prezentacji online i wideokonferencji. Zoom to aplikacja do komunikacji, która ma doskonałe funkcje do wideokonferencji. Jest niedrogi i łatwy w użyciu.

Funkcje powiększenia:

• Wideo i audio: wideo i audio HD, które mogą obsługiwać do 1000 uczestników z 49 widocznymi na ekranie.
• Narzędzia do współpracy: pracuj z kolegami z zespołu, udostępniając jednocześnie ekrany i komentuj za pomocą wbudowanych narzędzi do współpracy, aby prowadzić bardziej interaktywne rozmowy lub spotkania.
• Bezpieczeństwo: wszystkie spotkania są szyfrowane i chronione hasłem. Przed wejściem na spotkanie czekają poczekalnie i uczestnicy.
• Nagrania: Spotkania mogą być nagrywane i przechowywane lokalnie lub w chmurze.
• Planuj spotkania: połącz swoje kalendarze z Outlooka, Gmaila lub iCal, aby umówić się na spotkanie lub zaplanować rozmowę.
• Czaty grupowe: komunikuj się z kolegami z zespołu, przeszukuj historię rozmów, udostępniaj pliki, przechowuj archiwa do 10 lat i przechodź ze spotkania 1:1 do rozmów grupowych.
• Wiele urządzeń: dostępne na każdym urządzeniu. Uzyskaj te same funkcje Zoom na komputerze stacjonarnym na urządzeniach mobilnych, takie jak wirtualne tło, udostępnianie ekranu, dodawanie komentarzy i nie tylko.
• Integracja: połącz zoom z innymi aplikacjami, takimi jak Gmail, Microsoft Office 365 oraz jako rozszerzenie w Safari, Chrome i Firefox.

Cena: Plan podstawowy jest bezpłatny z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany zaczynają się od 14,99 USD miesięcznie na gospodarza.

Skype

Skype to kolejne narzędzie komunikacji, z którego możesz korzystać jako pracownik zdalny. Jest podobny do Zoom, gdzie można go używać do połączeń, czatu w czasie rzeczywistym i wideokonferencji.

Funkcje Skype'a:

• Wideo i audio: Ciesz się krystalicznie czystymi filmami i dźwiękiem w jakości HD w swojej grupie. Zawiera też reakcję na połączenie. Spotkania na Skypie mogą pomieścić do 50 osób, niezależnie od tego, czy są to konferencje audio czy wideo.
• Nagrania i napisy: może nagrywać rozmowy i używać napisów na żywo, aby rozumieć lub czytać wypowiadane słowa.
• Wiadomości: Reaguj na wiadomości, używaj @wzmianki, aby przyciągnąć uwagę i odpowiadaj osobie na czacie grupowym.
• Rozmowy telefoniczne: kontaktuj się z innymi osobami za pomocą konta Skype, nawet jeśli są offline. Dzwoń na telefony komórkowe i stacjonarne po najbardziej przystępnych cenach. Dzięki ponad 26 dostępnym krajom i regionom możesz uzyskać lokalny numer telefonu z nieograniczoną liczbą połączeń przychodzących.
• SMS: wyślij wiadomość tekstową bezpośrednio przez Skype.
• Narzędzia do współpracy: udostępniaj ekran, zdjęcia, pliki podczas połączenia dzięki zintegrowanej funkcji udostępniania ekranu.
• Bezpieczeństwo: ciesz się prywatną rozmową dzięki kompleksowej technologii szyfrowania Skype.
• Wiele urządzeń: dostępne do pobrania na komputery PC i urządzenia mobilne.

Cena: za darmo. W przypadku połączeń międzynarodowych przez telefon i Skype Business ceny są różne.

Luźny

Komunikacja ze współpracownikami jest szybka i łatwa dzięki Slackowi. Jest to narzędzie do czatowania, prowadzenia rozmów wideo i udostępniania plików kolegom z drużyny. Jest wydajnym i jednym z najlepszych narzędzi komunikacyjnych podczas pracy zdalnej.

Cechy luzu:

• Zorganizowane rozmowy: Twórz kanały i zapraszaj członków i klientów do dyskusji nad projektem. Członkowie mogą dołączyć do kanału lub opuścić go w dowolnym momencie. Dla każdego projektu tworzone są kanały, aby nie przegapić ważnych wiadomości.
• Rozmowy z możliwością przeszukiwania: wyszukaj rozmowy, aby rozwiązać problemy lub sprawdź, czy zostało to zrobione. Nawet jeśli opuścisz kanał, nadal możesz szukać jego treści.
• Integracja: zbierz wszystkie potrzebne narzędzia w jednym miejscu, takie jak Zendesk, Salesforce, Jira i inne. Pozwól tym narzędziom uprościć zadania i dodać znaczący kontekst do rozmów.
• Połączenia wideo i głosowe: komunikuj się i udostępniaj online za pomocą połączeń wideo lub głosowych. Dziel się pomysłami na ekranie, łącz się z innymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Zoom, Microsoft Teams Call i nie tylko, używaj dowolnego urządzenia do słuchania połączenia głosowego lub wideo.
• Udostępnianie plików: udostępniaj pliki członkom zespołu z komputera, dowolnego urządzenia lub chmury. Wszystkie pliki są zabezpieczone.
• Bezpieczeństwo: Chroni wszystkie rozmowy i dane przy użyciu różnych standardów bezpieczeństwa. Obsługuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfruje dane.

Cena: Bezpłatnie dla małych zespołów. Płatne plany są najlepsze dla małych i dużych firm lub branż, które zaczynają się od 6,67 USD miesięcznie.

dysk Google

Jest to platforma internetowa, która przechowuje i udostępnia cyfrowe pliki i dokumenty. Jeśli korzystasz z Gmaila jako dostawcy poczty e-mail, korzystanie z jego produktu, Dysku Google, jest łatwe i bezpłatne. Możesz zapisywać pliki i współpracować w dowolnym momencie.

Funkcje Dysku Google:

• Darmowe 15 GB miejsca: Uzyskaj bezpłatne miejsce do 15 GB na treści, takie jak zdjęcia, pliki, załączniki do wiadomości e-mail, filmy i nie tylko.
• Publiczne lub prywatne: udostępniaj pliki lub utrzymuj je jako prywatne. Pozwól innym wyświetlać, komentować lub edytować dowolny plik lub folder.
• Bezpieczeństwo: Pliki na Dysku są szyfrowane za pomocą protokołu SSL, który jest używany również w innych usługach Google.
• Inteligentne aplikacje: udostępniaj dokumenty i pliki lub pracuj, korzystając z aplikacji Google, takich jak Dokumenty, Arkusze i Prezentacje. Twórz ankiety, diagramy, schematy blokowe i edytuj zdjęcia.
• Inne narzędzia: zeskanuj dokumenty lub zrób im zdjęcie, a Dysk zapisze je w formacie PDF. Pliki można udostępniać w trybie offline na żądanie i wyszukiwać dokumenty do 30 dni.
• Współpraca: współpracuj z kolegami z zespołu, edytując lub komentując ten sam dokument ze zmianami w czasie rzeczywistym.

Cena: za darmo. Cena zależy od potrzebnej przestrzeni magazynowej.

Dropbox

Jeśli szukasz miejsca do przechowywania plików poza Dyskiem Google, możesz wypróbować Dropbox. To miejsce, w którym poszczególne osoby lub zespoły mogą się spotykać, aby współpracować i przechowywać pliki.

Nie ma potrzeby wysyłania dużych plików pocztą e-mail, co może zająć tak dużo czasu, aby przesłać lub pobrać. Dzięki Dropbox możesz szybko przenosić swoje pliki. System przechowywania w chmurze jest zintegrowany z API.

Funkcje Dropbox:

• Organizuj zawartość: przechowuj tradycyjne pliki, zawartość z chmury, dokumenty Dropbox i nie tylko. Uzyskaj dostęp do treści za pomocą dowolnego urządzenia i wprowadzaj zmiany, które zostaną natychmiast zsynchronizowane. Nie musisz wychodzić poza Dropbox, aby zarządzać plikiem, ponieważ możesz edytować swoją pracę bezpośrednio w Dropbox.
• Łatwy dostęp: poświęcaj mniej czasu na wyszukiwanie dokumentów lub plików. Dzięki inteligentnym treściom Dropbox zasugeruje działania, które zwykle wykonujesz. Zintegruj kalendarz, aby sugerować nadchodzące wydarzenia, szablony do robienia notatek i odpowiednie pliki potrzebne na spotkanie.
• Narzędzia do współpracy: Zintegruj Zoom i Slack, aby bez wysiłku komunikować się bez wychodzenia z Dropbox. Otrzymuj aktualizacje w czasie rzeczywistym z plików i zadań oraz używaj Document Paper do współpracy zespołowej, która umożliwia organizowanie projektu przy użyciu osi czasu i tabel. Pracuj z kolegami z zespołu nad dokumentem, zostawiając komentarze lub sugestie.
• Przechowywanie: Przechowuj pliki i wszystkie rodzaje dokumentów dzięki tej potężnej pamięci masowej online w chmurze.

Cena: za darmo. W przypadku firm lub zespołów zakup płatnego planu jest lepszy.

Lekarz czasu

Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu jest zwykłym narzędziem dla pracowników zdalnych. Pomaga śledzić, jak spędzasz czas pracując nad projektami. Większość pracodawców korzysta z takich narzędzi, aby sprawdzić produktywność swoich zdalnych pracowników, ponieważ nie są oni w stanie sprawdzić ich osobiście.

Time Doctor to doskonała aplikacja do śledzenia czasu, która nie tylko śledzi czas użytkownika, ale także zapewnia funkcje pozwalające uniknąć rozpraszania się.

Funkcje Time Doctor:

• Śledzenie czasu: Śledź i analizuj spędzony czas, ustawiaj rachunki dla klientów, dostępne na komputerach i urządzeniach mobilnych oraz śledzenie offline.
• Alerty rozpraszające: wykrywają nadmiar czasu spędzonego w niepotrzebnych aplikacjach lub witrynach internetowych, takich jak YouTube, Facebook lub inne niepowiązane witryny. Wyśle alert informujący użytkownika. Ponadto, jeśli komputer pozostanie bezczynny przez zbyt długi czas w godzinach pracy, Time Doctor również wyśle ​​alerty. Zapewni to produktywność Tobie i Twojemu zespołowi.
• Zrzuty ekranu: Wykonuje zrzuty ekranu działań użytkownika. Istnieje opcjonalny przedział czasowy, w którym zrzut ekranu jest wykonywany i czy można go włączyć lub wyłączyć. Zrzuty ekranu działają tylko wtedy, gdy użytkownik wskazuje, że pracują. Co więcej, można go usunąć, ale czas związany ze zrzutem ekranu również zostanie usunięty. Śledzone są nawet działania klawiatury i myszy.
• Wszystkie urządzenia: Śledź swój czas w dowolnym miejscu, ponieważ Time Doctor można zainstalować na wielu urządzeniach, takich jak Windows, Mac, Linux, iOS, Android i Chrome OS. Bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystasz, wszystko będzie działać w ten sam sposób.
• Integracja: zwiększ wydajność, integrując aplikacje takie jak Asana, Trello, QuickBooks i inne. Może synchronizować wszystkie dane w narzędziach do zarządzania projektami i rachunkowości. Ponieważ Time Doctor posiada API, Twoje oprogramowanie może wchodzić w bezpośrednią interakcję z Time Doctor.
• Możliwość dostosowania: istnieje wiele opcji, które możesz zmienić lub włączyć/wyłączyć, w zależności od wymagań Twojej firmy.
• Prywatność: Wszystkie informacje i dane, w tym zrzuty ekranu, są szyfrowane za pomocą szyfrowania SSL przed wysłaniem ich na serwer Time Doctor. Żadne zrzuty ekranu nie zostaną wykonane, chyba że użytkownik włączy tryb pracy.

Cena: Na podstawie planu i liczby użytkowników.

Evernote

Evernote to Twoje rozwiązanie do robienia notatek podczas pracy zdalnej. Organizuje, synchronizuje, umożliwia współpracę i jest łatwy w użyciu. To poręczny notatnik, który możesz nosić ze sobą cały czas.

Przygotuj się do robienia notatek w dowolnym momencie, udostępniania informacji kolegom z zespołu, tworzenia listy rzeczy do zrobienia oraz dołączania filmów, stron internetowych i nie tylko.

Funkcje Evernote:

• Organizuj i synchronizuj: Pracuj na dowolnym urządzeniu, synchronizując zawartość Evernote z innymi urządzeniami. Wszystkie zmiany zostaną automatycznie zapisane online. Uporządkuj swoje notatki w systemie lub szybko przeszukuj notatkę. Możesz także dodać tagi.
• Zapisuj zawartość witryny: rób zrzuty ekranu witryn internetowych, artykułów lub plików PDF i zapisuj je w Evernote. Możesz je edytować i dodawać tekst, wyróżnienia, zmieniać tytuł oraz dodawać tagi i uwagi.
• Dołącz dokumenty: dołączaj dokumenty, pliki, zdjęcia i nie tylko w Evernote. Możesz je łatwo wyszukać. Możesz nawet wyszukiwać zeskanowane dokumenty lub szukać ich za pomocą słów kluczowych.
• Spaces: to miejsce współpracy dostępne tylko dla użytkowników Evernote Business. Dzięki tej funkcji zespoły mogą współpracować i współpracować, udostępniając, zbierając i organizując pomysły. Każda zmiana zostanie natychmiast zsynchronizowana, a członkowie zespołu uzyskają dostęp do wszystkich plików w Spaces.
• Zeskanowane dokumenty: trzymaj zeskanowane dokumenty, paragony i wizytówki przez cały czas, skanując je lub robiąc im zdjęcia i przechowując je w Evernote.
• Integracja: Integracja Gmaila, Outlooka, Salesforce, Dysku Google i innych narzędzi pozwoli Ci zarządzać notatkami bez opuszczania wspomnianych aplikacji.

Cena: za darmo. Biznesplan to 14,99 USD/użytkownika/miesiąc.

Gramatyka

Jeśli Twoim zadaniem jest pisanie postów na blogu, podpisy w mediach społecznościowych, kopie stron internetowych, e-maile i nie tylko, potrzebujesz narzędzia, które sprawi, że Twoje pisanie będzie schludne. Grammarly to internetowy asystent pisania, który pomoże Ci w nauce gramatyki, interpunkcji, ortografii i nie tylko.

Cechy gramatyki:

• Sprawdzanie gramatyki: Grammarly wykracza poza podstawowy moduł sprawdzania gramatyki, dokładnie skanując tekst w poszukiwaniu błędów lub literówek. Sugeruje poprawki błędów, sprawdza błędnie napisane słowa, poprawia niejasne słowa, zapewnia właściwą interpunkcję i bardziej zaawansowane funkcje sprawdzania.
• Detektor tonów: Sprawdź ton swojego pisma za pomocą detektora tonów Grammarly. Da ci wyobrażenie o tym, jak brzmisz na podstawie tego, co piszesz. Ustalenie tonu pisma ma kluczowe znaczenie dla budowania relacji z odbiorcą lub czytelnikiem.
• Sprawdzanie plagiatu: Narzędzie do sprawdzania plagiatu Grammarly wykrywa ponad miliardy stron internetowych, a nawet akademickich baz danych. Darmowa wersja informuje, jeśli praca jest plagiatowana, podczas gdy plan Premium podświetli fragmenty, które wymagają cytatów.

Cena: za darmo. Aby uzyskać dogłębną korektę gramatyczną i nie tylko, lepsze jest korzystanie z planu Premium lub Business. Płatny plan zaczyna się od 11,66 USD miesięcznie, rozliczany rocznie.

WNIOSEK

Narzędzia zwiększające produktywność wnoszą więcej do zespołu i firmy. Ma kluczowe funkcje, z których mogą korzystać pracownicy zdalni. Praca zdalna i współpraca z kolegami z drużyny z drugiego końca globu jest trudna. Ale narzędzia takie jak te wymienione powyżej i setki innych ułatwiają współpracę. I przyczyni się do bardziej wydajnego przepływu pracy.

Pomocny artykuł: Najlepsze firmy księgowe w Wielkiej Brytanii

Biografia autora

Vanessa Venugopal jest zapaloną pisarką treści. Dzięki czteroletniemu doświadczeniu opanowała sztukę pisania w różnych stylach i tematach. Obecnie pisze dla Softvire Nowa Zelandia i Softvire Australia .