10 migliori strumenti di produttività per i lavoratori remoti

Pubblicato: 2020-08-05

Lavorare da remoto sta diventando la nuova norma, soprattutto nella nostra situazione attuale. I lavoratori a distanza esistono da molto tempo, ma ora sono più diffusi. È a causa dell'aumento della domanda e le persone preferiscono lavorare a casa perché è meno stressante.

Infatti, l' 86% delle persone ritiene che lavorare a distanza riduca il proprio stress in quanto è in grado di esercitare di più, seguire una dieta migliore e praticare uno stile di vita sano. I lavoratori remoti ottengono la libertà di cui hanno bisogno, poiché possono controllare la maggior parte del loro tempo.

Ma non sono solo i lavoratori remoti a trarre vantaggi dalla situazione lavorativa. Anche le aziende ne traggono benefici.

I dipendenti remoti sono più produttivi, il che significa che viene svolto più lavoro.
Accesso a più talenti.
Meno spese per le commissioni aziendali come gli spazi per uffici.
Riduce il tasso di turnover.
Meno probabilità di avere dipendenti che si danno malati.
Riduce l'impatto ambientale.

I datori di lavoro e i dipendenti traggono vantaggio dai lavori a distanza, ma devono essere gestiti bene per garantire che tempo e risorse vengano utilizzati di conseguenza. Inoltre, i dipendenti devono consegnare il proprio lavoro in modo accurato e puntuale.

La gestione dei lavoratori a distanza è possibile con l'aiuto della tecnologia. L'utilizzo di strumenti di produttività per svolgere attività, fornire progetti accurati e ben realizzati e collaborare con i compagni di squadra è il modo migliore per garantire la gestione dei lavoratori remoti.

In questo articolo sono elencati i migliori strumenti di produttività che i datori di lavoro possono utilizzare per i propri dipendenti remoti.

COSA SONO GLI STRUMENTI DI PRODUTTIVITÀ?

Gli strumenti di produttività sono software utilizzati per migliorare la qualità del lavoro, risparmiare tempo, aumentare la soddisfazione del cliente/cliente, comunicare senza sforzo e collaborare in modo efficace. Esistono diverse funzioni degli strumenti di produttività. Alcuni servono per creare documenti, presentazioni e grafici, mentre altri sono usati per tenere traccia del tempo e dei progressi.

STRUMENTI DI PRODUTTIVITÀ PER LAVORATORI REMOTI

ProofHub

Gestire un team di dipendenti remoti non è facile. Usare la posta elettronica per comunicare non è una buona idea, ed è anche pericoloso. Invece, perché non optare per strumenti di gestione del progetto per gestire la tua squadra.

ProofHub è uno strumento di gestione dei progetti di cui tutti i lavoratori remoti possono usufruire. È un luogo dove si trovano tutti gli strumenti di cui hai bisogno. Puoi facilmente pianificare il tuo progetto, comunicare con i tuoi compagni di squadra, consegnare il tuo lavoro in tempo e organizzare tutto.

Caratteristiche di ProofHub:

Bacheca Kanban: visualizza i progressi di ciascun membro del team, utilizzando schede e colonne.
Diagramma di Gantt: i progetti vengono visualizzati in una visualizzazione timeline ed è possibile modificare i piani in base alle scadenze.
Compiti: crea compiti personali o assegnali ad altre persone. Inoltre, queste attività possono essere suddivise in attività gestibili. Aggiungi etichette, imposta data e ora, allega file e crea attività ricorrenti.
Collaborazione: lavora con i tuoi compagni di squadra discutendo in un unico posto. Puoi avviare una chat individuale o di gruppo, condividere file, menzionare la persona nella chat o utilizzare un'e-mail per partecipare a una conversazione.
Organizza: organizza il tuo calendario programmando attività e impostando promemoria. Carica file, crea modelli di progetto, prendi appunti e archivia file (versioni nuove e precedenti).
Progetto: ottieni i dettagli del progetto e delle risorse, tieni traccia del tempo speso per le attività e ottieni rapporti sui tuoi progetti.

Prezzo: prova gratuita. Il piano (pacchetto essenziale) inizia a $ 45 al mese, fatturato annualmente.

Asana

Asana è un altro software di gestione dei progetti che puoi utilizzare per i lavoratori remoti. Ti godrai le caratteristiche amichevoli di questo strumento. Come ProofHub, Asana dispone di strumenti in grado di consegnare progetti in tempo, collaborare con i compagni di squadra e tenere traccia dell'avanzamento dei progetti.

Caratteristiche di Asana:

Visualizza progetti: ci sono diversi modi per visualizzare i tuoi progetti. Puoi organizzare il tuo lavoro come note adesive e tenere traccia delle attività. Suddividi il tuo carico di lavoro o le tue attività utilizzando elenchi di cose da fare per seguire ogni fase del tuo progetto. Controlla le scadenze, le sovrapposizioni e individua i buchi sul tuo calendario.
Gestione del progetto: include strumenti per organizzare il lavoro, suddividere le attività, visualizzare i progressi, specificare tempi e date di scadenza, aggiungere file, semplificare le approvazioni, sincronizzare le attività, creare modelli personalizzabili ed evitare il tempo speso per ricreare un progetto.
Rapporti: ottieni una panoramica in tempo reale dei progressi dei membri del team o del lavoro su un progetto, aggiornamenti automatici su progetti e conversazioni, esegui rapporti basati su criteri fondamentali ed esporta nei formati CSV e JSON.
Sicurezza e privacy: protegge i progetti limitando chi può accedere a progetti e opere sensibili. Consente inoltre funzionalità di solo commento su un progetto. Esporta ed elimina file e fai il backup dei dati su un server sicuro e protetto.
Collaborazione e comunicazione: consente commenti diretti su attività e @menzioni dei compagni di squadra. Aggiungi compagni di squadra come follower, discuti progetti e condividi lo stato di un progetto.
Integrazione: collega Asana ad app come Slack, Dropbox, Google Drive e altre.

Prezzo: Asana ha un piano gratuito ma con funzionalità limitate. I piani a pagamento partono da $ 10,99 al mese se fatturati annualmente.

Ingrandisci

Il lavoro in remoto richiede chat in tempo reale, presentazioni online e videoconferenze. Zoom è un'app di comunicazione con eccellenti funzionalità per le videoconferenze. È conveniente e facile da usare.

Caratteristiche di Zoom:

Video e audio: video e audio HD che possono supportare fino a 1000 partecipanti con 49 visibili sullo schermo.
Strumenti di collaborazione: lavora con i tuoi compagni di squadra condividendo gli schermi contemporaneamente e co-annota utilizzando strumenti di collaborazione integrati per chiamate o riunioni più interattive.
Sicurezza: le riunioni sono tutte crittografate e protette da password. Ci sono sale d'attesa e i partecipanti mettono in attesa prima di entrare nella riunione.
Registrazioni: le riunioni possono essere registrate e archiviate localmente o nel cloud.
Pianifica riunioni: collega i tuoi calendari da Outlook, Gmail o iCal per impostare una riunione o pianificare una chiamata.
Chat di gruppo: comunica con i tuoi compagni di squadra, cerca nella cronologia delle conversazioni, condividi file, contiene archivi fino a 10 anni e passa dalla riunione 1:1 alle chiamate di gruppo.
Dispositivi multipli: disponibile su qualsiasi dispositivo. Ottieni le stesse funzionalità di Zoom sul tuo desktop sui tuoi dispositivi mobili, come sfondo virtuale, condivisione dello schermo, annotazione condivisa e altro ancora.
Integrazione: collega lo zoom con altre applicazioni come Gmail, Microsoft Office 365 e come estensione su Safari, Chrome e Firefox.

Prezzo: il piano di base è gratuito con funzionalità limitate. I piani a pagamento partono da $ 14,99 al mese/host.

Skype

Skype è un altro strumento di comunicazione che puoi utilizzare come lavoratore remoto. È simile a Zoom, dove lo usi per chiamate, chat in tempo reale e videoconferenze.

Caratteristiche di Skype:

Video e audio: goditi video e audio cristallini e HD con il tuo gruppo. E include anche una reazione alla chiamata. Le riunioni Skype possono ospitare fino a 50 persone, che si tratti di una conferenza audio o video.
Registrazioni e sottotitoli: può registrare le chiamate e utilizzare un sottotitolo dal vivo per comprendere o leggere le parole pronunciate.
Messaggi: reagisci ai messaggi, usa @menzione per attirare l'attenzione e rispondi a una persona in una chat di gruppo.
Telefonate: contatta gli altri utilizzando il tuo account Skype anche se sono offline. Chiama cellulari e fissi con le tariffe più convenienti. Con oltre 26 paesi e regioni disponibili, puoi ottenere un numero di telefono locale con chiamate in entrata illimitate.
SMS: invia un messaggio di testo direttamente tramite Skype.
Strumenti di collaborazione: condividi schermo, foto, file durante una chiamata con la funzione di condivisione dello schermo integrata.
Sicuro: goditi una conversazione privata con la tecnologia di crittografia end-to-end di Skype.
Dispositivi multipli: disponibile per il download su PC e dispositivi mobili.

Prezzo: gratuito. Per una chiamata internazionale su telefono e Skype Business, i prezzi variano.

allentato

Comunicare con i tuoi colleghi è facile e veloce con Slack. È uno strumento per chattare, videochiamare e condividere file con i tuoi compagni di squadra. È efficiente e uno dei migliori strumenti di comunicazione quando si lavora da remoto.

Caratteristiche di Slack:

Conversazioni organizzate: crea canali e invita membri e clienti a discutere di un progetto. I membri possono unirsi o lasciare il canale ogni volta che vogliono. I canali vengono creati per ogni progetto per evitare di perdere messaggi cruciali.
Conversazioni ricercabili: cerca le conversazioni per risolvere i problemi o controlla se è stato fatto. Anche se esci dal canale, puoi comunque cercarne il contenuto.
Integrazione: porta tutti gli strumenti di cui hai bisogno in un unico posto, come Zendesk, Salesforce, Jira e altri. Lascia che questi strumenti semplifichino le attività e aggiungano un contesto significativo alle conversazioni.
Videochiamate e chiamate vocali: comunica e condividi online con videochiamate o chiamate vocali. Condividi idee sullo schermo, connettiti con altri strumenti di comunicazione come Zoom, Microsoft Teams Call e altro ancora, usa qualsiasi dispositivo per ascoltare una chiamata vocale o video.
Condivisione di file: condividi file con i tuoi compagni di squadra dal tuo computer, da qualsiasi dispositivo o dal cloud. Tutti i file sono protetti.
Sicurezza: protegge tutte le conversazioni e i dati con vari standard di sicurezza. Supporta l'autenticazione a due fattori e crittografa i dati.

Prezzo: gratuito per piccoli team. I piani a pagamento sono i migliori per le piccole e grandi imprese o industrie, che partono da $ 6,67 al mese.

Google Drive

È una piattaforma online che archivia e condivide file e documenti digitali. Se hai utilizzato Gmail come provider di posta elettronica, l'utilizzo del suo prodotto, Google Drive, è facile e gratuito. Puoi salvare file e collaborare in qualsiasi momento.

Funzionalità di Google Drive:

15 GB di spazio gratuito: ottieni spazio di archiviazione gratuito fino a 15 GB per contenuti come foto, file, allegati e-mail, video e altro.
Pubblico o privato: condividi file o mantienilo privato. Consenti ad altri di visualizzare, commentare o modificare qualsiasi file o cartella.
Sicurezza: i file nell'unità sono crittografati con SSL, utilizzato anche in altri servizi Google.
App intelligenti: condividi documenti e file o lavora utilizzando le app di Google come Documenti, Fogli e Presentazioni. Crea sondaggi, diagrammi, diagrammi di flusso e modifica foto.
Altri strumenti: scansiona i documenti o scatta una foto e Drive li memorizzerà in un formato PDF. I file possono essere resi disponibili offline quando lo si desidera e cercare documenti fino a 30 giorni.
Collaborazione: lavora con i tuoi compagni di squadra modificando o commentando lo stesso documento con modifiche in tempo reale.

Prezzo: gratuito. Il prezzo varia in base allo spazio di archiviazione necessario.

Dropbox

Se stai cercando un posto dove archiviare i tuoi file, oltre a Google Drive, puoi provare Dropbox. È qui che gli individui oi team possono riunirsi per collaborare e archiviare file.

Non è necessario inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail, che potrebbero richiedere molto tempo per il caricamento o il download. Con Dropbox puoi spostare i tuoi file rapidamente. Il sistema di cloud storage è integrato con API.

Caratteristiche di Dropbox:

Organizza i contenuti: archivia file tradizionali, contenuti dal cloud, documenti Dropbox e altro ancora. Accedi ai contenuti utilizzando qualsiasi dispositivo e apporta modifiche che verranno sincronizzate immediatamente. Non è necessario uscire da Dropbox per gestire un file, poiché puoi modificare il tuo lavoro direttamente su Dropbox.
Accesso facile: dedica meno tempo alla ricerca di documenti o file. Con i contenuti intelligenti di Dropbox, ti suggerirà le attività che svolgi di solito. Integra un calendario per suggerire eventi imminenti, modelli per prendere appunti e file pertinenti necessari per la riunione.
Strumenti di collaborazione: integra Zoom e Slack per una comunicazione senza sforzo senza uscire da Dropbox. Ottieni aggiornamenti in tempo reale da file e cose da fare e usa Document Paper per la collaborazione in team che consente di organizzare il progetto utilizzando timeline e tabelle. Lavora con i compagni di squadra su un documento lasciando commenti o suggerimenti.
Archiviazione: archivia file e tutti i tipi di documenti con questo potente archivio cloud online.

Prezzo: gratuito. Per le aziende o i team, è meglio acquistare un piano a pagamento .

dottore del tempo

L'utilizzo di un time tracker è uno strumento comune per i dipendenti remoti. Aiuta a tenere traccia di come trascorri il tuo tempo lavorando sui progetti. La maggior parte dei datori di lavoro utilizza tali strumenti per verificare la produttività dei propri dipendenti remoti poiché non sono in grado di controllarli di persona.

Time Doctor è un'eccellente app di monitoraggio del tempo che non solo tiene traccia del tempo dell'utente, ma fornisce anche funzionalità per evitare distrazioni.

Caratteristiche di Time Doctor:

Tracciamento del tempo: traccia e analizza il tempo trascorso, imposta le fatture per i clienti, disponibile su computer e dispositivi mobili e tracciamento offline.
Avvisi di distrazione: rileva il tempo in eccesso trascorso su app o siti Web non necessari come YouTube, Facebook o altri siti Web non correlati. Invierà un avviso per informare l'utente. Inoltre, se il computer viene lasciato inattivo per troppo tempo durante l'orario di lavoro, Time Doctor invierà anche degli avvisi. Manterrà te e il tuo team produttivi.
Screenshot: prende screenshot delle attività dell'utente. C'è un intervallo di tempo opzionale per quando viene catturato lo screenshot e se può essere abilitato o disabilitato. Gli screenshot funzionano solo quando l'utente indica che stanno lavorando. Inoltre, può essere eliminato, ma verrà rimosso anche il tempo associato allo screenshot. Vengono tracciate anche le attività di tastiera e mouse.
Tutti i dispositivi: tieni traccia del tuo tempo ovunque tu sia, poiché Time Doctor può essere installato su più dispositivi, come Windows, Mac, Linux, iOS, Android e Chrome OS. Qualunque dispositivo utilizzi, funzionerà allo stesso modo.
Integrazione: aumenta l'efficienza integrando app come Asana, Trello, QuickBooks e altre. Può sincronizzare tutti i dati nei tuoi strumenti di gestione del progetto e contabilità. Poiché Time Doctor ha un'API, il tuo software può interagire direttamente con Time Doctor.
Personalizzabile: ci sono molte opzioni che puoi scegliere di modificare o attivare/disattivare, a seconda delle esigenze della tua azienda.
Privacy: tutte le informazioni e i dati, inclusi gli screenshot, vengono crittografati utilizzando la crittografia SSL prima di inviarli al server di Time Doctor. Non verranno acquisiti screenshot a meno che l'utente non abiliti la modalità di lavoro.

Prezzo: In base al piano e al numero di utenti.

Evernote

Evernote è la tua soluzione per prendere appunti quando lavori da remoto. Organizza, sincronizza, consente la collaborazione ed è facile da usare. È un pratico taccuino che puoi portare sempre con te.

Preparati a prendere appunti in qualsiasi momento, condividere le informazioni con i tuoi compagni di squadra, creare un elenco di cose da fare e includere video, pagine Web e altro ancora.

Caratteristiche di Evernote:

Organizza e sincronizza: lavora su qualsiasi dispositivo sincronizzando i tuoi contenuti Evernote con altri dispositivi. Tutte le modifiche verranno salvate automaticamente online. Organizza le tue note in un sistema o cerca rapidamente la nota. Puoi anche aggiungere tag.
Salva contenuto del sito Web: acquisisci schermate di siti Web, articoli o PDF e salvalo su Evernote. Puoi modificarli e aggiungere testo, evidenziare, modificare il titolo e aggiungere tag e commenti.
Allega documenti: allega documenti, file, foto e altro su Evernote. Puoi cercarli facilmente. Puoi anche cercare documenti scansionati o utilizzare parole chiave per cercarli.
Spazi: è un luogo collaborativo disponibile solo per gli utenti Evernote Business. Con questa funzione, i team possono lavorare insieme e collaborare condividendo, raccogliendo e organizzando idee. Ogni modifica verrà sincronizzata immediatamente e i membri del team potranno accedere a tutti i file negli Spaces.
Documenti scansionati: tieni sempre a portata di mano i documenti scansionati, le ricevute e i biglietti da visita scansionandoli o scattando una foto e archiviandoli su Evernote.
Integrazione: l'integrazione di Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e altri strumenti ti consentirà di gestire le tue note senza uscire dalle app menzionate.

Prezzo: gratuito. Il piano aziendale è $ 14,99/utente/mese.

Grammaticale

Se il tuo lavoro è scrivere post di blog, didascalie sui social media, copia di siti Web, e-mail e altro, hai bisogno di uno strumento che assicuri che la tua scrittura sia ordinata. Grammarly è un assistente di scrittura online che ti aiuterà con la grammatica, la punteggiatura, l'ortografia e altro ancora.

Caratteristiche di Grammarly:

Correttore grammaticale: Grammarly va oltre il correttore grammaticale di base scansionando attentamente il testo alla ricerca di errori o refusi. Suggerisce correzioni sugli errori, controlla le parole errate, corregge le parole confuse, fornisce la punteggiatura corretta e funzionalità di controllo più avanzate.
Rilevatore di toni: controlla il tono della tua scrittura con il rilevatore di toni di Grammarly. Ti darà un'idea di come suoni in base a ciò che scrivi. Determinare il tono della tua scrittura è fondamentale per costruire una relazione con il destinatario o il lettore.
Controllo plagio: il controllo plagio di Grammarly rileva oltre miliardi di pagine Web e persino database accademici. La versione gratuita ti informa se un'opera è plagiata, mentre il piano Premium evidenzierà i passaggi che necessitano di citazioni.

Prezzo: gratuito. Per una correzione grammaticale approfondita e altro, è meglio utilizzare un piano Premium o Business. Il piano a pagamento parte da $ 11,66 al mese, fatturato annualmente.

CONCLUSIONE

Gli strumenti di produttività apportano di più al team e all'azienda. È costruito con funzionalità vitali che i lavoratori remoti possono utilizzare. Lavorare da remoto e collaborare con i tuoi compagni di squadra dall'altra parte del globo è difficile. Ma strumenti come quelli menzionati sopra, e centinaia di altri, rendono la collaborazione senza sforzo. E contribuirà a un flusso di lavoro più produttivo.

Articolo utile: le migliori società di contabilità nel Regno Unito

Biografia dell'autore

Vanessa Venugopal è un'appassionata scrittrice di contenuti. Con quattro anni di esperienza, ha imparato l'arte della scrittura in vari stili e argomenti. Attualmente sta scrivendo per Softvire New Zealand e Softvire Australia .