10 лучших инструментов повышения производительности для удаленных сотрудников

Удаленная работа становится новой нормой, особенно в нашей нынешней ситуации. Удаленные сотрудники существуют уже давно, но сейчас они более распространены. Это из-за увеличения спроса, и люди предпочитают работать дома, потому что это менее стрессово.

Фактически, 86% людей считают, что удаленная работа снижает уровень стресса, поскольку они могут больше заниматься спортом, лучше питаться и вести здоровый образ жизни. Удаленные сотрудники получают необходимую им свободу, поскольку они могут контролировать большую часть своего времени.

Но не только удаленные сотрудники извлекают выгоду из рабочей ситуации. Даже компании получают от этого некоторую выгоду.

• Удаленные сотрудники более продуктивны, а значит, выполняется больше работы.
• Доступ к большему количеству талантов.
• Меньше расходов на коммерческие расходы, например, на офисные помещения.
• Снижает текучесть кадров.
• Меньше вероятность того, что сотрудники будут звонить по болезни.
• Снижает воздействие на окружающую среду.

Работодатели и сотрудники извлекают выгоду из удаленной работы, но ею необходимо хорошо управлять, чтобы время и ресурсы использовались соответствующим образом. Кроме того, сотрудники должны выполнять свою работу точно и вовремя.

Управление удаленными сотрудниками возможно с помощью технологий. Использование инструментов повышения производительности для выполнения задач, реализации точных и хорошо продуманных проектов и сотрудничество с товарищами по команде - лучший способ обеспечить управление удаленными сотрудниками.

В этой статье перечислены лучшие инструменты повышения производительности, которые работодатели могут использовать для своих удаленных сотрудников.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУМЕНТЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ?

Инструменты повышения производительности - это программное обеспечение, которое используется для повышения качества работы, экономии времени, повышения уровня удовлетворенности клиентов / клиентов, упрощения общения и эффективного сотрудничества. Есть разные функции инструментов повышения производительности. Некоторые из них предназначены для создания документов, презентаций и диаграмм, а некоторые используются для отслеживания времени и прогресса.

ИНСТРУМЕНТЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ УДАЛЕННЫХ РАБОТНИКОВ

ProofHub

Управлять командой удаленных сотрудников непросто. Использование электронной почты для общения - не лучшая идея, но и небезопасная. Вместо этого почему бы не выбрать инструменты управления проектами для управления вашей командой.

ProofHub - это инструмент управления проектами, которым могут пользоваться все удаленные сотрудники. Это место, где можно найти все необходимые инструменты. Вы можете легко спланировать свой проект, общаться с товарищами по команде, выполнить работу вовремя и все организовать.

Особенности ProofHub:

• Канбан-доска: визуализирует прогресс каждого члена команды с помощью карточек и столбцов.
• Диаграмма Ганта: проекты визуализируются в виде временной шкалы, и вы можете корректировать планы в зависимости от сроков.
• Задачи: создавайте личные задачи или поручайте их другим людям. Кроме того, эти задачи можно разбить на управляемые. Добавляйте ярлыки, устанавливайте дату и время, прикрепляйте файлы и создавайте повторяющиеся задачи.
• Сотрудничество: работайте со своими товарищами по команде, обсуждая в одном месте. Вы можете начать индивидуальный или групповой чат, поделиться файлами, упомянуть человека в чате или использовать электронную почту, чтобы стать частью беседы.
• Организуйте: упорядочивайте свой календарь, планируя задачи и устанавливая напоминания. Загружайте файлы, создавайте шаблоны проектов, делайте заметки и сохраняйте файлы (новые и предыдущие версии).
• Проект: получайте подробную информацию о проекте и ресурсах, отслеживайте время, затраченное на выполнение задач, и получайте отчеты по своим проектам.

Цена: Бесплатная пробная версия. План (базовый пакет) начинается с 45 долларов в месяц при ежегодной оплате.

Асана

Asana - еще одно программное обеспечение для управления проектами, которое вы можете использовать для удаленных сотрудников. Вам понравятся удобные функции этого инструмента. Как и ProofHub, у Asana есть инструменты, которые позволяют вовремя выполнять проекты, сотрудничать с товарищами по команде и отслеживать ход выполнения проектов.

Особенности асаны:

• Просмотр проектов: есть несколько способов просмотреть свои проекты. Вы можете организовать свою работу, как стикеры, и отслеживать задачи. Разбейте свою рабочую нагрузку или задачи, используя списки дел, чтобы пройти каждый этап вашего проекта. Проверяйте сроки, дублирование и обнаруживайте пробелы в своем календаре.
• Управление проектами: оно включает в себя инструменты для организации работы, разбивки задач, визуализации хода выполнения, определения сроков и дат, добавления файлов, оптимизации утверждений, синхронизации задач, создания настраиваемых шаблонов и избежания времени, затрачиваемого на воссоздание проекта.
• Отчетность: получайте в реальном времени обзор прогресса членов команды или работы над проектом, автоматические обновления проектов и разговоров, создавайте отчеты на основе жизненно важных критериев и экспортируйте в форматы CSV и JSON.
• Безопасность и конфиденциальность: защищает проекты, ограничивая круг лиц, имеющих доступ к проектам и конфиденциальным работам. Он также позволяет использовать в проекте функции только для комментариев. Экспорт и удаление файлов, а также резервное копирование данных на безопасный и защищенный сервер.
• Сотрудничество и общение: позволяет напрямую комментировать задачи и @ упоминания товарищей по команде. Добавляйте товарищей по команде в качестве подписчиков, обсуждайте проекты и делитесь статусом проекта.
• Интеграция: подключите Asana к таким приложениям, как Slack, Dropbox, Google Drive и другим.

Цена: у Asana есть бесплатный план, но с ограниченными возможностями. Платные планы начинаются с 10,99 долларов в месяц при ежегодной оплате.

Увеличить

Для удаленной работы требуется чат в реальном времени, онлайн-презентации и видеоконференции. Zoom - это коммуникационное приложение с отличными функциями для видеоконференций. Он доступен по цене и прост в использовании.

Особенности Zoom:

• Видео и аудио: HD-видео и аудио, которые могут поддерживать до 1000 участников, 49 из которых отображаются на экране.
• Инструменты для совместной работы: работайте со своими товарищами по команде, одновременно предоставляя общий доступ к экранам, и комментируйте с помощью встроенных инструментов совместной работы для более интерактивных звонков или встреч.
• Безопасность: все встречи зашифрованы и защищены паролем. Перед входом на собрание есть комнаты ожидания, и участники ожидают.
• Записи: собрания можно записывать и хранить локально или в облаке.
• Планирование встреч: свяжите свои календари из Outlook, Gmail или iCal, чтобы назначить встречу или запланировать звонок.
• Групповые чаты: общайтесь с товарищами по команде, ищите историю разговоров, обменивайтесь файлами, храните архивы до 10 лет и переходите от встречи 1: 1 к групповым вызовам.
• Несколько устройств: доступно на любом устройстве. Получите те же функции Zoom на рабочем столе, что и на мобильных устройствах, такие как виртуальный фон, совместное использование экрана, совместное аннотирование и многое другое.
• Интеграция: подключите масштабирование к другим приложениям, таким как Gmail, Microsoft Office 365, а также в качестве расширения для Safari, Chrome и Firefox.

Цена: Базовый план предоставляется бесплатно с ограниченными возможностями. Платные планы начинаются с 14,99 долларов в месяц за хост.

Skype

Skype - еще один инструмент связи, который вы можете использовать в качестве удаленного работника. Он похож на Zoom, где вы используете его для звонков, чата в реальном времени и видеоконференций.

Особенности Skype:

• Видео и аудио: наслаждайтесь кристально чистыми видео и аудио в формате HD вместе со своей группой. И он также включает в себя реакцию на звонок. Собрания Skype могут вместить до 50 человек, будь то аудио- или видеоконференция.
• Записи и субтитры: он может записывать звонки и использовать живые субтитры, чтобы понимать или читать произносимые слова.
• Обмен сообщениями: реагируйте на сообщения, используйте @mention, чтобы привлечь внимание, и отвечайте человеку в групповом чате.
• Телефонные звонки: общайтесь с другими, используя свою учетную запись Skype, даже если они не в сети. Звоните на мобильные и стационарные телефоны по самым доступным тарифам. Доступно более 26 стран и регионов, поэтому вы можете получить местный телефонный номер с неограниченным количеством входящих звонков.
• SMS: отправьте текстовое сообщение напрямую через Skype.
• Инструменты для совместной работы: делитесь экраном, фотографиями и файлами во время разговора с помощью встроенной функции совместного использования экрана.
• Безопасность: наслаждайтесь приватным разговором с помощью технологии сквозного шифрования Skype.
• Несколько устройств: доступно для загрузки на ПК и мобильные устройства.

Цена: Бесплатно. Для международного звонка по телефону и Skype Business цены различаются.

Слабина

Общение со своими товарищами по работе происходит быстро и легко со Slack. Это инструмент для чата, видеозвонков и обмена файлами с товарищами по команде. Это эффективный и один из лучших инструментов общения при удаленной работе.

Особенности Slack:

• Организованные обсуждения: создавайте каналы и приглашайте участников и клиентов для обсуждения проекта. Участники могут присоединиться к каналу или покинуть его в любое время. Для каждого проекта создаются каналы, чтобы не упустить важные сообщения.
• Доступные для поиска беседы: найдите беседы, чтобы решить проблемы, или проверьте, выполнено ли это. Даже если вы покинете канал, вы все равно сможете искать его контент.
• Интеграция: соберите все необходимые инструменты в одном месте, например Zendesk, Salesforce, Jira и другие. Позвольте этим инструментам упростить задачи и добавить содержательный контекст в разговоры.
• Видео и голосовой вызов: общайтесь и делитесь онлайн с помощью видео или голосовых вызовов. Делитесь идеями на экране, подключайтесь к другим средствам связи, таким как Zoom, Microsoft Teams Call и т. Д., Используйте любое устройство для прослушивания голосовых или видеозвонков.
• Обмен файлами: делитесь файлами с товарищами по команде со своего компьютера, любого устройства или из облака. Все файлы защищены.
• Безопасность: защищает все разговоры и данные с помощью различных стандартов безопасности. Он поддерживает двухфакторную аутентификацию и шифрует данные.

Цена: бесплатно для небольших команд. Платные планы лучше всего подходят для малых и крупных предприятий или отраслей, которые начинаются с 6,67 долларов в месяц.

Гугл драйв

Это онлайн-платформа, которая хранит и обменивается цифровыми файлами и документами. Если вы использовали Gmail в качестве поставщика услуг электронной почты, то использовать его продукт, Google Диск, легко и бесплатно. Вы можете сохранять файлы и сотрудничать в любое время.

Особенности Google Диска:

• Бесплатное место на 15 ГБ: получите бесплатное место для хранения до 15 ГБ для такого содержимого, как фотографии, файлы, вложения электронной почты, видео и многое другое.
• Общедоступные или частные: делитесь файлами или сохраняйте их в тайне. Разрешить другим просматривать, комментировать или редактировать любой файл или папку.
• Безопасность: файлы на Диске зашифрованы с помощью SSL, который также используется в других сервисах Google.
• Умные приложения: делитесь документами и файлами или работайте с помощью таких приложений Google, как Документы, Таблицы и Презентации. Создавайте опросы, диаграммы, блок-схемы и редактируйте фотографии.
• Другие инструменты: отсканируйте документы или сфотографируйте их, и Диск сохранит их в формате PDF. При необходимости файлы могут быть доступны в автономном режиме, а поиск документов - до 30 дней.
• Сотрудничество: работайте со своими товарищами по команде, редактируя или комментируя один и тот же документ с изменениями в реальном времени.

Цена: Бесплатно. Цена зависит от необходимого места для хранения.

Dropbox

Если вы ищете место для хранения файлов помимо Google Диска, вы можете попробовать Dropbox. Здесь люди или группы могут собираться вместе для совместной работы и хранения файлов.

Нет необходимости отправлять большие файлы по электронной почте, загрузка или скачивание которых может занять много времени. С Dropbox вы можете быстро перемещать файлы. Система облачного хранения интегрирована с API.

Особенности Dropbox:

• Организуйте контент: храните традиционные файлы, контент из облака, документы Dropbox и многое другое. Доступ к контенту с любого устройства и внесение изменений, которые будут немедленно синхронизированы. Для управления файлом не нужно выходить за пределы Dropbox, так как вы можете редактировать свою работу прямо в Dropbox.
• Легкий доступ: тратьте меньше времени на поиск документов или файлов. Благодаря интеллектуальному контенту Dropbox он предложит вам действия, которые вы обычно делаете. Интегрируйте календарь, чтобы предлагать предстоящие мероприятия, шаблоны заметок и соответствующие файлы, необходимые для встречи.
• Инструменты для совместной работы: интегрируйте Zoom и Slack для удобного общения, не покидая Dropbox. Получайте обновления в режиме реального времени из файлов и задач и используйте Document Paper для совместной работы в команде, которая позволяет организовать проект с использованием графиков и таблиц. Работайте с товарищами по команде над документом, оставляя комментарии или предложения.
• Хранение: храните файлы и все типы документов в этом мощном облачном онлайн-хранилище.

Цена: Бесплатно. Для предприятий или команд лучше приобрести платный план .

Доктор времени

Использование тайм-трекера - обычное дело для удаленных сотрудников. Это помогает отслеживать, как вы проводите время, работая над проектами. Большинство работодателей используют такие инструменты для проверки производительности своих удаленных сотрудников, поскольку они не могут проверить их лично.

Time Doctor - отличное приложение для отслеживания времени, которое не только отслеживает время пользователя, но и предоставляет функции, позволяющие не отвлекаться.

Особенности Time Doctor:

• Учет времени: отслеживайте и анализируйте потраченное время, устанавливайте счета для клиентов, доступные на компьютерах и мобильных устройствах, а также отслеживайте офлайн.
• Оповещения о отвлекающих факторах: обнаруживает лишнее время, потраченное на ненужные приложения или веб-сайты, такие как YouTube, Facebook, или любые несвязанные веб-сайты. Он отправит уведомление, чтобы проинформировать пользователя. Кроме того, если компьютер слишком долго бездействует в рабочее время, Time Doctor также отправит предупреждения. Это позволит вам и вашей команде продуктивно работать.
• Скриншоты: делает снимки экрана действий пользователя. Существует необязательный интервал времени, когда делается снимок экрана и можно ли его включить или отключить. Скриншоты работают только тогда, когда пользователь указывает, что они работают. Кроме того, его можно удалить, но время, связанное со снимком экрана, также будет удалено. Отслеживаются даже действия с клавиатурой и мышью.
• Все устройства: отслеживайте свое время в любом месте, поскольку Time Doctor можно установить на нескольких устройствах, таких как Windows, Mac, Linux, iOS, Android и Chrome OS. Какое бы устройство вы ни использовали, все оно будет работать одинаково.
• Интеграция: повысьте эффективность за счет интеграции таких приложений, как Asana, Trello, QuickBooks и другие. Он может синхронизировать все данные в ваших инструментах управления проектами и бухгалтерского учета. Поскольку у Time Doctor есть API, ваше программное обеспечение может напрямую взаимодействовать с Time Doctor.
• Настраиваемый: есть множество опций, которые вы можете изменить или включить / выключить, в зависимости от требований вашей компании.
• Конфиденциальность: вся информация и данные, включая снимки экрана, перед отправкой на сервер Time Doctor зашифровываются с использованием SSL-шифрования. Скриншоты не будут сделаны, если пользователь не включит рабочий режим.

Цена: в зависимости от тарифного плана и количества пользователей.

Evernote

Evernote - ваше решение для создания заметок при удаленной работе. Он организует, синхронизирует, позволяет сотрудничать и прост в использовании. Это удобный блокнот, который можно носить с собой все время.

Будьте готовы делать заметки в любое время, делиться информацией с товарищами по команде, составлять список дел и включать видео, веб-страницы и многое другое.

Особенности Evernote:

• Организуйте и синхронизируйте: работайте на любом устройстве, синхронизируя содержимое Evernote с другими устройствами. Все изменения будут автоматически сохранены онлайн. Организуйте свои заметки в системе или быстро найдите заметку. Вы также можете добавлять теги.
• Сохранение содержимого веб-сайта: делайте скриншоты веб-сайтов, статей или PDF-файлов и сохраняйте их в Evernote. Вы можете редактировать их и добавлять текст, выделять, изменять заголовок, а также добавлять теги и примечания.
• Прикрепляйте документы: прикрепляйте документы, файлы, фотографии и многое другое в Evernote. Вы можете легко их найти. Вы даже можете искать отсканированные документы или использовать ключевые слова для их поиска.
• Spaces: это место для совместной работы, доступное только для пользователей Evernote Business. Благодаря этой функции команды могут работать вместе и сотрудничать, делясь, собирая и систематизируя идеи. Каждое изменение будет немедленно синхронизироваться, и члены команды получат доступ ко всем файлам в Spaces.
• Отсканированные документы: всегда держите отсканированные документы, квитанции и визитки под рукой, отсканировав или сфотографировав их и сохранив в Evernote.
• Интеграция: интеграция Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive и других инструментов позволит вам управлять своими заметками, не выходя из упомянутых приложений.

Цена: Бесплатно. Бизнес-план составляет 14,99 долларов США за пользователя в месяц.

Грамматика

Если ваша работа заключается в написании сообщений в блогах, подписей в социальных сетях, копировании веб-сайтов, электронных писем и т. Д., Вам нужен инструмент, который обеспечит аккуратность вашего письма. Grammarly - это онлайн-помощник по письму, который поможет вам с грамматикой, пунктуацией, орфографией и многим другим.

Особенности грамматики:

• Проверка грамматики: грамматика выходит за рамки базовой проверки грамматики, тщательно просматривая текст на предмет ошибок или опечаток. Он предлагает исправления ошибок, проверяет слова с ошибками, исправляет запутанные слова, обеспечивает правильную пунктуацию и более продвинутые функции проверки.
• Детектор тона: проверьте тон вашего письма с помощью детектора тона Grammarly. Это даст вам представление о том, как вы звучите, исходя из того, что вы пишете. Определение тона вашего письма имеет решающее значение для построения отношений с получателем или читателем.
• Средство проверки плагиата: средство проверки плагиата Grammarly обнаруживает более миллиардов веб-страниц и даже академических баз данных. Бесплатная версия сообщает вам, если работа является плагиатом, в то время как план Премиум выделяет отрывки, которые требуют цитирования.

Цена: Бесплатно. Для углубленного исправления грамматики и многого другого лучше использовать тарифный план Premium или Business. Платный план начинается с 11,66 долларов в месяц при ежегодной оплате.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Инструменты повышения производительности приносят больше пользы команде и бизнесу. Он построен с жизненно важными функциями, которые могут использовать удаленные сотрудники. Работать удаленно и сотрудничать с товарищами по команде с другой стороны земного шара сложно. Но инструменты, подобные упомянутым выше, и сотни других упрощают совместную работу. И это будет способствовать более продуктивному рабочему процессу.

Полезная статья: Лучшие бухгалтерские фирмы Великобритании

Биография автора

Ванесса Венугопал - страстный писатель. Имея четырехлетний опыт работы, она овладела искусством письма на разные стили и темы. В настоящее время она пишет для Softvire New Zealand и Softvire Australia .