10 Alat Produktivitas Terbaik untuk Pekerja Jarak Jauh

Bekerja dari jarak jauh menjadi norma baru, terutama dalam situasi kita saat ini. Pekerja jarak jauh sudah ada sejak lama tetapi sekarang lebih mainstream. Itu karena meningkatnya permintaan, dan orang lebih suka bekerja di rumah karena tidak terlalu membuat stres.

Faktanya, 86% orang merasa bahwa bekerja dari jarak jauh mengurangi stres mereka karena mereka dapat berolahraga lebih banyak, memiliki pola makan yang lebih baik, dan mempraktikkan gaya hidup sehat. Pekerja jarak jauh mendapatkan kebebasan yang mereka butuhkan, karena mereka dapat mengontrol sebagian besar waktu mereka.

Tapi, bukan hanya pekerja jarak jauh yang mendapat manfaat dari situasi kerja. Bahkan perusahaan mendapatkan beberapa keuntungan darinya.

• Karyawan jarak jauh lebih produktif, yang berarti lebih banyak pekerjaan yang dilakukan.
• Akses ke lebih banyak bakat.
• Lebih sedikit biaya untuk biaya bisnis seperti ruang kantor.
• Menurunkan tingkat turnover.
• Lebih kecil kemungkinannya untuk memiliki karyawan yang menelepon sakit.
• Menurunkan dampak lingkungan.

Pengusaha dan karyawan mendapat manfaat dari pekerjaan jarak jauh, tetapi harus dikelola dengan baik untuk memastikan bahwa waktu dan sumber daya digunakan dengan tepat. Selain itu, karyawan harus menyelesaikan pekerjaannya secara akurat dan tepat waktu.

Mengelola pekerja jarak jauh dimungkinkan dengan bantuan teknologi. Menggunakan alat produktivitas untuk menyelesaikan tugas, memberikan proyek yang akurat dan dibuat dengan baik, dan berkolaborasi dengan rekan tim adalah cara terbaik untuk memastikan pengelolaan pekerja jarak jauh.

Tercantum dalam artikel ini adalah alat produktivitas terbaik yang dapat digunakan pengusaha untuk karyawan jarak jauh mereka.

APA ALAT PRODUKTIVITAS?

Alat produktivitas adalah perangkat lunak yang digunakan untuk meningkatkan kualitas kerja, menghemat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan/klien, komunikasi yang mudah, dan kolaborasi yang efektif. Ada berbagai fungsi alat produktivitas. Beberapa digunakan untuk membuat dokumen, presentasi, dan bagan, sementara beberapa digunakan untuk melacak waktu dan kemajuan.

ALAT PRODUKTIVITAS UNTUK PEKERJA JAUH

BuktiHub

Mengelola tim karyawan jarak jauh tidaklah mudah. Menggunakan email untuk berkomunikasi bukanlah ide yang baik, dan juga tidak aman. Sebaliknya, mengapa tidak memilih alat manajemen proyek untuk menangani tim Anda.

ProofHub adalah alat manajemen proyek yang dapat dinikmati semua pekerja jarak jauh. Ini adalah tempat di mana semua alat yang Anda butuhkan ditemukan. Anda dapat dengan mudah merencanakan proyek Anda, berkomunikasi dengan rekan tim Anda, menyelesaikan pekerjaan Anda tepat waktu, dan mengatur semuanya.

Fitur ProofHub:

• Papan Kanban: Memvisualisasikan kemajuan setiap anggota tim, menggunakan kartu dan kolom.
• Bagan Gantt: Proyek divisualisasikan dalam tampilan garis waktu, dan Anda dapat menyesuaikan rencana berdasarkan tenggat waktu.
• Tugas: Buat tugas yang bersifat pribadi atau berikan kepada orang lain. Selanjutnya, tugas-tugas ini dapat dipecah menjadi yang dapat dikelola. Tambahkan label, atur tanggal dan waktu, lampirkan file, dan buat tugas berulang.
• Kolaborasi: Bekerja dengan rekan tim Anda dengan berdiskusi di satu tempat. Anda dapat memulai obrolan satu lawan satu atau grup, berbagi file, menyebut orang dalam obrolan, atau menggunakan email masuk untuk menjadi bagian dari percakapan.
• Atur: Atur kalender Anda dengan menjadwalkan tugas dan mengatur pengingat. Unggah file, buat templat proyek, buat catatan, dan simpan file (versi baru dan sebelumnya).
• Proyek: Dapatkan detail proyek dan sumber daya, lacak waktu yang dihabiskan untuk tugas, dan dapatkan laporan tentang proyek Anda.

Harga: Uji coba gratis. Paket (Paket Esensial) mulai dari $45/ bulan, ditagih setiap tahun.

asana

Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek lain yang dapat Anda manfaatkan untuk pekerja jarak jauh. Anda akan menikmati fitur ramah dari alat ini. Seperti ProofHub, Asana memiliki alat yang dapat menyelesaikan proyek tepat waktu, berkolaborasi dengan rekan satu tim, dan melacak kemajuan proyek.

Fitur Asana:

• Lihat proyek: Ada beberapa cara untuk melihat proyek Anda. Anda dapat mengatur pekerjaan Anda seperti catatan tempel dan melacak tugas. Uraikan beban kerja atau tugas Anda dengan menggunakan daftar tugas untuk melewati setiap langkah proyek Anda. Periksa tenggat waktu, tumpang tindih, dan temukan lubang di kalender Anda.
• Manajemen proyek: Ini mencakup alat untuk mengatur pekerjaan, memecah tugas, memvisualisasikan kemajuan, menentukan waktu dan tanggal jatuh tempo, menambahkan file, menyederhanakan persetujuan, menyinkronkan tugas, membuat templat yang dapat disesuaikan, dan menghindari waktu yang dihabiskan untuk membuat ulang proyek.
• Pelaporan: Dapatkan ikhtisar waktu nyata tentang kemajuan anggota tim atau pekerjaan pada suatu proyek, pembaruan otomatis pada proyek dan percakapan, jalankan laporan berdasarkan kriteria penting, dan ekspor ke format CSV dan JSON.
• Keamanan dan privasi: Melindungi proyek dengan membatasi siapa yang dapat mengakses proyek dan pekerjaan sensitif. Ini juga memungkinkan fitur komentar saja pada sebuah proyek. Ekspor dan hapus file, dan buat cadangan data ke server yang aman dan terlindungi.
• Kolaborasi dan komunikasi: Memungkinkan komentar langsung pada tugas dan @sebutan rekan satu tim. Tambahkan rekan tim sebagai pengikut, diskusikan proyek, dan bagikan status proyek.
• Integrasi: Hubungkan Asana ke aplikasi seperti Slack, Dropbox, Google Drive, dan lainnya.

Harga: Asana memiliki paket gratis tetapi dengan fitur terbatas. Paket berbayar mulai dari $10,99 per bulan saat ditagih setiap tahun.

Perbesar

Bekerja dari jarak jauh membutuhkan obrolan waktu nyata, presentasi online, dan konferensi video. Zoom adalah aplikasi komunikasi yang memiliki fitur unggulan untuk konferensi video. Ini terjangkau dan mudah digunakan.

Fitur Zoom:

• Video dan Audio: Video dan audio HD yang dapat mendukung hingga 1000 peserta dengan 49 terlihat di layar.
• Alat kolaborasi: Bekerja dengan rekan satu tim Anda dengan berbagi layar secara bersamaan dan membuat anotasi bersama menggunakan alat kolaborasi bawaan untuk panggilan atau rapat yang lebih interaktif.
• Keamanan: Semua rapat dienkripsi dan dilindungi kata sandi. Ada ruang tunggu dan peserta yang ditahan sebelum memasuki rapat.
• Rekaman: Rapat dapat direkam dan disimpan secara lokal atau di cloud.
• Jadwalkan rapat: Tautkan kalender Anda dari Outlook, Gmail, atau iCal untuk mengatur rapat atau menjadwalkan panggilan.
• Obrolan grup: Berkomunikasi dengan rekan tim Anda, mencari riwayat percakapan, berbagi file, berisi arsip hingga 10 tahun, dan berpindah dari rapat 1:1 ke panggilan grup.
• Beberapa perangkat: Tersedia di perangkat apa pun. Dapatkan fitur Zoom yang sama di desktop Anda ke perangkat seluler Anda, seperti latar belakang virtual, berbagi layar, anotasi bersama, dan banyak lagi.
• Integrasi: Hubungkan zoom dengan aplikasi lain seperti Gmail, Microsoft Office 365, dan sebagai ekstensi di Safari, Chrome, dan Firefox.

Harga: Paket dasar gratis dengan fitur terbatas. Paket berbayar mulai dari $14,99 per bulan/host.

Skype

Skype adalah alat komunikasi lain yang dapat Anda gunakan sebagai pekerja jarak jauh. Ini mirip dengan Zoom, di mana Anda menggunakannya untuk panggilan, obrolan waktu nyata, dan konferensi video.

Fitur Skype:

• Video dan Audio: Nikmati video dan audio yang jernih dan HD dengan grup Anda. Dan, itu termasuk reaksi panggilan juga. Rapat Skype dapat menampung hingga 50 orang, baik itu konferensi audio atau video.
• Rekaman dan subtitle: Dapat merekam panggilan dan menggunakan subtitle langsung untuk memahami atau membaca kata-kata yang diucapkan.
• Pesan: Bereaksi terhadap pesan, gunakan @sebutan untuk menarik perhatian, dan balas seseorang di obrolan grup.
• Panggilan telepon: Jangkau orang lain menggunakan akun Skype Anda meskipun mereka sedang offline. Hubungi ponsel dan telepon rumah dengan tarif paling terjangkau. Dengan lebih dari 26 negara dan wilayah yang tersedia, Anda bisa mendapatkan nomor telepon lokal dengan panggilan masuk tak terbatas.
• SMS: Kirim pesan teks langsung menggunakan Skype.
• Alat kolaborasi: Bagikan layar, foto, file selama panggilan dengan fitur berbagi layar terintegrasi.
• Aman: Nikmati percakapan pribadi dengan teknologi enkripsi ujung-ke-ujung Skype.
• Beberapa perangkat: Tersedia untuk diunduh di PC dan perangkat seluler.

Harga: Gratis. Untuk panggilan internasional di telepon dan Skype Business, harganya bervariasi.

Kendur

Berkomunikasi dengan rekan kerja Anda dilakukan dengan cepat dan mudah dengan Slack. Ini adalah alat untuk mengobrol, melakukan panggilan video, dan berbagi file dengan rekan satu tim Anda. Ini efisien dan salah satu alat komunikasi terbaik saat bekerja dari jarak jauh.

Fitur Slack:

• Percakapan terorganisir: Buat saluran dan undang anggota dan klien untuk mendiskusikan proyek. Anggota dapat bergabung atau keluar dari saluran kapan saja mereka mau. Saluran dibuat untuk setiap proyek untuk menghindari kehilangan pesan penting.
• Percakapan yang dapat ditelusuri: Cari percakapan untuk memecahkan masalah atau periksa apakah sudah selesai. Bahkan jika Anda meninggalkan saluran, Anda masih dapat mencari kontennya.
• Integrasi: Bawa semua alat yang Anda butuhkan di satu tempat, seperti Zendesk, Salesforce, Jira, dan lainnya. Biarkan alat ini menyederhanakan tugas dan menambahkan konteks yang berarti ke percakapan.
• Panggilan video dan suara: Berkomunikasi dan berbagi secara online dengan panggilan video atau suara. Bagikan ide di layar, terhubung dengan alat komunikasi lain seperti Zoom, Microsoft Teams Call, dan lainnya, gunakan perangkat apa pun untuk mendengarkan panggilan suara atau video.
• Berbagi file: Bagikan file dengan rekan satu tim dari komputer Anda, perangkat apa pun, atau cloud. Semua file diamankan.
• Keamanan: Melindungi semua percakapan dan data dengan berbagai standar keamanan. Ini mendukung otentikasi dua faktor dan mengenkripsi data.

Harga: Gratis untuk tim kecil. Paket berbayar paling cocok untuk bisnis atau industri kecil hingga besar, yang dimulai dari $6,67 per bulan.

google Drive

Ini adalah platform online yang menyimpan dan berbagi file dan dokumen digital. Jika Anda telah menggunakan Gmail sebagai penyedia email Anda, maka memanfaatkan produknya, Google Drive, menjadi mudah dan gratis. Anda dapat menyimpan file dan berkolaborasi kapan saja.

Fitur Google Drive:

• Ruang 15 GB gratis: Dapatkan ruang penyimpanan gratis hingga 15 GB untuk konten seperti foto, file, lampiran email, video, dan lainnya.
• Publik atau pribadi: Bagikan file atau simpan secara pribadi. Izinkan orang lain untuk melihat, mengomentari, atau mengedit file atau folder apa pun.
• Keamanan: File di Drive dienkripsi dengan SSL, yang juga digunakan di layanan Google lainnya.
• Aplikasi pintar: Bagikan dokumen dan file atau bekerja menggunakan aplikasi Google seperti Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Buat survei, diagram, diagram alur, dan edit foto.
• Alat lain: Pindai dokumen atau ambil gambarnya, dan Drive akan menyimpannya ke dalam format PDF. File dapat dibuat tersedia secara offline saat diinginkan dan mencari dokumen hingga 30 hari.
• Kolaborasi: Bekerja dengan rekan tim Anda dengan mengedit atau mengomentari dokumen yang sama dengan perubahan waktu nyata.

Harga: Gratis. Harga bervariasi pada ruang penyimpanan yang dibutuhkan.

Dropbox

Jika Anda sedang mencari tempat untuk menyimpan file Anda, selain dari Google Drive, Anda dapat mencoba Dropbox. Di sinilah individu atau tim dapat berkumpul untuk berkolaborasi dan menyimpan file.

Tidak perlu mengirim file besar melalui email, yang bisa memakan waktu lama untuk diunggah atau diunduh. Dengan Dropbox, Anda dapat memindahkan file dengan cepat. Sistem penyimpanan cloud terintegrasi dengan API.

Fitur Dropbox:

• Mengatur konten: Simpan file tradisional, konten dari cloud, dokumen Dropbox, dan banyak lagi. Akses konten menggunakan perangkat apa pun dan buat perubahan yang akan segera disinkronkan. Tidak perlu keluar dari Dropbox untuk mengelola file, karena Anda dapat mengedit pekerjaan Anda langsung di Dropbox.
• Akses Mudah: Menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari dokumen atau file. Dengan konten pintar Dropbox, itu akan menyarankan aktivitas yang biasa Anda lakukan. Integrasikan kalender untuk menyarankan acara mendatang, templat pembuatan catatan, dan file relevan yang Anda perlukan untuk rapat.
• Alat kolaborasi: Integrasikan Zoom dan Slack untuk komunikasi yang mudah tanpa meninggalkan Dropbox. Dapatkan pembaruan waktu nyata dari file dan tugas, dan gunakan Kertas Dokumen untuk kolaborasi tim yang memungkinkan pengorganisasian proyek menggunakan garis waktu dan tabel. Bekerja dengan rekan tim pada dokumen dengan meninggalkan komentar atau saran.
• Penyimpanan: Simpan file dan semua jenis dokumen dengan penyimpanan cloud online yang andal ini.

Harga: Gratis. Untuk bisnis atau tim, lebih baik membeli paket berbayar .

Dokter Waktu

Menggunakan pelacak waktu adalah alat biasa untuk karyawan jarak jauh. Ini membantu melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda mengerjakan proyek. Sebagian besar pengusaha menggunakan alat tersebut untuk memeriksa produktivitas pekerja jarak jauh mereka karena mereka tidak dapat memeriksanya secara langsung.

Time Doctor adalah aplikasi pelacak waktu luar biasa yang tidak hanya melacak waktu pengguna tetapi juga menyediakan fitur untuk menghindari gangguan.

Fitur Dokter Waktu:

• Pelacakan waktu: Lacak dan analisis waktu yang dihabiskan, tetapkan tagihan untuk klien, tersedia di komputer dan perangkat seluler, dan pelacakan offline.
• Peringatan gangguan: Mendeteksi kelebihan waktu yang dihabiskan di aplikasi atau situs web yang tidak perlu seperti YouTube, Facebook, atau situs web yang tidak terkait. Ini akan mengirimkan peringatan untuk memberi tahu pengguna. Selanjutnya, jika komputer dibiarkan menganggur terlalu lama selama jam kerja, Time Doctor juga akan mengirimkan peringatan. Ini akan membuat Anda dan tim Anda tetap produktif.
• Tangkapan layar: Ini mengambil tangkapan layar dari aktivitas pengguna. Ada interval waktu opsional tentang kapan tangkapan layar diambil dan apakah itu dapat diaktifkan atau dinonaktifkan. Tangkapan layar hanya berfungsi ketika pengguna menunjukkan bahwa mereka berfungsi. Selain itu, itu dapat dihapus, tetapi waktu yang terkait dengan tangkapan layar juga akan dihapus. Bahkan aktivitas keyboard dan mouse dilacak.
• Semua perangkat: Lacak waktu Anda di mana pun Anda berada, karena Time Doctor dapat dipasang di beberapa perangkat, seperti Windows, Mac, Linux, iOS, Android, dan Chrome OS. Perangkat apa pun yang Anda gunakan, semuanya akan bekerja dengan cara yang sama.
• Integrasi: Tingkatkan efisiensi dengan mengintegrasikan aplikasi seperti Asana, Trello, QuickBooks, dan lainnya. Itu dapat menyinkronkan semua data dalam manajemen proyek dan alat akuntansi Anda. Karena Time Doctor memiliki API, perangkat lunak Anda dapat berinteraksi langsung dengan Time Doctor.
• Dapat disesuaikan: Ada banyak opsi yang dapat Anda pilih untuk diubah atau dihidupkan/dimatikan, tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda.
• Privasi: Semua informasi dan data, termasuk tangkapan layar, dienkripsi menggunakan enkripsi SSL sebelum mengirimkannya ke server Time Doctor. Tidak ada tangkapan layar yang akan diambil kecuali pengguna mengaktifkan mode kerja.

Harga: Berdasarkan paket dan jumlah pengguna.

Evernote

Evernote adalah solusi Anda untuk mencatat saat bekerja dari jarak jauh. Ini mengatur, menyinkronkan, memungkinkan kolaborasi, dan mudah digunakan. Ini adalah notebook praktis yang dapat Anda bawa setiap saat.

Bersiaplah untuk membuat catatan kapan saja, bagikan informasi dengan rekan tim Anda, buat daftar tugas, dan sertakan video, halaman web, dan banyak lagi.

Fitur Evernote:

• Atur dan Sinkronkan: Bekerja di perangkat apa pun dengan menyinkronkan konten Evernote Anda ke perangkat lain. Semua perubahan akan disimpan secara otomatis secara online. Atur catatan Anda dalam sistem atau cari catatan dengan cepat. Anda juga dapat menambahkan tag.
• Simpan Konten Situs Web: Ambil tangkapan layar situs web, artikel, atau PDF, dan simpan di Evernote. Anda dapat mengeditnya dan menambahkan teks, sorotan, mengubah judul, dan menambahkan tag dan komentar.
• Lampirkan dokumen: Lampirkan dokumen, file, foto, dan lainnya di Evernote. Anda dapat mencarinya dengan mudah. Anda bahkan dapat mencari dokumen yang dipindai atau menggunakan kata kunci untuk mencarinya.
• Spaces: Ini adalah tempat kolaboratif yang tersedia hanya untuk pengguna Evernote Business. Dengan fitur ini, tim dapat bekerja sama dan berkolaborasi dengan berbagi, mengumpulkan, dan mengatur ide. Setiap perubahan akan segera disinkronkan, dan anggota tim dapat mengakses semua file di Spaces.
• Dokumen yang dipindai: Simpan dokumen pindaian, kwitansi, dan kartu nama Anda di dekat Anda sepanjang waktu dengan memindai atau mengambil gambarnya dan menyimpannya di Evernote.
• Integrasi: Mengintegrasikan Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, dan alat lainnya akan memungkinkan Anda mengelola catatan tanpa meninggalkan aplikasi yang disebutkan.

Harga: Gratis. Paket bisnis adalah $14,99/pengguna/bulan.

tata bahasa

Jika tugas Anda adalah menulis posting blog, caption media sosial, salinan situs web, email, dan banyak lagi, Anda memerlukan alat yang akan memastikan tulisan Anda rapi. Grammarly adalah asisten menulis online yang akan membantu Anda dengan tata bahasa, tanda baca, ejaan, dan banyak lagi.

Fitur Grammarly:

• Pemeriksa tata bahasa: Tata bahasa melampaui pemeriksa tata bahasa dasar dengan memindai teks secara cermat untuk menemukan kesalahan atau kesalahan ketik. Ini menyarankan koreksi pada kesalahan, memeriksa kata-kata yang salah eja, mengoreksi kata-kata yang membingungkan, memberikan tanda baca yang tepat, dan fitur pemeriksaan yang lebih canggih.
• Detektor nada: Periksa nada tulisan Anda dengan detektor nada Grammarly. Ini akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana Anda terdengar berdasarkan apa yang Anda tulis. Menentukan nada tulisan Anda sangat penting untuk membangun hubungan dengan penerima atau pembaca.
• Pemeriksa plagiarisme: Pemeriksa plagiarisme Grammarly mendeteksi lebih dari miliaran halaman web dan bahkan database akademik. Versi gratis memberi tahu Anda jika suatu karya dijiplak, sementara paket Premium akan menyoroti bagian-bagian yang memerlukan kutipan.

Harga: Gratis. Untuk koreksi tata bahasa yang mendalam dan banyak lagi, lebih baik menggunakan paket Premium atau Bisnis. Paket berbayar mulai dari $ 11,66 / bulan, ditagih setiap tahun.

KESIMPULAN

Alat produktivitas membawa lebih banyak ke tim dan bisnis. Itu dibangun dengan fitur-fitur penting yang dapat digunakan pekerja jarak jauh. Bekerja dari jarak jauh dan berkolaborasi dengan rekan tim Anda dari belahan dunia lain itu sulit. Tetapi alat seperti yang disebutkan di atas, dan ratusan lainnya, membuat kolaborasi menjadi mudah. Dan, itu akan berkontribusi pada alur kerja yang lebih produktif.

Artikel Bermanfaat: Kantor Akuntan Top Inggris

Biodata Penulis

Vanessa Venugopal adalah penulis konten yang bersemangat. Dengan pengalaman empat tahun, ia menguasai seni menulis dalam berbagai gaya dan topik. Dia saat ini menulis untuk Softvire New Zealand dan Softvire Australia .