10 cele mai bune instrumente de productivitate pentru lucrătorii de la distanță

Publicat: 2020-08-05

Lucrul de la distanță devine noua normă, mai ales în situația noastră actuală. Lucrătorii de la distanță există de mult timp, dar acum sunt mai populari. Este din cauza creșterii cererii, iar oamenii preferă să lucreze acasă pentru că este mai puțin stresant.

De fapt, 86% dintre oameni consideră că munca de la distanță le reduce stresul, deoarece sunt capabili să facă mai multă mișcare, să aibă o dietă mai bună și să practice un stil de viață sănătos. Lucrătorii de la distanță beneficiază de libertatea de care au nevoie, deoarece își pot controla cea mai mare parte a timpului.

Dar, nu numai lucrătorii de la distanță sunt cei care culeg unele beneficii din situația de lucru. Chiar și companiile obțin unele beneficii din asta.

Angajații de la distanță sunt mai productivi, ceea ce înseamnă că se lucrează mai mult.
Acces la mai mult talent.
Cheltuieli mai puține cu taxele de afaceri, cum ar fi spațiul de birou.
Scade rata de rulaj.
Mai puțin probabil ca angajații să sune bolnavi.
Reduce impactul asupra mediului.

Angajatorii și angajații beneficiază de locuri de muncă la distanță, dar acestea trebuie gestionate bine pentru a se asigura că timpul și resursele sunt utilizate în mod corespunzător. În plus, angajații trebuie să își livreze munca cu acuratețe și la timp.

Gestionarea lucrătorilor la distanță este posibilă cu ajutorul tehnologiei. Utilizarea instrumentelor de productivitate pentru îndeplinirea sarcinilor, livrarea de proiecte precise și bine elaborate și colaborarea cu colegii de echipă este cea mai bună modalitate de a asigura gestionarea lucrătorilor la distanță.

În acest articol sunt enumerate cele mai bune instrumente de productivitate pe care angajatorii le pot utiliza pentru angajații lor de la distanță.

CE SUNT INSTRUMENTELE DE PRODUCTIVITATE?

Instrumentele de productivitate sunt software care sunt folosite pentru a îmbunătăți calitatea muncii, a economisi timp, a crește satisfacția clientului/clientului, a comunica fără efort și a colabora eficient. Există diferite funcții ale instrumentelor de productivitate. Unele sunt pentru crearea de documente, prezentări și diagrame, în timp ce altele sunt folosite pentru a urmări timpul și progresul.

INSTRUMENTE DE PRODUCTIVITATE PENTRU LUCRĂTORI LA DISTANȚĂ

ProofHub

Gestionarea unei echipe de angajați la distanță nu este ușoară. Folosirea e-mailului pentru a comunica nu este o idee bună și, de asemenea, este nesigură. În schimb, de ce să nu optezi pentru instrumente de management de proiect pentru a se ocupa de echipa ta.

ProofHub este un instrument de management de proiect de care se pot bucura toți lucrătorii de la distanță. Este un loc unde se găsesc toate instrumentele de care aveți nevoie. Puteți să vă planificați cu ușurință proiectul, să comunicați cu colegii de echipă, să vă livrați munca la timp și să organizați totul.

Caracteristici ale ProofHub:

Panou Kanban: Vizualizează progresul fiecărui membru al echipei, folosind carduri și coloane.
Diagrama Gantt: proiectele sunt vizualizate într-o vizualizare cronologică și puteți ajusta planurile în funcție de termenele limită.
Sarcini: creați sarcini care sunt personale sau atribuiți-le altor persoane. În plus, aceste sarcini pot fi împărțite în altele gestionabile. Adăugați etichete, setați data și ora, atașați fișiere și creați sarcini recurente.
Colaborare: Lucrează cu colegii tăi discutând într-un singur loc. Puteți fie să începeți o conversație individuală sau de grup, să partajați fișiere, să menționați persoana în chat sau să utilizați un e-mail pentru a face parte dintr-o conversație.
Organizați: aranjați-vă calendarul programând sarcini și setând mementouri. Încărcați fișiere, creați șabloane de proiect, luați note și stocați fișiere (versiuni noi și anterioare).
Proiect: obțineți detalii despre proiect și resurse, urmăriți timpul petrecut cu sarcini și obțineți rapoarte despre proiectele dvs.

Preț: Probă gratuită. Planul (Pachet Esențial) începe de la 45 USD/lună, facturat anual.

Asana

Asana este un alt software de management de proiect pe care îl puteți utiliza pentru lucrătorii de la distanță. Vă veți bucura de caracteristicile prietenoase ale acestui instrument. La fel ca ProofHub, Asana are instrumente care pot livra proiecte la timp, pot colabora cu colegii de echipă și pot urmări progresul proiectelor.

Caracteristicile Asana:

Vizualizați proiecte: există mai multe moduri de a vă vizualiza proiectele. Vă puteți organiza munca ca niște note lipicioase și puteți urmări sarcinile. Defalcați-vă volumul de muncă sau sarcinile utilizând liste de sarcini pentru a parcurge fiecare pas al proiectului. Verificați termenele limită, suprapunerile și găurile pe calendar.
Managementul proiectelor: include instrumente pentru organizarea muncii, defalcarea sarcinilor, vizualizarea progresului, specificarea timpului și a datelor scadente, adăugarea fișierelor, simplificarea aprobărilor, sincronizarea sarcinilor, crearea de șabloane personalizabile și evitarea timpului petrecut pentru recrearea unui proiect.
Raportare: obțineți o imagine de ansamblu în timp real a progresului sau a muncii membrilor echipei la un proiect, actualizări automate ale proiectelor și conversațiilor, rulați rapoarte bazate pe criterii vitale și exportați în formatele CSV și JSON.
Securitate și confidențialitate: protejează proiectele prin limitarea persoanelor care pot accesa proiecte și lucrări sensibile. De asemenea, permite caracteristici doar pentru comentarii pentru un proiect. Exportați și ștergeți fișiere și faceți backup pentru datele pe un server sigur și securizat.
Colaborare și comunicare: Permite comentarii directe asupra sarcinilor și @mențiuni ale colegilor de echipă. Adăugați colegi de echipă ca urmăritori, discutați proiecte și împărtășiți starea unui proiect.
Integrare: conectați Asana la aplicații precum Slack, Dropbox, Google Drive și multe altele.

Preț: Asana are un plan gratuit, dar cu funcții limitate. Planurile plătite încep de la 10,99 USD pe lună atunci când sunt facturate anual.

Zoom

Lucrul de la distanță necesită chat în timp real, prezentare online și conferințe video. Zoom este o aplicație de comunicare care are caracteristici excelente pentru conferințe video. Este accesibil și ușor de utilizat.

Caracteristicile Zoom:

Videoclipuri și audio: videoclipuri HD și audio care pot accepta până la 1000 de participanți, dintre care 49 sunt vizibili pe ecran.
Instrumente de colaborare: Lucrați cu colegii dvs. de echipă partajând ecrane simultan și adnotă împreună folosind instrumente de colaborare încorporate pentru apeluri sau întâlniri mai interactive.
Securitate: Întâlnirile sunt toate criptate și protejate cu parolă. Există săli de așteptare și participanții sunt în așteptare înainte de a intra la întâlnire.
Înregistrări: întâlnirile pot fi înregistrate și stocate local sau în cloud.
Programați întâlniri: conectați-vă calendarele din Outlook, Gmail sau iCal pentru a stabili o întâlnire sau a programa un apel.
Chaturi de grup: comunicați cu colegii dvs. de echipă, căutați istoricul conversațiilor, partajați fișiere, conține arhive de până la 10 ani și treceți de la întâlnirea 1:1 la apelurile de grup.
Dispozitive multiple: disponibil pe orice dispozitiv. Obțineți aceleași caracteristici ale Zoom pe desktop pe dispozitivele dvs. mobile, cum ar fi fundal virtual, partajare ecran, co-adnotare și multe altele.
Integrare: Conectați zoom-ul cu alte aplicații precum Gmail, Microsoft Office 365 și ca extensie pe Safari, Chrome și Firefox.

Preț: Planul de bază este gratuit cu funcții limitate. Planurile plătite încep de la 14,99 USD pe lună/gazdă.

Skype

Skype este un alt instrument de comunicare pe care îl puteți folosi ca lucrător de la distanță. Este similar cu Zoom, unde îl folosiți pentru apeluri, chat în timp real și conferințe video.

Caracteristicile Skype:

Video și audio: Bucurați-vă de videoclipuri și audio HD clare și cristaline cu grupul dvs. Și include și o reacție la apel. Întâlnirile Skype pot ține până la 50 de persoane, fie că este vorba de o conferință audio sau video.
Înregistrări și subtitrări: poate înregistra apeluri și poate folosi un subtitrare live pentru a înțelege sau a citi cuvintele rostite.
Mesaje: reacționează la mesaje, folosește @mention pentru a atrage atenția și răspunde unei persoane într-un chat de grup.
Apeluri telefonice: contactați alții folosind contul dvs. Skype, chiar dacă sunt offline. Apelați telefoane mobile și fixe cu cele mai accesibile tarife. Cu peste 26 de țări și regiuni disponibile, puteți obține un număr de telefon local cu apeluri primite nelimitate.
SMS: trimiteți un mesaj text direct folosind Skype.
Instrumente de colaborare: Partajați ecran, fotografii, fișiere în timpul unui apel cu funcția integrată de partajare a ecranului.
Securizat: Bucurați-vă de o conversație privată cu tehnologia de criptare end-to-end a Skype.
Dispozitive multiple: disponibil pentru descărcare pe computere și dispozitive mobile.

Pret: Gratuit. Pentru un apel internațional la telefon și Skype Business, prețurile variază.

Slack

Comunicarea cu colegii de muncă vine rapid și ușor cu Slack. Este un instrument de chat, de apel video și de a partaja fișiere cu colegii tăi. Este eficient și unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare atunci când lucrați de la distanță.

Caracteristicile Slack:

Conversații organizate: creați canale și invitați membrii și clienții să discute despre un proiect. Membrii se pot alătura sau părăsi canalul oricând doresc. Sunt create canale pentru fiecare proiect pentru a evita pierderea mesajelor cruciale.
Conversații care pot fi căutate: căutați conversații pentru a rezolva probleme sau verificați dacă ați terminat. Chiar dacă părăsiți canalul, puteți căuta conținutul acestuia.
Integrare: aduceți toate instrumentele de care aveți nevoie într-un singur loc, cum ar fi Zendesk, Salesforce, Jira și multe altele. Lăsați aceste instrumente să simplifice sarcinile și să adauge un context semnificativ conversațiilor.
Apel video și vocal: comunicați și partajați online prin apeluri video sau vocale. Partajați idei pe ecran, conectați-vă cu alte instrumente de comunicare precum Zoom, Microsoft Teams Call și multe altele, utilizați orice dispozitiv pentru a asculta un apel vocal sau video.
Partajarea fișierelor: partajați fișiere cu colegii de echipă de pe computer, orice dispozitiv sau cloud. Toate fișierele sunt securizate.
Securitate: Protejează toate conversațiile și datele cu diferite standarde de securitate. Acceptă autentificarea cu doi factori și criptează datele.

Pret: Gratuit pentru echipe mici. Planurile plătite sunt cele mai bune pentru întreprinderi sau industrii mici până la mari, care încep de la 6,67 USD pe lună.

Google Drive

Este o platformă online care stochează și partajează fișiere și documente digitale. Dacă ați folosit Gmail ca furnizor de e-mail, atunci folosirea produsului său, Google Drive, este ușor și gratuit. Puteți salva fișiere și puteți colabora oricând.

Caracteristici ale Google Drive:

Spațiu gratuit de 15 GB: obțineți spațiu de stocare gratuit de până la 15 GB pentru conținut precum fotografii, fișiere, atașamente de e-mail, videoclipuri și multe altele.
Public sau privat: partajați fișiere sau păstrați-le private. Permiteți altora să vadă, să comenteze sau să editeze orice fișier sau dosar.
Securitate: fișierele din Drive sunt criptate cu SSL, care este folosit și în alte servicii Google.
Aplicații inteligente: Partajați documente și fișiere sau lucrați folosind aplicațiile Google precum Documente, Foi de calcul și Prezentări. Creați anchete, diagrame, diagrame de flux și editați fotografii.
Alte instrumente: scanați documente sau fotografiați-le, iar Drive le va stoca într-un format PDF. Fișierele pot fi disponibile offline atunci când se dorește și pot căuta documente până la 30 de zile.
Colaborare: Lucrează cu colegii tăi editând sau comentând același document cu modificări în timp real.

Pret: Gratuit. Pretul variaza in functie de spatiul de depozitare necesar.

Dropbox

Dacă sunteți în căutarea unui loc în care să vă stocați fișierele, în afară de Google Drive, puteți încerca Dropbox. Este locul în care indivizii sau echipele se pot reuni pentru a colabora și a stoca fișiere.

Nu este nevoie să trimiteți fișiere mari prin e-mail, ceea ce ar putea dura atât de mult pentru a încărca sau descărca. Cu Dropbox, vă puteți muta rapid fișierele. Sistemul de stocare în cloud este integrat cu API.

Caracteristicile Dropbox:

Organizați conținut: stocați fișiere tradiționale, conținut din cloud, document Dropbox și multe altele. Accesați conținut folosind orice dispozitiv și faceți modificări care se vor sincroniza imediat. Nu este nevoie să vă mutați în afara Dropbox pentru a gestiona un fișier, deoarece vă puteți edita munca direct pe Dropbox.
Acces facil: Petreceți mai puțin timp căutând documente sau fișiere. Cu conținutul inteligent al Dropbox, acesta vă va sugera activități pe care le faceți de obicei. Integrați un calendar pentru a sugera evenimente viitoare, șabloane de luare de note și fișiere relevante de care aveți nevoie pentru întâlnire.
Instrumente de colaborare: Integrați Zoom și Slack pentru o comunicare fără efort fără a părăsi Dropbox. Obțineți actualizări în timp real din fișiere și activități de făcut și utilizați Document Paper pentru colaborarea în echipă, care permite organizarea proiectului folosind cronologie și tabele. Lucrați cu colegii de echipă la un document, lăsând comentarii sau sugestii.
Stocare: stocați fișiere și toate tipurile de documente cu această stocare online puternică în cloud.

Pret: Gratuit. Pentru companii sau echipe, este mai bine să cumpărați un plan plătit .

Doctorul timpului

Utilizarea unui instrument de urmărire a timpului este un instrument obișnuit pentru angajații de la distanță. Vă ajută să urmăriți cum vă petreceți timpul lucrând la proiecte. Majoritatea angajatorilor folosesc astfel de instrumente pentru a verifica productivitatea lucrătorilor la distanță, deoarece nu le pot verifica personal.

Time Doctor este o aplicație excelentă de urmărire a timpului, care nu numai că ține evidența timpului utilizatorului, ci oferă și funcții pentru a evita distragerile.

Caracteristicile Time Doctor:

Urmărirea timpului: urmăriți și analizați timpul petrecut, setați facturile pentru clienți, disponibile pe computere și dispozitive mobile și urmărire offline.
Alerte de distragere a atenției: detectează excesul de timp petrecut pe aplicații sau site-uri web inutile, cum ar fi YouTube, Facebook sau orice alte site-uri web care nu au legătură. Acesta va trimite o alertă pentru a informa utilizatorul. În plus, dacă computerul este lăsat inactiv prea mult timp în timpul orelor de lucru, Time Doctor va trimite și alerte. Te va menține pe tine și echipa ta productivi.
Capturi de ecran: face capturi de ecran ale activităților utilizatorului. Există un interval de timp opțional cu privire la momentul în care este făcută captura de ecran și dacă poate fi activată sau dezactivată. Capturile de ecran funcționează numai atunci când utilizatorul indică faptul că lucrează. În plus, poate fi șters, dar timpul asociat capturii de ecran va fi și el eliminat. Chiar și activitățile de la tastatură și mouse sunt urmărite.
Toate dispozitivele: Urmăriți-vă timpul oriunde vă aflați, deoarece Time Doctor poate fi instalat pe mai multe dispozitive, cum ar fi Windows, Mac, Linux, iOS, Android și Chrome OS. Indiferent de dispozitivul pe care îl utilizați, totul va funcționa în același mod.
Integrare: creșteți eficiența integrând aplicații precum Asana, Trello, QuickBooks și multe altele. Poate sincroniza toate datele din instrumentele dvs. de management de proiect și contabilitate. Deoarece Time Doctor are un API, software-ul dumneavoastră poate interacționa direct cu Time Doctor.
Personalizabil: există multe opțiuni pe care le puteți alege să le modificați sau să porniți/dezactivați, în funcție de cerințele companiei dvs.
Confidențialitate: Toate informațiile și datele, inclusiv capturile de ecran, sunt criptate folosind criptarea SSL înainte de a le trimite la serverul Time Doctor. Nu vor fi făcute capturi de ecran decât dacă utilizatorul activează modul de lucru.

Preț: Pe baza planului și a numărului de utilizatori.

Evernote

Evernote este soluția ta pentru luarea de note atunci când lucrezi de la distanță. Acesta organizează, sincronizează, permite colaborarea și ușor de utilizat. Este un caiet la îndemână pe care îl poți purta tot timpul.

Pregătește-te să iei notițe oricând, să partajezi informațiile cu colegii tăi, să faci o listă de lucruri de făcut și să includă videoclipuri, pagini web și multe altele.

Caracteristicile Evernote:

Organizați și sincronizați: lucrați pe orice dispozitiv sincronizând conținutul Evernote cu alte dispozitive. Toate modificările vor fi salvate automat online. Organizați-vă notele într-un sistem sau căutați rapid nota. De asemenea, puteți adăuga etichete.
Salvați conținutul site-ului: faceți capturi de ecran de site-uri web, articole sau PDF și salvați-l pe Evernote. Puteți să le editați și să adăugați text, evidențieri, să schimbați titlul și să adăugați etichete și remarci.
Atașați documente: atașați documente, fișiere, fotografii și multe altele pe Evernote. Le poți căuta cu ușurință. Puteți chiar să căutați documente scanate sau să folosiți cuvinte cheie pentru a le căuta.
Spații: este un loc de colaborare disponibil numai pentru utilizatorii Evernote Business. Cu această funcție, echipele pot lucra împreună și pot colabora prin partajarea, colectarea și organizarea ideilor. Fiecare modificare se va sincroniza imediat, iar membrii echipei vor avea acces la toate fișierele din Spaces.
Documente scanate: păstrați documentele scanate, chitanțele și cărțile de vizită tot timpul lângă dvs. scanând sau făcându-le o fotografie și stocându-le pe Evernote.
Integrare: integrarea Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive și a altor instrumente vă va permite să vă gestionați notele fără a părăsi aplicațiile menționate.

Pret: Gratuit. Planul de afaceri este de 14,99 USD/ utilizator/ lună.

Gramatical

Dacă munca ta este să scrii postări pe blog, legendă pe rețelele de socializare, copiere a site-ului web, e-mailuri și multe altele, ai nevoie de un instrument care să se asigure că scrisul tău este ordonat. Grammarly este un asistent de scriere online care vă va ajuta cu gramatica, punctuația, ortografia și multe altele.

Caracteristicile Gramaticale:

Verificator gramatical: Grammarly merge dincolo de verificatorul gramatical de bază, scanând cu atenție textul pentru erori sau greșeli de scriere. Sugerează corecții ale erorilor, verifică cuvintele scrise greșit, corectează cuvintele confuze, oferă semnele de punctuație potrivite și funcții de verificare mai avansate.
Detector de ton: verificați tonul scrisului dvs. cu detectorul de ton de la Grammarly. Îți va da o idee despre cum suni pe baza a ceea ce scrii. Determinarea tonului scrisului este crucială pentru construirea unei relații cu destinatarul sau cititorul.
Verificator de plagiat: Verificatorul de plagiat de la Grammarly detectează peste miliarde de pagini web și chiar baze de date academice. Versiunea gratuită vă informează dacă o lucrare este plagiată, între timp planul Premium va evidenția pasajele care necesită citări.

Pret: Gratuit. Pentru corectarea aprofundată a gramaticii și multe altele, este mai bine să folosiți un plan Premium sau Business. Planul plătit începe de la 11,66 USD/lună, facturat anual.

CONCLUZIE

Instrumentele de productivitate aduc mai mult echipei și afacerii. Este construit cu funcții vitale pe care le pot folosi lucrătorii de la distanță. Lucrul de la distanță și colaborarea cu colegii tăi din cealaltă parte a globului este dificil. Dar instrumente precum cele menționate mai sus și alte sute, fac colaborarea fără efort. Și, va contribui la un flux de lucru mai productiv.

Articol util: Cele mai bune firme de contabilitate din Marea Britanie

Biografia autorului

Vanessa Venugopal este o scriitoare de conținut pasionată. Cu patru ani de experiență, ea a stăpânit arta de a scrie în diverse stiluri și subiecte. În prezent scrie pentru Softvire New Zealand și Softvire Australia .