Il sondaggio di presentazione del reporter digitale Go Fish 2019

Lo ami o lo odi, il pitching è una componente chiave delle pubbliche relazioni e del marketing digitale. È un modo efficace per far conoscere la tua campagna, messaggio o idea alle testate giornalistiche e offre a queste testate giornalistiche l'opportunità di reperire contenuti aggiuntivi per la loro pubblicazione. Uno svantaggio del pitching, tuttavia, è che i professionisti delle pubbliche relazioni sono notevolmente più numerosi dei giornalisti in un panorama dei media in contrazione e i pitch devono distinguersi e fornire il massimo valore al reporter.

Con questo in mente, abbiamo condotto un sondaggio che ha chiesto ai veri giornalisti come vengono presentati e come vorrebbero essere presentati. Due delle nostre domande iniziali riguardavano la pertinenza delle piazzole e il numero di piazzole ricevute ogni giorno. Quello che abbiamo scoperto è che, in media, i giornalisti ricevono 30 o più proposte al giorno e solo il 25% circa di loro sono rilevanti per il loro ritmo di notizie.

I nostri obiettivi principali nell'esecuzione di questo sondaggio erano migliorare le nostre presentazioni e aiutare i giornalisti e le loro caselle di posta presentando i risultati dello studio affinché altri professionisti del marketing potessero utilizzarli.

Controlla i risultati qui sotto:

Tempi e-mail

Quando si tratta di inviare una presentazione, come e quando la invii gioca un ruolo importante nel tuo successo finale. Una presentazione comunicata con il metodo sbagliato o al momento sbagliato rischia di essere ignorata (nella migliore delle ipotesi) o di farti non piacere a un giornalista (nella peggiore delle ipotesi).

Con questo in mente, una parte significativa del nostro sondaggio si è concentrata su fattori che potremmo facilmente controllare e modificare per il lancio: metodo di contatto, tempistica e frequenza.

Una delle prime domande che abbiamo posto è stata il metodo preferito dal giornalista per ricevere le proposte. Con così tanti scrittori attivi professionalmente su Twitter e altre piattaforme di social media, volevamo scoprire il modo migliore per raggiungerli. Quello che abbiamo scoperto è che i giornalisti preferiscono ancora l'e-mail, e non è nemmeno vicino. Non una persona ha affermato di preferire i social media e tutti tranne due hanno affermato di preferire l'e-mail (gli altri due hanno affermato che vorrebbero una telefonata). Quindi, per ora, ti consigliamo di attenersi alle e-mail.

Una delle domande a cui volevamo rispondere era: "Qual è il momento giusto per inviare una presentazione?" Per aiutare a rispondere a questa domanda, abbiamo chiesto ai giornalisti le tre ore più comuni della giornata in cui ricevono le presentazioni e le tre volte in cui preferiscono riceverle. Utilizzando queste risposte, abbiamo calcolato i dati utilizzando una semplice formula ponderata in cui il tempo più preferito valeva tre punti, il secondo più due punti e il terzo più un punto. Lo abbiamo poi confrontato con i giorni in cui i giornalisti ricevono il maggior numero di piazzole utilizzando la stessa formula. Ecco i risultati:

Il principale risultato di questi dati è che i giornalisti vogliono che le loro presentazioni li aspettino nella loro casella di posta quando arrivano al lavoro. I nostri risultati mostrano che la maggior parte delle persone invia proposte troppo tardi durante la giornata e che i giornalisti le vogliono all'inizio della giornata (o anche durante la notte). Di gran lunga la più grande differenza tra il preferito e l'effettivo è stata per le prime ore del mattino (5:30 - 7:59).

In molti modi, questo è un risultato logico. Molte testate giornalistiche hanno riunioni editoriali mattutine per decidere la copertura della giornata. Se riesci a presentare la tua proposta prima di quella riunione, il giornalista o il redattore ha il tempo di esaminarla, farti domande e potenzialmente presentarla al loro staff.

Inoltre, abbiamo posto la stessa domanda per il giorno della settimana. I risultati hanno fatto eco alla domanda sull'ora del giorno:

Nel complesso, i giornalisti vogliono presentazioni che li aspettano nella loro casella di posta all'inizio della settimana. I risultati mostrano che i giorni preferiti sono lunedì, martedì e mercoledì. Con il modo in cui vengono assegnate le storie, gli scrittori vogliono essere in grado di pianificare i loro carichi di lavoro all'inizio della settimana e, se arriva una presentazione più tardi, potrebbero non avere la larghezza di banda per coprirla. È interessante notare che abbiamo avuto un certo numero di persone che affermano di preferire i campi della domenica, e questo segue la tendenza a voler avere campi che li aspettano la mattina presto.

Un'altra domanda che abbiamo avuto, come molti professionisti delle pubbliche relazioni, è stata la frequenza con cui si lanciano gli stessi contatti. Se hai un numero di clienti o campagne che appartengono allo stesso settore o sugli stessi argomenti, potresti ritrovarti a contattare un pool simile di scrittori e organizzazioni più e più volte. Quindi, abbiamo chiesto ai giornalisti quanto spesso è troppo spesso per presentarli ed ecco i risultati:

La buona notizia per i professionisti della divulgazione dei media è che sarebbe moderatamente difficile proporre troppo a qualcuno. Solo il 12% degli intervistati ha affermato che più di una volta al mese è troppo. La risposta di gran lunga più alta è stata "alcune volte a settimana" con "una volta a settimana" come seconda risposta più alta. Circa il 20% ha affermato che una volta al giorno o più volte al giorno era accettabile.

Insieme alla frequenza di un lancio iniziale, abbiamo chiesto informazioni sui follow-up e quante volte è accettabile il follow-up. Mentre il 25% degli intervistati ha affermato che preferirebbe zero follow-up, la maggioranza (57%) ha affermato che un follow-up andava bene.

Il nostro consiglio è di seguire la maggioranza: un follow-up va bene, ma un secondo o un terzo è inutile o addirittura fastidioso. Questi ulteriori follow-up potrebbero potenzialmente essere dannosi per il tuo rapporto con quel giornalista.

Cosa rende una buona email?

I contenuti di un'e-mail di presentazione sono la parte più importante della divulgazione. Inviare la tua e-mail al momento giusto ti dà maggiori possibilità che un giornalista la apra e la legga, ma ciò non garantisce che la tua presentazione ottenga risultati. Anche se invii un'e-mail al momento perfetto, un giornalista non morderà se il tuo messaggio contiene difetti fatali. I componenti importanti di una presentazione sono la riga dell'oggetto dell'email, il corpo del messaggio e gli elementi supplementari (ad es. elementi visivi).

Il nostro sondaggio ci ha fornito informazioni su come eseguire bene ciascuno di questi elementi e su come eseguirli in modo inadeguato. La prima domanda riguarda l'oggetto delle e-mail. Quando proponi uno studio o un contenuto, hai bisogno di una riga dell'oggetto che indichi al giornalista di cosa gli stai inviando un'e-mail. Ci sono diverse opzioni per farlo. Potresti usare un titolo (ad es. An Analysis of America's Favorite Pies), una statistica (ad es. il 40% degli americani ama la torta di mele), una domanda a cui è stata data risposta nel campo (ad es. Qual è il tipo di torta preferito in America?), o anche una sorta di clickbait (ad es. il tipo di torta preferito in America ti scioccherà).

A quanto pare, quasi la metà degli intervistati (46,9%) ha affermato di preferire una statistica specifica dello studio. Il secondo preferito è un titolo (37,0%). Solo il 12,3% afferma di apprezzare una domanda e un misero 3,7% afferma di fare clic su clickbait. Questi risultati sono coerenti con la nostra esperienza con i media. I giornalisti non vogliono essere lasciati a indovinare, né vogliono sentirsi ingannati o ingannati. Preferiscono che qualcuno vada dritto al punto quando li lancia. Una domanda o un oggetto clickbait li lascia senza informazioni importanti, mentre una statistica o un titolo dà loro una chiara aspettativa di ciò che includerà la tua presentazione.

Successivamente, abbiamo chiesto le caratteristiche di un corpo di posta elettronica efficace. In questa domanda "seleziona tutte le risposte pertinenti", ai giornalisti è stato chiesto che cosa rende migliore una presentazione di e-mail. Le possibili risposte includevano "grafica inclusa/collegata a", "un riferimento al tuo lavoro precedente", "un'email più lunga che include informazioni molto dettagliate", "arriva subito al punto", "include punti di riepilogo puntati" e " breve e conciso».

Questi risultati, ancora una volta, mostrano che i giornalisti vogliono che tu trasmetta il tuo messaggio in modo diretto e chiaro. Quasi 3 giornalisti su 4 (74%) affermano che un discorso è migliore se arriva subito al punto, mentre il 61% afferma che un discorso dovrebbe essere breve e conciso. Il 45% dei giornalisti afferma di preferire un'e-mail con punti di riepilogo puntati. Le restanti tre possibili risposte non sono così importanti per i giornalisti. Il 23% afferma di volere la grafica inclusa, il che ha senso con alcune presentazioni che non hanno grafica da includere. Solo il 16% ha affermato di apprezzare un riferimento al proprio lavoro precedente e solo il 7% ha affermato di preferire un'e-mail più lunga con informazioni molto dettagliate. In sintesi: è meglio comunicare in modo conciso e chiaro e consentire a un giornalista di trovare facilmente le informazioni più importanti nella tua presentazione.

Abbiamo quindi chiesto specificamente l'uso di elementi visivi o grafici in una presentazione.

I nostri dati mostrano che le immagini possono essere incredibilmente preziose nella giusta impostazione. I dati sono ovunque e sempre più giornalisti utilizzano i dati per i loro articoli. I contenuti creati dal nostro team e da altri esperti di marketing hanno seguito la stessa tendenza ricca di dati. Abbiamo chiesto ai giornalisti se ritenevano che l'inclusione di grafici per un'analisi dei dati rendesse più forte l'e-mail di sensibilizzazione. L'81% dei giornalisti intervistati ha affermato di sì. Questo potrebbe essere un allegato di immagine, un collegamento a un album Imgur o altro. Indipendentemente da ciò, avere un grafico o una visualizzazione dei dati fornisce un altro modo per il giornalista di digerire le informazioni che stai condividendo. Evidenzia (si spera) la parte più importante della tua presentazione e, di conseguenza, può fare la differenza tra una risposta e un "cancellazione".

Successivamente, abbiamo chiesto ai giornalisti dei loro problemi personali.

Possiamo ricavare una visione generale da questi risultati: i giornalisti vogliono una comunicazione chiara e non vogliono che tu perda il loro tempo. Il loro più grande cruccio è un messaggio poco chiaro. I giornalisti vogliono sapere cosa stai cercando di dire loro e non vogliono dover scavare nella tua email per cercare di trovare il tuo punto. La seconda e la terza più grande svolta sono l'uso di un nome errato e un messaggio robotico/troppo preconfezionato. Non devi inviare lo stesso pitch a ogni singolo reporter e se non altro devi personalizzare il nome utilizzato nelle email. Considera quando qualcuno ti chiama con il nome sbagliato o ti dice quello che sembra un messaggio scritto: una di queste circostanze ti rende incline a continuare a parlare con loro? Probabilmente no. I professionisti delle pubbliche relazioni dovrebbero tenere a mente questi problemi quando si presentano ai giornalisti.

Costruzione di relazioni

Costruire una relazione forte e duratura con un giornalista è una delle cose più difficili e importanti da fare per i professionisti delle pubbliche relazioni e dei media. Avere un giornalista che ti considera affidabile, degno di fiducia e su cui vale la pena dedicare del tempo rende molto più semplice il processo per ottenere la copertura. Secondo il nostro sondaggio, l'80% dei giornalisti ha affermato di essere più propenso a prendere in considerazione una presentazione se provenisse da qualcuno con cui avevano lavorato in precedenza.

Una delle domande più grandi è come costruire queste relazioni. Anche se tutto inizia con una proposta forte (e una forte idea che stai lanciando), ci sono alcuni modi per rafforzare una relazione con un giornalista e farla durare. Abbiamo chiesto la preferenza per molti di loro.

È interessante notare che la risposta più alta (38,1%) è stata che non gli importava di nessuno di loro, si preoccupavano solo della qualità del campo. La risposta più bassa è stata l'interazione sui social media con loro al 6%.

Volevamo anche scoprire il valore di proporre una storia esclusiva ai giornalisti. Quando si trattava di costruire relazioni, il 28,6% dei giornalisti ha affermato che l'invio di esclusive era il modo migliore. Ma questo si traduce in copertura?

Abbiamo scoperto che non ha un effetto significativo sulla maggior parte dei tiri. Alla domanda su come preferisce essere presentato, il 26% ha affermato di preferirlo in esclusiva (ad esempio, il contenuto non è pubblicato sul sito del cliente o su un altro sito), il 22% ha affermato di preferire che i risultati del cliente siano in diretta sito e il 50% ha affermato di non avere un'opinione forte.

Infine, abbiamo chiesto il valore di una nota personalizzata e se ha reso il giornalista più propenso a scrivere una storia.

Quello che abbiamo scoperto è che si preferisce una nota personalizzata, ma sorprendentemente non in modo schiacciante. Il 52,9% dei giornalisti ha affermato che una personalizzazione come "Stavo leggendo il tuo articolo su [argomento] e pensavo che quanto segue fosse rilevante per te", li renderebbe più propensi a scrivere un articolo dal tuo discorso. Ma d'altra parte, il 47,1% ha dichiarato di no.

La nostra principale conclusione qui è che la costruzione di relazioni è importante, ma i giornalisti vogliono che derivi dall'invio di idee e proposte forti. La personalizzazione è importante e può aiutare, ma senza un tono forte, è improbabile che un giornalista si occupi della tua storia.

Conclusione

Presentare i giornalisti non è una scienza esatta, ma ci sono alcune buone pratiche da considerare. I risultati del nostro sondaggio mostrano che i giornalisti sono abbastanza coerenti nel modo in cui vogliono essere contattati. Più di ogni altra cosa, i professionisti delle pubbliche relazioni dovrebbero pensare a lanciare lo stesso modo in cui pensano di parlare con un'altra persona. C'è un vero essere umano dall'altra parte di quell'e-mail, quindi i toni dovrebbero essere scritti nel modo più umano ( non robotico ) possibile. Nessuno strumento CRM o progresso tecnologico dovrebbe cambiare il tuo pensiero su questo.

Metodologia

Per completare questo studio, abbiamo intervistato 88 giornalisti tra la fine del 2018 e la metà del 2019. Il sondaggio è stato condotto tramite un modulo Google, inviato tramite e-mail direttamente ai giornalisti da una varietà di notizie e pubblicazioni (media locali e nazionali). Questi nomi di contatto provengono da Cision o PressRush. I giornalisti non sono stati ricompensati per la loro partecipazione, sebbene siano stati incentivati ​​con una lotteria di carte regalo.

Maddi Salmon ha contribuito alla creazione e all'analisi di questo sondaggio, nonché alla stesura di questo rapporto.