Jak zarządzać zespołem niezależnych pisarzy i nie tracić głowy?

Wraz z rosnącym zaangażowaniem marek w realizację strategii content marketingowych, niezależni pisarze stali się nieodzowną częścią cyfrowego świata.

Małe firmy i start-upy często zlecają wymagania dotyczące treści niezależnym pisarzom na podstawie umowy, co pomaga im obniżyć koszty ogólne i wykonać wysokiej jakości pracę.

Jednak zarządzanie zespołem pisarzy może być trudne. Zarządzanie terminami, edytowanie treści i dbanie o jakość wykonanej pracy może stać się przytłaczające.

Ale dzięki odpowiednim strategiom możesz to wszystko przezwyciężyć. W tym artykule omówimy kilka wskazówek dotyczących zarządzania, które pomogą Ci prowadzić niezależny zespół pisarski bez stresu.

Dowiedz się, jak publikować w kilka sekund, a nie godzin

Zarejestruj się teraz, aby uzyskać wyłączny dostęp do Wordable, a także dowiedzieć się, jak przesyłać, formatować i optymalizować zawartość w ciągu kilku sekund, a nie godzin.

Rozpocznij publikację

7 wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania zespołem niezależnych pisarzy

Zarządzanie treścią wymaga dużo planowania. Jeśli chcesz, aby Twoja strategia content marketingu przynosiła oczekiwane rezultaty, jakość treści musi być na najwyższym poziomie. Możesz zatrudnić najlepszych niezależnych pisarzy, ale nie będzie to miało znaczenia, jeśli nie będziesz w stanie nimi efektywnie zarządzać.

Oto siedem wskazówek, jak zarządzać zespołem niezależnych pisarzy.

1. Opracuj przewodnik po stylu

Czy to blogi, e-booki, infografiki, e-maile czy reklamy — Twoja marka musi mieć spójny styl pisania. Każda rozbieżność może zmylić postrzeganie Twojej marki przez klienta.

Pracując z wieloma pisarzami, musisz stworzyć wspólny przewodnik po stylu, do którego każdy może się odwoływać i śledzić. Powinno to zawierać podstawowe informacje o Twojej marce i o czym należy pamiętać podczas tworzenia treści. Oto kilka wskazówek, które należy uwzględnić w przewodniku stylu:

• Opis grupy docelowej i persona kupującego
• Ton głosu
• Cele
• Procesy badania lub edycji słów kluczowych
• Konkretne wskazówki dotyczące linków, obrazów lub wszelkich odniesień

Mogą to być ogólne wytyczne dotyczące treści lub możesz utworzyć osobne wytyczne dla różnych formatów treści.

2. Zarządzaj oczekiwaniami na początku

Nie każdy freelancer będzie wiedział, czego od nich oczekujesz, ponieważ różni klienci mają różne wymagania. Musisz być przejrzysty, aby uniknąć nieporozumień i zaoszczędzić czas.

Oto kilka rzeczy, które możesz chcieć ustawić od samego początku:

• Twój cel zatrudniania freelancerów
• Czego oczekujesz od współpracy
• Jak chcesz, aby przebiegł proces tworzenia treści
• Jak w marce pracują inni freelancerzy
• Jakie narzędzia, badania lub procesy pisania muszą przestrzegać.

Nie tylko mów im o swoich oczekiwaniach — zachęcaj do zadawania pytań i słuchaj ich. Im bardziej przejrzysta jest Twoja komunikacja, tym lepiej będą z Tobą współpracować.

Relacja freelancer-klient jest relacją strategiczną, więc upewnij się, że „współpracujesz” ze sobą, aby osiągnąć najlepsze wyniki.

Podczas komunikowania się i wyjaśniania oczekiwań bądź otwarty na sugestie. Nigdy nie wiadomo, freelancer może mieć lepsze alternatywy dla efektywnej pracy, ponieważ pracował z innymi markami i klientami.

Idealnie powinno to nastąpić przed pierwszym zadaniem, aby nadać im odpowiedni ton do wspólnej pracy i zacząć od tej samej strony.

3. Stwórz efektywny przepływ pracy

Posiadanie przepływu pracy, który działa dla Ciebie i Twojej marki, jest jedną z najbardziej przydatnych rzeczy, które możesz zrobić w swoich działaniach content marketingowych. Po skonfigurowaniu systemu możesz ustawić przepływ pracy w trybie autopilota i upewnić się, że wszystko wydarzy się na czas, tworząc oś czasu.

Zanim przydzielisz zadania swoim autorom, utwórz niezawodną strukturę strategii treści, która nie rozpadnie się, nawet jeśli zgłoszenia są opóźnione o kilka dni lub praca nie przebiega zgodnie z planem.

Artykuł może wymagać korekty, freelancer może mieć nagły wypadek lub być może będziesz musiał zająć się innym ważnym zadaniem. Dlatego ważne jest, aby zachować pewien czas buforowy. Najlepszym sposobem na to jest utworzenie przepływu pracy.

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia jednego ze swoimi pisarzami:

• Utwórz kalendarz redakcyjny dla łatwego śledzenia
• Utwórz osobny folder dla każdego autora i śledź zawartość za pomocą arkusza kalkulacyjnego
• Upewnij się, że masz dostęp do edycji dla każdego elementu treści i wszystkie są w tym samym formacie
• Przydziel terminy z dużym wyprzedzeniem przed faktyczną datą złożenia wniosku
• Użyj systemu filtrów lub narzędzia takiego jak Trello, aby śledzić postępy
• Zachowaj trochę czasu na edycję

Ideą przepływu pracy jest zapewnienie, że wszystko będzie przebiegać płynnie i że nie będziesz spóźniać się z terminami. Daje również freelancerom proces do naśladowania, zapewniając, że żadne istotne kroki nie zostaną pominięte.

4. Używaj cyfrowych narzędzi do przydzielania zadań i zarządzania nimi

Zarządzanie projektami to jedno z największych wyzwań związanych z zarządzaniem niezależnym zespołem pisarskim. Jeśli poradzisz sobie z tym za pomocą odpowiedniego zestawu narzędzi cyfrowych, proces stanie się całkiem wydajny zarówno dla Ciebie, jak i dla pisarzy.

Korzystanie z narzędzi może usprawnić procesy, przypisywać zadania, śledzić postępy i łatwo współpracować. Oto kilka narzędzi, których możesz użyć do pracy z niezależnym zespołem pisarskim:

• Trello : narzędzie do zarządzania projektami, którego można używać do zarządzania kalendarzem redakcyjnym całego zespołu, przydzielania zadań, komentowania ich i przekazywania opinii.

(Źródło obrazu)

• Slack : narzędzie do komunikacji i współpracy zespołowej, które umożliwia natychmiastowy kontakt z zespołem i koordynowanie lub omawianie spraw.

(Źródło obrazu)

• TimeCamp : oprogramowanie do śledzenia czasu, które służy również jako kalkulator czasu pracy. Automatycznie śledzi czas w tle, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twój zespół freelancerów rozlicza się dokładnie. Korzystaj z szerokiej gamy raportów, aby być na bieżąco z tym, jak radzą sobie ze swoimi zadaniami i wydajnością projektów, w których biorą udział.

(Źródło obrazu)

• LEAD : LEAD pomaga Twoim pracownikom budować zaufanie i przyjaźnie, niezależnie od tego, czy pracują w tym samym biurze, czy pracują zdalnie. LEAD ułatwia uruchamianie wirtualnych obiadów kawowych lub grupowych, zachęca do spotkań peer-to-peer w celu nauki i pomaga budować wewnętrzne sieci dla nowych pracowników i obecnych pracowników.

(Źródło obrazu)

• Uwaga : narzędzie do pracy w zespole, które może być używane do burzy mózgów pomysłów na treści, przedstawiania tematów lub utrzymywania listy rzeczy do zrobienia.

(Źródło obrazu)

• Zoom: Nawet jeśli masz zdalny zespół freelancerów, musisz komunikować się z nimi indywidualnie, aby śledzić postępy i oceniać wydajność. W tym celu Zoom jest doskonałym narzędziem do komunikacji wideo i prezentacji.

(Źródło obrazu)

Inwestowanie w te podstawowe narzędzia może pomóc znacznie lepiej zorganizować przepływ pracy i sprawić, że będzie on płynny. Oprócz tego rozważ zainwestowanie w narzędzia do pisania, takie jak Grammarly do korekty.

5. Zaplanuj regularne odprawy

Jeśli chcesz współpracować i osiągać korzystne wyniki, musisz regularnie się komunikować. Pielęgnowanie relacji klient-freelancer jest niezbędne do budowania zaufania, ponieważ im bardziej otwarcie się dzielisz, tym lepszy czas będziecie pracować ze sobą.

Zaplanuj więc czas, aby regularnie meldować się ze swoimi niezależnymi pisarzami. Oto kilka najlepszych praktyk, jak to zrobić:

• Zaplanuj cotygodniowe lub dwutygodniowe połączenie z zoomem, aby się połączyć.
• Dziel się bieżącymi opiniami
• Zapewnij zasoby edukacyjne, aby mogli doskonalić swoje umiejętności
• Znajdź czas na małą rozmowę, aby wzmocnić więź

Komunikacja jest kluczem do zrozumienia wszelkich problemów, z jakimi się borykają, lub jeśli masz jakieś sugestie dotyczące poprawy.

6. Bądź szczery w kwestii opinii i zmian

Przekazywanie niefiltrowanej opinii jest ważne, aby ustanowić punkt odniesienia dla jakości i zachęcić zespół pisarski do lepszej pracy.

Jeśli zastosujesz się do określonego procesu edycji, poinformuj autorów o tym podejściu. Jest to ważne, ponieważ jeśli edytujesz artykuł i zawiera on wiele zmian w porównaniu z oryginalnym, autor może się z tym źle czuć. Dlatego upewnij się, że wcześniej komunikujesz swój proces edycji, aby zapewnić przejrzystość.

Podobnie postępuj zgodnie z procesem przekazywania opinii swoim pisarzom. Utrzymuj zdrową równowagę, w której wskazujesz dobre części i te, które wymagają poprawy. W ten sposób poczują się docenieni i odnotują najważniejsze wskazówki od następnego razu.

Pamiętaj, aby na bieżąco przekazywać informacje zwrotne. Zapewni to, że będą wdrażać zmiany na bieżąco, aby zapewnić Ci lepszą treść.

7. Zachęcaj do doskonałej pracy

Wreszcie ważne jest, aby docenić swoich pisarzy i docenić ich pracę. Zapewnij najlepszemu pracownikowi miesiąca zachęty lub premie, aby zmotywować innych do cięższej pracy i nagrodzić zasłużonego.

Robiąc to, stawiasz pisarzy w pozycji docenienia, w której wiedzą, co powinni robić i co muszą poprawić. Gdy stworzysz satysfakcjonującą kulturę pracy, pisarze będą ciężej pracować, aby otrzymać to specjalne wyróżnienie i premię.

To świetny sposób na pokazanie, że cenisz swoich pisarzy i nagradzasz doskonałość.

Wniosek

Marketing treści znajduje się w centrum cyfrowego pola gry w 2021 r. W związku z tym istnieje duże zapotrzebowanie na niezależnych pisarzy, którzy dostarczają wysokiej jakości treści, które mogą być zgodne z celami marki i przemawiać bezpośrednio do odbiorców.

Zatrudnianie niezależnych pisarzy to jedno, ale zarządzanie zespołem różnych pisarzy wymaga skutecznych strategii. Aby zmaksymalizować produktywność swoich pisarzy i zmusić ich do osiągania lepszych wyników, powinieneś zautomatyzować zarządzanie. Stwórz strategię, korzystając z tych wskazówek, która działa zarówno dla Ciebie, jak i dla freelancerów, a także pomaga lepiej ustrukturyzować procesy.

Te najlepsze praktyki pomogą Ci udoskonalić umiejętności zarządzania i ustawić zespół freelancerów we właściwym kierunku, aby tworzyć atrakcyjne treści — największy zwrot z inwestycji, jaki możesz uzyskać.