如何管理一個自由作家團隊而不是失去理智

隨著品牌越來越多地參與執行內容營銷策略，自由作家已成為數字世界不可或缺的一部分。

小型企業和初創公司通常會根據合同將內容要求外包給自由撰稿人，這有助於他們降低間接成本並完成高質量的工作。

然而，管理一個作家團隊可能會變得具有挑戰性。 管理截止日期、編輯內容並確保完成的工作質量可能會變得勢不可擋。

但是，通過正確的策略，您可以克服所有這些。 在本文中，我們將簡要介紹一些管理技巧，以幫助您管理自由寫作團隊而不會感到壓力。

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有效管理自由撰稿人團隊的 7 個技巧

內容管理需要大量的規劃。 如果您希望您的內容營銷策略帶來您想要的結果，那麼內容的質量必須是一流的。 你可以聘請最好的自由作家，但如果你不能有效地管理他們，那也沒什麼區別。

以下是管理自由作家團隊的七個技巧。

1. 制定風格指南

無論是博客、電子書、信息圖表、電子郵件還是廣告——您的品牌都需要有一致的寫作風格。 任何差異都會混淆客戶對您品牌的看法。

在與多個作者合作時，您必須創建一個每個人都可以參考和遵循的通用風格指南。 這應該包括有關您的品牌的基本信息以及在創建內容時需要牢記的內容。 以下是一些要包含在您的風格指南中的提示：

• 目標受眾描述和買家角色
• 說話的語氣
• 目標
• 關鍵字研究或編輯過程
• 鏈接、圖像或任何參考的具體說明

這些可以是內容的一般指南，也可以為不同的內容格式創建單獨的指南。

2. 一開始就管理期望

並非每個自由職業者都會知道您對他們的期望，因為不同的客戶有不同的要求。 您需要保持透明，以避免任何誤解並節省時間。

以下是您可能希望從一開始就直接設置的一些內容：

• 您聘請自由職業者的目的
• 您對合作的期望
• 您希望內容流程如何運作
• 其他自由職業者如何在品牌中工作
• 他們需要遵循哪些工具、研究或寫作流程。

不要只是告訴他們你的期望——鼓勵他們提出問題並傾聽他們的意見。 你的溝通越清晰，他們就越能與你合作。

自由職業者與客戶的關係是一種戰略關係，因此請確保你們“與”彼此合作以取得最佳結果。

在溝通和清除期望時，請對建議持開放態度。 您永遠不會知道，自由職業者可能有更好的選擇來提高工作效率，因為他們曾與其他品牌和客戶合作過。

理想情況下，這應該在給他們第一個任務之前發生，以便為一起工作設定正確的基調並在同一頁面上開始。

3. 創建有效的工作流程

擁有適合您和您的品牌的工作流程是您可以為內容營銷工作做的最有用的事情之一。 設置好系統後，您可以將工作流程置於自動駕駛狀態，並通過創建時間表來確保事情按時進行。

在向作者分配任務之前，請創建一個防失敗的內容策略框架，即使提交晚了幾天或工作沒有按計劃進行，也不會崩潰。

一篇文章可能需要修改，自由職業者可能有緊急情況，或者你可能需要處理另一項重要任務。 這就是為什麼保留一些緩衝時間很重要的原因。 最好的方法是創建工作流。

以下是與您的作家一起創作的一些最佳實踐：

• 創建編輯日曆以便於跟踪
• 為每位作者創建一個單獨的文件夾，並使用電子表格跟踪您的內容
• 確保您獲得對每條內容的編輯權限，並且它們都採用相同的格式
• 在實際提交日期之前分配截止日期
• 使用過濾系統或像 Trello 這樣的工具來跟踪進度
• 留出一些時間進行編輯

工作流的想法是確保事情順利進行，並且不會在截止日期前落後。 它還為自由職業者提供了一個可遵循的流程，確保不會遺漏任何重要步驟。

4. 使用數字工具分配和管理任務

項目管理是管理自由寫作團隊的最大挑戰之一。 如果您可以使用正確的數字工具集來管理它，那麼這個過程對您和作家來說都會變得非常有效。

使用工具可以幫助簡化流程、分配任務、跟踪進度和輕鬆協作。 以下是一些可用於與自由寫作團隊合作的工具：

• Trello ：一種項目管理工具，可用於管理整個團隊的編輯日曆、分配任務、評論它們並提供反饋。

（圖片來源）

• Slack ：一種團隊溝通和協作工具，可立即與您的團隊取得聯繫並協調或討論事情。

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• TimeCamp ：時間跟踪軟件，也可用作時間表計算器。 它會在後台自動跟踪時間，因此您可以確保您的自由職業團隊準確計費。 使用範圍廣泛的報告來了解他們如何處理他們的任務以及他們參與的項目的表現。

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• LEAD ：LEAD 幫助您的員工建立信任和友誼，無論他們是在同一個辦公室還是遠程工作。 LEAD 可以輕鬆啟動虛擬咖啡或團體午餐，鼓勵點對點聚會以獲得學習機會，並幫助為新員工和現有員工建立內部網絡。

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• 概念：一個團隊工作區工具，可用於集思廣益內容創意、提出主題或維護待辦事項列表。

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• Zoom：即使您有一個遠程的自由職業者團隊，您也需要與他們進行一對一的溝通，以跟踪進度並評估績效。 為此，Zoom 是一款出色的視頻通信和演示工具。

（圖片來源）

投資於這些基本工具可以幫助您更好地組織工作流程並使其流程順暢。 除此之外，還可以考慮投資於 Grammarly 等寫作工具進行校對。

5. 安排定期簽到

如果你想合作並產生有益的結果，你需要定期溝通。 培養客戶與自由職業者的關係對於建立信任至關重要，因為您分享得越公開，彼此合作的時間就越長。

因此，請安排時間定期與您的自由作家聯繫。 以下是執行此操作的一些最佳實踐：

• 安排每週或每兩週一次的縮放通話以進行連接。
• 分享持續的反饋
• 提供教育資源，使他們能夠提高技能
• 騰出時間進行閒聊以加強您的聯繫

溝通是了解他們面臨的任何問題或您有任何改進建議的關鍵。

6. 誠實對待反饋和編輯

提供未經過濾的反饋對於設定質量基準並推動您的寫作團隊做得更好很重要。

如果您遵循特定的編輯流程，請讓作者了解該方法。 這很重要，因為如果您編輯文章並且與原始文章相比有很多變化，作者可能會對此感到難過。 因此，請確保您事先傳達您的編輯過程以確保透明度。

同樣，遵循向作者提供反饋的過程。 保持健康的平衡，指出好的部分和可以改進的部分。 這樣，他們會感到受到讚賞並記下下一次的重要指示。

請記住提供持續的反饋。 這將確保他們在旅途中實施更改，以便為您提供更好的內容。

7、對優秀作品給予獎勵

最後，欣賞你的作家並承認他們的工作很重要。 為當月表現最好的人提供獎勵或獎金，以激勵其他人更加努力地工作並獎勵應得的人。

通過這樣做，您將作家置於欣賞的位置，他們知道應該繼續做什麼以及需要改進的地方。 一旦你創造了一種有益的工作文化，作家就會更加努力地獲得特別提及和獎金。

這是表明你重視你的作家和獎勵卓越的好方法。

結論

2021 年，內容營銷將成為數字遊戲領域的中心。因此，對自由作家提供符合品牌目標並直接與受眾交流的優質內容的需求很高。

聘請自由作家是一回事，但管理一支由多元化作家組成的團隊需要有效的策略。 為了最大限度地提高作者的生產力並推動他們產生更好的結果，您應該自動化管理。 使用這些技巧製定策略，這對您和自由職業者都適用，並有助於更好地構建流程。

這些最佳實踐將幫助您提高管理技能，並使您的自由職業團隊朝著正確的方向發展，以創建有影響力的內容——您可以獲得的最大投資回​​報。