Bagaimana Mengelola Tim Penulis Lepas dan Tidak Kehilangan Pikiran Anda

Dengan meningkatnya keterlibatan merek dalam menjalankan strategi pemasaran konten, penulis lepas telah menjadi bagian tak terpisahkan dari dunia digital.

Usaha kecil dan pemula sering kali mengalihdayakan persyaratan konten ke penulis lepas berdasarkan kontrak, yang membantu mereka mengurangi biaya overhead dan menyelesaikan pekerjaan berkualitas.

Namun, mengelola tim penulis bisa menjadi tantangan. Mengelola tenggat waktu, mengedit konten, dan memastikan pekerjaan yang dilakukan berkualitas bisa menjadi hal yang luar biasa.

Tapi, dengan strategi yang tepat, Anda bisa mengatasi semua itu. Dalam artikel ini, kami akan melakukan ikhtisar tentang beberapa kiat mengelola untuk membantu Anda menjalankan tim penulis lepas tanpa stres.

Temukan cara mempublikasikan dalam hitungan detik, bukan jam

Daftar sekarang untuk mendapatkan akses eksklusif ke Wordable, bersama dengan dan cari tahu cara mengunggah, memformat, dan mengoptimalkan konten dalam hitungan detik, bukan jam.

Mulai penerbitan

7 tips mengelola tim penulis lepas secara efektif

Manajemen konten membutuhkan banyak perencanaan. Jika Anda ingin strategi pemasaran konten Anda membawa hasil yang Anda inginkan, kualitas konten harus menjadi yang terbaik. Anda dapat mempekerjakan penulis lepas terbaik, tetapi tidak akan ada bedanya jika Anda tidak dapat mengelolanya secara efisien.

Berikut adalah tujuh tips untuk mengelola tim penulis lepas.

1. Kembangkan panduan gaya

Baik itu blog, eBuku, infografis, email, atau iklan — merek Anda harus memiliki gaya penulisan yang konsisten. Setiap perbedaan dapat membingungkan persepsi pelanggan tentang merek Anda.

Saat bekerja dengan banyak penulis, Anda harus membuat panduan gaya umum yang dapat dirujuk dan diikuti semua orang. Ini harus mencakup informasi dasar tentang merek Anda dan apa yang perlu diingat saat membuat konten. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk disertakan dalam panduan gaya Anda:

• Deskripsi audiens target dan persona pembeli
• Nada suara
• Sasaran
• Penelitian kata kunci atau proses pengeditan
• Petunjuk khusus untuk penautan, gambar, atau referensi apa pun

Ini dapat berupa pedoman umum untuk konten, atau Anda dapat membuat pedoman terpisah untuk format konten yang berbeda.

2. Kelola ekspektasi di awal

Tidak setiap freelancer akan tahu apa yang Anda harapkan dari mereka karena klien yang berbeda memiliki persyaratan yang berbeda. Anda harus transparan dengan milik Anda untuk menghindari kesalahpahaman dan menghemat waktu.

Berikut adalah beberapa hal yang mungkin ingin Anda luruskan dari awal:

• Tujuan Anda mempekerjakan pekerja lepas
• Apa yang Anda harapkan dari kolaborasi
• Bagaimana Anda ingin proses konten berhasil?
• Bagaimana pekerja lepas lain bekerja di merek
• Alat, penelitian, atau proses penulisan apa yang perlu mereka ikuti.

Jangan hanya memberi tahu mereka harapan Anda — dorong pertanyaan dan dengarkan mereka juga. Semakin jelas Anda dengan komunikasi Anda, semakin baik mereka akan bekerja dengan Anda.

Hubungan freelancer-klien adalah hubungan yang strategis, jadi pastikan Anda bekerja 'dengan' satu sama lain untuk mengembangkan hasil terbaik.

Saat Anda berkomunikasi dan menjernihkan harapan, terbukalah terhadap saran. Anda tidak pernah tahu, seorang freelancer mungkin memiliki alternatif yang lebih baik untuk bekerja secara efisien karena mereka telah bekerja dengan merek dan klien lain.

Ini idealnya terjadi sebelum memberi mereka tugas pertama untuk mengatur nada yang tepat untuk bekerja bersama dan memulai dari halaman yang sama.

3. Buat alur kerja yang efektif

Memiliki alur kerja yang sesuai untuk Anda dan merek Anda adalah salah satu hal paling berguna yang dapat Anda lakukan untuk upaya pemasaran konten Anda. Setelah Anda mengatur sistem, Anda dapat menempatkan alur kerja Anda pada pilot otomatis dan memastikan semuanya terjadi tepat waktu dengan membuat garis waktu.

Sebelum Anda memberikan tugas kepada penulis Anda, buatlah kerangka strategi konten anti-gagal yang tidak akan berantakan meskipun pengiriman terlambat beberapa hari atau pekerjaan tidak berjalan sesuai rencana.

Sebuah artikel mungkin perlu direvisi, pekerja lepas mungkin memiliki keadaan darurat, atau Anda mungkin harus mengerjakan tugas penting lainnya. Inilah mengapa penting untuk menjaga waktu buffer. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat alur kerja.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membuatnya dengan penulis Anda:

• Buat kalender editorial untuk memudahkan pelacakan
• Buat folder terpisah untuk setiap penulis dan lacak konten Anda dengan spreadsheet
• Pastikan Anda mendapatkan akses edit untuk setiap konten, dan semuanya datang dalam format yang sama
• Tetapkan tenggat waktu jauh sebelum tanggal pengiriman yang sebenarnya
• Gunakan sistem filter atau alat seperti Trello untuk melacak kemajuan
• Luangkan waktu untuk mengedit

Ide alur kerja adalah untuk memastikan hal-hal terjadi dengan lancar dan Anda tidak ketinggalan tenggat waktu. Ini juga memberi para pekerja lepas proses untuk diikuti, memastikan tidak ada langkah penting yang terlewatkan.

4. Gunakan alat digital untuk menetapkan dan mengelola tugas

Manajemen proyek adalah salah satu tantangan terbesar dalam mengelola tim penulis lepas. Jika Anda dapat mengelolanya dengan seperangkat alat digital yang tepat, prosesnya akan menjadi cukup efisien bagi Anda dan penulis.

Menggunakan alat dapat membantu merampingkan proses, menetapkan tugas, melacak kemajuan, dan berkolaborasi dengan mudah. Berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk bekerja dengan tim penulis lepas Anda:

• Trello : Alat manajemen proyek yang dapat digunakan untuk mengelola kalender editorial dengan seluruh tim Anda, menetapkan tugas, mengomentarinya, dan memberikan umpan balik.

(Sumber Gambar)

• Slack : Alat komunikasi dan kolaborasi tim untuk langsung berhubungan dengan tim Anda dan mengoordinasikan atau mendiskusikan berbagai hal.

(Sumber Gambar)

• TimeCamp : software pelacak waktu yang juga berfungsi sebagai kalkulator timesheet. Ini melacak waktu secara otomatis di latar belakang, sehingga Anda dapat memastikan tim freelance Anda ditagih secara akurat. Gunakan berbagai laporan untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang cara mereka menangani tugas dan kinerja proyek yang mereka ikuti.

(Sumber Gambar)

• LEAD : LEAD membantu tenaga kerja Anda membangun kepercayaan dan persahabatan baik mereka berada di kantor yang sama atau bekerja dari jarak jauh. LEAD memudahkan peluncuran kopi virtual atau makan siang kelompok, mendorong pertemuan peer-to-peer untuk kesempatan belajar, dan membantu membangun jaringan internal untuk karyawan baru dan karyawan yang sudah ada.

(Sumber Gambar)

• Notion : Alat ruang kerja tim yang dapat digunakan untuk bertukar pikiran tentang ide konten, mengajukan topik, atau mempertahankan daftar tugas.

(Sumber Gambar)

• Zoom: Bahkan jika Anda memiliki tim freelancer jarak jauh, Anda perlu berkomunikasi dengan mereka secara pribadi untuk melacak kemajuan dan mengevaluasi kinerja. Untuk ini, Zoom adalah alat komunikasi dan presentasi video yang hebat.

(Sumber Gambar)

Berinvestasi dalam alat-alat dasar ini dapat membantu Anda mengatur alur kerja Anda dengan lebih baik dan membuatnya menjadi proses yang lancar. Terlepas dari ini, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam alat tulis seperti Grammarly untuk proofreading.

5. Jadwalkan check-in reguler

Jika Anda ingin berkolaborasi dan menghasilkan hasil yang bermanfaat, Anda perlu berkomunikasi secara teratur. Memelihara hubungan klien-freelancer sangat penting untuk membangun kepercayaan karena semakin terbuka Anda berbagi, semakin baik waktu Anda bekerja dengan satu sama lain.

Jadi, jadwalkan waktu untuk memeriksa dengan penulis lepas Anda secara teratur. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk melakukan ini:

• Jadwalkan panggilan zoom mingguan atau dua mingguan untuk terhubung.
• Bagikan umpan balik yang sedang berlangsung
• Menyediakan sumber daya pendidikan sehingga mereka dapat meningkatkan keterampilan mereka
• Luangkan waktu untuk obrolan ringan untuk memperkuat ikatan Anda

Komunikasi adalah kunci untuk memahami setiap masalah yang mereka hadapi atau jika Anda memiliki saran untuk perbaikan.

6. Jujurlah tentang umpan balik dan suntingan

Memberikan umpan balik tanpa filter penting untuk menetapkan tolok ukur kualitas dan mendorong tim penulis Anda untuk berbuat lebih baik.

Jika Anda mengikuti proses penyuntingan tertentu, beri tahu penulis tentang pendekatannya. Hal ini penting karena jika Anda mengedit artikel dan memiliki banyak perubahan dibandingkan dengan yang asli, penulis mungkin merasa tidak enak. Jadi, pastikan Anda mengomunikasikan proses pengeditan Anda sebelumnya untuk transparansi.

Demikian pula, ikuti proses untuk memberikan umpan balik kepada penulis Anda. Pertahankan keseimbangan yang sehat di mana Anda menunjukkan bagian-bagian yang baik dan bagian-bagian yang dapat digunakan untuk perbaikan. Dengan cara ini, mereka akan merasa dihargai dan mencatat petunjuk penting dari waktu berikutnya.

Ingatlah untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan. Ini akan memastikan bahwa mereka menerapkan perubahan saat bepergian untuk memberi Anda konten yang lebih baik.

7. Berikan insentif untuk pekerjaan yang sangat baik

Akhirnya, penting untuk menghargai penulis Anda dan mengakui pekerjaan mereka. Berikan insentif atau bonus kepada yang berkinerja terbaik bulan ini untuk memotivasi orang lain bekerja lebih keras dan memberi penghargaan kepada yang pantas.

Dengan melakukan ini, Anda menempatkan penulis pada posisi penghargaan di mana mereka tahu apa yang harus mereka terus lakukan dan di mana mereka perlu meningkatkan. Setelah Anda menciptakan budaya kerja yang bermanfaat, penulis akan bekerja lebih keras untuk menerima perhatian dan bonus khusus itu.

Ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai penulis Anda dan memberikan penghargaan yang terbaik.

Kesimpulan

Pemasaran konten berdiri di tengah arena permainan digital pada tahun 2021. Oleh karena itu, ada permintaan tinggi bagi penulis lepas untuk menyediakan konten berkualitas yang dapat selaras dengan tujuan merek dan berbicara langsung kepada audiens mereka.

Mempekerjakan penulis lepas adalah satu hal, tetapi mengelola tim penulis yang beragam membutuhkan strategi yang efektif. Untuk memaksimalkan produktivitas penulis Anda dan mendorong mereka untuk menghasilkan hasil yang lebih baik, Anda harus mengotomatisasi manajemen. Buat strategi menggunakan kiat-kiat ini, yang cocok untuk Anda dan para pekerja lepas dan membantu menyusun proses dengan lebih baik.

Praktik terbaik ini akan membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen Anda dan mengarahkan tim lepas Anda ke arah yang benar untuk membuat konten yang berdampak - laba atas investasi terbesar yang bisa Anda dapatkan.