Come gestire un team di scrittori freelance e non perdere la testa

Con il crescente coinvolgimento dei marchi nell'esecuzione di strategie di content marketing, gli scrittori freelance sono diventati una parte indispensabile del mondo digitale.

Le piccole imprese e le startup spesso esternalizzano i requisiti di contenuto a scrittori freelance su base contrattuale, il che li aiuta a ridurre i costi generali e a svolgere un lavoro di qualità.

Tuttavia, gestire un team di scrittori può diventare difficile. Gestire le scadenze, modificare il contenuto e garantire che il lavoro svolto sia di qualità può diventare opprimente.

Ma, con le giuste strategie, puoi superare tutto questo. In questo articolo, faremo una carrellata su alcuni suggerimenti di gestione per aiutarti a gestire un team di scrittori freelance senza stressarti.

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7 consigli per gestire efficacemente un team di scrittori freelance

La gestione dei contenuti richiede molta pianificazione. Se vuoi che la tua strategia di content marketing porti i risultati che desideri, la qualità dei contenuti deve essere di prim'ordine. Puoi assumere i migliori scrittori freelance, ma non farà differenza se non sarai in grado di gestirli in modo efficiente.

Ecco sette consigli per gestire un team di scrittori freelance.

1. Sviluppa una guida di stile

Che si tratti di blog, eBook, infografiche, e-mail o pubblicità, il tuo marchio deve avere uno stile di scrittura coerente. Qualsiasi discrepanza può confondere la percezione del tuo marchio da parte del cliente.

Mentre lavori con più autori, devi creare una guida di stile comune a cui tutti possono fare riferimento e seguire. Ciò dovrebbe includere informazioni di base sul tuo marchio e ciò che deve essere tenuto a mente durante la creazione di contenuti. Ecco alcuni suggerimenti da includere nella tua guida di stile:

• Descrizione del pubblico di destinazione e persona dell'acquirente
• Tono di voce
• Obiettivi
• Ricerca di parole chiave o processi di modifica
• Indicazioni specifiche per il collegamento, le immagini o qualsiasi riferimento

Queste possono essere linee guida generali per il contenuto oppure puoi creare linee guida separate per diversi formati di contenuto.

2. Gestire le aspettative all'inizio

Non tutti i liberi professionisti sapranno cosa ti aspetti da loro perché clienti diversi hanno requisiti diversi. Devi essere trasparente con i tuoi per evitare malintesi e risparmiare tempo.

Ecco alcune cose che potresti voler impostare direttamente dall'inizio:

• Il tuo scopo di assumere liberi professionisti
• Cosa ti aspetti dalla collaborazione
• Come vuoi che funzioni il processo dei contenuti?
• Come lavorano altri liberi professionisti nel marchio
• Quali strumenti, ricerche o processi di scrittura devono seguire.

Non limitarti a dire loro le tue aspettative: incoraggia le domande e ascolta anche loro. Più sei chiaro con la tua comunicazione, meglio funzioneranno con te.

Un rapporto libero professionista-cliente è strategico, quindi assicurati di lavorare "insieme" per sviluppare i migliori risultati.

Mentre comunichi e chiarisci le aspettative, sii aperto ai suggerimenti. Non si sa mai, un libero professionista può avere alternative migliori per lavorare in modo efficiente perché ha lavorato con altri marchi e clienti.

Questo dovrebbe idealmente accadere prima di dare loro il primo incarico per impostare il tono giusto per lavorare insieme e iniziare dalla stessa pagina.

3. Crea un flusso di lavoro efficace

Avere un flusso di lavoro che funzioni per te e il tuo marchio è una delle cose più utili che puoi fare per i tuoi sforzi di marketing dei contenuti. Una volta impostato un sistema, puoi mettere il tuo flusso di lavoro sul pilota automatico e assicurarti che le cose accadano in tempo creando una sequenza temporale.

Prima di assegnare compiti ai tuoi scrittori, crea un framework di strategia dei contenuti a prova di errore che non si sfaldi anche se gli invii sono in ritardo di alcuni giorni o il lavoro non va secondo il piano.

Un articolo potrebbe aver bisogno di revisioni, un libero professionista potrebbe avere un'emergenza o potresti dover svolgere un'altra attività importante. Questo è il motivo per cui è importante mantenere un po' di tempo di buffer. Il modo migliore per farlo è creare un flusso di lavoro.

Ecco alcune best practice per crearne uno con i tuoi autori:

• Crea un calendario editoriale per un facile monitoraggio
• Crea una cartella separata per ogni scrittore e tieni traccia dei tuoi contenuti con un foglio di calcolo
• Assicurati di ottenere l'accesso in modifica per ogni contenuto e tutti hanno lo stesso formato
• Assegna le scadenze con largo anticipo rispetto alla data di presentazione effettiva
• Usa un sistema di filtri o uno strumento come Trello per tenere traccia dei progressi
• Tieni un po' di tempo a parte per l'editing

L'idea di un flusso di lavoro è garantire che le cose si svolgano senza intoppi e che tu non sia in ritardo sulle scadenze. Fornisce inoltre ai liberi professionisti un processo da seguire, garantendo che non vengano persi passaggi essenziali.

4. Utilizza strumenti digitali per assegnare e gestire le attività

La gestione dei progetti è una delle sfide più grandi nella gestione di un team di scrittori freelance. Se riesci a gestirlo con il giusto set di strumenti digitali, il processo diventerà abbastanza efficiente sia per te che per gli scrittori.

L'utilizzo di strumenti può aiutare a semplificare i processi, assegnare attività, tenere traccia dei progressi e collaborare facilmente. Ecco alcuni strumenti che puoi utilizzare per lavorare con il tuo team di scrittori freelance:

• Trello : uno strumento di gestione dei progetti che può essere utilizzato per gestire un calendario editoriale con l'intero team, assegnare attività, commentarle e fornire feedback.

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• Slack : uno strumento di comunicazione e collaborazione di squadra per entrare immediatamente in contatto con il tuo team e coordinare o discutere le cose.

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• TimeCamp : un software di monitoraggio del tempo che funge anche da calcolatore del foglio presenze. Tiene traccia del tempo automaticamente in background, così puoi essere certo che il tuo team di freelance venga fatturato in modo accurato. Utilizza un'ampia gamma di rapporti per rimanere aggiornato su come gestiscono le loro attività e le prestazioni dei progetti a cui partecipano.

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• LEAD : LEAD aiuta la tua forza lavoro a costruire fiducia e amicizie, sia che si trovino nello stesso ufficio o che lavorino da remoto. LEAD facilita il lancio di caffè virtuali o pranzi di gruppo, incoraggia gli incontri tra pari per opportunità di apprendimento e aiuta a costruire reti interne per i nuovi assunti e i dipendenti esistenti.

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• Nozione : uno strumento per l'area di lavoro del team che può essere utilizzato per raccogliere idee sui contenuti, presentare argomenti o mantenere un elenco di cose da fare.

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• Zoom: anche se disponi di un team remoto di liberi professionisti, devi comunicare con loro su base uno a uno per monitorare i progressi e valutare le prestazioni. Per questo, Zoom è un ottimo strumento di comunicazione e presentazione video.

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Investire in questi strumenti di base può aiutarti a organizzare molto meglio il tuo flusso di lavoro e a renderlo un processo fluido. Oltre a questi, considera di investire in strumenti di scrittura come Grammarly per la correzione di bozze.

5. Pianifica check-in regolari

Se vuoi collaborare e produrre risultati positivi, devi comunicare regolarmente. Coltivare una relazione cliente-freelance è essenziale per creare fiducia, perché più apertamente condividete, più tempo avrete a lavorare insieme.

Quindi, pianifica il tempo per controllare regolarmente i tuoi scrittori freelance. Ecco alcune best practice per farlo:

• Pianifica una chiamata zoom settimanale o bisettimanale per connetterti.
• Condividi feedback in corso
• Fornire risorse educative in modo che possano migliorare le proprie competenze
• Trova il tempo per le chiacchiere per rafforzare il tuo legame

La comunicazione è la chiave per capire eventuali problemi che stanno affrontando o se hai suggerimenti per migliorare.

6. Sii onesto su feedback e modifiche

Fornire un feedback non filtrato è importante per stabilire un punto di riferimento per la qualità e spingere il tuo team di scrittura a fare meglio.

Se segui un determinato processo per l'editing, informa gli autori dell'approccio. Questo è importante perché se modifichi l'articolo e ha molte modifiche rispetto a quello originale, lo scrittore potrebbe sentirsi male a riguardo. Quindi, assicurati di comunicare in anticipo il tuo processo di modifica per la trasparenza.

Allo stesso modo, segui un processo per dare un feedback ai tuoi scrittori. Mantenere un sano equilibrio in cui si evidenziano le parti buone e quelle che potrebbero essere migliorate. In questo modo, si sentiranno apprezzati e prenderanno nota dei suggerimenti essenziali per la prossima volta.

Ricordati di fornire un feedback continuo. Ciò assicurerà che stiano implementando modifiche in movimento per fornirti un contenuto migliore.

7. Dare incentivi per un lavoro eccellente

Infine, è importante apprezzare i tuoi scrittori e riconoscere il loro lavoro. Fornisci incentivi o bonus al miglior risultato del mese per motivare gli altri a lavorare di più e premiare chi se lo merita.

In questo modo, metti gli scrittori in una posizione di apprezzamento dove sanno cosa dovrebbero continuare a fare e dove hanno bisogno di migliorare. Una volta creata una cultura lavorativa gratificante, gli scrittori lavoreranno di più per ricevere quella menzione speciale e quel bonus.

È un ottimo modo per dimostrare che apprezzi i tuoi scrittori e premi l'eccellenza.

Conclusione

Il content marketing sarà al centro del campo di gioco digitale nel 2021. Pertanto, c'è una forte domanda di scrittori freelance per fornire contenuti di qualità che possano allinearsi con gli obiettivi del marchio e parlare direttamente al loro pubblico.

Assumere scrittori freelance è una cosa, ma gestire un team di scrittori diversi richiede strategie efficaci. Per massimizzare la produttività dei tuoi autori e spingerli a produrre risultati migliori, dovresti automatizzare la gestione. Crea una strategia utilizzando questi suggerimenti, che funzioni sia per te che per i liberi professionisti e aiuta a strutturare meglio i processi.

Queste best practice ti aiuteranno ad affinare le tue capacità di gestione e ad indirizzare il tuo team di freelance nella giusta direzione per creare contenuti di impatto: il massimo ritorno sull'investimento che puoi ottenere.