كيف تدير فريق من الكتاب المستقلين ولا تفقد عقلك

مع تزايد مشاركة العلامات التجارية في تنفيذ استراتيجيات تسويق المحتوى ، أصبح الكتاب المستقلون جزءًا لا غنى عنه من العالم الرقمي.

غالبًا ما تقوم الشركات الصغيرة والشركات الناشئة بالاستعانة بمصادر خارجية لمتطلبات المحتوى للكتاب المستقلين على أساس عقد ، مما يساعدهم على خفض التكاليف العامة وإنجاز العمل الجيد.

ومع ذلك ، فإن إدارة فريق من الكتاب يمكن أن تكون صعبة. قد تصبح إدارة المواعيد النهائية وتحرير المحتوى والتأكد من جودة العمل المنجز أمرًا مربكًا.

لكن بالإستراتيجيات الصحيحة ، يمكنك التغلب على كل هذا. في هذه المقالة ، سنقوم بعمل ملخص لبعض النصائح الإدارية لمساعدتك في إدارة فريق كتابة مستقل دون الشعور بالتوتر.

اكتشف كيف تنشر في ثوان وليس ساعات

اشترك الآن للحصول على وصول حصري إلى Wordable ، جنبًا إلى جنب مع ومعرفة كيفية تحميل المحتوى وتنسيقه وتحسينه في ثوانٍ ، وليس ساعات.

ابدأ النشر

7 نصائح لإدارة فريق من الكتاب المستقلين بشكل فعال

تتطلب إدارة المحتوى الكثير من التخطيط. إذا كنت تريد أن تحقق استراتيجية تسويق المحتوى الخاصة بك النتائج التي تريدها ، فيجب أن تكون جودة المحتوى من الدرجة الأولى. يمكنك توظيف أفضل الكتاب المستقلين ، لكن لن يحدث فرق إذا لم تتمكن من إدارتهم بكفاءة.

فيما يلي سبع نصائح لإدارة فريق من الكتاب المستقلين.

1. تطوير دليل أسلوب

سواء كانت مدونات أو كتب إلكترونية أو رسوم بيانية أو رسائل بريد إلكتروني أو إعلانات - تحتاج علامتك التجارية إلى أسلوب كتابة ثابت. قد يؤدي أي تناقض إلى إرباك تصور العميل لعلامتك التجارية.

أثناء العمل مع كتّاب متعددين ، يجب عليك إنشاء دليل نمط مشترك يمكن للجميع الرجوع إليه ومتابعته. يجب أن يتضمن ذلك معلومات أساسية حول علامتك التجارية وما يجب مراعاته أثناء إنشاء المحتوى. فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب تضمينها في دليل الأسلوب الخاص بك:

• وصف الجمهور المستهدف وشخصية المشتري
• نبرة الصوت
• الأهداف
• البحث عن الكلمات الرئيسية أو عمليات التحرير
• توجيهات محددة للربط أو الصور أو أي مراجع

يمكن أن تكون هذه إرشادات عامة للمحتوى ، أو يمكنك إنشاء إرشادات منفصلة لتنسيقات المحتوى المختلفة.

2. إدارة التوقعات في البداية

لن يعرف كل مترجم مستقل ما تتوقعه منهم لأن العملاء المختلفين لديهم متطلبات مختلفة. يجب أن تتحلى بالشفافية مع ما يخصك لتجنب أي سوء تفاهم وتوفير الوقت.

إليك بعض الأشياء التي قد ترغب في ضبطها من البداية:

• الغرض الخاص بك من توظيف المستقلين
• ما تتوقعه من التعاون
• كيف تريد أن تعمل عملية المحتوى
• كيف يعمل المستقلون الآخرون في العلامة التجارية
• ما هي الأدوات أو البحث أو عمليات الكتابة التي يحتاجون إلى اتباعها.

لا تخبرهم فقط بتوقعاتك - شجع الأسئلة واستمع إليها أيضًا. كلما كنت أكثر وضوحًا في اتصالاتك ، كان من الأفضل أن يعملوا معك.

تعتبر العلاقة بين المستقلين والعملاء علاقة إستراتيجية ، لذا تأكد من أنك تعمل "مع" بعضكما البعض لتطوير أفضل النتائج.

أثناء التواصل وتوضيح التوقعات ، كن منفتحًا على الاقتراحات. أنت لا تعرف أبدًا ، قد يكون لدى العامل المستقل بدائل أفضل للعمل بكفاءة لأنه عمل مع علامات تجارية وعملاء آخرين.

يجب أن يحدث هذا بشكل مثالي قبل منحهم المهمة الأولى لتعيين النغمة الصحيحة للعمل معًا والبدء في نفس الصفحة.

3. إنشاء سير عمل فعال

يعد وجود سير عمل يناسبك أنت وعلامتك التجارية أحد أكثر الأشياء المفيدة التي يمكنك القيام بها لجهود تسويق المحتوى الخاصة بك. بمجرد تعيين النظام في مكانه ، يمكنك وضع سير عملك في وضع تجريبي تلقائي والتأكد من حدوث الأشياء في الوقت المحدد من خلال إنشاء جدول زمني.

قبل تعيين المهام إلى كتّابك ، قم بإنشاء إطار عمل لاستراتيجية محتوى مقاوم للفشل لا ينهار حتى لو تأخرت عمليات الإرسال بضعة أيام أو لم يسير العمل وفقًا للخطة.

قد تحتاج المقالة إلى مراجعات ، أو قد يكون لدى العامل المستقل حالة طارئة ، أو قد تضطر إلى حضور مهمة أخرى مهمة. هذا هو سبب أهمية الاحتفاظ ببعض الوقت الاحتياطي. أفضل طريقة للقيام بذلك هي عن طريق إنشاء سير عمل.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإنشاء واحد مع كتّابك:

• أنشئ تقويمًا تحريريًا لسهولة التتبع
• أنشئ مجلدًا منفصلاً لكل كاتب وتتبع المحتوى الخاص بك باستخدام جدول بيانات
• تأكد من حصولك على حق الوصول للتعديل لكل جزء من المحتوى ، وكلها تأتي بنفس التنسيق
• حدد المواعيد النهائية في وقت مبكر قبل تاريخ التقديم الفعلي
• استخدم نظام تصفية أو أداة مثل Trello لتتبع التقدم
• اترك بعض الوقت بعيدًا عن التحرير

تتمثل فكرة سير العمل في ضمان حدوث الأشياء بسلاسة وعدم تأخرك في المواعيد النهائية. كما أنه يمنح العاملين المستقلين عملية يجب اتباعها ، مما يضمن عدم تفويت أي خطوات أساسية.

4. استخدم الأدوات الرقمية لتعيين وإدارة المهام

تعد إدارة المشروع من أكبر التحديات التي تواجه إدارة فريق الكتابة المستقل. إذا تمكنت من إدارة ذلك باستخدام المجموعة الصحيحة من الأدوات الرقمية ، فستكون العملية فعالة للغاية بالنسبة لك وللكتاب.

يمكن أن يساعد استخدام الأدوات في تبسيط العمليات وتعيين المهام وتتبع التقدم والتعاون بسهولة. فيما يلي بعض الأدوات التي يمكنك استخدامها للعمل مع فريق الكتابة المستقل:

• Trello : أداة لإدارة المشروع يمكن استخدامها لإدارة التقويم التحريري مع فريقك بأكمله ، وتعيين المهام ، والتعليق عليها ، وتقديم الملاحظات.

(مصدر الصورة)

• Slack : أداة تواصل وتعاون جماعية للتواصل الفوري مع فريقك وتنسيق الأمور أو مناقشتها.

(مصدر الصورة)

• TimeCamp : برنامج لتتبع الوقت يعمل أيضًا كآلة حاسبة للجداول الزمنية. إنه يتتبع الوقت تلقائيًا في الخلفية ، لذا يمكنك التأكد من دفع فاتورة فريق العمل المستقل بدقة. استخدم مجموعة كبيرة من التقارير للبقاء على اطلاع دائم بكيفية تعاملهم مع مهامهم وأداء المشاريع التي يشاركون فيها.

(مصدر الصورة)

• LEAD : يساعد LEAD القوى العاملة لديك على بناء الثقة والصداقات سواء كانوا في نفس المكتب أو يعملون عن بعد. يسهّل LEAD إطلاق القهوة الافتراضية أو وجبات الغداء الجماعية ، ويشجع اللقاءات بين الأقران لفرص التعلم ، ويساعد في بناء شبكات داخلية للموظفين الجدد والموظفين الحاليين.

(مصدر الصورة)

• الفكرة : أداة مساحة عمل جماعية يمكن استخدامها لطرح أفكار المحتوى أو عرض الموضوعات أو الاحتفاظ بقائمة مهام.

(مصدر الصورة)

• تكبير / تصغير: حتى إذا كان لديك فريق بعيد من المستقلين ، فأنت بحاجة إلى التواصل معهم على أساس فردي لتتبع التقدم وتقييم الأداء. لهذا الغرض ، يعد Zoom أداة اتصال وعرض فيديو رائعة.

(مصدر الصورة)

يمكن أن يساعدك الاستثمار في هذه الأدوات الأساسية في تنظيم سير العمل بشكل أفضل وجعله عملية سلسة. بصرف النظر عن ذلك ، فكر في الاستثمار في أدوات الكتابة مثل Grammarly للتدقيق اللغوي.

5. جدولة تسجيلات الوصول المنتظمة

إذا كنت ترغب في التعاون وتحقيق نتائج مفيدة ، فأنت بحاجة إلى التواصل بانتظام. تعد رعاية علاقة العميل المستقل أمرًا ضروريًا لبناء الثقة لأنه كلما تشاركت بشكل أكثر انفتاحًا ، كلما كان لديك وقت أفضل للعمل مع بعضكما البعض.

لذلك ، حدد وقتًا للتواصل مع كتابك المستقلين بانتظام. فيما يلي بعض أفضل الممارسات للقيام بذلك:

• حدد موعدًا لمكالمة تكبير أسبوعية أو نصف أسبوعية للتواصل.
• مشاركة الملاحظات الجارية
• توفير الموارد التعليمية حتى يتمكنوا من تحسين مهاراتهم
• خصص وقتًا لإجراء محادثة قصيرة لتقوية روابطك

الاتصال هو المفتاح لفهم أي مشاكل يواجهونها أو إذا كان لديك أي اقتراحات للتحسين.

6. كن صادقًا بشأن التعليقات والتعديلات

يعد تقديم ملاحظات غير مصفاة أمرًا مهمًا لوضع معيار للجودة ودفع فريق الكتابة لديك للقيام بعمل أفضل.

إذا اتبعت عملية معينة للتحرير ، فدع الكتاب يعرفون هذا النهج. هذا مهم لأنه إذا قمت بتحرير المقال ولديه العديد من التغييرات مقارنة بالمقال الأصلي ، فقد يشعر الكاتب بالسوء حيال ذلك. لذلك ، تأكد من إبلاغك بعملية التحرير مسبقًا من أجل الشفافية.

وبالمثل ، اتبع عملية لإعطاء ملاحظات لكتابك. حافظ على توازن صحي حيث تشير إلى الأجزاء الجيدة وتلك التي يمكن أن تستخدم التحسين. بهذه الطريقة ، سيشعرون بالتقدير ويلاحظون المؤشرات الأساسية من المرة القادمة.

تذكر تقديم ملاحظات مستمرة. سيضمن ذلك تنفيذ التغييرات أثناء التنقل لتزويدك بمحتوى أفضل.

7. أعط الحوافز للعمل الممتاز

أخيرًا ، من المهم تقدير كتابك وتقدير عملهم. قدم حوافز أو مكافآت للأفضل أداءً في الشهر لتحفيز الآخرين على العمل بجدية أكبر ومنح من يستحقه.

من خلال القيام بذلك ، تضع الكتاب في موضع تقدير حيث يعرفون ما يجب عليهم الاستمرار في القيام به وأين يحتاجون إلى تحسين. بمجرد إنشاء ثقافة عمل مجزية ، سيعمل الكتّاب بجدية أكبر لتلقي هذا التنويه الخاص والمكافأة.

إنها طريقة رائعة لإظهار أنك تقدر كتابك وتمنحك التميز.

استنتاج

يقف تسويق المحتوى في قلب ساحة اللعب الرقمية في عام 2021. وبالتالي ، هناك طلب كبير على الكتاب المستقلين لتوفير محتوى عالي الجودة يمكن أن يتماشى مع أهداف العلامة التجارية والتحدث مباشرة إلى جمهورهم.

يعد توظيف كتاب مستقلين أمرًا واحدًا ، لكن إدارة فريق من الكتاب المتنوعين يتطلب استراتيجيات فعالة. لتعظيم إنتاجية كتابك ودفعهم لتحقيق نتائج أفضل ، يجب عليك أتمتة الإدارة. قم بإنشاء إستراتيجية باستخدام هذه النصائح ، والتي تعمل لصالحك أنت وأصحاب الأعمال الحرة وتساعد على تنظيم العمليات بشكل أفضل.

ستساعدك أفضل الممارسات هذه على اكتساب مهاراتك الإدارية وتعيين فريق العمل المستقل الخاص بك في الاتجاه الصحيح لإنشاء محتوى مؤثر - أعظم عائد على الاستثمار يمكنك الحصول عليه.