3 najlepsze strategie osiągania doskonałości procesu

Niedawno Elon Musk udzielił wywiadu na temat pięcioetapowego procesu projektowania i procesu produkcyjnego SpaceX. Powtórzył myśli każdego analityka doskonałości procesu: „Największym błędem jest optymalizacja czegoś, co nie powinno istnieć”.

Te słowa są bardzo istotne dla konwersji cyfrowej. Wiele centrów innowacji i doskonałości próbuje zoptymalizować procesy biznesowe, kiedy powinny przyglądać się, jakie procesy nie powinny istnieć lub jak je wyeliminować. Popełniają ten sam błąd, do którego przyznaje się Musk – najpierw automatyzują.

Automatyzacja procesów, gdy „nie rozumiesz”

Automatyzacja bez zrozumienia procesu może mieć kosztowne konsekwencje. Nowe badania pokazują, że decydenci 1 na 5 porzucili swój projekt automatyzacji, podczas gdy 1 na 3 nie wykorzystał go zgodnie z planem lub stwierdził, że nie działa tak, jak oczekiwali.

Jest wielu dostawców, którzy nalegają na optymalizację pierwszego i automatyzację drugiego. Perspektywa Muska nasuwa pytanie: „Czy eksploracja procesów może wzbogacić moje projekty automatyzacji?” Wiele organizacji tak uważa, biorąc pod uwagę szybki rozwój tej zaawansowanej technologii w ostatnich latach.
Przeczytaj także: 10 najlepszych narzędzi i platform marketingowych Saas na rok 2021

Strategie osiągania doskonałości procesu

Najnowsze statystyki pokazują, że do 2028 r. rynek oprogramowania do eksploracji procesów wzrośnie o 42%, do prawie 7 miliardów dolarów. Technologia nie jest pozbawiona wyzwań. Organizacje muszą rozpoznać potencjalne korzyści płynące z oprogramowania, aby w pełni czerpać korzyści.

Oferujemy strategie, które pomogą Ci odnieść sukces w eksploracji procesów i podejściu nowej generacji: Process Intelligence.
Przeczytaj także: 10 najlepszych narzędzi i platform marketingowych Saas na rok 2021

Strategia sukcesu nr 1 – Stwórz cyfrowego bliźniaka, aby zrozumieć zachowanie procesu

Inteligencja procesowa jest cennym narzędziem do poprawy zachowania procesu. Zachowanie procesu to zestaw kroków, które występują lub nie występują podczas procedury lub w których kroki są powtarzane. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę kolejność kroków.

Czy jeden krok jest ważniejszy od drugiego? Czy możliwe są kroki, które mają miejsce przed lub po kolejnym kroku? Do filtrowania danych często używa się różnych pól, takich jak klient lub dział.

Są to ważne, ale jest o wiele więcej rzeczy, które możesz wiedzieć, gdy masz cyfrowy duplikat swoich procesów. To tutaj powstają wydarzenia, które je tworzą.

Do utworzenia modelu można użyć nieprzetworzonych danych etapów procesu. Pozwala to na zdefiniowanie zachowania procesu. Następnie możesz wykonać zapytania względem zachowań, aby odróżnić instancje procesów, które wykazują pewne zachowania od tych, które ich nie wykazują.
Przeczytaj także: Top 10 najlepszych programów sztucznej inteligencji

Cyfrowy bliźniak pozwala na rozważenie czasu między krokami.

Czy krok jest czasochłonny lub trwa dłużej niż próg? Możesz na przykład ustawić próg, w którym krok nie powinien trwać dłużej niż godzinę od momentu rozpoczęcia jego wykonywania. Następnie zbadaj nieefektywne kroki, które spowodowały, że trwało to dłużej.

Chociaż może się to wydawać proste, znalezienie wszystkich informacji potrzebnych do oceny zachowania jest niemożliwe.

Nadal nie bylibyśmy w stanie odpowiedzieć na pytania związane z czasem i zachowaniem, gdyby dane nie były uporządkowane i zrozumiane w serii kroków.
Przeczytaj także: Top 11 fajnych stron internetowych, które każdy powinien znać

Pokochasz te narzędzia i zachowania

Jednak zaawansowana inteligencja procesów generuje model procesu z danych i zapewnia narzędzia do określania tych zachowań. Następnie ocenia wszystkie wystąpienia procesu pod kątem tych zachowań.

Strategia sukcesu nr 2 – Użyj stałej widoczności, aby przejąć kontrolę

Analitycy ds. doskonałości procesów życzą sobie, aby płaszczyzna kontroli mogła automatycznie monitorować rozproszone operacje i podejmować odpowiednie działania w razie potrzeby. Inteligencja procesowa, która jest opartym na danych, widokiem wszystkich operacji z lotu ptaka, może pomóc w pełnym zrozumieniu procesów.

Liderzy branży mogą w tej chwili podejmować lepsze decyzje, stosując podejście bez uprzedzeń oparte na faktach.

Ta widoczność pozwoli Ci dokładnie zobaczyć, co robią Twoje procesy i odpowiedzieć na pytania, takie jak: Jak automatyzacja może poprawić obsługę klienta? Jacy pracownicy są najbardziej konsekwentni i wydajni?

Jakie są Twoje wąskie gardła i jak mogą wpłynąć na zgodność i świadczenie usług? Możesz poprawić wydajność swojego łańcucha dostaw, a także procesy zakupów i zaopatrzenia. Możesz także odkrywać, analizować i monitorować rzeczywiste działanie swojego procesu zakupowego.

„Jesteś w stanie odkryć opóźnienia, które kosztują pieniądze i czas, oraz znaleźć najbardziej wydajne ścieżki procesów dla pozytywnych wyników biznesowych”.
Przeczytaj także: 10 najlepszych narzędzi do e-mail marketingu w 2021 r.

Strategia sukcesu nr 3 – Dodaj wymiary analityczne

Alternatywnym sposobem zagwarantowania sukcesu w realizacji procesu jest wykorzystanie Zachowania Procesu jako wymiaru analitycznego. Jako wymiar analityczny często stosuje się różne pola danych, takie jak klient i stan.

Pozwala nam to analizować metryki procesu według jednego lub większej liczby wymiarów, takich jak klient lub zestaw klientów. Możemy też przyjrzeć się wąskim gardłom według typu produktu, aby określić, który produkt odpowiada za najdłuższe opóźnienie.

Tego typu analizy można wykorzystać do analizy i raportowania przyczyn źródłowych. Jednak ten rodzaj analizy wymiarowej nie jest w stanie zapewnić praktycznych spostrzeżeń. Warto wiedzieć, jak procesy działają u klientów, ale nie wystarczy wprowadzić ulepszenia w procesie.

Zachowanie procesu

Analitycy biznesowi i specjaliści ds. doskonałości procesów mogą zidentyfikować dowolne zachowanie procesu, którym są zainteresowani, a następnie zobaczyć, jak wyniki metryki zmieniają się wraz z tym zachowaniem. Informacje te można wykorzystać do podejmowania decyzji optymalizacyjnych.

Są w stanie odpowiedzieć na często zadawane pytania, takie jak „W jaki sposób zadowolenie klienta zmienia się, gdy postępujemy zgodnie ze starszymi protokołami lub wytycznymi dotyczącymi czasu, w porównaniu z przypadkami, w których postępowaliśmy zgodnie z nowszymi zalecanymi zasadami?”
Przeczytaj także: 6 najważniejszych wskazówek, jak skoncentrować się na swoich celach finansowych

Wniosek

Dzisiejsze systemy informatyczne generują niesamowitą ilość danych zarówno ze źródeł fizycznych, jak i cyfrowych. To bogactwo danych można wykorzystać do odkrywania wzorców i spostrzeżeń, aby pomóc w tworzeniu lepszych doświadczeń klientów, a także nowych wydajności operacyjnych.

Inteligencja procesów może pomóc w lepszym zrozumieniu, zarządzaniu i planowaniu procesów biznesowych.