Las 3 mejores estrategias para lograr la excelencia en los procesos

Recientemente, Elon Musk fue entrevistado por sobre el proceso de diseño y fabricación de cinco pasos de SpaceX. Se hizo eco de los pensamientos de todo analista de excelencia de procesos: “El mayor error es optimizar algo que no debería existir”.

Estas palabras son muy relevantes para la conversión digital. Muchos centros de innovación y excelencia están tratando de optimizar los procesos comerciales cuando deberían estar analizando qué procesos no deberían existir o cómo eliminarlos. Cometen el mismo error que Musk admite haber cometido: primero automatizan.

Automatización de procesos cuando no lo “entiendes”

La automatización sin comprender el proceso puede tener consecuencias costosas. Una nueva investigación muestra que 1 de cada 5 responsables de la toma de decisiones abandonó su proyecto de automatización, mientras que 1 de cada 3 no lo usó según lo planeado o descubrió que no funcionaba como esperaban.

Hay muchos proveedores que insisten en optimizar primero y automatizar en segundo lugar. La perspectiva de Musk plantea la pregunta: "¿Puede la minería de procesos agregarse a mis proyectos de automatización?" Muchas organizaciones así lo creen, dado el rápido crecimiento de esta tecnología avanzada en los últimos años.
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Estrategias para alcanzar la excelencia en los procesos

Las estadísticas recientes muestran que el mercado de software de minería de procesos aumentará en un 42% a casi $ 7 mil millones para 2028. La tecnología no está exenta de desafíos. Las organizaciones deben reconocer los beneficios potenciales del software para obtener el beneficio completo.

Ofrecemos estrategias para ayudarlo a tener éxito con la minería de procesos y el enfoque de próxima generación: Process Intelligence.
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Estrategia de éxito n.º 1: crear un gemelo digital para comprender el comportamiento del proceso

La inteligencia de procesos es una herramienta valiosa para mejorar el comportamiento de los procesos. Un comportamiento de proceso es un conjunto de pasos que ocurren o no ocurren durante un procedimiento, o donde los pasos se repiten. Es importante considerar la secuencia de pasos.

¿Es un paso más importante que otro? ¿Son posibles los pasos que ocurren antes o después de otro paso? Es habitual utilizar diferentes campos, como cliente o departamento, a la hora de filtrar datos.

Estos son importantes, pero hay muchas más cosas que puedes saber cuando tienes un duplicado digital de tus procesos. Aquí es donde se crean los eventos que los crean.

Puede utilizar los datos sin procesar de los pasos del proceso para crear un modelo. Esto le permite definir el comportamiento del proceso. Luego, puede consultar los comportamientos para distinguir las instancias de proceso que exhiben ciertos comportamientos de aquellas que no.
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Un gemelo digital le permite considerar el tiempo entre pasos.

¿Un paso lleva mucho tiempo o lleva más tiempo que un umbral? Podría, por ejemplo, establecer un umbral para que un paso no deba tomar más de una hora desde el momento en que comienza a completarse. Luego, investigue los pasos ineficientes que hicieron que tomara más tiempo.

Aunque esto puede parecer simple, es imposible encontrar toda la información necesaria para evaluar el comportamiento.

Aún no podríamos responder preguntas relacionadas con el tiempo y el comportamiento si los datos no estuvieran organizados y entendidos en una serie de pasos.
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Te encantarán estas herramientas y comportamientos

Sin embargo, la inteligencia de procesos avanzada genera el modelo de proceso a partir de los datos y proporciona las herramientas para especificar estos comportamientos. Luego, evalúa todas las instancias del proceso contra estos comportamientos.

Estrategia de éxito n.º 2: utilice la visibilidad constante para tomar el control

Los analistas de excelencia en procesos desean que un plano de control pueda monitorear automáticamente las operaciones distribuidas y tomar las medidas apropiadas cuando sea necesario. La inteligencia de procesos, que es una vista panorámica basada en datos de todas sus operaciones, puede ayudarlo a obtener una comprensión completa de los procesos.

Los líderes de la industria pueden tomar mejores decisiones en el momento mediante el uso de un enfoque imparcial basado en hechos.

Esta visibilidad le permitirá ver exactamente lo que hacen sus procesos y responder preguntas como: ¿Cómo puede la automatización mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué empleados son más consistentes y eficientes?

¿Cuáles son sus cuellos de botella y cómo pueden afectar el cumplimiento y la prestación de servicios? Puede mejorar la eficiencia de su cadena de suministro, así como los procesos de compra y abastecimiento. También puede descubrir, analizar y monitorear el funcionamiento real de su proceso de adquisición.

“Puede descubrir retrasos que cuestan dinero y tiempo, y encontrar las rutas de proceso más eficientes para obtener resultados comerciales positivos”.
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Estrategia de éxito n.º 3: agregar dimensiones analíticas

Una forma alternativa de garantizar el éxito de la ejecución del proceso es utilizar el comportamiento del proceso como una dimensión analítica. Como dimensión analítica, es común utilizar diferentes campos de datos como cliente y estado.

Esto nos permite analizar las métricas del proceso por una o más dimensiones, como el cliente o el conjunto de clientes. O bien, podemos observar los cuellos de botella por tipo de producto para determinar qué producto es responsable de la mayor demora.

Este tipo de análisis se puede utilizar para ayudar con el análisis y la generación de informes de causa raíz. Sin embargo, este tipo de análisis dimensional no puede proporcionar información procesable. Es útil saber cómo funcionan los procesos entre los clientes, pero no es suficiente para realizar mejoras en un proceso.

El comportamiento del proceso

Los analistas de negocios y los especialistas en excelencia de procesos pueden identificar cualquier comportamiento de proceso que les interese y luego ver cómo cambian los resultados de las métricas con este comportamiento. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones de optimización.

Pueden responder preguntas comunes como "¿Cómo varía la satisfacción del cliente cuando seguimos los protocolos anteriores o las pautas de tiempo frente a los casos en que seguimos las políticas recomendadas más nuevas?"
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Conclusión

Los sistemas de información de hoy generan una cantidad increíble de datos de fuentes tanto físicas como digitales. Esta gran cantidad de datos se puede utilizar para descubrir patrones y conocimientos para ayudarlo a crear mejores experiencias para los clientes, así como nuevas eficiencias operativas.

La inteligencia de procesos puede ayudarlo a comprender, administrar y planificar mejor sus procesos comerciales.