As 3 principais estratégias para alcançar a excelência do processo

Recentemente, Elon Musk foi entrevistado pela SpaceX sobre o processo de design e o processo de fabricação de cinco etapas da SpaceX. Ele ecoou os pensamentos de todo analista de excelência de processo: “O maior erro é otimizar algo que não deveria existir”.

Essas palavras são muito relevantes para a conversão digital. Muitos centros de inovação e excelência estão tentando otimizar os processos de negócios quando deveriam estar analisando quais processos não deveriam existir ou como eliminá-los. Eles cometem o mesmo erro que Musk admite ter cometido – eles automatizam primeiro.

Automatizando processos quando você não “pega”

A automação sem entender o processo pode ter consequências caras. Novas pesquisas mostram que 1 em cada 5 tomadores de decisão abandonaram seu projeto de automação, enquanto 1 em cada 3 não o usou como planejado ou descobriu que não funcionou como esperavam.

Existem muitos fornecedores que insistem em otimizar primeiro e automatizar depois. A perspectiva de Musk levanta a questão: “A mineração de processos pode adicionar aos meus projetos de automação?” Muitas organizações acreditam que sim, dado o rápido crescimento dessa tecnologia avançada nos últimos anos.
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Estratégias para alcançar a excelência do processo

Estatísticas recentes mostram que o mercado de software de mineração de processos aumentará em 42% para quase US$ 7 bilhões até 2028. A tecnologia não está isenta de desafios. As organizações devem reconhecer os benefícios potenciais do software para colher todos os benefícios.

Oferecemos estratégias para ajudá-lo a ter sucesso com a mineração de processos e a abordagem de próxima geração: Process Intelligence.
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Estratégia de sucesso nº 1 – Crie um gêmeo digital para entender o comportamento do processo

A inteligência de processo é uma ferramenta valiosa para melhorar o comportamento do processo. Um comportamento de processo é um conjunto de etapas que ocorrem ou não durante um procedimento ou onde as etapas são repetidas. É importante considerar a sequência de etapas.

Um passo é mais importante que outro? As etapas que acontecem antes ou depois de outra etapa são possíveis? É comum usar campos diferentes, como cliente ou departamento, ao filtrar os dados.

Isso é importante, mas há muito mais coisas que você pode saber quando tem uma duplicata digital de seus processos. É aqui que os eventos que os criam são criados.

Você pode usar os dados brutos das etapas do processo para criar um modelo. Isso permite definir o comportamento do processo. Em seguida, você pode consultar os comportamentos para distinguir as instâncias de processo que exibem determinados comportamentos daquelas que não exibem.
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Um gêmeo digital permite que você considere o tempo entre as etapas.

Uma etapa é demorada ou demora mais do que um limite? Você pode, por exemplo, definir um limite para que uma etapa não demore mais de uma hora a partir do momento em que começa a ser concluída. Em seguida, investigue as etapas ineficientes que fizeram com que demorasse mais.

Embora isso possa parecer simples, é impossível encontrar todas as informações necessárias para avaliar o comportamento.

Ainda não seríamos capazes de responder a perguntas relacionadas ao tempo e ao comportamento se os dados não fossem organizados e compreendidos em uma série de etapas.
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Você vai adorar essas ferramentas e comportamentos

A inteligência de processo avançada, no entanto, gera o modelo de processo a partir dos dados e fornece as ferramentas para especificar esses comportamentos. Em seguida, ele avalia todas as instâncias do processo em relação a esses comportamentos.

Estratégia de sucesso nº 2 – Use a visibilidade constante para assumir o controle

Analistas de excelência de processo desejam que um plano de controle possa monitorar automaticamente as operações distribuídas e tomar as medidas apropriadas quando necessário. A inteligência de processo, que é uma visão geral orientada por dados de todas as suas operações, pode ajudá-lo a obter uma compreensão completa dos processos.

Os líderes do setor podem tomar decisões melhores no momento usando uma abordagem não tendenciosa baseada em fatos.

Essa visibilidade permitirá que você veja exatamente o que seus processos fazem e responda a perguntas como: Como a automação pode melhorar a experiência do cliente? Quais funcionários são mais consistentes e eficientes?

Quais são seus gargalos e como eles podem afetar a conformidade e a entrega de serviços? Você pode melhorar a eficiência da sua cadeia de suprimentos, bem como os processos de compra e fornecimento. Você também pode descobrir, analisar e monitorar o funcionamento real do seu processo de aquisição.

“Você pode descobrir atrasos que custam dinheiro e tempo e encontrar os caminhos de processo mais eficientes para obter resultados comerciais positivos.”
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Estratégia de sucesso nº 3 – Adicionar dimensões analíticas

Uma forma alternativa de garantir o sucesso da execução do processo é utilizar o Comportamento do Processo como dimensão analítica. Como dimensão analítica, é comum utilizar campos de dados diferentes, como cliente e estado.

Isso nos permite analisar as métricas do processo por uma ou mais dimensões, como cliente ou cliente definido. Ou podemos analisar os gargalos por tipo de produto para determinar qual produto é responsável pelo maior atraso.

Esse tipo de análise pode ser usado para ajudar na análise de causa raiz e nos relatórios. No entanto, esse tipo de análise dimensional não é capaz de fornecer insights acionáveis. É útil saber como os processos se comportam entre os clientes, mas não é suficiente fazer melhorias em um processo.

O comportamento do processo

Analistas de negócios e especialistas em excelência de processos podem identificar qualquer comportamento de processo em que estejam interessados ​​e então ver como os resultados da métrica mudam com esse comportamento. Essas informações podem ser usadas para tomar decisões de otimização.

Eles são capazes de responder a perguntas comuns como “Como a satisfação do cliente varia quando seguimos os protocolos mais antigos ou as diretrizes de tempo versus instâncias em que seguimos as políticas recomendadas mais recentes?”
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Conclusão

Os sistemas de informação de hoje geram uma quantidade incrível de dados de fontes físicas e digitais. Essa riqueza de dados pode ser usada para descobrir padrões e insights para ajudá-lo a criar melhores experiências para o cliente, bem como novas eficiências operacionais.

A inteligência de processos pode ajudá-lo a entender, gerenciar e planejar melhor seus processos de negócios.