12 วิธียอดนิยมสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานระยะไกล

Remote Onboarding เกิดจากการแพร่ระบาด คำว่า "การเริ่มต้นใช้งาน" ถูกใช้ครั้งแรกในปี 1970 เมื่อเราออกมาจากการล็อกดาวน์ทางเศรษฐกิจ การสำรวจแสดงให้เห็นว่าการจ้างงานระยะไกลกำลังสร้างตลาดใหม่

งานในอนาคตจะเปลี่ยนไปสู่รูปแบบไฮบริดที่รวมเอาทั้งงานด้วยตนเองและจากระยะไกล จำนวนคนที่ทำงานทางไกลเพิ่มขึ้น 159% จากปี 2548

การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์นี้จำเป็นต้องมีการปรับโครงสร้างพนักงานส่วนกลางให้เป็นพนักงานแบบกระจาย ซึ่งช่วยให้ทำงานทางไกลได้ แต่รักษาความสัมพันธ์และความสะดวกในการสื่อสารที่มีอยู่ในสถานที่ทำงานจริง

เนื่องจากต้องมีการซิงโครไนซ์ในเวลาที่เหมาะสมระหว่างแผนก ทีม และสภาพแวดล้อมการทำงาน การเริ่มต้นใช้งานมาตรฐานจึงอาจเป็นเรื่องยาก การเริ่มต้นใช้งานทางไกลมาพร้อมกับชุดของความท้าทาย

การเริ่มต้นใช้งานทางไกลช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับการเป็นสมาชิกที่มีอิทธิพลของสภาพแวดล้อมเครือข่ายแบบกระจาย

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการประสานงานระหว่างแผนก การขอรับการอนุมัติ การรวบรวมและการจัดเก็บรายการด้วยซอฟต์แวร์ที่สำคัญ การอนุญาต การทำให้ระบบพร้อมใช้งาน การทำแผนที่ปลายทางใหม่กับเซิร์ฟเวอร์เซิร์ฟเวอร์เครือข่าย และงานอื่น ๆ อีกมากมาย การทำงานทางไกลเป็นความท้าทายที่เพิ่มขึ้น

ประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่ไม่ดีอาจทำให้พนักงานมีโอกาสหางานใหม่เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า สิ่งนี้พิสูจน์ให้เห็นว่าการเริ่มต้นใช้งานที่ไม่ดีสามารถส่งผลเสียต่อการผลิตได้

จากสถิติพบว่ามีพนักงานเพียง 12%” เท่านั้นที่รู้สึกว่าตนได้งานที่ยอดเยี่ยมในการรับพนักงานใหม่ การศึกษานี้แสดงให้เห็นว่าพนักงานใหม่มีแนวโน้มที่จะอยู่กับบริษัทมากกว่าพนักงานรุ่นก่อนถึง 18 เท่า หากพวกเขามีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานทางไกลที่ราบรื่น และประมาณ

การเริ่มต้นใช้งานที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 12 ข้อที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการเริ่มต้นใช้งานทางไกล วิธีการเริ่มต้นใช้งานทางไกลเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการเข้าร่วมทีม รู้สึกได้รับการสนับสนุน และเชื่อมต่อแม้ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกล

ส่วนประกอบทั้งสี่นี้เป็นแกนหลักของการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลที่มั่นคง

• การ วางแนว: มอบเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างความไว้วางใจกับพนักงานใหม่ (ระยะไกล)
• การทำงานร่วมกัน: สร้างเครือข่ายคนรู้จักที่มีค่าภายในบริษัทของคุณ
• ความคุ้นเคย: แนะนำให้รู้จักกับวัฒนธรรมของบริษัท การดำเนินงานประจำวัน และวัฒนธรรม
• การวางแนวเป้าหมาย: สร้างความคาดหวังที่ชัดเจนและจัดพนักงานใหม่ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายของบริษัท

12 วิธียอดนิยมสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานระยะไกล

ทำให้การเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการ และสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่

1. เป็นเชิงรุก

สองสัปดาห์ก่อนวันเริ่มต้น เชื่อมต่อพนักงานใหม่กับกลุ่ม Slack และให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัทตลอดจนโครงการและข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อกำหนดเบื้องต้นที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น พร้อม

Dell มีทรัพยากรทั้งหมดสำหรับการปฐมนิเทศ ซึ่งรวมถึงวิดีโอและคู่มือ เว็บไซต์เฉพาะช่วยให้เข้าถึงทีมผู้เชี่ยวชาญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านการแชทหรืออีเมล
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเลือกชื่อโดเมนที่สมบูรณ์แบบ

2. กำหนดเป้าหมายการเริ่มต้นใช้งานที่ชัดเจน

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ล้วนเกี่ยวกับการทำให้พวกเขารู้สึกยินดีและเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จ พนักงานระยะไกลต้องได้รับการออนบอร์ดด้วยรายการเป้าหมายที่บริษัทกำหนดไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์จะไม่ถูกลืมและการดำเนินการจะไม่สูญเสียโมเมนตัม

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรพิจารณาสร้างรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานทางไกลโดยมีเป้าหมายและความรับผิดชอบแยกตามสัปดาห์หรือวัน

3. ร่วมกับเพื่อนร่วมงาน แบ่งปันแผนการดำเนินการกับเหตุการณ์สำคัญ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความเชี่ยวชาญในการสร้างกำหนดการและวางแผนการประชุมทั้งหมด วาระการประชุม ลิงก์วิดีโอ และรายละเอียดอื่นๆ มีความสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับสมัครงานรู้สึกกังวลและเครียดน้อยลง พร้อมทั้งแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับทุกคน กระบวนการ และโครงการที่จะเป็นส่วนหนึ่งของงานของพวกเขา

พนักงานระยะไกลจะมีประสิทธิผลมากขึ้นหากมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการดำเนินการตามเป้าหมายความสำเร็จของแผนการเตรียมความพร้อมแต่ละขั้น
อ่านเพิ่มเติม: หลักสูตรออนไลน์ที่ดีที่สุดเพื่อรับเงินสูงสุดในปี 2021

4. จัดทำเซสชั่นเบื้องต้นเสมือนจริง

เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการประชุมทางวิดีโอสั้น ๆ กับสมาชิกแต่ละคนในทีม แล้วแบบตัวต่อตัว วิธีนี้ช่วยลดช่องว่างในการสื่อสารและทำให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่ไม่รู้สึกโดดเดี่ยว

ฟังก์ชันนี้จะช่วยรับสมัครเพื่อนและสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของตั้งแต่ต้น การแนะนำเหล่านี้จำเป็นสำหรับการสื่อสารโครงสร้างทีมและการกำหนดเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งจะต้องรวมถึงเพื่อนร่วมโครงการและผู้จัดการด้วย

5. ถึงพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งใหม่ในบริษัท ส่งอีเมล์ต้อนรับ

หลังจากพบทีมใหม่แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แนะนำพนักงานทางไกลให้รู้จักกับสมาชิกทุกคนในบริษัท ส่งอีเมลทั่วทั้งบริษัทถึง “พนักงานใหม่” หรือโพสต์ข้อความต้อนรับโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานระยะไกล เช่น Skype และ Slack
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเริ่มต้นธุรกิจอีคอมเมิร์ซตั้งแต่เริ่มต้นในปี 2021

6. โปรดแบ่งปันโครงสร้างองค์กรและขั้นตอนการรายงาน

พนักงานที่อยู่ห่างไกลอาจรู้สึกหนักใจกับปริมาณข้อมูลที่ได้ยิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่รู้ว่าจะสื่อสารอย่างไร จัดหาแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นสำหรับพวกเขาเพื่อฟื้นฟูความรู้

ในการแจ้งเจ้าหน้าที่ในลำดับชั้น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องหารือเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรปัจจุบันกับพวกเขา พวกเขาควรได้รับโปรโตคอลการรายงานที่ต้องปฏิบัติตามในระหว่างการให้บริการ

7. สร้างช่องทางการสื่อสารที่แข็งแกร่ง

แม้ว่าทีมจะทำงานจากสำนักงานเดียวกัน แต่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องยาก ไม่น่าแปลกใจที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลจะประสบกับข้อมูลล้นเกินและการบิดเบือนเมื่อทำงานจากสถานที่ต่างๆ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเน้นที่ Omnichannel Personalization เพื่อกำจัดข้อมูลที่มากเกินไปและอนุญาตให้มีการสื่อสารอย่างต่อเนื่องโดยไม่สูญเสียข้อมูลใด ๆ
อ่านเพิ่มเติม: 10 อันดับเว็บไซต์หางานประจำปี 2564

8. สร้างโปรโตคอลสำหรับการสื่อสารและระบุลำดับความสำคัญ

สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนกฎการสื่อสารของบริษัท รวมถึงความเร่งด่วนและวิธีการที่เหมาะสมในการส่งต่อปัญหา เป็นการดีกว่าที่จะส่งอีเมลมากกว่าข้อความโต้ตอบแบบทันทีในกรณีเหล่านี้

คุณสามารถลดพฤติกรรมการสื่อสารที่ไม่ดีได้โดยการใช้เวลาในการสื่อสารกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล

อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีผ่าน Slack และแฮงเอาท์วิดีโอในกลุ่มผ่าน Zoom แฮงเอาท์วิดีโอกับบุคคลหนึ่งคนผ่าน Skype การระบุโปรโตคอลการสื่อสารสำหรับการโทรไปยังโทรศัพท์มือถือส่วนบุคคลและเครื่องมือสำหรับการจัดการโครงการ เช่น Trello และ Jira ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

เพื่อความปลอดภัย คุณสามารถอนุญาตการเข้าถึงได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือและแอพที่สำคัญต่อธุรกิจจะพร้อมใช้งานในลักษณะที่ปลอดภัย

การทำงานทางไกลมักจะเกิดขึ้นได้ด้วยความง่ายดายในการแบ่งปัน แบ่งปัน และเข้าถึงข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบของเทคโนโลยีที่สำคัญต่อธุรกิจ พนักงานใหม่จะต้องเข้าถึงบริการ แอพ และบัญชีออนไลน์จำนวนมากเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

พนักงานระยะไกลจะสามารถให้คุณค่ามากขึ้นหากพวกเขาสามารถเข้าถึงเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

9. เผยแพร่คู่มืออ้างอิงฉบับย่อ

ควรมีการสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อซึ่งแสดงรายการและอธิบายเครื่องมือทั้งหมดที่บริษัทใช้และวิธีการใช้งาน

มันสร้างความรับผิดชอบและแนะนำพนักงานระยะไกลถึงวิธีใช้คุณสมบัติการช่วยสำหรับการเข้าถึงของแต่ละเครื่องมือ ควรมีคำอธิบายวัตถุประสงค์ของแต่ละเครื่องมือและช่วงเวลาการอัปเดตที่คาดไว้สำหรับยูทิลิตี้แต่ละรายการ

สิ่งอำนวยความสะดวกในการเตือนความจำและแดชบอร์ดช่วยให้สามารถแจ้งเตือนและตอบกลับอย่างรวดเร็วเพื่อให้พนักงานที่กระจัดกระจายเชื่อมต่อกัน

การปกป้องข้อมูลรับรองผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญ การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานของคุณทำให้คุณสามารถโอนข้อมูลรับรองให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยไม่เป็นอันตรายต่อความปลอดภัยในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล
อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์ปัญญาประดิษฐ์ที่ดีที่สุด 10 อันดับแรก

10. อำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมกลุ่ม

Zoom call และ Google Meet ทำให้สามารถโฮสต์วิดีโอคอลและประชุมเป็นกลุ่มโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ เช่น Zoom Call การฝึกอบรมพนักงานใหม่ในกลุ่มสามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อน

สิ่งนี้ทำให้รู้สึกว่าพนักงานใหม่ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม หากคุณสนใจวิธีการนี้ในการว่าจ้างสมาชิกกลุ่ม ให้พิจารณามอบหมายให้พวกเขาเป็น “โฮสต์ของทีม” เพื่อส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน คุณยังสามารถกำหนด "เสนาบดีหน้าที่" เพื่อให้การสนับสนุนด้านเทคนิคได้หากจำเป็น

11. สร้างและส่งมอบหลักสูตรอีเลิร์นนิง

โอกาสการฝึกอบรมเสมือนจริงสองสามวิธีสามารถเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มมูลค่าที่แท้จริงให้กับพนักงานของคุณ ซึ่งรวมถึงบทเรียนเกี่ยวกับวิสัยทัศน์และค่านิยมของบริษัทของคุณ ตลอดจนกฎระเบียบและบรรทัดฐานที่สำคัญของบริษัท

ต่อไป คุณจะต้องหาวิธีที่เชื่อถือได้ในการกำหนดเวลาและแจกจ่ายหลักสูตรเตรียมความพร้อมให้กับผู้เรียน คุณมีหลายทางเลือก เช่น การใช้อินทราเน็ตของบริษัทหรือ SharePoint

องค์กรยังคงต้องการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการเรียนรู้ (LMS) เนื่องจากมีประโยชน์มากมาย รวมถึงการตั้งเวลา การติดตาม และการรายงาน
อ่านเพิ่มเติม: 10 บริษัท SaaS ที่ประสบความสำเร็จสูงสุดตลอดกาล

12. เช็คอินเป็นประจำ

การเช็คอินกับพนักงานใหม่เป็นประจำทำให้คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพของการปฐมนิเทศทางไกล และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีความคืบหน้าตามแผนที่วางไว้ ในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานและเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ให้ใช้เหตุการณ์สำคัญในแผนของคุณ