12 Cara Teratas untuk Orientasi Karyawan Jarak Jauh

Remote Onboarding lahir dari pandemi. Istilah “Onboarding” pertama kali digunakan pada tahun 1970-an. Saat kita keluar dari penguncian ekonomi, survei menunjukkan bahwa pekerjaan jarak jauh menciptakan pasar baru.

Pekerjaan di masa depan akan beralih ke model hibrida yang menggabungkan pekerjaan tatap muka dan jarak jauh. Jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh telah meningkat sebesar 159% dibandingkan tahun 2005.

Pergeseran paradigma ini membutuhkan reorganisasi tenaga kerja pusat menjadi tenaga kerja terdistribusi. Hal ini memungkinkan kerja jarak jauh tetapi mempertahankan hubungan dan kemudahan komunikasi yang tersedia di tempat kerja yang sebenarnya.

Karena memerlukan sinkronisasi tepat waktu antar departemen, tim, dan lingkungan kerja, orientasi standar bisa jadi sulit. Orientasi jarak jauh hadir dengan serangkaian tantangannya sendiri.

Orientasi jarak jauh memungkinkan pekerja baru untuk memperoleh keterampilan dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menjadi anggota berpengaruh dari lingkungan jaringan terdistribusi.

Ini melibatkan koordinasi antar departemen, memperoleh persetujuan, menyusun dan menyimpan daftar dengan perangkat lunak penting, memberikan izin, membuat sistem tersedia, memetakan titik akhir baru ke server server jaringan, dan banyak tugas lainnya. Pekerjaan jarak jauh merupakan tantangan tambahan.

Pengalaman orientasi yang buruk dapat meningkatkan kemungkinan karyawan mencari pekerjaan baru dua kali lipat. Ini membuktikan bahwa orientasi yang buruk dapat berdampak negatif pada produksi.

Statistik mengungkapkan bahwa hanya 12% ”karyawan yang merasa mereka melakukan pekerjaan dengan baik dalam merekrut karyawan baru. Studi ini menunjukkan bahwa karyawan baru 18 kali lebih mungkin bertahan di perusahaan dibandingkan pendahulunya jika mereka memiliki proses orientasi jarak jauh yang lancar. Dan kira-kira

Orientasi yang buruk dapat menyebabkan masalah yang mahal. Berikut adalah 12 tips untuk membantu Anda sukses dengan orientasi jarak jauh. Metode orientasi jarak jauh ini memudahkan untuk bergabung dengan tim, merasa didukung, dan terhubung meskipun Anda bekerja dari jarak jauh.

Keempat komponen ini membentuk inti dari onboarding jarak jauh yang solid.

• Orientasi: Berikan semua alat yang diperlukan untuk membangun kepercayaan dengan karyawan baru (jarak jauh).
• Kolaborasi: Bangun jaringan koneksi yang berharga di dalam perusahaan Anda.
• Kenalan: Perkenalkan mereka ke dalam budaya, operasi, dan budaya perusahaan Anda.
• Penyelarasan tujuan: Menetapkan harapan yang jelas dan menyelaraskan karyawan baru dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan.

12 Cara Teratas untuk Orientasi Karyawan Jarak Jauh

Hal ini membuat orientasi jarak jauh menjadi mudah bagi manajer dan membangun hubungan dengan karyawan baru.

1. Jadilah proaktif

Dua minggu sebelum tanggal mulai mereka, menghubungkan karyawan baru ke grup Slack dan memberi mereka informasi tentang budaya perusahaan serta proyek dan informasi relevan lainnya. Pastikan Anda memiliki semua prasyarat yang diperlukan, seperti perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan, siap.

Dell menawarkan semua sumber daya untuk orientasi, termasuk video dan manual. Situs web khusus menyediakan akses cepat dan mudah ke tim ahli melalui obrolan atau email.
Baca juga: Cara Memilih Nama Domain yang Sempurna

2. Tetapkan tujuan orientasi eksplisit

Mengarahkan karyawan baru adalah tentang membuat mereka merasa disambut dan mempersiapkan mereka untuk sukses. Karyawan jarak jauh harus bergabung dengan daftar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Ini memastikan bahwa tujuan tidak dilupakan dan eksekusi tidak kehilangan momentumnya.

SDM harus mempertimbangkan untuk membuat daftar periksa orientasi jarak jauh dengan tujuan dan tanggung jawab yang dirinci berdasarkan minggu atau hari.

3. Dengan rekan-rekan, bagikan rencana eksekusi dengan pencapaian

Departemen SDM harus memiliki keahlian untuk membuat jadwal dan merencanakan semua rapat. Agenda, tautan video, dan detail lainnya penting. Ini akan membantu rekrutan merasa kurang cemas dan stres sambil juga memperkenalkan mereka kepada semua orang, proses, dan proyek yang akan menjadi bagian dari pekerjaan mereka.

Karyawan jarak jauh akan lebih produktif jika mereka memiliki tenggat waktu yang jelas untuk dipenuhi untuk setiap tonggak keberhasilan rencana orientasi.
Baca juga: Kursus Online Terbaik untuk mendapatkan bayaran tertinggi di tahun 2021

4. Secara virtual mengatur sesi perkenalan

Ada baiknya untuk mengadakan konferensi video singkat dengan setiap anggota tim, dan kemudian satu lawan satu. Ini membantu menjembatani kesenjangan komunikasi dan memastikan bahwa rekrutan tidak merasa terisolasi.

Fungsi ini akan membantu rekrutan untuk berteman dan membangun rasa memiliki sejak awal. Pengenalan ini penting untuk mengkomunikasikan struktur tim dan menetapkan tujuan bersama. Ini harus mencakup rekan-rekan proyek serta manajer.

5. Kepada karyawan yang telah dipromosikan ke posisi baru di perusahaan, kirimkan email sambutan

Setelah bertemu dengan tim baru, pastikan bahwa karyawan jarak jauh diperkenalkan kepada semua anggota perusahaan. Kirim email seluruh perusahaan ke "anggota staf baru" atau posting pesan sambutan menggunakan perangkat lunak kerja jarak jauh seperti Skype dan Slack.
Baca juga: Cara Memulai Bisnis E-commerce Dari Awal di Tahun 2021

6. Silakan berbagi struktur organisasi dan prosedur pelaporan

Karyawan jarak jauh mungkin merasa kewalahan dengan banyaknya informasi yang mereka dengar, terutama jika mereka tidak tahu cara mengomunikasikannya. Berikan mereka sumber daya yang relevan yang mereka butuhkan untuk menyegarkan pengetahuan mereka.

Untuk memberi tahu otoritas dalam hierarki, manajer SDM harus mendiskusikan struktur organisasi saat ini dengan mereka. Mereka juga harus diberikan protokol pelaporan yang harus mereka ikuti selama layanan mereka.

7. Membangun saluran komunikasi yang kuat

Meskipun tim bekerja dari kantor yang sama, komunikasi yang efektif bisa jadi sulit. Tidak mengherankan bahwa pekerja jarak jauh mengalami informasi yang berlebihan dan distorsi ketika mereka bekerja dari lokasi yang berbeda.

SDM harus menekankan Personalisasi Multisaluran untuk menghilangkan informasi yang berlebihan dan memungkinkan komunikasi tanpa gangguan tanpa kehilangan informasi apa pun.
Baca juga: 10 Situs Web Pencarian Kerja Teratas tahun 2021

8. Tetapkan protokol untuk komunikasi, dan tunjukkan prioritas

Penting juga untuk meninjau aturan komunikasi perusahaan, termasuk urgensi dan cara yang tepat untuk mengeskalasi masalah. Lebih baik mengirim email daripada pesan instan dalam kasus ini.

Anda dapat meminimalkan kebiasaan komunikasi yang buruk dengan meluangkan waktu untuk berkomunikasi dengan karyawan jarak jauh.

Email, pesan instan melalui Slack, dan panggilan video dalam grup melalui Zoom. Panggilan video dengan satu orang melalui Skype. Penting juga untuk menentukan protokol komunikasi untuk panggilan ke ponsel pribadi dan alat untuk manajemen proyek seperti Trello dan Jira.

Untuk memastikan keamanan, Anda juga dapat mengotorisasi akses. Ini memastikan bahwa alat dan aplikasi yang penting bagi bisnis tersedia dengan cara yang aman.

Kerja jarak jauh sering dimungkinkan dengan kemudahan yang dengannya kredensial masuk ke teknologi penting bisnis dapat dibagikan, dibagikan, dan diakses. Karyawan baru perlu memiliki akses ke banyak layanan online, aplikasi, dan akun untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien.

Karyawan jarak jauh akan dapat menawarkan nilai yang lebih besar jika mereka memiliki akses ke alat bisnis penting ini dengan cepat.

9. Publikasikan panduan referensi cepat

Panduan referensi cepat harus dibuat yang mencantumkan dan menjelaskan semua alat yang digunakan oleh perusahaan dan cara menggunakannya.

Ini menetapkan akuntabilitas dan menginstruksikan karyawan jarak jauh bagaimana menggunakan fitur aksesibilitas dari setiap alat. Ini harus mencakup deskripsi tujuan setiap alat dan interval pembaruan yang diharapkan untuk setiap utilitas.

Fasilitas pengingat dan dasbor memungkinkan pemberitahuan cepat dan tanggapan cepat untuk menjaga karyawan yang tersebar tetap terhubung.

Sangat penting untuk melindungi kredensial pengguna. Menggunakan alat yang tepat untuk pekerjaan Anda memungkinkan Anda mentransfer kredensial dengan cepat dan aman ke karyawan baru tanpa membahayakan keamanan di lingkungan kerja jarak jauh.
Baca juga: Top 10 Perangkat Lunak Kecerdasan Buatan Terbaik

10. Memfasilitasi sesi pelatihan kelompok

Panggilan zoom dan Google Meet telah memungkinkan untuk menyelenggarakan panggilan video dan bertemu dalam kelompok menggunakan teknologi baru seperti panggilan zoom. Melatih karyawan baru dalam kelompok dapat menghemat waktu Anda dan mengurangi duplikasi.

Ini menciptakan perasaan bahwa karyawan baru Anda adalah bagian dari tim. Jika Anda tertarik dengan pendekatan ini untuk merekrut anggota grup, pertimbangkan untuk menugaskan mereka sebagai "tuan rumah tim" untuk mendorong lingkungan kolaboratif. Anda juga dapat menunjuk “pelayan fungsional” untuk memberikan dukungan teknis jika perlu.

11. Membuat dan menyampaikan kursus e-learning

Beberapa peluang pelatihan virtual dapat menjadi cara yang bagus untuk menambah nilai asli bagi karyawan Anda. Ini termasuk pelajaran tentang visi dan nilai perusahaan Anda, serta peraturan dan norma penting perusahaan.

Selanjutnya, Anda perlu menemukan cara yang andal untuk menjadwalkan dan mendistribusikan kursus orientasi kepada pelajar. Anda memiliki beberapa opsi, seperti menggunakan intranet perusahaan Anda atau SharePoint.

Organisasi masih lebih suka menggunakan perangkat lunak manajemen pembelajaran (LMS) karena banyak manfaatnya, termasuk penjadwalan, pelacakan, dan pelaporan.
Baca juga: Top 10 Perusahaan SaaS Sukses Sepanjang Masa

12. Check-in reguler

Check-in rutin dengan karyawan baru memungkinkan Anda menilai efektivitas orientasi jarak jauh dan memastikan bahwa karyawan tersebut membuat kemajuan sesuai rencana. Untuk menilai kinerja karyawan dan untuk menyelesaikan masalah potensial, gunakan pencapaian dalam rencana Anda.