أفضل 12 طريقة لإعداد الموظفين عن بعد

ولدت عملية الالتحاق عن بعد من رحم الوباء. تم استخدام مصطلح "Onboarding" لأول مرة في السبعينيات. مع خروجنا من حالة الإغلاق الاقتصادي ، تظهر الدراسات الاستقصائية أن التوظيف عن بُعد يخلق سوقًا جديدًا.

سيتحول العمل المستقبلي إلى نموذج هجين يتضمن كلاً من العمل الشخصي والعمل عن بُعد. زاد عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد بنسبة 159٪ مقارنة بعام 2005.

يتطلب هذا التحول في النموذج إعادة تنظيم القوة العاملة المركزية لقوى عاملة موزعة. يسمح هذا بالعمل عن بُعد ولكنه يحافظ على العلاقات وسهولة الاتصال المتوفرة في مكان العمل الفعلي.

نظرًا لأنه يتطلب مزامنة في الوقت المناسب بين الأقسام والفرق وبيئات العمل ، فقد يكون الإعداد القياسي أمرًا صعبًا. تأتي عملية الإعداد عن بعد مع مجموعة التحديات الخاصة بها.

يسمح الإعداد عن بعد للعمال الجدد باكتساب المهارات والمعرفة التي يحتاجون إليها ليكونوا أعضاء مؤثرين في بيئة شبكية موزعة.

يتضمن ذلك التنسيق بين الإدارات ، والحصول على الموافقات ، وتجميع وتخزين قائمة بالبرامج الهامة ، ومنح الأذونات ، وإتاحة الأنظمة ، وتعيين نقاط نهاية جديدة لخوادم خادم الشبكة ، والعديد من المهام الأخرى. العمل عن بعد هو تحد إضافي.

يمكن أن تؤدي تجربة الإعداد السيئة إلى زيادة احتمالية بحث الموظف عن وظيفة جديدة بمقدار الضعف. هذا يثبت أن الإعداد السيئ يمكن أن يكون له تأثير سلبي على الإنتاج.

تكشف الإحصائيات أن 12٪ فقط من الموظفين يشعرون أنهم يقومون بعمل رائع في تعيين موظفين جدد. تُظهر هذه الدراسة أن احتمال بقاء الموظفين الجدد مع الشركة يزيد بمقدار 18 مرة عن أسلافهم إذا كانت لديهم عملية انضمام عن بُعد سلسة. وتقريبا

يمكن أن يؤدي الإعداد السيئ إلى مشاكل مكلفة. فيما يلي 12 نصيحة لمساعدتك على النجاح في الإعداد عن بُعد. تسهل طرق الإعداد عن بُعد هذه الانضمام إلى فريق والشعور بالدعم والاتصال على الرغم من أنك تعمل عن بُعد.

تشكل هذه المكونات الأربعة جوهر الإعداد المتين عن بُعد.

• التوجيه: قدم جميع الأدوات اللازمة لبناء الثقة مع الموظفين الجدد (عن بعد).
• التعاون: إنشاء شبكة من الاتصالات القيمة داخل شركتك.
• التعارف: قم بتعريفهم بثقافة شركتك وعملياتها اليومية وثقافتها.
• مواءمة الأهداف: وضع توقعات واضحة ومواءمة الموظفين الجدد مع رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها.

أفضل 12 طريقة لإعداد الموظفين عن بعد

هذا يجعل الالتحاق عن بعد أمرًا سهلاً للمديرين ويبني علاقة مع الموظفين الجدد.

1. كن استباقيًا

قبل أسبوعين من تاريخ البدء ، يربط الموظفين الجدد بمجموعات Slack ويزودهم بمعلومات حول ثقافة الشركة بالإضافة إلى المشاريع والمعلومات الأخرى ذات الصلة. تأكد من أن لديك جميع المتطلبات الأساسية اللازمة ، مثل البرامج والأجهزة المطلوبة ، جاهزة.

تقدم Dell جميع الموارد اللازمة للإعداد ، بما في ذلك مقاطع الفيديو والأدلة. يوفر موقع الويب المخصص وصولاً سريعًا وسهلاً إلى فريق من الخبراء عبر الدردشة أو البريد الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: كيفية اختيار اسم المجال المثالي

2. تحديد أهداف الإعداد الصريحة

تهدف عملية إعداد الموظفين الجدد إلى جعلهم يشعرون بالترحيب وإعدادهم للنجاح. يجب أن يتم إعداد الموظفين عن بعد بقائمة من الأهداف التي حددتها الشركة. هذا يضمن عدم نسيان الأهداف وعدم فقدان زخم التنفيذ.

يجب أن يفكر قسم الموارد البشرية في إنشاء قائمة مرجعية للتأهيل عن بُعد مع تقسيم الأهداف والمسؤوليات حسب الأسبوع أو اليوم.

3. مع الزملاء ، شارك خطة التنفيذ مع المعالم

يجب أن يتمتع قسم الموارد البشرية بالخبرة اللازمة لإنشاء جدول زمني وتخطيط جميع الاجتماعات. جداول الأعمال وروابط الفيديو والتفاصيل الأخرى مهمة. سيساعد هذا المجندين على الشعور بقلق وتوتر أقل أثناء تعريفهم أيضًا بجميع الأشخاص والعمليات والمشاريع التي ستكون جزءًا من وظيفتهم.

سيكون الموظفون عن بُعد أكثر إنتاجية إذا كان لديهم موعد نهائي واضح للوفاء بكل معلم من نجاح خطة الإعداد.
اقرأ أيضًا: أفضل الدورات التدريبية عبر الإنترنت للحصول على أعلى رواتب في عام 2021

4. تنظيم جلسات تمهيدية تقريبًا

من الجيد عقد مؤتمرات فيديو قصيرة مع كل عضو من أعضاء الفريق ، ثم مع كل فرد على حدة. يساعد ذلك في سد فجوات الاتصال ويضمن عدم شعور المجند بالعزلة.

ستساعد هذه الوظيفة المجندين على تكوين صداقات وإرساء شعور بالانتماء منذ البداية. هذه المقدمات ضرورية للتواصل مع هيكل الفريق وتحديد الأهداف المشتركة. يجب أن يشمل هذا أقران المشروع وكذلك المديرين.

5. إلى الموظفين الذين تمت ترقيتهم إلى مناصب جديدة في الشركة ، أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا

بعد مقابلة الفريق الجديد ، تأكد من تقديم الموظفين عن بعد إلى جميع أعضاء الشركة. أرسل بريدًا إلكترونيًا على مستوى الشركة إلى "الموظفين الجدد" أو أرسل رسالة ترحيب باستخدام أي برنامج يعمل عن بُعد مثل Skype و Slack.
اقرأ أيضًا: كيف تبدأ نشاطًا تجاريًا إلكترونيًا من الصفر في عام 2021

6. يرجى مشاركة الهيكل التنظيمي وإجراءات إعداد التقارير

قد يشعر الموظفون عن بعد بالارتباك بسبب كمية المعلومات التي يسمعونها ، خاصة إذا كانوا لا يعرفون كيفية توصيلها. زودهم بالموارد ذات الصلة التي يحتاجونها لتحديث معارفهم.

لإخطار السلطات في التسلسل الهرمي ، يجب على مديري الموارد البشرية مناقشة الهيكل التنظيمي الحالي معهم. يجب أيضًا تزويدهم ببروتوكولات الإبلاغ التي يجب عليهم اتباعها أثناء خدمتهم.

7. إنشاء قنوات اتصال قوية

على الرغم من أن الفرق تعمل من نفس المكتب ، إلا أن الاتصال الفعال قد يكون صعبًا. ليس من المستغرب أن يتعرض العمال عن بُعد للحمل الزائد للمعلومات والتشويه عندما يعملون من مواقع مختلفة.

يجب أن يؤكد قسم الموارد البشرية على تخصيص القناة الشاملة للتخلص من الحمل الزائد للمعلومات والسماح بالاتصال غير المنقطع دون فقدان أي معلومات.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 مواقع للبحث عن وظائف لعام 2021

8. إنشاء بروتوكول للاتصال ، وبيان الأولوية

من المهم أيضًا مراجعة قواعد الاتصال الخاصة بالشركة ، بما في ذلك الإلحاح والطريقة المناسبة لتصعيد المشكلة. من الأفضل إرسال بريد إلكتروني بدلاً من رسالة فورية في هذه الحالات.

يمكنك تقليل عادات الاتصال السيئة بأخذ الوقت للتواصل مع الموظفين عن بعد.

البريد الإلكتروني والرسائل الفورية عبر Slack ومكالمات الفيديو في مجموعات عبر Zoom. مكالمات الفيديو مع شخص واحد عبر سكايب. من المهم أيضًا تحديد بروتوكولات الاتصال للمكالمات إلى الهواتف المحمولة الشخصية وأدوات إدارة المشاريع مثل Trello و Jira.

لضمان الأمان ، يمكنك أيضًا تفويض الوصول. هذا يضمن أن الأدوات والتطبيقات المهمة للأعمال متوفرة بطريقة آمنة.

غالبًا ما يكون العمل عن بُعد ممكنًا بفضل السهولة التي يمكن من خلالها مشاركة بيانات اعتماد تسجيل الدخول إلى التقنيات المهمة للأعمال ومشاركتها والوصول إليها. سيحتاج الموظفون الجدد إلى الوصول إلى العديد من الخدمات والتطبيقات والحسابات عبر الإنترنت من أجل القيام بعملهم بكفاءة.

سيتمكن الموظفون عن بُعد من تقديم قيمة أكبر إذا تمكنوا من الوصول إلى أدوات العمل المهمة هذه بسرعة.

9. انشر دليل مرجعي سريع

يجب إنشاء دليل مرجعي سريع يسرد ويصف جميع الأدوات التي تستخدمها الشركة وكيفية استخدامها.

يحدد المساءلة ويرشد الموظفين عن بعد إلى كيفية استخدام ميزات إمكانية الوصول لكل أداة. يجب أن يتضمن وصفًا لغرض كل أداة والفترات الزمنية المتوقعة للتحديث لكل أداة.

تتيح مرافق التذكير ولوحة القيادة إخطارات سريعة واستجابات سريعة لإبقاء الموظفين المتناثرين على اتصال.

من الضروري حماية بيانات اعتماد المستخدم. يتيح لك استخدام الأدوات المناسبة لعملك نقل بيانات الاعتماد بسرعة وأمان إلى موظفين جدد دون تعريض الأمان في بيئات العمل عن بُعد للخطر.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 برامج ذكاء اصطناعي

10. تسهيل الدورات التدريبية الجماعية

لقد أتاحت ميزة Zoom call و Google Meet استضافة مكالمات الفيديو والالتقاء في مجموعات باستخدام تقنيات جديدة مثل Zoom call. يمكن أن يؤدي تدريب الموظفين الجدد في مجموعات إلى توفير الوقت وتقليل الازدواجية.

هذا يخلق إحساسًا بأن الموظفين الجدد جزء من فريق. إذا كنت مهتمًا بهذا النهج لتوظيف أعضاء المجموعة ، ففكر في تعيين "مضيف فريق" لهم لتعزيز بيئة تعاونية. يمكنك أيضًا تعيين "مشرفين وظيفيين" لتقديم الدعم الفني إذا لزم الأمر.

11. إنشاء وتقديم دورات التعلم الإلكتروني

يمكن أن تكون بعض فرص التدريب الافتراضية طريقة رائعة لإضافة قيمة حقيقية لموظفك. يتضمن ذلك دروسًا حول رؤية شركتك وقيمها ، فضلاً عن لوائح الشركة ومعاييرها الحيوية.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إيجاد طريقة موثوقة لجدولة الدورات التدريبية وتوزيعها على المتعلمين. لديك العديد من الخيارات ، مثل استخدام الإنترانت الخاص بشركتك أو SharePoint.

لا تزال المؤسسات تفضل استخدام برنامج إدارة التعلم (LMS) نظرًا لفوائده العديدة ، بما في ذلك الجدولة والتتبع وإعداد التقارير.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 شركات SaaS ناجحة في جميع الأوقات

12. تسجيلات الوصول المنتظمة

تسمح لك تسجيلات الوصول المنتظمة مع الموظفين الجدد بتقييم فعالية الالتحاق عن بعد والتأكد من أن الموظف يحرز تقدمًا كما هو مخطط له. لتقييم أداء الموظف وحل المشكلات المحتملة ، استخدم المعالم في خطتك.