10 Tools für die interne Kommunikation, um Ihre Mitarbeiter und Remote-Teams einzubinden

Veröffentlicht: 2022-09-15

Interne Kommunikation ist für die Bemühungen einer Organisation unerlässlich, alle auf dem gleichen Stand zu halten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die moderne Geschäftslandschaft holt mit der technologischen Verbreitung auf, und Organisationen müssen die Beschränkung der internen Kommunikation auf nur traditionelle Methoden wie E-Mails, Memos und Newsletter überwinden.

Die Demografie der heutigen Belegschaft, die aus einem beträchtlichen Teil der technisch versierten jüngeren Bevölkerung besteht, möchte, dass ihre Arbeitgeber mit ihnen über sofortige und moderne Kommunikationstools interagieren.

Da die Nachfrage nach verstärkter Teamzusammenarbeit, Transparenz und Feedback so hoch wie nie zuvor ist, müssen Unternehmen ihre interne Kommunikation diversifizieren, um die Erfahrung und das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Was ist interne Kommunikation?

Während die interne Kommunikation eine übergreifende Vorstellung davon ist, wie eine Organisation kommuniziert, sind die Taktiken, Kanäle und Werkzeuge, die die Interaktion zwischen der Organisation und ihren Mitarbeitern vorantreiben, die interne Kommunikation . Die interne Kommunikation bringt Kohärenz und Koordination in die an die Mitarbeiter gesendeten Botschaften und deren Wirkung.

Die Notwendigkeit einer robusten internen Kommunikation

Die interne Kommunikation trägt zum Erfolg eines Unternehmens bei, indem sie sich direkt auf die Erfahrung, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. Hier sind einige der Gründe dafür:

  1. Es schafft Vertrauen: Offene Kommunikation über verschiedene Kanäle sorgt für mehr Transparenz in der Organisation. Vertrauen wirkt sich direkt auf die Arbeitsplatzsicherheit und damit auf die Loyalität der Mitarbeiter aus.

  2. Es fördert das Engagement: Mitarbeiter werden zunehmend zweckorientiert. Wenn sie am empfangenden Ende der Betriebsprinzipien der Organisation stehen und den höheren Zweck ihrer Arbeit kennen, sind sie engagierter.

  3. Es hält die Ausrichtung aufrecht: Eine gute interne Kommunikation bewahrt die Haltung der Mitarbeiter, indem sie sie mit ihren Kollegen und Vorgesetzten in Verbindung hält. Stark aufeinander abgestimmte Teams sind kooperativer, effizienter und innovativer.

  4. Es pflegt die Unternehmenskultur: Die Kultur einer Organisation spricht Bände für potenzielle Mitarbeiter. Eine positive und produktive Kultur zieht Top-Talente an und bindet sie langfristig.

  5. Es stoppt Fehlinformationen: Gerüchte füllen oft Informationslücken in Organisationen, senken die Moral und schüren Misstrauen. Eine starke interne Kommunikation stellt sicher, dass jeder Zugriff auf alle Informationen hat, die er benötigt.

10 Tools für die interne Kommunikation, die Unternehmen haben müssen

Eine gute interne Kommunikationsstrategie erfordert, dass Unternehmen eine Reihe von Tools in ihrem Werkzeugkasten haben. Hier sind die Top 10:

1. Sofortnachrichten

Instant Messaging ermöglicht es Mitarbeitern, sofort zu kommunizieren, indem sie Texte, Bilder, Videos, Dokumente und Sprachnotizen senden. Es ist ein natürliches Kommunikationsmittel, da die Menschen in ihrem Privatleben an sofortige Kommunikation mit Apps wie WhatsApp und Facebook Messenger gewöhnt sind.

Vorteile:

  • Eine schnelle Möglichkeit, Fragen zu stellen und Informationen auszutauschen.

  • Vermeidet Zeitverschwendung beim Verfassen von E-Mails.

  • Einfachere Suche nach Einzel- und Gruppengesprächen.

Nachteile:

  • Jeder muss die App installieren und das Tool aktiv nutzen.

  • Nicht geeignet für große Gruppendiskussionen.

  • Nicht geeignet für formelle Diskussionen.

Beispiele für Instant-Messaging-Tools: WhatsApp, Microsoft Teams und Google Chat.

2. Tools für die Teamzusammenarbeit

Tools für die Teamzusammenarbeit eignen sich hervorragend, um die Kommunikation des Teams an einem Ort zu halten. Es ist sehr nützlich für einzelne Projekte, da es Informationen aufteilt, indem es sie in „Silos“ aufteilt. Collaboration-Tools sind besonders nützlich, wenn Sie mit Teams an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten.

Vorteile:

  • Erstellt einen zentralen Hub für Informationen zu bestimmten Projekten.

  • Bietet gleichzeitigen Benutzerzugriff und bidirektionalen Informationsfluss.

  • Reduziert unnötige E-Mails und verbessert die Effizienz.

Nachteile:

  • Der Übergang von einem Projekt zum anderen dauert lange.

  • Einige Benutzer passen sich möglicherweise nicht schnell an und senden weiterhin E-Mails.

Beispiele für Tools für die Teamzusammenarbeit: Slack, Asana und Microsoft Teams.

3. Interne Blogs

Interne Blogs sind eine großartige Möglichkeit, Informationen auszutauschen und Diskussionen am Arbeitsplatz anzuregen. Da es sich um einen privaten Blog handelt, können Mitarbeiter Fachartikel schreiben oder unternehmensinterne Informationen teilen, die für das Unternehmen relevant sind . Es ist auch ein hervorragendes Werkzeug für das höhere Management, um mit Mitarbeitern zu interagieren und Neuigkeiten und ihre Vision für die Zukunft auszutauschen.

Beispiel eines internen Firmenblogs auf Blogin

Vorteile:

  • Gut zum Teilen von Informationen und Beantworten von FAQs.

  • Fördert Diskussionen und sinnvolle Gespräche.

  • Es ist privat und sicher.

Nachteile:

  • Es zieht möglicherweise nicht den erwarteten Verkehr an.

  • Es sollte regelmäßig aktualisiert werden, um das Interesse aufrechtzuerhalten.

Beispiele für interne Blog-Plattformen : Blogin, WordPress.

4. Soziales Intranet

Ein Intranet ist das private Netzwerk einer Organisation, das ein Repository für Updates, Medieninhalte, Dokumente, Notizen und andere wichtige Informationen ist. Das Intranet ist ein zentraler Knotenpunkt für den Arbeitsplatz und fungiert als Fenster in die Unternehmenskultur. Es ist oft so konzipiert, dass es für alle Mitarbeiter zugänglich ist, um sich innerhalb der Organisation zu vernetzen, und spielt eine Schlüsselrolle beim Onboarding, Peer-to-Peer-Engagement, Diskussionen und Mitarbeiteranerkennung.

Vorteile:

  • Geschlossene Community zum Austausch von Informationen, die für die Organisation relevant sind.

  • Spezielle Bereiche enthalten alle Informationen, die Mitarbeiter benötigen.

  • Alle Gespräche sind öffentlich, was Transparenz und Vertrauen fördert.

Nachteile:

  • Für Anfänger kann es sich umfangreich anfühlen , was das Auffinden von Informationen erschwert.

  • Mitarbeiter verpassen möglicherweise wichtige Updates.

Beispiele für Intranet-Tools: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink und Creative Social Intranet.

5. Video-Chat

Video-Chats sind Anwendungen, die speziell für virtuelle Gruppentreffen und Konferenzen entwickelt wurden. Sie sind unerlässlich, um Teams zu verbinden, die über mehrere Regionen verteilt sind. Es ermöglicht Mitarbeitern, mit Teammitgliedern von Angesicht zu Angesicht zu sprechen, auch wenn sie meilenweit voneinander entfernt sind. Video-Chats sind seit der COVID-Pandemie die Norm für die hybride Belegschaft.

Vorteile:

  • Spart Kosten und Zeit in Bezug auf Reisen zu Kundenmeetings.

  • Hält den Teamzusammenhalt in der neuen hybriden Arbeitsumgebung aufrecht.

  • Hohe Flexibilität im Vergleich zu traditionellen Teammeetings.

Nachteile:

  • Videoanrufe werden durch eine langsame Internetverbindung beeinträchtigt.

  • Schlechte Infrastruktur und Ausrüstung können Verbindungen behindern.

Beispiele für Video-Chat-Tools: Zoom, Skype und Microsoft Teams.

6. Soziale Medien des Unternehmens

Corporate Social Media ist ein hervorragendes Instrument, um Informationen informell online zu teilen. Die meisten Unternehmen haben heutzutage eine Social-Media-Präsenz auf Plattformen wie Facebook und Instagram. Es sind auch mehrere andere speziell entwickelte Social-Media-Plattformen für Unternehmen verfügbar, die innerhalb eines Unternehmens verwendet werden können, und diese sind genauso ansprechend wie die gängigen sozialen Netzwerke.

Vorteile:

  • Informationen können schnell geteilt werden.

  • Trägt zum Arbeitgebermarkenwert bei.

Nachteile:

  • Einige Mitarbeiter zögern möglicherweise, sich in sozialen Medien zu engagieren.

  • Öffentliche Posts zu verschiedenen Themen können Diskussionen anregen oder Kontroversen hervorrufen.

Beispiele für Corporate Social Media Tools: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.

7. Mitarbeiterbefragungen

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Damit die Kommunikationsbemühungen erfolgreich sind, benötigen Organisationen Feedback von Mitarbeitern darüber, was funktioniert und was geändert werden kann. Der beste Weg, einen formellen Dialog zu beginnen, ist die Verwendung von Umfragen, und Tools für Mitarbeiterbefragungen ermöglichen es einer Organisation, konstruktives Feedback zu erhalten und den Fortschritt in nachfolgenden Umfragen zu messen.

Vorteile:

  • Anonymität verbessert das Feedback auf Fragen zu schwierigen Themen.

  • Baut Vertrauen bei den Mitarbeitern auf, da sie sich gehört fühlen.

  • Verbessert die Mitarbeitererfahrung und das Engagement.

Nachteile:

  • Die Antworten sind nur so gut, wie spezifisch die Fragen sind.

  • Mangelndes Handeln kann die Teilnahme und das Vertrauen bei zukünftigen Umfragen verringern.

Beispiele für Mitarbeiterbefragungstools: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Mitarbeiterengagement

Engagierte Mitarbeiter können einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität haben. Mitarbeiterengagement-Software kann Mitarbeiter in verschiedene Aktivitäten einbeziehen, von Teambuilding bis hin zu Debatten, Wettbewerben, Umfragen, Rätseln, Spielen und mehr. Es kann auch helfen, die Stimmungen und Einstellungen der Mitarbeiter täglich oder über definierte Zeiträume zu beurteilen. Engagement-Tools sind besonders hilfreich für Manager, um das Engagement ihrer hybriden Belegschaft zu bewerten.

Vorteile:

  • Es gibt ein gutes Maß an Engagement, das dazu beitragen kann , notwendige Veränderungen herbeizuführen.

  • Verbessert Transparenz und Zusammenarbeit.

  • Reduziert Fluktuationsraten und steigert die Produktivität.

Nachteile:

  • Die Effektivität der Software hängt davon ab, wie Problembereiche angegangen und behoben werden.

Beispiele für Tools zur Mitarbeiterbindung: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Foren

Diskussionsforen sind eines der ältesten Tools im Internet, mit denen die Menschen vertraut sind. Auf diesen Diskussionsseiten können Benutzer anonym oder in offenen Diskussionen Fragen stellen und beantworten, um Probleme zu beheben. Obwohl es bessere Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit gibt, haben Foren für die meisten Internetnutzer eine Komponente der Vertrautheit und des Komforts.

Vorteile:

  • Sie können in das Intranet integriert werden.

  • Hilft bei der Zusammenarbeit bei Problemen und allgemeinen Diskussionen.

Nachteile:

  • Foren brauchen Moderation. Daher verbraucht es Ressourcen, um Diskussionsthreads zu verwalten.

Beispiele für Foren: Zendesk, vBulletin.

10. Interne Newsletter

Newsletter sind Zeitschriften, die es Organisationen ermöglichen, Inhalte zu aggregieren und Informationen und Nachrichten zu übermitteln, die nicht dringend sind. Newsletter gibt es schon lange, und sie sind in der Regel kostengünstig und werden per E-Mail verschickt. Als traditionelles Kommunikationsmittel sind sie sowohl formell als auch effektiv.

Vorteile:

  • Sie sind einfach herzustellen und zu verteilen.

Nachteile:

  • Es ist weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter sie öffnen und wichtige Informationen verpassen.

Beispiele für interne Newsletter-Tools: Campaign Monitor, MailChimp.

Abschließende Gedanken

Aus der obigen Diskussion geht hervor, dass jede Organisation unterschiedliche interne Kommunikationsinstrumente benötigt, um alle Mitarbeiter zu erreichen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Während einige Geräte wie Blogs, Newsletter und Foren eine allgemeine Reichweite haben, haben einige einen sehr spezifischen Zweck, wie Apps für die Teamzusammenarbeit, Umfragen und Video-Chats. Erfolgreiche interne Kommunikation erfordert, dass Organisationen das richtige Tool für die richtige Aufgabe strategisch einsetzen.