10 instrumente de comunicare internă pentru a vă implica angajații și echipele de la distanță

Comunicarea internă este esențială în efortul unei organizații de a-i menține pe toți pe aceeași pagină și concentrați pe ceea ce contează. Peisajul modern al afacerilor ajunge din urmă cu proliferarea tehnologică, iar organizațiile trebuie să treacă dincolo de limitarea comunicațiilor interne doar la metode tradiționale, cum ar fi e-mailurile, notele și buletinele informative.

Datele demografice ale forței de muncă de astăzi, care constă dintr-o parte considerabilă a populației mai tinere cunoscătoare de tehnologie, doresc ca angajatorii lor să interacționeze cu ei folosind instrumente de comunicare instantanee și moderne.

Cu cererea de colaborare, transparență și feedback sporită în echipă la cote maxime, organizațiile trebuie să își diversifice comunicațiile interne pentru a menține experiența și implicarea angajaților.

Ce este Comunicarea Internă?

În timp ce comunicarea internă este o idee generală despre modul în care o organizație comunică, comunicarea internă reprezintă tacticile, canalele și instrumentele care conduc la interacțiunea dintre organizație și angajații săi. Comunicarea internă aduce coerență și coordonare mesajelor transmise angajaților și impactului acestora.

Necesitatea unei comunicări interne robuste

Comunicarea internă contribuie la succesul unei organizații, influențând direct experiența, implicarea și productivitatea angajaților. Iată câteva dintre motivele pentru care:

1. Construiește încredere: comunicarea deschisă prin diverse canale asigură niveluri mai ridicate de transparență în organizație. Încrederea are un impact direct asupra siguranței locului de muncă și, prin urmare, loialitatea angajaților.

2. Stimulează implicarea: angajații devin din ce în ce mai mult orientați spre scop. Când sunt la capătul primitor al principiilor de funcționare ale organizației și cunosc scopul superior al muncii lor, ei sunt mai implicați.

3. Menține alinierea: o bună comunicare internă păstrează suportul angajaților, menținându-i conectați cu colegii lor și cu superiorii lor. Echipele puternic aliniate sunt mai colaborative, mai eficiente și mai inovatoare.

4. Menține cultura companiei: cultura unei organizații spune multe potențialilor angajați. O cultură pozitivă și productivă atrage talentele de top și îi reține pe termen lung.

5. Opreste dezinformarea: zvonurile umplu adesea golurile de informații din organizații, doboară moralul și generează suspiciuni. Comunicarea internă puternică asigură accesul tuturor la toate informațiile de care au nevoie.

10 instrumente de comunicare internă pe care trebuie să le aibă organizațiile

O bună strategie de comunicare internă necesită ca organizațiile să aibă în kit o gamă largă de instrumente. Iată primele 10:

1. Mesaje instantanee

Mesageria instantanee permite angajaților să comunice instantaneu prin trimiterea de texte, imagini, videoclipuri, documente și note vocale. Este un instrument natural de comunicare, deoarece oamenii sunt obișnuiți să comunice instantanee în viața lor personală folosind aplicații precum WhatsApp și Facebook Messenger.

Pro:

• O modalitate rapidă de a pune întrebări și de a împărtăși informații.

• Evită timpul pierdut la compunerea e-mailurilor.

• Mai ușor de căutat conversații individuale și de grup.

Contra:

• Toată lumea trebuie să instaleze aplicația și să folosească activ instrumentul.

• Nu este potrivit pentru discuții în grupuri mari.

• Nu este potrivit pentru discuții formale.

Exemple de instrumente de mesagerie instantanee: WhatsApp, Microsoft Teams și Google Chat.

2. Instrumente de colaborare în echipă

Instrumentele de colaborare în echipă sunt excelente pentru a menține comunicarea echipei într-un singur loc. Este foarte util pentru proiecte individuale, deoarece compartimentează informațiile prin împărțirea lor în „silozuri”. Instrumentele de colaborare sunt deosebit de utile atunci când lucrați cu echipe din diferite locații geografice.

Pro:

• Construiește un hub centralizat pentru informații despre proiecte specifice.

• Oferă acces simultan utilizatorilor și flux de informații în două sensuri.

• Reduce e-mailurile inutile și îmbunătățește eficiența.

Contra:

• Este nevoie de mult timp pentru a trece de la un proiect la altul.

• Este posibil ca unii utilizatori să nu se adapteze rapid și să continue să trimită e-mailuri.

Exemple de instrumente de colaborare în echipă: Slack, Asana și Microsoft Teams.

3. Bloguri interne

Blogurile interne sunt o modalitate excelentă de a împărtăși informații și de a încuraja discuțiile la locul de muncă. Fiind privați, angajații pot scrie articole de experți sau pot împărtăși informații proprietare relevante pentru organizație pe blogul intern al companiei . Este, de asemenea, un instrument excelent pentru managementul de nivel superior pentru a interacționa cu angajații și a împărtăși știri și viziunea lor pentru viitor.

Pro:

• Bun pentru a împărtăși informații și pentru a răspunde întrebărilor frecvente.

• Promovează discuțiile și conversațiile semnificative.

• Este privat și sigur.

Contra:

• Este posibil să nu atragă traficul anticipat.

• Ar trebui să fie actualizat în mod regulat pentru a menține interesul.

Exemple de platforme interne de blog : Blogin, WordPress.

4. Intranet social

Un intranet este o rețea privată a unei organizații care este un depozit pentru actualizări, conținut media, documente, note și alte informații esențiale. Intranetul este un hub central pentru locul de muncă și acționează ca o fereastră către cultura companiei. Adesea, este conceput pentru a fi accesibil tuturor angajaților la rețeaua în cadrul organizației și joacă un rol cheie în integrare, implicare peer-to-peer, discuții și recunoașterea angajaților.

Pro:

• Comunitate închisă pentru a împărtăși informații relevante pentru organizație.

• Secțiunile dedicate au toate informațiile de care angajații au nevoie.

  

• Toate conversațiile sunt publice, ceea ce promovează transparența și încrederea.

Contra:

• Se poate simți expansiv pentru începători, ceea ce face ca informațiile să fie greu de găsit.

• Angajații pot pierde actualizări importante.

Exemple de instrumente de intranet: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink și Creative Social Intranet.

5. Chat video

Chaturile video sunt aplicații create special pentru întâlniri și conferințe de grup virtuale. Ele sunt esențiale pentru conectarea echipelor răspândite în mai multe zone geografice. Le permite angajaților să vorbească cu membrii echipei față în față, chiar dacă se află la kilometri distanță. Chaturile video au fost norma pentru forța de muncă hibridă de la pandemia de COVID.

Pro:

• Economisește costuri și timp în ceea ce privește deplasarea pentru întâlnirile cu clienții.

• Menține coeziunea echipei în noul mediu de lucru hibrid.

• Foarte flexibil în comparație cu întâlnirile tradiționale de echipă.

Contra:

• Apelurile video sunt afectate de conexiunea lentă la internet.

• Infrastructura și echipamentele slabe pot împiedica conexiunile.

Exemple de instrumente de chat video: Zoom, Skype și Microsoft Teams.

6. Corporate Social Media

Rețelele sociale corporative sunt un instrument excelent pentru a partaja informații online în mod informal. Majoritatea companiilor din zilele noastre au o prezență în rețelele sociale pe platforme precum Facebook și Instagram. Sunt disponibile și alte câteva platforme de social media pentru corporații special create care pot fi utilizate în cadrul unei companii și acestea sunt la fel de interesante ca și rețelele sociale principale.

Pro:

• Informațiile pot fi partajate rapid.

• Contribuie la valoarea brandului angajatorului.

Contra:

• Unii angajați ar putea fi reticenți în a se implica pe rețelele sociale.

• Postările publice despre diferite probleme pot genera conversații sau pot crea controverse.

Exemple de instrumente de social media corporative: Workplace de Facebook, Twitter, Yammer.

7. Sondajele angajaților

Comunicarea este o stradă cu două sensuri. Pentru ca eforturile de comunicare să aibă succes, organizațiile au nevoie de feedback din partea angajaților cu privire la ceea ce funcționează și ce poate fi schimbat. Cea mai bună modalitate de a începe un dialog formal este utilizarea sondajelor, iar instrumentele de sondaj ale angajaților permit unei organizații să obțină feedback constructiv și să măsoare progresul în sondajele ulterioare.

Pro:

• Anonimitatea îmbunătățește feedback-ul la întrebările despre chestiuni dificile.

• Construiește încrederea în angajați, deoarece îi face să se simtă auziți.

• Îmbunătățește experiența și implicarea angajaților.

Contra:

• Răspunsurile sunt atât de bune decât cât de specifice sunt întrebările.

• Lipsa de acțiune poate reduce participarea și încrederea în timpul sondajelor viitoare.

Exemple de instrumente de sondare a angajaților: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Implicarea angajaților

Angajații implicați pot avea un impact semnificativ asupra productivității. Software-ul de implicare a angajaților poate implica angajații în diferite activități, de la team building la dezbateri, concursuri, sondaje, puzzle-uri, jocuri și multe altele. De asemenea, poate ajuta la evaluarea stărilor de spirit și a atitudinilor angajaților zilnic sau pe perioade definite. Instrumentele de implicare sunt deosebit de utile pentru manageri pentru a evalua implicarea forței de muncă hibride.

Pro:

• Oferă o bună măsură a angajamentului care poate ajuta la producerea schimbărilor necesare.

• Îmbunătățește transparența și colaborarea.

• Reduce ratele de uzură și crește productivitatea.

Contra:

• Eficacitatea software-ului depinde de modul în care sunt abordate și remediate zonele cu probleme.

Exemplu de instrumente de implicare a angajaților: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Forumuri

Forumurile de discuții sunt unul dintre cele mai vechi instrumente de pe internet cu care oamenii sunt familiarizați. Aceste site-uri de discuții permit utilizatorilor să pună și să răspundă la întrebări în mod anonim sau în discuții deschise pentru a remedia problemele. Deși există instrumente mai bune pentru comunicare și colaborare, forumurile au o componentă de familiaritate și confort pentru majoritatea oamenilor care folosesc internetul.

Pro:

• Ele pot fi integrate în intranet.

• Ajută în colaborare pe probleme și discuții generale.

Contra:

• Forumurile au nevoie de moderare. Prin urmare, consumă resurse pentru a menține firele de discuții.

Exemple de forumuri: Zendesk, vBulletin.

10. Buletine informative interne

Buletinele informative sunt publicații periodice care permit organizațiilor să agrega conținut și să livreze informații și mesaje care nu sunt urgente. Buletinele informative există de mult timp și sunt de obicei ieftine și trimise prin e-mail. Ca mod tradițional de comunicare, ele sunt atât formale, cât și eficiente.

Pro:

• Sunt simplu de produs și distribuit.

Contra:

• Este mai puțin probabil ca angajații să le deschidă și să rateze informații importante.

Exemple de instrumente interne pentru buletine informative: Campaign Monitor, MailChimp.

Gânduri de închidere

Din discuția de mai sus, este evident că fiecare organizație are nevoie de instrumente de comunicare internă diferite pentru a ajunge și a intra în legătură cu toți angajații. În timp ce unele dispozitive, cum ar fi blogurile, buletinele informative și forumurile, sunt la îndemână generală, unele au un scop foarte specific, cum ar fi aplicațiile de colaborare în echipă, sondajele și chaturile video. O comunicare internă de succes necesită ca organizațiile să implementeze strategic instrumentul potrivit pentru sarcina potrivită.