10 เครื่องมือสื่อสารภายในเพื่อดึงดูดพนักงานและทีมระยะไกลของคุณ

การสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญในความพยายามขององค์กรเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญ ภูมิทัศน์ทางธุรกิจสมัยใหม่กำลังตามทันกับการแพร่กระจายของเทคโนโลยี และองค์กรต่างๆ จำเป็นต้องก้าวข้ามการจำกัดการสื่อสารภายในให้เหลือเพียงวิธีการแบบเดิมๆ เช่น อีเมล บันทึกช่วยจำ และจดหมายข่าว

ข้อมูลประชากรของแรงงานในปัจจุบัน ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มประชากรอายุน้อยที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีจำนวนมาก ต้องการให้นายจ้างมีส่วนร่วมกับพวกเขาโดยใช้เครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัยและทันท่วงที

ด้วยความต้องการในการทำงานร่วมกันเป็นทีม ความโปร่งใส และข้อเสนอแนะที่เพิ่มขึ้นตลอดเวลา องค์กรต้องกระจายการสื่อสารภายในของตนเพื่อรักษาประสบการณ์และความผูกพันของพนักงาน

การสื่อสารภายในคืออะไร?

ในขณะที่ การสื่อสารภายใน เป็นแนวคิดที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารขององค์กร การสื่อสาร ภายใน เป็นกลยุทธ์ ช่องทาง และเครื่องมือที่ขับเคลื่อนปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและพนักงาน การสื่อสารภายในทำให้เกิดความเชื่อมโยงและการประสานงานกับข้อความที่ส่งถึงพนักงานและผลกระทบ

ความต้องการการสื่อสารภายในที่แข็งแกร่ง

การสื่อสารภายในมีส่วนต่อความสำเร็จขององค์กรโดยส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสบการณ์ การมีส่วนร่วม และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นี่คือสาเหตุบางประการ:

1. สร้างความไว้วางใจ: การสื่อสารแบบเปิดผ่านช่องทางต่างๆ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงระดับความโปร่งใสในองค์กรที่สูงขึ้น ความไว้วางใจส่งผลโดยตรงต่อความมั่นคงของงานและด้วยเหตุนี้ความภักดีของพนักงาน

2. ขับเคลื่อนการมีส่วนร่วม: พนักงานมีความมุ่งมั่นมากขึ้น เมื่อพวกเขาอยู่ในจุดสิ้นสุดของหลักการปฏิบัติการขององค์กรและรู้จุดประสงค์ที่สูงขึ้นของงาน พวกเขาก็จะมีส่วนร่วมมากขึ้น

3. รักษาความสอดคล้อง: การสื่อสาร ภายในที่ดี ช่วยรักษา ทัศนคติของพนักงานโดยทำให้พวกเขาเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานและคนที่สูงกว่า ทีมที่มีความสอดคล้องกันอย่างมากจะทำงานร่วมกัน มีประสิทธิภาพ และสร้างสรรค์มากขึ้น

4. มันรักษาวัฒนธรรม องค์กร: วัฒนธรรมขององค์กรพูดปริมาณมากกับพนักงานที่มีศักยภาพ วัฒนธรรม เชิง บวกและ สร้างสรรค์จะดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูงและรักษาไว้ได้ในระยะยาว

5. มันหยุดข้อมูลเท็จ: ข่าวลือมักจะเติม ช่องว่างข้อมูลในองค์กร ลดขวัญกำลังใจ และก่อให้เกิดความสงสัย การสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการได้

10 เครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรต้องมี

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ดีต้องการให้องค์กรมีเครื่องมือต่างๆ ในชุดของตน นี่คือ 10 อันดับแรก:

1. การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารได้ทันทีด้วยการส่งข้อความ รูปภาพ วิดีโอ เอกสาร และบันทึกเสียง เป็นเครื่องมือสื่อสารที่เป็นธรรมชาติ เนื่องจากผู้คนคุ้นเคยกับการสื่อสารแบบทันทีในชีวิตส่วนตัวโดยใช้แอพ เช่น WhatsApp และ Facebook Messenger

ข้อดี:

• วิธีที่รวดเร็วในการถามคำถามและแบ่งปันข้อมูล

• หลีกเลี่ยงการเสียเวลาเขียนอีเมล

• ค้นหาการสนทนารายบุคคลและกลุ่มได้ง่ายขึ้น

จุดด้อย:

• ทุกคนต้องติดตั้งแอปและใช้เครื่องมือนี้อย่างจริงจัง

• ไม่เหมาะกับการสนทนากลุ่มใหญ่

• ไม่เหมาะสำหรับการอภิปรายอย่างเป็นทางการ

ตัวอย่างเครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: WhatsApp, Microsoft Teams และ Google Chat

2. เครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีม

เครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการรักษาการสื่อสารของทีมไว้ในที่เดียว มีประโยชน์อย่างมากสำหรับแต่ละโครงการ เนื่องจากแบ่งข้อมูลออกเป็น 'ไซโล' เครื่องมือในการทำงานร่วมกันมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานกับทีมในสถานที่ทางภูมิศาสตร์ต่างๆ

ข้อดี:

• สร้างศูนย์กลางที่รวมศูนย์สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับโครงการเฉพาะ

• ให้การเข้าถึงของผู้ใช้พร้อมกันและการไหลของข้อมูลแบบสองทาง

• ลดอีเมลที่ไม่จำเป็นและปรับปรุงประสิทธิภาพ

จุดด้อย:

• ใช้เวลานานในการเปลี่ยนจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่ง

• ผู้ใช้บางคนอาจปรับตัวไม่ทันและส่งอีเมลต่อ

ตัวอย่างเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีม: Slack, Asana และ Microsoft Teams

3. บล็อกภายใน

บล็อกภายในเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันข้อมูลและส่งเสริมการอภิปรายในที่ทำงาน ด้วยความเป็นส่วนตัว พนักงานสามารถเขียนบทความผู้เชี่ยวชาญหรือแบ่งปันข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรใน บล็อกภายในของบริษัท นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้บริหารระดับสูงในการโต้ตอบกับพนักงานและแบ่งปันข่าวสารและวิสัยทัศน์ของพวกเขาในอนาคต

ข้อดี:

• เหมาะสำหรับการแบ่งปันข้อมูลและตอบคำถามที่พบบ่อย

• ส่งเสริมการสนทนาและการสนทนาที่มีความหมาย

• มีความเป็นส่วนตัวและปลอดภัย

จุดด้อย:

• อาจไม่ดึงดูดปริมาณการเข้าชมที่คาดการณ์ไว้

• ควรมีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความสนใจ

ตัวอย่างของแพลตฟอร์มบล็อกภายใน : Blogin, WordPress

4. อินทราเน็ต สังคม

อินทราเน็ตเป็นเครือข่ายส่วนตัวขององค์กรซึ่งเป็นที่เก็บการอัพเดต เนื้อหาสื่อ เอกสาร บันทึกย่อ และข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ อินทราเน็ตเป็นศูนย์กลางของสถานที่ทำงานและทำหน้าที่เป็นหน้าต่างสู่วัฒนธรรมของบริษัท มักได้รับการออกแบบมาเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าถึงเครือข่ายภายในองค์กรได้ และมีบทบาทสำคัญในการเริ่มต้นใช้งาน การมีส่วนร่วมแบบเพียร์ทูเพียร์ การอภิปราย และการรับรู้ของพนักงาน

ข้อดี:

• ชุมชนปิดเพื่อแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับองค์กร

• ส่วนเฉพาะมีข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานต้องการ

  

• การสนทนาทั้งหมดเป็นแบบสาธารณะ ซึ่งส่งเสริมความโปร่งใสและความไว้วางใจ

จุดด้อย:

• ข้อมูล นี้อาจ กว้างใหญ่สำหรับผู้เริ่มต้น ทำให้หาข้อมูลได้ยาก

• พนักงาน อาจ พลาดการอัปเดตที่สำคัญ

ตัวอย่างเครื่องมืออินทราเน็ต: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink และ Creative Social Intranet

5. วิดีโอแชท

วิดีโอแชทเป็นแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นสำหรับการประชุมกลุ่มเสมือนจริงและการประชุม สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเชื่อมต่อทีมที่กระจายอยู่ทั่วภูมิภาคต่างๆ ช่วยให้พนักงานสามารถพูดคุยกับสมาชิกในทีมแบบเห็นหน้ากันแม้ว่าจะอยู่ห่างกันหลายไมล์ วิดีโอแชทเป็นบรรทัดฐานสำหรับพนักงานแบบไฮบริดตั้งแต่เกิดการระบาดของโควิด

ข้อดี:

• ประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาในแง่ของการเดินทางไปพบลูกค้า

• รักษาความสามัคคีของทีมในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดใหม่

• มีความยืดหยุ่นสูงเมื่อเทียบกับการประชุมทีมแบบดั้งเดิม

จุดด้อย:

• การโทรวิดีโอได้รับผลกระทบจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า

• โครงสร้าง พื้นฐาน และอุปกรณ์ที่ไม่ดีสามารถขัดขวางการเชื่อมต่อได้

ตัวอย่างเครื่องมือวิดีโอแชท: Zoom, Skype และ Microsoft Teams

6. โซเชียลมีเดียองค์กร

โซเชียลมีเดียขององค์กรเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันข้อมูลทางออนไลน์อย่างไม่เป็นทางการ ธุรกิจส่วนใหญ่ในทุกวันนี้มีสถานะโซเชียลมีเดียบนแพลตฟอร์มเช่น Facebook และ Instagram นอกจากนี้ยังมีแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียสำหรับองค์กรที่สร้างตามวัตถุประสงค์อื่นๆ อีกหลายแห่งที่สามารถใช้ได้ภายในบริษัท และสิ่งเหล่านี้ก็มีส่วนร่วมเช่นเดียวกับเครือข่ายโซเชียลกระแสหลัก

ข้อดี:

• สามารถแชร์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

• ก่อให้เกิดมูลค่าแบรนด์นายจ้าง

จุดด้อย:

• พนักงานบางคนอาจไม่เต็มใจที่จะมีส่วนร่วมกับโซเชียลมีเดีย

• โพสต์สาธารณะในประเด็นต่างๆ สามารถขับเคลื่อนการสนทนาหรือสร้างความขัดแย้งได้

ตัวอย่างเครื่องมือโซเชียลมีเดียขององค์กร: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer

7. แบบสำรวจพนักงาน

การสื่อสารเป็นถนนสองทาง เพื่อให้ความพยายามในการสื่อสารประสบความสำเร็จ องค์กรต้องการคำติชมจากพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นการเจรจาอย่างเป็นทางการคือการใช้แบบสำรวจ และเครื่องมือสำรวจพนักงานช่วยให้องค์กรสามารถดึงความคิดเห็นที่สร้างสรรค์และวัดความคืบหน้าในการสำรวจครั้งต่อๆ ไป

ข้อดี:

• การไม่เปิดเผยตัวตนช่วยปรับปรุงผลตอบรับสำหรับคำถามเกี่ยวกับเรื่องยากๆ

• สร้างความมั่นใจให้กับพนักงานที่ทำให้พวกเขารู้สึกได้ยิน

• ปรับปรุงประสบการณ์และการมีส่วนร่วมของพนักงาน

จุดด้อย:

• คำตอบจะดีพอๆ กับคำถามเฉพาะเจาะจงเท่านั้น

• การขาดการดำเนินการสามารถลดการ มีส่วนร่วมและความไว้วางใจ ในระหว่างการสำรวจในอนาคต

ตัวอย่างเครื่องมือสำรวจพนักงาน: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab

8. การมีส่วนร่วมของพนักงาน

พนักงานที่มีส่วนร่วมอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมของพนักงานสามารถให้พนักงานมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ ตั้งแต่การสร้างทีมไปจนถึงการโต้วาที การแข่งขัน โพล ปริศนา เกม และอื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการประเมินอารมณ์และทัศนคติของพนักงานทุกวันหรือในช่วงเวลาที่กำหนด เครื่องมือการมีส่วนร่วมมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการในการประเมินการมีส่วนร่วมของพนักงานแบบไฮบริด

ข้อดี:

• เป็นการวัดการมีส่วนร่วมที่ดีซึ่งสามารถช่วย ทำให้ เกิดการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้

• ปรับปรุงความโปร่งใสและการทำงานร่วมกัน

• ลดอัตราการขัดสีและเพิ่มผลผลิต

จุดด้อย:

• ประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ขึ้นอยู่กับวิธีการแก้ไขปัญหาและแก้ไขปัญหา

ตัวอย่างเครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน: Empuls, Trello, Peoplebox

9. กระดานสนทนา

กระดานสนทนาเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่เก่าแก่ที่สุดบนอินเทอร์เน็ตที่ผู้คนคุ้นเคย ไซต์การสนทนาเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ถามและตอบคำถามโดยไม่เปิดเผยตัวตนหรือในการอภิปรายแบบเปิดเพื่อแก้ไขปัญหา แม้ว่าจะมีเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน แต่ฟอรัมก็มีองค์ประกอบของความคุ้นเคยและความสะดวกสบายสำหรับคนส่วนใหญ่ที่ใช้อินเทอร์เน็ต

ข้อดี:

• สามารถรวมเข้ากับอินทราเน็ตได้

• ช่วยในการทำงานร่วมกันเกี่ยวกับปัญหาและการอภิปรายทั่วไป

จุดด้อย:

• ฟอรัมต้องการการดูแล ดังนั้นจึง ใช้ทรัพยากรในการรักษากระทู้สนทนา

ตัวอย่างของฟอรัม: Zendesk, vBulletin

10. จดหมายข่าวภายใน

จดหมายข่าวเป็นวารสารที่อนุญาตให้องค์กรรวบรวมเนื้อหาและส่งข้อมูลและข้อความที่ไม่เร่งด่วน จดหมายข่าวมีมานานแล้ว และโดยทั่วไปแล้วจะมีราคาถูกและส่งทางอีเมล วิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิมนั้นทั้งเป็นทางการและมีประสิทธิภาพ

ข้อดี:

• ง่ายต่อการผลิตและจัดจำหน่าย

จุดด้อย:

• พนักงานมีโอกาสน้อยที่จะเปิดพวกเขาและพลาดข้อมูลสำคัญ

ตัวอย่างเครื่องมือจดหมายข่าวภายใน: Campaign Monitor, MailChimp

ปิดความคิด

จากการสนทนาข้างต้น เห็นได้ชัดว่าทุกองค์กรต้องการเครื่องมือสื่อสารภายในที่แตกต่างกันเพื่อเข้าถึงและเชื่อมต่อกับพนักงานทุกคน แม้ว่าอุปกรณ์บางอย่าง เช่น บล็อก จดหมายข่าว และฟอรัมจะเข้าถึงได้ทั่วไป แต่บางอุปกรณ์ก็มีจุดประสงค์เฉพาะอย่างสูง เช่น แอปการทำงานร่วมกันในทีม แบบสำรวจ และวิดีโอแชท การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จต้องการองค์กรในการปรับใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานที่เหมาะสมอย่างมีกลยุทธ์