10 outils de communication interne pour engager vos employés et vos équipes distantes

La communication interne est essentielle dans l'effort d'une organisation pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde et concentré sur ce qui compte. Le paysage commercial moderne rattrape la prolifération technologique, et les organisations doivent aller au-delà de la limitation des communications internes aux seules méthodes traditionnelles telles que les e-mails, les mémos et les newsletters.

La démographie de la main-d'œuvre d'aujourd'hui, qui se compose d'une partie importante de la population jeune férue de technologie, veut que leurs employeurs s'engagent avec eux à l'aide d'outils de communication instantanés et modernes.

Avec la demande de collaboration d'équipe accrue, de transparence et de rétroaction à un niveau record, les organisations doivent diversifier leurs communications internes pour maintenir l'expérience et l'engagement des employés.

Qu'est-ce que la communication interne ?

Alors que la communication interne est une idée globale de la façon dont une organisation communique, les communications internes sont les tactiques, les canaux et les outils qui favorisent l'interaction entre l'organisation et ses employés. La communication interne apporte cohérence et coordination aux messages adressés aux collaborateurs et à leur impact.

Le besoin de communications internes solides

Les communications internes contribuent au succès d'une organisation en ayant un impact direct sur l'expérience, l'engagement et la productivité des employés. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles :

1. Cela renforce la confiance : une communication ouverte via différents canaux garantit des niveaux de transparence plus élevés dans l'organisation. La confiance impacte directement la sécurité de l'emploi et donc la fidélité des salariés.

2. Cela stimule l'engagement : les employés sont de plus en plus motivés par leurs objectifs. Lorsqu'ils sont les destinataires des principes de fonctionnement de l'organisation et connaissent le but supérieur de leur travail, ils sont plus engagés.

3. Il maintient l'alignement : une bonne communication interne préserve le maintien des employés en les gardant connectés à leurs pairs et à leurs supérieurs. Des équipes fortement alignées sont plus collaboratives, efficaces et innovantes.

4. Il maintient la culture d'entreprise : La culture d'une organisation en dit long sur les employés potentiels. Une culture positive et productive attire les meilleurs talents et les retient à long terme.

5. Il arrête la désinformation : les rumeurs comblent souvent les vides d'information dans les organisations, font baisser le moral et engendrent la suspicion. Des communications internes solides garantissent que chacun a accès à toutes les informations dont il a besoin.

10 outils de communication interne que les organisations doivent avoir

Une bonne stratégie de communication interne nécessite que les organisations disposent d'une gamme d'outils dans leur kit. Voici le top 10 :

1. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée permet aux employés de communiquer instantanément en envoyant des textes, des images, des vidéos, des documents et des notes vocales. C'est un outil de communication naturel, car les gens sont habitués à une communication instantanée dans leur vie personnelle en utilisant des applications telles que WhatsApp et Facebook Messenger.

Avantages:

• Un moyen rapide de poser des questions et de partager des informations.

• Évite de perdre du temps à composer des e-mails.

• Recherche plus facile de conversations individuelles et de groupe.

Les inconvénients:

• Tout le monde doit installer l'application et utiliser activement l'outil.

• Ne convient pas aux discussions en grand groupe.

• Ne convient pas aux discussions formelles.

Exemples d'outils de messagerie instantanée : WhatsApp, Microsoft Teams et Google Chat.

2. Outils de collaboration d'équipe

Les outils de collaboration d'équipe sont parfaits pour maintenir la communication de l'équipe au même endroit. Il est très utile pour les projets individuels car il compartimente l'information en la décomposant en « silos ». Les outils de collaboration sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec des équipes réparties sur différents sites géographiques.

Avantages:

• Crée un centre centralisé d'informations sur des projets spécifiques.

• Fournit un accès utilisateur simultané et un flux d'informations bidirectionnel.

• Réduit les e-mails inutiles et améliore l'efficacité.

Les inconvénients:

• Il faut beaucoup de temps pour passer d'un projet à un autre.

• Certains utilisateurs peuvent ne pas s'adapter rapidement et continuer à envoyer des e-mails.

Exemples d'outils de collaboration d'équipe : Slack, Asana et Microsoft Teams.

3. Blogues internes

Les blogs internes sont un excellent moyen de partager des informations et d'encourager la discussion sur le lieu de travail. Étant privés, les employés peuvent écrire des articles d'experts ou partager des informations exclusives pertinentes pour l'organisation sur le blog interne de l'entreprise . C'est aussi un excellent outil pour les cadres supérieurs pour interagir avec les employés et partager les nouvelles et leur vision de l'avenir.

Avantages:

• Bon pour partager des informations et répondre aux FAQ.

• Favorise les discussions et les conversations significatives.

• C'est privé et sûr.

Les inconvénients:

• Il peut ne pas attirer le trafic prévu.

• Il doit être régulièrement mis à jour pour maintenir l'intérêt.

Exemples de plateformes de blogs internes : Blogin, WordPress.

4. Intranet social

Un intranet est le réseau privé d'une organisation qui est un référentiel pour les mises à jour, le contenu multimédia, les documents, les notes et d'autres informations essentielles. L'intranet est une plaque tournante centrale pour le lieu de travail et agit comme une fenêtre sur la culture de l'entreprise. Il est souvent conçu pour être accessible à tous les employés pour réseauter au sein de l'organisation et joue un rôle clé dans l'intégration, l'engagement entre pairs, les discussions et la reconnaissance des employés.

Avantages:

• Communauté fermée pour partager des informations pertinentes pour l'organisation.

• Des sections dédiées contiennent toutes les informations dont les employés ont besoin.

  

• Toutes les conversations sont publiques, ce qui favorise la transparence et la confiance.

Les inconvénients:

• Cela peut sembler coûteux pour les débutants, ce qui rend les informations difficiles à trouver.

• Les employés peuvent manquer des mises à jour importantes.

Exemples d'outils intranet : Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink et Creative Social Intranet.

5. Chat vidéo

Les chats vidéo sont des applications spécialement conçues pour les réunions de groupe et les conférences virtuelles. Ils sont essentiels pour connecter des équipes réparties sur plusieurs zones géographiques. Il permet aux employés de parler aux membres de l'équipe en face à face, même s'ils sont à des kilomètres l'un de l'autre. Les chats vidéo sont la norme pour la main-d'œuvre hybride depuis la pandémie de COVID.

Avantages:

• Économise de l'argent et du temps en termes de déplacements pour les réunions avec les clients.

• Maintient la cohésion d'équipe dans le nouvel environnement de travail hybride.

• Très flexible par rapport aux réunions d'équipe traditionnelles.

Les inconvénients:

• Les appels vidéo sont affectés par une connexion Internet lente.

• Des infrastructures et des équipements médiocres peuvent entraver les connexions.

Exemples d'outils de chat vidéo : Zoom, Skype et Microsoft Teams.

6. Médias sociaux d'entreprise

Les médias sociaux d'entreprise sont un excellent outil pour partager des informations en ligne de manière informelle. De nos jours, la plupart des entreprises sont présentes sur les réseaux sociaux sur des plateformes telles que Facebook et Instagram. Plusieurs autres plates-formes de médias sociaux d'entreprise spécialement conçues sont également disponibles et peuvent être utilisées au sein d'une entreprise, et elles sont tout aussi attrayantes que les réseaux sociaux traditionnels.

Avantages:

• Les informations peuvent être rapidement partagées.

• Contribue à la valeur de la marque employeur.

Les inconvénients:

• Certains employés peuvent être réticents à s'engager sur les réseaux sociaux.

• Les messages publics sur différentes questions peuvent alimenter la conversation ou créer des controverses.

Exemples d'outils de médias sociaux d'entreprise : Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.

7. Sondages auprès des employés

La communication est une voie à double sens. Pour que les efforts de communication soient couronnés de succès, les organisations ont besoin des commentaires des employés sur ce qui fonctionne et ce qui peut être changé. La meilleure façon d'entamer un dialogue formel consiste à utiliser des sondages, et les outils de sondage auprès des employés permettent à une organisation d'obtenir des commentaires constructifs et de mesurer les progrès dans les sondages ultérieurs.

Avantages:

• L'anonymat améliore la réponse aux questions sur des sujets difficiles.

• Renforce la confiance des employés en les faisant se sentir écoutés.

• Améliore l'expérience et l'engagement des employés.

Les inconvénients:

• Les réponses sont seulement aussi bonnes que la précision des questions.

• L'inaction peut réduire la participation et la confiance lors des enquêtes futures.

Exemples d'outils d'enquête auprès des employés : Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Engagement des employés

Des employés engagés peuvent avoir un impact significatif sur la productivité. Un logiciel d'engagement des employés peut impliquer les employés dans différentes activités, de la constitution d'équipes aux débats, concours, sondages, puzzles, jeux, etc. Il peut également aider à évaluer les humeurs et les attitudes des employés quotidiennement ou sur des périodes définies. Les outils d'engagement sont particulièrement utiles pour les managers pour évaluer l'engagement de leur main-d'œuvre hybride.

Avantages:

• Cela donne une bonne mesure d'engagement qui peut aider à apporter les changements nécessaires.

• Améliore la transparence et la collaboration.

• Réduit les taux d'attrition et augmente la productivité.

Les inconvénients:

• L'efficacité du logiciel dépend de la manière dont les problèmes sont traités et résolus.

Exemple d'outils d'engagement des employés : Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Forums

Les forums de discussion sont l'un des plus anciens outils sur Internet que les gens connaissent. Ces sites de discussion permettent aux utilisateurs de poser et de répondre à des questions de manière anonyme ou lors de discussions ouvertes pour résoudre des problèmes. Bien qu'il existe de meilleurs outils de communication et de collaboration, les forums ont une composante de familiarité et de confort pour la plupart des utilisateurs d'Internet.

Avantages:

• Ils peuvent être intégrés à l'intranet.

• Aide à la collaboration sur les problèmes et la discussion générale.

Les inconvénients:

• Les forums ont besoin de modération. Par conséquent, il consomme des ressources pour maintenir les fils de discussion.

Exemples de forums : Zendesk, vBulletin.

10. Bulletins internes

Les newsletters sont des périodiques qui permettent aux organisations d'agréger du contenu et de diffuser des informations et des messages qui ne sont pas urgents. Les newsletters existent depuis longtemps, et elles sont généralement peu coûteuses et envoyées par e-mail. En tant que mode de communication traditionnel, ils sont à la fois formels et efficaces.

Avantages:

• Ils sont simples à produire et à distribuer.

Les inconvénients:

• Les employés sont moins susceptibles de les ouvrir et de passer à côté d'informations importantes.

Exemples d'outils de newsletter interne : Campaign Monitor, MailChimp.

Réflexions finales

D'après la discussion ci-dessus, il est évident que chaque organisation a besoin de différents outils de communication interne pour atteindre et se connecter avec tous les employés. Alors que certains appareils, tels que les blogs, les newsletters et les forums, ont une portée générale, certains ont un objectif très spécifique, tels que les applications de collaboration d'équipe, les enquêtes et les chats vidéo. Une communication interne réussie exige que les organisations déploient stratégiquement le bon outil pour la bonne tâche.