10 ferramentas de comunicação interna para envolver seus funcionários e equipes remotas
Publicados: 2022-09-15
A comunicação interna é essencial no esforço de uma organização para manter todos na mesma página e focados no que importa. O cenário empresarial moderno está acompanhando a proliferação tecnológica, e as organizações precisam deixar de limitar as comunicações internas apenas aos métodos tradicionais, como e-mails, memorandos e boletins informativos.
A demografia da força de trabalho de hoje, que consiste em uma parcela considerável da população jovem com experiência em tecnologia, deseja que seus empregadores se envolvam com eles usando ferramentas de comunicação instantâneas e modernas.
Com a demanda por maior colaboração da equipe, transparência e feedback em alta, as organizações devem diversificar suas comunicações internas para manter a experiência e o envolvimento dos funcionários.
O que é Comunicação Interna?
Embora a comunicação interna seja uma ideia abrangente sobre como uma organização se comunica, as comunicações internas são as táticas, canais e ferramentas que impulsionam a interação entre a organização e seus funcionários. A comunicação interna traz coerência e coordenação às mensagens enviadas aos colaboradores e seu impacto.
A necessidade de comunicações internas robustas
As comunicações internas contribuem para o sucesso de uma organização ao impactar diretamente a experiência, o engajamento e a produtividade dos funcionários. Aqui estão algumas das razões pelas quais:
Gera confiança: a comunicação aberta por meio de vários canais garante níveis mais altos de transparência na organização. A confiança impacta diretamente na segurança do emprego e, consequentemente, na lealdade dos funcionários.
Impulsiona o engajamento: os funcionários estão cada vez mais orientados a propósitos. Quando estão na ponta receptora dos princípios operacionais da organização e conhecem o propósito maior de seu trabalho, ficam mais engajados.
Mantém o alinhamento: uma boa comunicação interna preserva a postura dos funcionários, mantendo-os conectados com seus pares e superiores. Equipes fortemente alinhadas são mais colaborativas, eficientes e inovadoras.
Mantém a cultura da empresa: A cultura de uma organização fala muito para os funcionários em potencial. Uma cultura positiva e produtiva atrai os melhores talentos e os retém a longo prazo.
Acaba com a desinformação: os rumores geralmente preenchem lacunas de informações nas organizações, derrubam o moral e geram suspeitas. Comunicações internas fortes garantem que todos tenham acesso a todas as informações de que precisam.
10 ferramentas de comunicação interna que as organizações devem ter
Uma boa estratégia de comunicação interna exige que as organizações tenham uma gama de ferramentas em seu kit. Aqui estão os 10 primeiros:
1. Mensagens instantâneas
As mensagens instantâneas permitem que os funcionários se comuniquem instantaneamente enviando textos, imagens, vídeos, documentos e notas de voz. É uma ferramenta de comunicação natural, já que as pessoas estão acostumadas à comunicação instantânea em suas vidas pessoais usando aplicativos como WhatsApp e Facebook Messenger.
Prós:
Uma maneira rápida de fazer perguntas e compartilhar informações.
Evita perda de tempo na composição de e-mails.
Mais fácil de pesquisar conversas individuais e em grupo.
Contras:
Todos precisam instalar o aplicativo e usar a ferramenta ativamente.
Não é adequado para grandes discussões em grupo.
Não é adequado para discussões formais.
Exemplos de ferramentas de mensagens instantâneas: WhatsApp, Microsoft Teams e Google Chat.
2. Ferramentas de colaboração em equipe
As ferramentas de colaboração em equipe são ótimas para manter a comunicação da equipe em um só lugar. É muito útil para projetos individuais, pois compartimenta as informações dividindo-as em 'silos'. As ferramentas de colaboração são particularmente úteis ao trabalhar com equipes em diferentes localizações geográficas.
Prós:
Cria um hub centralizado para informações sobre projetos específicos.
Fornece acesso simultâneo ao usuário e fluxo de informações bidirecional.
Reduz e-mails desnecessários e melhora a eficiência.
Contras:
A transição de um projeto para outro leva muito tempo.
Alguns usuários podem não se adaptar rapidamente e continuar a enviar e-mails.
Exemplos de ferramentas de colaboração em equipe: Slack, Asana e Microsoft Teams.
3. Blogs internos
Os blogs internos são uma ótima maneira de compartilhar informações e incentivar a discussão no local de trabalho. Sendo privados, os funcionários podem escrever artigos especializados ou compartilhar informações proprietárias relevantes para a organização no blog interno da empresa . É também uma excelente ferramenta para a gestão de nível superior interagir com os funcionários e compartilhar notícias e sua visão para o futuro.
Prós:
Bom para compartilhar informações e responder a perguntas frequentes.
Promove discussões e conversas significativas.
É privado e seguro.
Contras:
Pode não atrair o tráfego previsto.
Deve ser atualizado regularmente para manter o interesse.
Exemplos de plataformas internas de blog : Blogin, WordPress.
4. Intranet Social
Uma intranet é a rede privada de uma organização que é um repositório de atualizações, conteúdo de mídia, documentos, notas e outras informações essenciais. A intranet é um hub central para o local de trabalho e funciona como uma janela para a cultura da empresa. Muitas vezes, é projetado para ser acessível a todos os funcionários em rede dentro da organização e desempenha um papel fundamental na integração, no envolvimento entre os pares, nas discussões e no reconhecimento dos funcionários.
Prós:
Comunidade fechada para compartilhar informações relevantes para a organização.
As seções dedicadas têm todas as informações que os funcionários precisam.
Todas as conversas são públicas, o que promove transparência e confiança.
Contras:
Pode parecer expansivo para iniciantes, tornando as informações difíceis de encontrar.
Os funcionários podem perder atualizações importantes.
Exemplos de ferramentas de intranet: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink e Creative Social Intranet.
5. Bate-papo por vídeo
Os bate-papos por vídeo são aplicativos criados especificamente para reuniões e conferências em grupo virtual. Eles são essenciais para conectar equipes espalhadas por várias geografias. Ele permite que os funcionários conversem pessoalmente com os membros da equipe, mesmo que estejam a quilômetros de distância. Os bate-papos por vídeo têm sido a norma para a força de trabalho híbrida desde a pandemia do COVID.
Prós:
Economiza custos e tempo em termos de viagens para reuniões com clientes.
Mantém a coesão da equipe no novo ambiente de trabalho híbrido.
Altamente flexível em comparação com as reuniões de equipe tradicionais.
Contras:
As chamadas de vídeo são afetadas pela conectividade lenta com a Internet.
Infraestrutura e equipamentos precários podem dificultar as conexões.
Exemplos de ferramentas de bate-papo por vídeo: Zoom, Skype e Microsoft Teams.
6. Mídia Social Corporativa
A mídia social corporativa é uma excelente ferramenta para compartilhar informações online informalmente. A maioria das empresas hoje em dia tem uma presença de mídia social em plataformas como Facebook e Instagram. Várias outras plataformas de mídia social corporativas também estão disponíveis e podem ser usadas dentro de uma empresa, e elas são tão envolventes quanto as redes sociais convencionais.
Prós:
As informações podem ser compartilhadas rapidamente.
Contribui para o valor da marca empregadora.
Contras:
Alguns funcionários podem estar relutantes em se envolver nas mídias sociais.
Postagens públicas sobre diferentes questões podem gerar conversas ou criar controvérsias.
Exemplos de ferramentas de mídia social corporativa: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.
7. Pesquisas de funcionários
A comunicação é uma via de mão dupla. Para que os esforços de comunicação sejam bem-sucedidos, as organizações precisam de feedback dos funcionários sobre o que está funcionando e o que pode ser mudado. A melhor maneira de iniciar um diálogo formal é usando pesquisas, e as ferramentas de pesquisa de funcionários permitem que uma organização obtenha feedback construtivo e meça o progresso em pesquisas subsequentes.
Prós:
O anonimato melhora o feedback para perguntas sobre assuntos difíceis.
Cria confiança nos funcionários, pois faz com que eles se sintam ouvidos.
Melhora a experiência e o engajamento dos funcionários.
Contras:
As respostas são tão boas quanto as perguntas são específicas.
A falta de ação pode diminuir a participação e a confiança em pesquisas futuras.
Exemplos de ferramentas de pesquisa de funcionários: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.
8. Engajamento dos Funcionários
Funcionários engajados podem ter um impacto significativo na produtividade. O software de engajamento de funcionários pode envolver funcionários em diferentes atividades, desde formação de equipes até debates, concursos, enquetes, quebra-cabeças, jogos e muito mais. Também pode ajudar a avaliar o humor e as atitudes dos funcionários diariamente ou em períodos definidos. As ferramentas de engajamento são particularmente úteis para os gerentes avaliarem o engajamento de sua força de trabalho híbrida.
Prós:
Dá uma boa medida de engajamento que pode ajudar a trazer as mudanças necessárias.
Melhora a transparência e a colaboração.
Reduz as taxas de atrito e aumenta a produtividade.
Contras:
A eficácia do software depende de como as áreas problemáticas são abordadas e corrigidas.
Exemplo de ferramentas de engajamento de funcionários: Empuls, Trello, Peoplebox.
9. Fóruns
Os fóruns de discussão são uma das ferramentas mais antigas da internet com as quais as pessoas estão familiarizadas. Esses sites de discussão permitem que os usuários façam e respondam perguntas anonimamente ou em discussões abertas para solucionar problemas. Embora existam melhores ferramentas de comunicação e colaboração, os fóruns têm um componente de familiaridade e conforto para a maioria das pessoas que usam a internet.
Prós:
Eles podem ser integrados na intranet.
Ajuda na colaboração em problemas e discussão geral.
Contras:
Os fóruns precisam de moderação. Portanto, ele consome recursos para manter threads de discussão.
Exemplos de fóruns: Zendesk, vBulletin.
10. Boletins Internos
Newsletters são periódicos que permitem às organizações agregar conteúdo e entregar informações e mensagens que não são urgentes. Os boletins informativos existem há muito tempo e geralmente são baratos e enviados por e-mail. Como um modo tradicional de comunicação, eles são formais e eficazes.
Prós:
Eles são simples de produzir e distribuir.
Contras:
Os funcionários são menos propensos a abri-los e perder informações importantes.
Exemplos de ferramentas internas de newsletter: Campaign Monitor, MailChimp.
Considerações finais
A partir da discussão acima, é evidente que cada organização precisa de diferentes ferramentas de comunicação interna para alcançar e se conectar com todos os funcionários. Embora alguns dispositivos, como blogs, boletins informativos e fóruns, sejam de alcance geral, alguns têm uma finalidade altamente específica, como aplicativos de colaboração em equipe, pesquisas e bate-papos por vídeo. Uma comunicação interna bem-sucedida exige que as organizações implementem a ferramenta certa para a tarefa certa estrategicamente.