10 herramientas de comunicación interna para involucrar a sus empleados y equipos remotos
Publicado: 2022-09-15
La comunicación interna es esencial en el esfuerzo de una organización para mantener a todos en la misma página y enfocados en lo que importa. El panorama empresarial moderno se está poniendo al día con la proliferación tecnológica, y las organizaciones deben dejar de limitar las comunicaciones internas a solo métodos tradicionales, como correos electrónicos, memorandos y boletines.
La demografía de la fuerza laboral actual, que consiste en una parte considerable de la población joven experta en tecnología, quiere que sus empleadores interactúen con ellos utilizando herramientas de comunicación modernas e instantáneas.
Con la demanda de una mayor colaboración en equipo, transparencia y retroalimentación en su punto más alto, las organizaciones deben diversificar sus comunicaciones internas para mantener la experiencia y el compromiso de los empleados.
¿Qué es la Comunicación Interna?
Si bien la comunicación interna es una idea general sobre cómo se comunica una organización, las comunicaciones internas son las tácticas, los canales y las herramientas que impulsan la interacción entre la organización y sus empleados. La comunicación interna aporta coherencia y coordinación a los mensajes enviados a los empleados y su impacto.
La necesidad de comunicaciones internas sólidas
Las comunicaciones internas contribuyen al éxito de una organización al afectar directamente la experiencia, el compromiso y la productividad de los empleados. Estas son algunas de las razones por las que:
Genera confianza: La comunicación abierta a través de varios canales asegura mayores niveles de transparencia en la organización. La confianza impacta directamente en la seguridad laboral y por ende en la lealtad de los empleados.
Impulsa el compromiso: los empleados están cada vez más orientados a un propósito. Cuando están en el extremo receptor de los principios operativos de la organización y conocen el propósito superior de su trabajo, están más comprometidos.
Mantiene la alineación: una buena comunicación interna preserva el porte de los empleados al mantenerlos conectados con sus compañeros y superiores. Los equipos fuertemente alineados son más colaborativos, eficientes e innovadores.
Mantiene la cultura de la empresa: la cultura de una organización dice mucho a los empleados potenciales. Una cultura positiva y productiva atrae a los mejores talentos y los retiene a largo plazo.
Detiene la desinformación: los rumores a menudo llenan los vacíos de información en las organizaciones, bajan la moral y generan sospechas. Las sólidas comunicaciones internas garantizan que todos tengan acceso a toda la información que necesitan.
10 herramientas de comunicación interna que las organizaciones deben tener
Una buena estrategia de comunicación interna requiere que las organizaciones tengan una gama de herramientas en su kit. Aquí están los 10 mejores:
1. Mensajería instantánea
La mensajería instantánea permite a los empleados comunicarse instantáneamente mediante el envío de textos, imágenes, videos, documentos y notas de voz. Es una herramienta de comunicación natural, ya que las personas están acostumbradas a la comunicación instantánea en su vida personal mediante aplicaciones como WhatsApp y Facebook Messenger.
Ventajas:
Una forma rápida de hacer preguntas y compartir información.
Evita la pérdida de tiempo en la redacción de correos electrónicos.
Más fácil de buscar conversaciones individuales y grupales.
Contras:
Todo el mundo tiene que instalar la aplicación y utilizar activamente la herramienta.
No es adecuado para discusiones de grupos grandes.
No es adecuado para discusiones formales.
Ejemplos de herramientas de mensajería instantánea: WhatsApp, Microsoft Teams y Google Chat.
2. Herramientas de colaboración en equipo
Las herramientas de colaboración en equipo son excelentes para mantener la comunicación del equipo en un solo lugar. Es muy útil para proyectos individuales, ya que compartimenta la información dividiéndola en "silos". Las herramientas de colaboración son particularmente útiles cuando se trabaja con equipos en diferentes ubicaciones geográficas.
Ventajas:
Crea un centro centralizado para obtener información sobre proyectos específicos.
Proporciona acceso de usuario simultáneo y flujo de información bidireccional.
Reduce los correos electrónicos innecesarios y mejora la eficiencia.
Contras:
La transición de un proyecto a otro lleva mucho tiempo.
Es posible que algunos usuarios no se adapten rápidamente y continúen enviando correos electrónicos.
Ejemplos de herramientas de colaboración en equipo: Slack, Asana y Microsoft Teams.
3. Blogs internos
Los blogs internos son una excelente manera de compartir información y fomentar el debate en el lugar de trabajo. Al ser privados, los empleados pueden escribir artículos de expertos o compartir información patentada relevante para la organización en el blog interno de la empresa . También es una excelente herramienta para que la gerencia de alto nivel interactúe con los empleados y comparta noticias y su visión para el futuro.
Ventajas:
Bueno para compartir información y responder preguntas frecuentes.
Promueve discusiones y conversaciones significativas.
Es privado y seguro.
Contras:
Puede que no atraiga el tráfico previsto.
Debe actualizarse regularmente para mantener el interés.
Ejemplos de plataformas internas de blogs : Blogin, WordPress.
4. Intranet Social
Una intranet es la red privada de una organización que es un depósito de actualizaciones, contenido multimedia, documentos, notas y otra información esencial. La intranet es un eje central para el lugar de trabajo y actúa como una ventana a la cultura de la empresa. A menudo está diseñado para que todos los empleados puedan acceder a ellos para conectarse en red dentro de la organización y desempeña un papel clave en la incorporación, el compromiso entre pares, las discusiones y el reconocimiento de los empleados.
Ventajas:
Comunidad cerrada para compartir información relevante para la organización.
Las secciones dedicadas tienen toda la información que necesitan los empleados.
Todas las conversaciones son públicas, lo que promueve la transparencia y la confianza.
Contras:
Puede parecer expansivo para los principiantes, lo que hace que la información sea difícil de encontrar.
Los empleados pueden perderse actualizaciones importantes.
Ejemplos de herramientas de intranet: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink y Creative Social Intranet.
5. Videochat
Los chats de video son aplicaciones diseñadas específicamente para reuniones y conferencias de grupos virtuales. Son esenciales para conectar equipos repartidos en múltiples geografías. Permite que los empleados hablen con los miembros del equipo cara a cara aunque estén a kilómetros de distancia. Los chats de video han sido la norma para la fuerza laboral híbrida desde la pandemia de COVID.
Ventajas:
Ahorra costos y tiempo en términos de viajes para reuniones con clientes.
Mantiene la cohesión del equipo en el nuevo entorno de trabajo híbrido.
Altamente flexible en comparación con las reuniones de equipo tradicionales.
Contras:
Las videollamadas se ven afectadas por la conectividad lenta a Internet.
La infraestructura y los equipos deficientes pueden dificultar las conexiones.
Ejemplos de herramientas de chat de video: Zoom, Skype y Microsoft Teams.
6. Redes Sociales Corporativas
Las redes sociales corporativas son una excelente herramienta para compartir información en línea de manera informal. La mayoría de las empresas en estos días tienen presencia en las redes sociales en plataformas como Facebook e Instagram. También hay disponibles varias otras plataformas de redes sociales corporativas especialmente diseñadas que se pueden usar dentro de una empresa, y son tan atractivas como las redes sociales convencionales.
Ventajas:
La información se puede compartir rápidamente.
Contribuye al valor de la marca empleadora.
Contras:
Algunos empleados pueden ser reacios a participar en las redes sociales.
Las publicaciones públicas sobre diferentes temas pueden impulsar la conversación o crear controversias.
Ejemplos de herramientas de redes sociales corporativas: Workplace de Facebook, Twitter, Yammer.
7. Encuestas de empleados
La comunicación es una calle de doble sentido. Para que los esfuerzos de comunicación tengan éxito, las organizaciones necesitan comentarios de los empleados sobre lo que funciona y lo que se puede cambiar. La mejor manera de iniciar un diálogo formal es mediante el uso de encuestas, y las herramientas de encuestas para empleados permiten que una organización obtenga comentarios constructivos y mida el progreso en encuestas posteriores.
Ventajas:
El anonimato mejora la respuesta a las preguntas sobre asuntos difíciles.
Genera confianza en los empleados ya que los hace sentir escuchados.
Mejora la experiencia y el compromiso de los empleados.
Contras:
Las respuestas son tan buenas como cuán específicas son las preguntas.
La falta de acción puede reducir la participación y la confianza durante futuras encuestas.
Ejemplos de herramientas de encuestas para empleados: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.
8. Compromiso de los empleados
Los empleados comprometidos pueden tener un impacto significativo en la productividad. El software de compromiso de los empleados puede involucrar a los empleados en diferentes actividades, desde la creación de equipos hasta debates, concursos, encuestas, rompecabezas, juegos y más. También puede ayudar a evaluar el estado de ánimo y las actitudes de los empleados diariamente o durante períodos definidos. Las herramientas de compromiso son particularmente útiles para que los gerentes evalúen el compromiso de su fuerza laboral híbrida.
Ventajas:
Da una buena medida de compromiso que puede ayudar a lograr los cambios necesarios.
Mejora la transparencia y la colaboración.
Reduce las tasas de desgaste y aumenta la productividad.
Contras:
La eficacia del software depende de cómo se aborden y solucionen las áreas problemáticas.
Ejemplo de herramientas de compromiso de los empleados: Empuls, Trello, Peoplebox.
9. Foros
Los foros de discusión son una de las herramientas más antiguas de Internet con las que la gente está familiarizada. Estos sitios de debate permiten a los usuarios hacer y responder preguntas de forma anónima o en debates abiertos para solucionar problemas. Aunque existen mejores herramientas para la comunicación y la colaboración, los foros tienen un componente de familiaridad y comodidad para la mayoría de las personas que usan Internet.
Ventajas:
Se pueden integrar en la intranet.
Ayuda en la colaboración en problemas y discusión general.
Contras:
Los foros necesitan moderación. Por lo tanto, consume recursos para mantener hilos de discusión.
Ejemplos de foros: Zendesk, vBulletin.
10. Boletines internos
Los boletines son publicaciones periódicas que permiten a las organizaciones agregar contenido y entregar información y mensajes que no son urgentes. Los boletines han existido durante mucho tiempo y, por lo general, son económicos y se envían por correo electrónico. Como modo tradicional de comunicación, son tanto formales como efectivos.
Ventajas:
Son fáciles de producir y distribuir.
Contras:
Es menos probable que los empleados los abran y se pierdan información importante.
Ejemplos de herramientas de boletines internos: Campaign Monitor, MailChimp.
Pensamientos finales
De la discusión anterior, es evidente que cada organización necesita diferentes herramientas de comunicación interna para llegar y conectarse con todos los empleados. Si bien algunos dispositivos, como blogs, boletines y foros, tienen un alcance general, algunos tienen un propósito muy específico, como aplicaciones de colaboración en equipo, encuestas y chats de video. Una comunicación interna exitosa requiere que las organizaciones implementen estratégicamente la herramienta correcta para la tarea correcta.