10 种内部沟通工具，可让您的员工和远程团队参与进来

内部沟通对于组织努力让每个人都在同一页面上并专注于重要的事情至关重要。 现代商业环境正在赶上技术扩散，组织需要超越将内部通信限制为仅限于传统方法，如电子邮件、备忘录和时事通讯。

当今劳动力的人口统计数据由相当大一部分精通技术的年轻人组成，他们希望他们的雇主使用即时和现代的通信工具与他们互动。

随着对增加团队协作、透明度和反馈的需求空前高涨，组织必须使其内部沟通多样化，以保持员工体验和参与度。

什么是内部沟通？

虽然内部沟通是关于组织如何沟通的总体概念，但内部沟通是推动组织与其员工之间互动的策略、渠道和工具。 内部沟通为发送给员工的信息及其影响带来连贯性和协调性。

需要强大的内部沟通

内部沟通通过直接影响员工体验、敬业度和生产力来促进组织的成功。 以下是其中的一些原因：

1. 它建立信任：通过各种渠道进行开放式沟通，确保组织更高水平的透明度。 信任直接影响工作保障，从而影响员工的忠诚度。

2. 它推动敬业度：员工越来越以目标为导向。 当他们处于组织运营原则的接收端并且知道他们工作的更高目的时，他们就会更加投入。

3. 它保持一致性：良好的内部沟通通过让员工与同事和上级保持联系来保持员工的态度。 高度一致的团队更具协作性、效率和创新性。

4. 它维护了公司文化：一个组织的文化对潜在员工来说非常重要。 积极而富有成效的文化可以吸引顶尖人才并长期留住他们。

5. 它阻止了错误信息：谣言经常填补组织中的信息空白，降低士气并滋生怀疑。 强大的内部沟通确保每个人都可以访问他们需要的所有信息。

组织必须具备的 10 种内部沟通工具

良好的内部沟通策略要求组织在其工具包中拥有一系列工具。 以下是前 10 名：

1. 即时通讯

即时消息允许员工通过发送文本、图像、视频、文档和语音笔记进行即时通信。 它是一种自然的交流工具，因为人们习惯于在个人生活中使用 WhatsApp 和 Facebook Messenger 等应用程序进行即时交流。

优点：

• 一种快速提问和分享信息的方法。

• 避免浪费时间撰写电子邮件。

• 更容易搜索个人和群组对话。

缺点：

• 每个人都必须安装该应用程序并积极使用该工具。

• 不适合大群讨论。

• 不适合正式讨论。

即时通讯工具示例： WhatsApp、Microsoft Teams 和 Google Chat。

2. 团队协作工具

团队协作工具非常适合将团队的沟通集中在一个地方。 它对单个项目非常有用，因为它通过将信息分解为“孤岛”来划分信息。 在与不同地理位置的团队合作时，协作工具特别有用。

优点：

• 为特定项目的信息建立一个集中的中心。

• 提供同时用户访问和双向信息流。

• 减少不必要的电子邮件并提高效率。

缺点：

• 从一个项目过渡到另一个项目需要很长时间。

• 一些用户可能无法快速适应并继续发送电子邮件。

团队协作工具示例： Slack、Asana 和 Microsoft Teams。

3. 内部博客

内部博客是分享信息和鼓励工作场所讨论的好方法。 在私密的情况下，员工可以撰写专家文章或在公司内部博客上分享与组织相关的专有信息。 它也是高层管理人员与员工互动、分享新闻和他们对未来的愿景的绝佳工具。

优点：

• 适合共享信息和回答常见问题。

• 促进讨论和有意义的对话。

• 它是私密且安全的。

缺点：

• 它可能不会吸引预期的流量。

• 它应该定期更新以保持兴趣。

内部博客平台示例：Blogin、WordPress。

4. 社交内网

Intranet 是组织的专用网络，它是更新、媒体内容、文档、注释和其他基本信息的存储库。 内联网是工作场所的中心枢纽，是了解公司文化的窗口。 它通常旨在让所有员工都可以在组织内建立网络，并在入职、点对点参与、讨论和员工认可方面发挥关键作用。

优点：

• 共享与组织相关的信息的封闭社区。

• 专用部分包含员工需要的所有信息。

• 所有对话都是公开的，这促进了透明度和信任。

  

缺点：

• 对于初学者来说，它可能会感觉很广阔，因此很难找到信息。

• 员工可能会错过重要的更新。

Intranet 工具的示例： Empuls、Microsoft Sharepoint、Blink 和 Creative Social Intranet。

5.视频聊天

视频聊天是专为虚拟小组会议和会议而构建的应用程序。 它们对于连接分布在多个地区的团队至关重要。 它使员工能够与团队成员面对面交谈，即使他们相隔数英里。 自 COVID 大流行以来，视频聊天一直是混合劳动力的常态。

优点：

• 节省客户会议的差旅成本和时间。

• 在新的混合工作环境中保持团队凝聚力。

• 与传统的团队会议相比，高度灵活。

缺点：

• 视频通话受互联网连接速度慢的影响。

• 糟糕的基础设施和设备可能会阻碍连接。

视频聊天工具示例： Zoom、Skype 和 Microsoft Teams。

6. 企业社交媒体

企业社交媒体是非正式在线分享信息的绝佳工具。 如今，大多数企业在 Facebook 和 Instagram 等平台上都有社交媒体。 其他几个专用的企业社交媒体平台也可以在公司内部使用，这些平台与主流社交网络一样具有吸引力。

优点：

• 信息可以快速共享。

• 有助于雇主品牌价值。

缺点：

• 一些员工可能不愿意参与社交媒体。

• 关于不同问题的公开帖子可以推动对话或引发争议。

企业社交媒体工具示例： Facebook、Twitter、Yammer 的 Workplace。

7. 员工调查

沟通是一条双向的街道。 为了使沟通工作取得成功，组织需要员工就哪些工作有效和哪些可以改变提供反馈。 开始正式对话的最佳方式是使用调查，员工调查工具允许组织在后续调查中获得建设性反馈并衡量进度。

优点：

• 匿名改进了对困难问题问题的反馈。

• 建立对员工的信心，因为这让他们感到被倾听。

• 改善员工体验和敬业度。

缺点：

• 答案与问题的具体程度一样好。

• 缺乏行动会降低未来调查期间的参与度和信任度。

员工调查工具示例： Empuls、SurveyMonkey Engage、SurveyLab。

8. 员工敬业度

敬业的员工会对生产力产生重大影响。 员工敬业度软件可以让员工参与不同的活动，从团队建设到辩论、竞赛、投票、拼图、游戏等等。 它还可以帮助评估员工每天或在特定时期内的情绪和态度。 敬业度工具特别有助于管理人员评估其混合劳动力的敬业度。

优点：

• 它提供了一个很好的参与度，可以帮助带来必要的改变。

• 提高透明度和协作。

• 降低损耗率并提高生产力。

缺点：

• 软件的有效性取决于如何解决和修复问题区域。

员工敬业度工具示例： Empuls、Trello、Peoplebox。

9. 论坛

论坛是人们熟悉的互联网上最古老的工具之一。 这些讨论网站允许用户匿名提问和回答问题，或在公开讨论中解决问题。 尽管有更好的沟通和协作工具，但对于大多数使用互联网的人来说，论坛具有熟悉和舒适的组成部分。

优点：

• 它们可以集成到 Intranet 中。

• 有助于就问题和一般性讨论进行协作。

缺点：

• 论坛需要适度。 因此，它会消耗资源来维护讨论线程。

论坛示例： Zendesk、vBulletin。

10. 内部通讯

时事通讯是允许组织汇总内容并传递不紧急的信息和消息的期刊。 时事通讯已经存在了很长时间，它们通常很便宜并且通过电子邮件发送。 作为一种传统的沟通方式，它们既正式又有效。

优点：

• 它们易于生产和分发。

缺点：

• 员工不太可能打开它们并错过重要信息。

内部通讯工具示例： Campaign Monitor、MailChimp。

结束的想法

从上面的讨论可以看出，每个组织都需要不同的内部沟通工具来与所有员工联系和联系。 虽然某些设备（例如博客、新闻通讯和论坛）的范围很广，但有些设备具有高度特定的用途，例如团队协作应用程序、调查和视频聊天。 成功的内部沟通需要组织战略性地为正确的任务部署正确的工具。