10 narzędzi komunikacji wewnętrznej do angażowania pracowników i zespołów zdalnych

Komunikacja wewnętrzna jest niezbędna w wysiłkach organizacji, aby wszyscy byli na tej samej stronie i skoncentrowani na tym, co ważne. Współczesny krajobraz biznesowy nadąża za proliferacją technologii, a organizacje muszą odejść od ograniczania komunikacji wewnętrznej tylko do tradycyjnych metod, takich jak e-maile, notatki i biuletyny.

Demografia dzisiejszej siły roboczej, która składa się ze sporej części młodszej populacji obeznanej z technologią, chce, aby ich pracodawcy kontaktowali się z nimi za pomocą natychmiastowych i nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych.

Ze względu na zapotrzebowanie na zwiększoną współpracę zespołową, przejrzystość i informacje zwrotne na najwyższym poziomie, organizacje muszą zdywersyfikować swoją komunikację wewnętrzną, aby utrzymać doświadczenie i zaangażowanie pracowników.

Co to jest komunikacja wewnętrzna?

Podczas gdy komunikacja wewnętrzna jest nadrzędnym pojęciem o tym, jak komunikuje się organizacja, komunikacja wewnętrzna to taktyki, kanały i narzędzia, które napędzają interakcję między organizacją a jej pracownikami. Komunikacja wewnętrzna zapewnia spójność i koordynację komunikatów wysyłanych do pracowników oraz ich oddziaływania.

Potrzeba solidnej komunikacji wewnętrznej

Komunikacja wewnętrzna przyczynia się do sukcesu organizacji, bezpośrednio wpływając na doświadczenie, zaangażowanie i wydajność pracowników. Oto kilka powodów, dla których:

1. Buduje zaufanie: Otwarta komunikacja różnymi kanałami zapewnia wyższy poziom przejrzystości w organizacji. Zaufanie bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo pracy, a tym samym na lojalność pracowników.

2. Pobudza zaangażowanie: pracownicy coraz częściej stają się zorientowani na cel. Kiedy są odbiorcami zasad działania organizacji i znają wyższy cel swojej pracy, są bardziej zaangażowani.

3. Utrzymuje wyrównanie: dobra komunikacja wewnętrzna chroni zachowanie pracowników, utrzymując ich łączność z rówieśnikami i przełożonymi. Silnie dopasowane zespoły są bardziej współpracujące, wydajne i innowacyjne.

4. Utrzymuje kulturę firmy: kultura organizacji przemawia do potencjalnych pracowników. Pozytywna i produktywna kultura przyciąga największe talenty i zatrzymuje je na dłuższą metę.

5. Zatrzymuje dezinformację: pogłoski często wypełniają luki informacyjne w organizacjach, obniżają morale i wzbudzają podejrzenia. Silna komunikacja wewnętrzna zapewnia każdemu dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.

10 narzędzi komunikacji wewnętrznej, które organizacje muszą mieć

Dobra strategia komunikacji wewnętrznej wymaga od organizacji posiadania w swoim zestawie wielu narzędzi. Oto 10 najlepszych:

1. Wiadomości błyskawiczne

Wiadomości błyskawiczne umożliwiają pracownikom natychmiastową komunikację poprzez wysyłanie tekstów, obrazów, filmów, dokumentów i notatek głosowych. Jest to naturalne narzędzie komunikacji, ponieważ ludzie są przyzwyczajeni do natychmiastowej komunikacji w życiu osobistym za pomocą aplikacji takich jak WhatsApp i Facebook Messenger.

Plusy:

• Szybki sposób na zadawanie pytań i udostępnianie informacji.

• Pozwala uniknąć marnowania czasu na pisanie e-maili.

• Łatwiejsze wyszukiwanie rozmów indywidualnych i grupowych.

Cons:

• Każdy musi zainstalować aplikację i aktywnie korzystać z narzędzia.

• Nie nadaje się do dyskusji w dużych grupach.

• Nie nadaje się do formalnych dyskusji.

Przykłady narzędzi do obsługi wiadomości błyskawicznych: WhatsApp, Microsoft Teams i Google Chat.

2. Narzędzia do współpracy zespołowej

Narzędzia do współpracy zespołowej doskonale nadają się do utrzymywania komunikacji zespołu w jednym miejscu. Jest bardzo przydatny w przypadku indywidualnych projektów, ponieważ dzieli informacje na sekcje, dzieląc je na „silosy”. Narzędzia do współpracy są szczególnie przydatne podczas pracy z zespołami w różnych lokalizacjach geograficznych.

Plusy:

• Tworzy scentralizowane centrum informacji o konkretnych projektach.

• Zapewnia jednoczesny dostęp użytkowników i dwukierunkowy przepływ informacji.

• Ogranicza niepotrzebne wiadomości e-mail i poprawia wydajność.

Cons:

• Przejście z jednego projektu do drugiego zajmuje dużo czasu.

• Niektórzy użytkownicy mogą nie dostosować się szybko i nadal wysyłać e-maile.

Przykłady narzędzi do współpracy zespołowej: Slack, Asana i Microsoft Teams.

3. Blogi wewnętrzne

Blogi wewnętrzne to świetny sposób na dzielenie się informacjami i zachęcanie do dyskusji w miejscu pracy. Będąc prywatnym, pracownicy mogą pisać artykuły eksperckie lub udostępniać zastrzeżone informacje istotne dla organizacji na wewnętrznym blogu firmowym . Jest to również doskonałe narzędzie dla kierownictwa wyższego szczebla do interakcji z pracownikami oraz dzielenia się wiadomościami i ich wizją na przyszłość.

Plusy:

• Dobry do dzielenia się informacjami i odpowiadania na często zadawane pytania.

• Promuje dyskusje i konstruktywne rozmowy.

• Jest prywatny i bezpieczny.

Cons:

• Może nie przyciągnąć oczekiwanego ruchu.

• Powinien być regularnie aktualizowany, aby utrzymać zainteresowanie.

Przykłady wewnętrznych platform blogowych : Blogin, WordPress.

4. Intranet społecznościowy

Intranet to prywatna sieć organizacji będąca repozytorium aktualizacji, treści multimedialnych, dokumentów, notatek i innych istotnych informacji. Intranet jest centralnym punktem w miejscu pracy i stanowi okno na kulturę firmy. Często jest zaprojektowany tak, aby był dostępny dla wszystkich pracowników w sieci w organizacji i odgrywa kluczową rolę we wdrażaniu, zaangażowaniu peer-to-peer, dyskusjach i uznawaniu pracowników.

Plusy:

• Zamknięta społeczność do dzielenia się informacjami istotnymi dla organizacji.

  

• Dedykowane sekcje zawierają wszystkie informacje potrzebne pracownikom.

• Wszystkie rozmowy są publiczne, co sprzyja przejrzystości i zaufaniu.

Cons:

• Może wydawać się ekspansywny dla początkujących, co utrudnia znalezienie informacji.

• Pracownicy mogą przegapić ważne aktualizacje.

Przykłady narzędzi intranetowych: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink i Creative Social Intranet.

5. Czat wideo

Czaty wideo to aplikacje stworzone specjalnie z myślą o wirtualnych spotkaniach grupowych i konferencjach. Są niezbędne do łączenia zespołów rozsianych po wielu obszarach geograficznych. Umożliwia pracownikom rozmowę twarzą w twarz z członkami zespołu, nawet jeśli dzielą ich kilometry. Czaty wideo są normą dla hybrydowej siły roboczej od czasu pandemii COVID.

Plusy:

• Oszczędność kosztów i czasu w zakresie dojazdów na spotkania z klientami.

• Utrzymuje spójność zespołu w nowym hybrydowym środowisku pracy.

• Wysoce elastyczny w porównaniu do tradycyjnych spotkań zespołowych.

Cons:

• Powolne połączenie internetowe ma wpływ na rozmowy wideo.

• Słaba infrastruktura i sprzęt mogą utrudniać połączenia.

Przykłady narzędzi do czatu wideo: Zoom, Skype i Microsoft Teams.

6. Korporacyjne media społecznościowe

Korporacyjne media społecznościowe to doskonałe narzędzie do nieformalnego udostępniania informacji w Internecie. Obecnie większość firm jest obecna w mediach społecznościowych na platformach takich jak Facebook i Instagram. Dostępnych jest również kilka innych specjalnie zaprojektowanych korporacyjnych platform mediów społecznościowych, które można wykorzystać w firmie, i są one tak samo angażujące jak główne sieci społecznościowe.

Plusy:

• Informacje można szybko udostępniać.

• Przyczynia się do wartości marki pracodawcy.

Cons:

• Niektórzy pracownicy mogą niechętnie angażować się w media społecznościowe.

• Publiczne posty na różne tematy mogą prowadzić do rozmów lub wzbudzać kontrowersje.

Przykłady korporacyjnych narzędzi społecznościowych: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.

7. Ankiety pracownicze

Komunikacja jest ulicą dwukierunkową. Aby działania komunikacyjne odniosły sukces, organizacje potrzebują informacji zwrotnych od pracowników na temat tego, co działa i co można zmienić. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie formalnego dialogu jest użycie ankiet, a narzędzia ankiet pracowniczych pozwalają organizacji uzyskać konstruktywną informację zwrotną i mierzyć postępy w kolejnych ankietach.

Plusy:

• Anonimowość poprawia informacje zwrotne na pytania dotyczące trudnych spraw.

• Buduje zaufanie pracowników, ponieważ sprawia, że ​​czują się słyszani.

• Poprawia doświadczenie i zaangażowanie pracowników.

Cons:

• Odpowiedzi są tak dobre, jak konkretne są pytania.

• Brak działania może obniżyć uczestnictwo i zaufanie podczas przyszłych badań.

Przykładowe narzędzia do ankiet pracowniczych: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Zaangażowanie pracowników

Zaangażowani pracownicy mogą mieć znaczący wpływ na produktywność. Oprogramowanie angażujące pracowników może angażować pracowników w różne działania, od budowania zespołu po debaty, konkursy, ankiety, łamigłówki, gry i nie tylko. Może również pomóc w ocenie nastrojów i postaw pracowników codziennie lub w określonych okresach. Narzędzia zaangażowania są szczególnie przydatne dla menedżerów w ocenie zaangażowania ich hybrydowej siły roboczej.

Plusy:

• Daje dobrą miarę zaangażowania, która może pomóc w dokonaniu niezbędnych zmian.

• Poprawia przejrzystość i współpracę.

• Zmniejsza współczynniki ścierania i zwiększa produktywność.

Cons:

• Skuteczność oprogramowania zależy od tego, w jaki sposób zostaną rozwiązane i naprawione obszary problemowe.

Przykładowe narzędzia angażujące pracowników: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Fora

Fora dyskusyjne to jedne z najstarszych narzędzi w Internecie, które ludzie znają. Te witryny dyskusyjne umożliwiają użytkownikom zadawanie pytań i odpowiadanie na nie anonimowo lub w ramach otwartych dyskusji w celu rozwiązywania problemów. Chociaż istnieją lepsze narzędzia do komunikacji i współpracy, fora mają element zaznajomienia i wygody dla większości osób korzystających z Internetu.

Plusy:

• Można je zintegrować z intranetem.

• Pomaga we współpracy przy problemach i ogólnej dyskusji.

Cons:

• Fora wymagają moderacji. W związku z tym zużywa zasoby na utrzymanie wątków dyskusji.

Przykłady forów: Zendesk, vBulletin.

10. Biuletyny wewnętrzne

Biuletyny to periodyki, które umożliwiają organizacjom agregowanie treści i dostarczanie informacji i wiadomości, które nie są pilne. Biuletyny są dostępne od dłuższego czasu i są zazwyczaj niedrogie i wysyłane pocztą elektroniczną. Jako tradycyjny sposób komunikacji są zarówno formalne, jak i skuteczne.

Plusy:

• Są proste w produkcji i dystrybucji.

Cons:

• Pracownicy rzadziej je otwierają i tracą ważne informacje.

Przykłady wewnętrznych narzędzi do newslettera: Monitor kampanii, MailChimp.

Myśli zamykające

Z powyższej dyskusji jasno wynika, że ​​każda organizacja potrzebuje różnych narzędzi komunikacji wewnętrznej, aby dotrzeć i połączyć się ze wszystkimi pracownikami. Podczas gdy niektóre urządzenia, takie jak blogi, biuletyny i fora, są w zasięgu ogólnym, niektóre mają bardzo konkretny cel, na przykład aplikacje do współpracy zespołowej, ankiety i czaty wideo. Skuteczna komunikacja wewnętrzna wymaga od organizacji strategicznego wdrożenia odpowiedniego narzędzia do właściwego zadania.