10 種內部溝通工具，可讓您的員工和遠程團隊參與進來

已發表: 2022-09-15

內部溝通對於組織努力讓每個人都在同一頁面上並專注於重要的事情至關重要。現代商業環境正在趕上技術擴散，組織需要超越將內部通信限制為僅限於傳統方法，如電子郵件、備忘錄和時事通訊。

當今勞動力的人口統計數據由相當大一部分精通技術的年輕人組成，他們希望他們的雇主使用即時和現代的通信工具與他們互動。

隨著對增加團隊協作、透明度和反饋的需求空前高漲，組織必須使其內部溝通多樣化，以保持員工體驗和參與度。

什麼是內部溝通？

雖然內部溝通是關於組織如何溝通的總體概念，但內部溝通是推動組織與其員工之間互動的策略、渠道和工具。內部溝通為發送給員工的信息及其影響帶來連貫性和協調性。

需要強大的內部溝通

內部溝通通過直接影響員工體驗、敬業度和生產力來促進組織的成功。以下是其中的一些原因：

它建立信任：通過各種渠道進行開放式溝通，確保組織更高水平的透明度。信任直接影響工作保障，從而影響員工的忠誠度。
它推動敬業度：員工越來越以目標為導向。當他們處於組織運營原則的接收端並且知道他們工作的更高目的時，他們就會更加投入。
它保持一致性：良好的內部溝通通過讓員工與同事和上級保持聯繫來保持員工的態度。高度一致的團隊更具協作性、效率和創新性。
它維護了公司文化：一個組織的文化對潛在員工來說非常重要。積極而富有成效的文化可以吸引頂尖人才並長期留住他們。
它阻止了錯誤信息：謠言經常填補組織中的信息空白，降低士氣並滋生懷疑。強大的內部溝通確保每個人都可以訪問他們需要的所有信息。

組織必須具備的 10 種內部溝通工具

良好的內部溝通策略要求組織在其工具包中擁有一系列工具。以下是前 10 名：

1. 即時通訊

即時消息允許員工通過發送文本、圖像、視頻、文檔和語音筆記進行即時通信。它是一種自然的交流工具，因為人們習慣於在個人生活中使用 WhatsApp 和 Facebook Messenger 等應用程序進行即時交流。

優點：

一種快速提問和分享信息的方法。
避免浪費時間撰寫電子郵件。
更容易搜索個人和群組對話。

缺點：

每個人都必須安裝該應用程序並積極使用該工具。
不適合大群討論。
不適合正式討論。

即時通訊工具示例： WhatsApp、Microsoft Teams 和 Google Chat。

2. 團隊協作工具

團隊協作工具非常適合將團隊的溝通集中在一個地方。它對單個項目非常有用，因為它通過將信息分解為“孤島”來劃分信息。在與不同地理位置的團隊合作時，協作工具特別有用。

優點：

為特定項目的信息建立一個集中的中心。
提供同時用戶訪問和雙向信息流。
減少不必要的電子郵件並提高效率。

缺點：

從一個項目過渡到另一個項目需要很長時間。
一些用戶可能無法快速適應並繼續發送電子郵件。

團隊協作工具示例： Slack、Asana 和 Microsoft Teams。

3. 內部博客

內部博客是分享信息和鼓勵工作場所討論的好方法。在私密的情況下，員工可以撰寫專家文章或在公司內部博客上分享與組織相關的專有信息。它也是高層管理人員與員工互動、分享新聞和他們對未來的願景的絕佳工具。

優點：

適合共享信息和回答常見問題。
促進討論和有意義的對話。
它是私密且安全的。

缺點：

它可能不會吸引預期的流量。
它應該定期更新以保持興趣。

內部博客平台示例：Blogin、WordPress。

4. 社交內網

Intranet 是組織的專用網絡，它是更新、媒體內容、文檔、註釋和其他基本信息的存儲庫。內聯網是工作場所的中心樞紐，是了解公司文化的窗口。它通常旨在讓所有員工都可以在組織內建立網絡，並在入職、點對點參與、討論和員工認可方面發揮關鍵作用。

優點：

共享與組織相關的信息的封閉社區。
專用部分包含員工需要的所有信息。
所有對話都是公開的，這促進了透明度和信任。

缺點：

對於初學者來說，它可能會感覺很廣闊，因此很難找到信息。
員工可能會錯過重要的更新。

Intranet 工具的示例： Empuls、Microsoft Sharepoint、Blink 和 Creative Social Intranet。

5.視頻聊天

視頻聊天是專為虛擬小組會議和會議而構建的應用程序。它們對於連接分佈在多個地區的團隊至關重要。它使員工能夠與團隊成員面對面交談，即使他們相隔數英里。自 COVID 大流行以來，視頻聊天一直是混合勞動力的常態。

優點：

節省客戶會議的差旅成本和時間。
在新的混合工作環境中保持團隊凝聚力。
與傳統的團隊會議相比，高度靈活。

缺點：

視頻通話受互聯網連接速度慢的影響。
糟糕的基礎設施和設備可能會阻礙連接。

視頻聊天工具示例： Zoom、Skype 和 Microsoft Teams。

6. 企業社交媒體

企業社交媒體是非正式在線分享信息的絕佳工具。如今，大多數企業在 Facebook 和 Instagram 等平台上都有社交媒體。其他幾個專用的企業社交媒體平台也可以在公司內部使用，這些平台與主流社交網絡一樣具有吸引力。

優點：

信息可以快速共享。
有助於雇主品牌價值。

缺點：

一些員工可能不願意參與社交媒體。
關於不同問題的公開帖子可以推動對話或引發爭議。

企業社交媒體工具示例： Facebook、Twitter、Yammer 的 Workplace。

7. 員工調查

溝通是一條雙向的街道。為了使溝通工作取得成功，組織需要員工就哪些工作有效和哪些可以改變提供反饋。開始正式對話的最佳方式是使用調查，員工調查工具允許組織在後續調查中獲得建設性反饋並衡量進度。

優點：

匿名改進了對困難問題問題的反饋。
建立對員工的信心，因為這讓他們感到被傾聽。
改善員工體驗和敬業度。

缺點：

答案與問題的具體程度一樣好。
缺乏行動會降低未來調查期間的參與度和信任度。

員工調查工具示例： Empuls、SurveyMonkey Engage、SurveyLab。

8. 員工敬業度

敬業的員工會對生產力產生重大影響。員工敬業度軟件可以讓員工參與不同的活動，從團隊建設到辯論、競賽、投票、拼圖、遊戲等等。它還可以幫助評估員工每天或在特定時期內的情緒和態度。敬業度工具特別有助於管理人員評估其混合勞動力的敬業度。

優點：

它提供了一個很好的參與度，可以幫助帶來必要的改變。
提高透明度和協作。
降低損耗率並提高生產力。

缺點：

軟件的有效性取決於如何解決和修復問題區域。

員工敬業度工具示例： Empuls、Trello、Peoplebox。

9. 論壇

論壇是人們熟悉的互聯網上最古老的工具之一。這些討論網站允許用戶匿名提問和回答問題，或在公開討論中解決問題。儘管有更好的溝通和協作工具，但對於大多數使用互聯網的人來說，論壇具有熟悉和舒適的組成部分。

優點：

它們可以集成到 Intranet 中。
有助於就問題和一般性討論進行協作。

缺點：

論壇需要適度。因此，它會消耗資源來維護討論線程。

論壇示例： Zendesk、vBulletin。

10. 內部通訊

時事通訊是允許組織匯總內容並傳遞不緊急的信息和消息的期刊。時事通訊已經存在了很長時間，它們通常很便宜並且通過電子郵件發送。作為一種傳統的溝通方式，它們既正式又有效。

優點：

它們易於生產和分發。

缺點：

員工不太可能打開它們並錯過重要信息。

內部通訊工具示例： Campaign Monitor、MailChimp。

結束的想法

從上面的討論可以看出，每個組織都需要不同的內部溝通工具來與所有員工聯繫和聯繫。雖然某些設備（例如博客、新聞通訊和論壇）的範圍很廣，但有些設備具有高度特定的用途，例如團隊協作應用程序、調查和視頻聊天。成功的內部溝通需要組織戰略性地為正確的任務部署正確的工具。