10 Alat Komunikasi Internal Untuk Melibatkan Karyawan dan Tim Jarak Jauh Anda
Diterbitkan: 2022-09-15
Komunikasi internal sangat penting dalam upaya organisasi untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dan fokus pada apa yang penting. Lanskap bisnis modern mengejar proliferasi teknologi, dan organisasi perlu bergerak melewati pembatasan komunikasi internal hanya dengan metode tradisional seperti email, memo, dan buletin.
Demografi tenaga kerja saat ini, yang terdiri dari sebagian besar populasi muda yang paham teknologi, ingin majikan mereka terlibat dengan mereka menggunakan alat komunikasi instan dan modern.
Dengan permintaan untuk meningkatkan kolaborasi tim, transparansi, dan umpan balik yang selalu tinggi, organisasi harus mendiversifikasi komunikasi internal mereka untuk mempertahankan pengalaman dan keterlibatan karyawan.
Apa itu Komunikasi Internal?
Sementara komunikasi internal adalah gagasan menyeluruh tentang bagaimana suatu organisasi berkomunikasi, komunikasi internal adalah taktik, saluran, dan alat yang mendorong interaksi antara organisasi dan karyawannya. Komunikasi internal membawa koherensi dan koordinasi pesan yang dikirim ke karyawan dan dampaknya.
Kebutuhan akan Komunikasi Internal yang Kuat
Komunikasi internal berkontribusi pada keberhasilan organisasi dengan secara langsung memengaruhi pengalaman, keterlibatan, dan produktivitas karyawan. Berikut adalah beberapa alasannya:
Membangun kepercayaan: Komunikasi terbuka melalui berbagai saluran memastikan tingkat transparansi yang lebih tinggi dalam organisasi. Kepercayaan secara langsung berdampak pada keamanan kerja dan karenanya loyalitas karyawan.
Ini mendorong keterlibatan: Karyawan semakin didorong oleh tujuan. Ketika mereka berada di ujung penerima prinsip operasi organisasi dan mengetahui tujuan yang lebih tinggi dari pekerjaan mereka, mereka lebih terlibat.
Ini menjaga keselarasan: Komunikasi internal yang baik menjaga hubungan karyawan dengan menjaga mereka tetap terhubung dengan rekan kerja dan atasan mereka. Tim yang sangat selaras akan lebih kolaboratif, efisien, dan inovatif.
Ini memelihara budaya perusahaan: Budaya organisasi berbicara banyak kepada karyawan potensial. Budaya positif dan produktif menarik talenta terbaik dan mempertahankannya dalam jangka panjang.
Ini menghentikan informasi yang salah: Rumor sering mengisi kekosongan informasi dalam organisasi, menurunkan moral, dan menimbulkan kecurigaan. Komunikasi internal yang kuat memastikan setiap orang memiliki akses ke semua informasi yang mereka butuhkan.
10 Alat Komunikasi Internal yang Harus Dimiliki Organisasi
Strategi komunikasi internal yang baik mengharuskan organisasi untuk memiliki berbagai alat dalam kit mereka. Berikut adalah 10 besar:
1. Pesan Instan
Pesan instan memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi secara instan dengan mengirimkan teks, gambar, video, dokumen, dan catatan suara. Ini adalah alat komunikasi alami, karena orang terbiasa dengan komunikasi instan dalam kehidupan pribadi mereka menggunakan aplikasi seperti WhatsApp dan Facebook Messenger.
Kelebihan:
Cara cepat untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi informasi.
Menghindari waktu yang terbuang untuk menulis email.
Lebih mudah untuk mencari percakapan individu dan grup.
Kontra:
Setiap orang harus menginstal aplikasi dan secara aktif menggunakan alat ini.
Tidak cocok untuk diskusi kelompok besar.
Tidak cocok untuk diskusi formal.
Contoh alat perpesanan instan: WhatsApp, Microsoft Teams, dan Google Chat.
2. Alat Kolaborasi Tim
Alat kolaborasi tim sangat bagus untuk menjaga komunikasi tim di satu tempat. Hal ini sangat berguna untuk proyek individu karena membagi informasi dengan memecahnya menjadi 'silo'. Alat kolaborasi sangat berguna saat bekerja dengan tim di lokasi geografis yang berbeda.
Kelebihan:
Membangun hub terpusat untuk informasi tentang proyek tertentu.
Menyediakan akses pengguna secara simultan dan aliran informasi dua arah.
Mengurangi email yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi.
Kontra:
Butuh waktu lama untuk berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya.
Beberapa pengguna mungkin tidak beradaptasi dengan cepat dan terus mengirim email.
Contoh alat kolaborasi tim: Slack, Asana, dan Microsoft Teams.
3. Blog Internal
Blog internal adalah cara yang bagus untuk berbagi informasi dan mendorong diskusi di tempat kerja. Menjadi pribadi, karyawan dapat menulis artikel ahli atau berbagi informasi kepemilikan yang relevan dengan organisasi di blog internal perusahaan . Ini juga merupakan alat yang sangat baik untuk manajemen tingkat yang lebih tinggi untuk berinteraksi dengan karyawan dan berbagi berita dan visi mereka untuk masa depan.
Kelebihan:
Baik untuk berbagi informasi, dan menjawab FAQ.
Mempromosikan diskusi dan percakapan yang bermakna.
Ini pribadi dan aman.
Kontra:
Ini mungkin tidak menarik lalu lintas yang diantisipasi.
Itu harus diperbarui secara teratur untuk mempertahankan minat.
Contoh platform blog internal : Blogin, WordPress.
4. Intranet Sosial
Intranet adalah jaringan pribadi organisasi yang merupakan tempat penyimpanan pembaruan, konten media, dokumen, catatan, dan informasi penting lainnya. Intranet adalah hub pusat untuk tempat kerja dan bertindak sebagai jendela ke dalam budaya perusahaan. Ini sering dirancang agar dapat diakses oleh semua karyawan untuk berjejaring di dalam organisasi dan memainkan peran kunci dalam orientasi, keterlibatan peer-to-peer, diskusi, dan pengakuan karyawan.
Kelebihan:
Komunitas tertutup untuk berbagi informasi yang relevan dengan organisasi.
Bagian khusus memiliki semua informasi yang dibutuhkan karyawan.
Semua percakapan bersifat publik, yang mempromosikan transparansi dan kepercayaan.
Kontra:
Ini bisa terasa luas untuk pemula, membuat informasi sulit ditemukan.
Karyawan mungkin melewatkan pembaruan penting.
Contoh alat intranet: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink, dan Intranet Sosial Kreatif.
5. Obrolan Video
Obrolan video adalah aplikasi yang dibuat khusus untuk rapat dan konferensi grup virtual. Mereka penting untuk menghubungkan tim yang tersebar di berbagai geografi. Ini memungkinkan karyawan untuk berbicara dengan anggota tim secara langsung meskipun mereka terpisah bermil-mil. Obrolan video telah menjadi norma bagi tenaga kerja hibrida sejak pandemi COVID.
Kelebihan:
Menghemat biaya dan waktu dalam hal perjalanan untuk pertemuan klien.
Mempertahankan kohesi tim di lingkungan kerja hybrid baru.
Sangat fleksibel dibandingkan dengan pertemuan tim tradisional.
Kontra:
Panggilan video dipengaruhi oleh konektivitas internet yang lambat.
Infrastruktur dan peralatan yang buruk dapat menghambat koneksi.
Contoh alat obrolan video: Zoom, Skype, dan Microsoft Teams.
6. Media Sosial Perusahaan
Media sosial perusahaan adalah alat yang sangat baik untuk berbagi informasi secara online secara informal. Sebagian besar bisnis saat ini memiliki kehadiran media sosial di platform seperti Facebook dan Instagram. Beberapa platform media sosial korporat yang dibuat khusus lainnya juga tersedia yang dapat digunakan di dalam perusahaan, dan ini sama menariknya dengan jejaring sosial arus utama.
Kelebihan:
Informasi dapat dibagikan dengan cepat.
Berkontribusi pada nilai merek perusahaan.
Kontra:
Beberapa karyawan mungkin enggan untuk terlibat di media sosial.
Postingan publik tentang berbagai masalah dapat mendorong percakapan atau menimbulkan kontroversi.
Contoh alat media sosial perusahaan: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.
7. Survei Karyawan
Komunikasi adalah jalan dua arah. Agar upaya komunikasi berhasil, organisasi membutuhkan umpan balik dari karyawan tentang apa yang berhasil dan apa yang dapat diubah. Cara terbaik untuk memulai dialog formal adalah dengan menggunakan survei, dan alat survei karyawan memungkinkan organisasi memperoleh umpan balik yang konstruktif dan mengukur kemajuan dalam survei berikutnya.
Kelebihan:
Anonimitas meningkatkan umpan balik untuk pertanyaan tentang hal-hal yang sulit.
Membangun kepercayaan pada karyawan karena membuat mereka merasa didengar.
Meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan.
Kontra:
Jawabannya hanya sebaik seberapa spesifik pertanyaannya.
Kurangnya tindakan dapat menurunkan partisipasi dan kepercayaan selama survei mendatang.
Contoh alat survei karyawan: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.
8. Keterlibatan Karyawan
Karyawan yang terlibat dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap produktivitas. Perangkat lunak keterlibatan karyawan dapat melibatkan karyawan dalam berbagai aktivitas, mulai dari membangun tim hingga debat, kontes, jajak pendapat, teka-teki, permainan, dan banyak lagi. Ini juga dapat membantu dalam menilai suasana hati dan sikap karyawan setiap hari atau selama periode tertentu. Alat keterlibatan sangat membantu bagi manajer untuk menilai keterlibatan tenaga kerja hibrida mereka.
Kelebihan:
Ini memberikan ukuran keterlibatan yang baik yang dapat membantu membawa perubahan yang diperlukan.
Meningkatkan transparansi dan kolaborasi.
Mengurangi tingkat gesekan dan meningkatkan produktivitas.
Kontra:
Efektivitas perangkat lunak tergantung pada bagaimana area masalah ditangani dan diperbaiki.
Contoh alat keterlibatan karyawan: Empuls, Trello, Peoplebox.
9. Forum
Forum diskusi adalah salah satu alat tertua di internet yang dikenal orang. Situs diskusi ini memungkinkan pengguna untuk bertanya dan menjawab pertanyaan secara anonim atau dalam diskusi terbuka untuk memecahkan masalah. Meskipun ada alat komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik, forum memiliki komponen keakraban dan kenyamanan bagi kebanyakan orang yang menggunakan internet.
Kelebihan:
Mereka dapat diintegrasikan ke dalam intranet.
Membantu dalam kolaborasi pada masalah dan diskusi umum.
Kontra:
Forum membutuhkan moderasi. Oleh karena itu, ia menghabiskan sumber daya untuk mempertahankan utas diskusi.
Contoh forum: Zendesk, vBulletin.
10. Buletin Internal
Newsletter adalah terbitan berkala yang memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan konten dan menyampaikan informasi dan pesan yang tidak mendesak. Buletin telah ada sejak lama, dan biasanya murah dan dikirim melalui email. Sebagai mode komunikasi tradisional, keduanya formal dan efektif.
Kelebihan:
Mereka sederhana untuk diproduksi dan didistribusikan.
Kontra:
Karyawan cenderung tidak membukanya dan melewatkan informasi penting.
Contoh alat buletin internal: Monitor Kampanye, MailChimp.
Pikiran Penutup
Dari pembahasan di atas, terlihat bahwa setiap organisasi membutuhkan alat komunikasi internal yang berbeda untuk menjangkau dan terhubung dengan semua karyawan. Meskipun beberapa perangkat, seperti blog, buletin, dan forum bersifat umum dalam jangkauannya, beberapa memiliki tujuan yang sangat spesifik, seperti aplikasi kolaborasi tim, survei, dan obrolan video. Komunikasi internal yang sukses membutuhkan organisasi untuk menyebarkan alat yang tepat untuk tugas yang tepat secara strategis.