従業員とリモートチームを引き付けるための 10 の社内コミュニケーション ツール
公開: 2022-09-15
内部コミュニケーションは、全員が同じ認識を持ち、重要なことに集中できるようにするための組織の取り組みに不可欠です。 現代のビジネス環境はテクノロジーの普及に追いつきつつあり、組織は内部コミュニケーションを電子メール、メモ、ニュースレターなどの従来の方法のみに限定することから脱却する必要があります。
テクノロジーに精通した若い人口のかなりの部分で構成される今日の労働力の人口統計は、雇用主がインスタントで最新のコミュニケーションツールを使用して彼らと関わることを望んでいます.
チームのコラボレーション、透明性、フィードバックに対する需要がかつてないほど高まっているため、組織は内部コミュニケーションを多様化して、従業員のエクスペリエンスとエンゲージメントを維持する必要があります。
社内コミュニケーションとは？
内部コミュニケーションは、組織のコミュニケーション方法に関する包括的な概念ですが、内部コミュニケーションは、組織とその従業員の間の相互作用を促進する戦術、チャネル、およびツールです。 内部コミュニケーションは、従業員に送信されるメッセージとその影響に一貫性と調整をもたらします。
堅牢な社内コミュニケーションの必要性
内部コミュニケーションは、従業員のエクスペリエンス、エンゲージメント、生産性に直接影響を与えることで、組織の成功に貢献します。 理由のいくつかを次に示します。
信頼の構築:さまざまなチャネルを介したオープンなコミュニケーションにより、組織内の透明性がより高いレベルに保たれます。 信頼は雇用の安定に直接影響し、従業員の忠誠心にも影響します。
エンゲージメントを促進する:従業員はますます目的志向になっています。 彼らが組織の運営原則を受け入れ、彼らの仕事のより高い目的を知っているとき、彼らはより熱心に取り組みます。
連携を維持する:良好な内部コミュニケーションは、従業員を同僚や上層部とのつながりを維持することで、従業員の関係を維持します。 連携が強いチームは、より協力的で、効率的で、革新的です。
企業文化を維持する:組織の文化は、潜在的な従業員に多くのことを話します。 前向きで生産的な文化は、優秀な人材を引き付け、長期的に維持します。
誤った情報を阻止する:噂は組織内の情報の空白を埋め、士気を低下させ、疑いを生むことがよくあります。 強力な内部コミュニケーションにより、誰もが必要なすべての情報にアクセスできるようになります。
組織が持つべき 10 の社内コミュニケーション ツール
優れた内部コミュニケーション戦略では、組織がキットにさまざまなツールを用意する必要があります。 トップ10は次のとおりです。
1.インスタントメッセージ
インスタント メッセージングを使用すると、従業員は、テキスト、画像、ビデオ、ドキュメント、および音声メモを送信して、即座にコミュニケーションをとることができます。 WhatsApp や Facebook Messenger などのアプリを使用して、個人的な生活の中でインスタント コミュニケーションに慣れているため、これは自然なコミュニケーション ツールです。
長所：
質問をしたり、情報を共有したりするための簡単な方法。
メール作成の無駄な時間を省きます。
個人およびグループの会話をより簡単に検索できます。
短所：
全員がアプリをインストールし、ツールを積極的に使用する必要があります。
大人数でのディスカッションには不向きです。
正式な議論には適していません。
インスタント メッセージング ツールの例: WhatsApp、Microsoft Teams、Google Chat。
2. チーム コラボレーション ツール
チーム コラボレーション ツールは、チームのコミュニケーションを 1 か所で管理するのに最適です。 情報を「サイロ」に分割して区分化するため、個々のプロジェクトに非常に役立ちます。 コラボレーション ツールは、地理的に異なる場所にまたがるチームで作業する場合に特に役立ちます。
長所：
特定のプロジェクトに関する情報の一元化されたハブを構築します。
同時ユーザー アクセスと双方向の情報フローを提供します。
不要なメールを削減し、効率を向上させます。
短所：
あるプロジェクトから別のプロジェクトに移行するには長い時間がかかります。
一部のユーザーは、すぐに適応できず、メールを使い続ける場合があります。
チーム コラボレーション ツールの例: Slack、Asana、Microsoft Teams。
3. 社内ブログ
社内ブログは、情報を共有し、職場での議論を促す優れた方法です。 非公開であるため、従業員は専門家の記事を書いたり、社内ブログで組織に関連する専有情報を共有したりできます。 また、上級管理職が従業員とやり取りし、ニュースや将来のビジョンを共有するための優れたツールでもあります。
長所：
情報を共有したり、FAQ に回答したりするのに適しています。
ディスカッションと有意義な会話を促進します。
プライベートで安全です。
短所：
予想されるトラフィックを引き付けない可能性があります。
関心を維持するために定期的に更新する必要があります。
内部ブログ プラットフォームの例: Blogin、WordPress。
4. ソーシャルイントラネット
イントラネットは、組織のプライベート ネットワークであり、更新、メディア コンテンツ、ドキュメント、メモ、およびその他の重要な情報のリポジトリです。 イントラネットは職場の中心的なハブであり、会社の文化への窓口として機能します。 多くの場合、すべての従業員が組織内のネットワークにアクセスできるように設計されており、オンボーディング、ピアツーピアの関与、ディスカッション、および従業員の認識において重要な役割を果たします。
長所：
組織に関連する情報を共有するクローズド コミュニティ。
専用セクションには、従業員が必要とするすべての情報が含まれています。
すべての会話は公開されるため、透明性と信頼が促進されます。
短所：
初心者にとっては広大に感じることがあり、情報を見つけるのが難しくなります。
従業員は重要な更新を見逃す可能性があります。
イントラネット ツールの例: Empuls、Microsoft Sharepoint、Blink、Creative Social Intranet。
5.ビデオチャット
ビデオ チャットは、仮想グループ ミーティングおよび会議専用のアプリケーションです。 これらは、複数の地域に分散しているチームをつなぐために不可欠です。 これにより、従業員は離れた場所にいるチーム メンバーと顔を合わせて話すことができます。 COVID のパンデミック以降、ビデオ チャットはハイブリッド ワークフォースの標準となっています。
長所：
クライアントとの打ち合わせのための出張費と時間を節約できます。
新しいハイブリッド ワーク環境でチームの結束を維持します。
従来のチーム会議に比べて柔軟性が高い。
短所：
ビデオ通話は、低速のインターネット接続の影響を受けます。
不十分なインフラストラクチャと機器は、接続を妨げる可能性があります。
ビデオ チャット ツールの例: Zoom、Skype、Microsoft Teams。
6. 企業ソーシャルメディア
企業のソーシャル メディアは、オンラインで非公式に情報を共有するための優れたツールです。 最近のほとんどの企業は、Facebook や Instagram などのプラットフォームでソーシャル メディアの存在感を示しています。 企業内で使用できる専用の企業ソーシャル メディア プラットフォームが他にもいくつかあり、これらは主流のソーシャル ネットワークと同じくらい魅力的です。
長所：
情報はすぐに共有できます。
雇用主のブランド価値に貢献します。
短所：
一部の従業員は、ソーシャル メディアに関与することに消極的である可能性があります。
さまざまな問題に関する公開投稿は、会話を促進したり、論争を引き起こしたりする可能性があります。
企業のソーシャル メディア ツールの例: Workplace by Facebook、Twitter、Yammer。
7. 従業員アンケート
コミュニケーションは双方向です。 コミュニケーションの取り組みを成功させるために、組織は、何が機能しており、何が変更できるかについて、従業員からフィードバックを得る必要があります。 正式な対話を開始する最良の方法は、調査を使用することです。従業員調査ツールを使用すると、組織は建設的なフィードバックを引き出し、その後の調査で進捗状況を測定できます。
長所：
匿名性は、難しい問題に関する質問へのフィードバックを改善します。
聞いてもらえるようになるので、従業員の信頼が高まります。
従業員のエクスペリエンスとエンゲージメントを向上させます。
短所：
答えは、質問がどれだけ具体的であるかによって決まります。
行動を起こさないと、将来の調査への参加と信頼が低下する可能性があります。
従業員調査ツールの例: Empuls、SurveyMonkey Engage、SurveyLab。
8. 従業員の関与
熱心な従業員は、生産性に大きな影響を与える可能性があります。 従業員エンゲージメント ソフトウェアは、チーム ビルディングからディベート、コンテスト、投票、パズル、ゲームなど、さまざまな活動に従業員を関与させることができます。 また、従業員の毎日または特定の期間の気分や態度を評価するのにも役立ちます。 エンゲージメント ツールは、マネージャーがハイブリッド ワークフォースのエンゲージメントを評価するのに特に役立ちます。
長所：
それは、必要な変化をもたらすのに役立つエンゲージメントの適切な尺度を提供します。
透明性とコラボレーションを向上させます。
離職率を減らし、生産性を高めます。
短所：
ソフトウェアの有効性は、問題領域にどのように対処して修正するかによって異なります。
従業員エンゲージメント ツールの例: Empuls、Trello、Peoplebox。
9. フォーラム
ディスカッション フォーラムは、人々が慣れ親しんでいるインターネット上で最も古いツールの 1 つです。 これらのディスカッション サイトでは、ユーザーは匿名で質問したり回答したりできます。また、オープン ディスカッションで問題のトラブルシューティングを行うこともできます。 コミュニケーションとコラボレーションのためのより優れたツールはありますが、フォーラムには、インターネットを使用するほとんどの人にとって親しみやすさと快適さの要素があります。
長所：
それらはイントラネットに統合できます。
問題に関する共同作業や一般的な議論に役立ちます。
短所：
フォーラムには節度が必要です。 したがって、ディスカッション スレッドを維持するためにリソースを消費します。
フォーラムの例: Zendesk、vBulletin。
10. 社内ニュースレター
ニュースレターは、組織がコンテンツを集約し、緊急ではない情報やメッセージを配信できるようにする定期刊行物です。 ニュースレターは長い間存在しており、通常は安価で、電子メールで送信されます。 伝統的なコミュニケーション方法として、それらは形式的かつ効果的です。
長所：
それらは簡単に作成および配布できます。
短所：
従業員は、それらを開いて重要な情報を見逃す可能性が低くなります。
社内ニュースレター ツールの例: Campaign Monitor、MailChimp。
最後に
上記の説明から、すべての組織がすべての従業員に連絡してつながるために、さまざまな内部コミュニケーション ツールが必要であることは明らかです。 ブログ、ニュースレター、フォーラムなど、一般的に利用できるデバイスもありますが、チーム コラボレーション アプリ、アンケート、ビデオ チャットなど、非常に具体的な目的を持つデバイスもあります。 内部コミュニケーションを成功させるには、組織が適切なタスクに適切なツールを戦略的に展開する必要があります。