10 strumenti di comunicazione interna per coinvolgere i dipendenti e i team remoti

La comunicazione interna è essenziale nello sforzo di un'organizzazione di mantenere tutti sulla stessa pagina e concentrati su ciò che conta. Il moderno panorama aziendale si sta avvicinando alla proliferazione tecnologica e le organizzazioni devono superare la limitazione delle comunicazioni interne ai soli metodi tradizionali come e-mail, promemoria e newsletter.

I dati demografici della forza lavoro odierna, che consiste in una parte considerevole della popolazione più giovane esperta di tecnologia, vogliono che i loro datori di lavoro interagiscano con loro utilizzando strumenti di comunicazione istantanei e moderni.

Con la richiesta di una maggiore collaborazione del team, trasparenza e feedback ai massimi livelli, le organizzazioni devono diversificare le proprie comunicazioni interne per mantenere l'esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti.

Che cos'è la comunicazione interna?

Mentre la comunicazione interna è un'idea generale su come comunica un'organizzazione, le comunicazioni interne sono le tattiche, i canali e gli strumenti che guidano l'interazione tra l'organizzazione ei suoi dipendenti. La comunicazione interna porta coerenza e coordinamento ai messaggi inviati ai dipendenti e al loro impatto.

La necessità di solide comunicazioni interne

Le comunicazioni interne contribuiscono al successo di un'organizzazione influendo direttamente sull'esperienza, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Ecco alcuni dei motivi per cui:

1. Crea fiducia: la comunicazione aperta attraverso vari canali garantisce livelli più elevati di trasparenza nell'organizzazione. La fiducia ha un impatto diretto sulla sicurezza del lavoro e quindi sulla lealtà dei dipendenti.

2. Stimola il coinvolgimento: i dipendenti stanno diventando sempre più orientati allo scopo. Quando sono all'estremità ricevente dei principi operativi dell'organizzazione e conoscono lo scopo più alto del loro lavoro, sono più coinvolti.

3. Mantiene l'allineamento: una buona comunicazione interna preserva il portamento dei dipendenti mantenendoli in contatto con i loro coetanei e superiori. I team fortemente allineati sono più collaborativi, efficienti e innovativi.

4. Mantiene la cultura aziendale: la cultura di un'organizzazione la dice lunga ai potenziali dipendenti. Una cultura positiva e produttiva attrae i migliori talenti e li trattiene a lungo termine.

5. Ferma la disinformazione: le voci spesso riempiono i vuoti di informazioni nelle organizzazioni, abbassano il morale e alimentano il sospetto. Una forte comunicazione interna garantisce a tutti l'accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

10 strumenti di comunicazione interna che le organizzazioni devono avere

Una buona strategia di comunicazione interna richiede alle organizzazioni di avere una gamma di strumenti nel loro kit. Ecco i primi 10:

1. Messaggistica istantanea

La messaggistica istantanea consente ai dipendenti di comunicare istantaneamente inviando testi, immagini, video, documenti e note vocali. È uno strumento di comunicazione naturale, poiché le persone sono abituate alla comunicazione istantanea nelle loro vite personali utilizzando app come WhatsApp e Facebook Messenger.

Professionisti:

• Un modo rapido per porre domande e condividere informazioni.

• Evita perdite di tempo nella composizione di e-mail.

• Ricerca più facile per conversazioni individuali e di gruppo.

Contro:

• Tutti devono installare l'app e utilizzare attivamente lo strumento.

• Non adatto a grandi discussioni di gruppo.

• Non adatto per discussioni formali.

Esempi di strumenti di messaggistica istantanea: WhatsApp, Microsoft Teams e Google Chat.

2. Strumenti di collaborazione in team

Gli strumenti di collaborazione del team sono ottimi per mantenere la comunicazione del team in un unico posto. È molto utile per i singoli progetti in quanto compartimenta le informazioni suddividendole in "silos". Gli strumenti di collaborazione sono particolarmente utili quando si lavora con team in diverse località geografiche.

Professionisti:

• Crea un hub centralizzato per informazioni su progetti specifici.

• Fornisce accesso utente simultaneo e flusso di informazioni bidirezionale.

• Riduce le email non necessarie e migliora l'efficienza.

Contro:

• Ci vuole molto tempo per passare da un progetto all'altro.

• Alcuni utenti potrebbero non adattarsi rapidamente e continuare a inviare e-mail.

Esempi di strumenti di collaborazione in team: Slack, Asana e Microsoft Teams.

3. Blog interni

I blog interni sono un ottimo modo per condividere informazioni e incoraggiare la discussione sul posto di lavoro. Essendo privati, i dipendenti possono scrivere articoli di esperti o condividere informazioni proprietarie rilevanti per l'organizzazione sul blog interno dell'azienda . È anche un ottimo strumento per il management di livello superiore per interagire con i dipendenti e condividere notizie e la loro visione per il futuro.

Professionisti:

• Utile per condividere informazioni e rispondere alle domande frequenti.

• Promuove discussioni e conversazioni significative.

• È privato e sicuro.

Contro:

• Potrebbe non attirare il traffico previsto.

• Dovrebbe essere aggiornato regolarmente per mantenere l'interesse.

Esempi di piattaforme blog interne : Blogin, WordPress.

4. Intranet sociale

Una intranet è la rete privata di un'organizzazione che funge da repository per aggiornamenti, contenuti multimediali, documenti, note e altre informazioni essenziali. L'intranet è un hub centrale per il posto di lavoro e funge da finestra sulla cultura aziendale. È spesso progettato per essere accessibile a tutti i dipendenti per collegarsi in rete all'interno dell'organizzazione e svolge un ruolo chiave nell'onboarding, nel coinvolgimento tra pari, nelle discussioni e nel riconoscimento dei dipendenti.

Professionisti:

• Comunità chiusa per condividere informazioni rilevanti per l'organizzazione.

  

• Le sezioni dedicate contengono tutte le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno.

• Tutte le conversazioni sono pubbliche, il che promuove trasparenza e fiducia.

Contro:

• Può sembrare espansivo per i principianti, rendendo le informazioni difficili da trovare.

• I dipendenti potrebbero perdere aggiornamenti importanti.

Esempi di strumenti intranet: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink e Creative Social Intranet.

5. Chat video

Le chat video sono applicazioni create appositamente per riunioni e conferenze di gruppo virtuali. Sono essenziali per connettere team distribuiti in più aree geografiche. Consente ai dipendenti di parlare faccia a faccia con i membri del team anche a chilometri di distanza. Le chat video sono state la norma per la forza lavoro ibrida sin dalla pandemia di COVID.

Professionisti:

• Risparmia tempo e denaro in termini di viaggio per le riunioni dei clienti.

• Mantiene la coesione del team nel nuovo ambiente di lavoro ibrido.

• Altamente flessibile rispetto alle tradizionali riunioni di squadra.

Contro:

• Le videochiamate sono interessate da una connettività Internet lenta.

• Infrastrutture e attrezzature scadenti possono ostacolare le connessioni.

Esempi di strumenti di chat video: Zoom, Skype e Microsoft Teams.

6. Social media aziendali

I social media aziendali sono uno strumento eccellente per condividere informazioni online in modo informale. La maggior parte delle aziende in questi giorni ha una presenza sui social media su piattaforme come Facebook e Instagram. Sono disponibili anche diverse altre piattaforme di social media aziendali appositamente progettate che possono essere utilizzate all'interno di un'azienda e sono altrettanto coinvolgenti dei social network tradizionali.

Professionisti:

• Le informazioni possono essere condivise rapidamente.

• Contribuisce al valore del marchio del datore di lavoro.

Contro:

• Alcuni dipendenti potrebbero essere riluttanti a impegnarsi sui social media.

• I post pubblici su questioni diverse possono stimolare la conversazione o creare controversie.

Esempi di strumenti di social media aziendali: Workplace di Facebook, Twitter, Yammer.

7. Indagini sui dipendenti

La comunicazione è una strada a doppio senso. Affinché gli sforzi di comunicazione abbiano successo, le organizzazioni hanno bisogno del feedback dei dipendenti su cosa sta funzionando e cosa può essere cambiato. Il modo migliore per avviare un dialogo formale è utilizzare i sondaggi e gli strumenti di indagine dei dipendenti consentono a un'organizzazione di ottenere feedback costruttivi e misurare i progressi nei sondaggi successivi.

Professionisti:

• L'anonimato migliora il feedback alle domande su argomenti difficili.

• Crea fiducia nei dipendenti in quanto li fa sentire ascoltati.

• Migliora l'esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti.

Contro:

• Le risposte sono valide solo se specifiche sono le domande.

• La mancanza di azione può ridurre la partecipazione e la fiducia durante i sondaggi futuri.

Esempi di strumenti di indagine sui dipendenti: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Impegno dei dipendenti

I dipendenti coinvolti possono avere un impatto significativo sulla produttività. Il software di coinvolgimento dei dipendenti può coinvolgere i dipendenti in diverse attività, dal team building a dibattiti, concorsi, sondaggi, enigmi, giochi e altro ancora. Può anche aiutare a valutare gli stati d'animo e gli atteggiamenti dei dipendenti quotidianamente o per periodi definiti. Gli strumenti di coinvolgimento sono particolarmente utili per i manager per valutare il coinvolgimento della loro forza lavoro ibrida.

Professionisti:

• Dà una buona misura di coinvolgimento che può aiutare a realizzare i cambiamenti necessari.

• Migliora la trasparenza e la collaborazione.

• Riduce i tassi di abbandono e aumenta la produttività.

Contro:

• L'efficacia del software dipende da come vengono affrontate e risolte le aree problematiche.

Esempio di strumenti di coinvolgimento dei dipendenti: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Forum

I forum di discussione sono uno degli strumenti più antichi su Internet con cui le persone hanno familiarità. Questi siti di discussione consentono agli utenti di porre domande e rispondere in modo anonimo o in discussioni aperte per risolvere i problemi. Sebbene esistano strumenti migliori per la comunicazione e la collaborazione, i forum hanno una componente di familiarità e comodità per la maggior parte delle persone che utilizzano Internet.

Professionisti:

• Possono essere integrati nella intranet.

• Aiuta nella collaborazione su problemi e discussione generale.

Contro:

• I forum hanno bisogno di moderazione. Pertanto, consuma risorse per mantenere i thread di discussione.

Esempi di forum: Zendesk, vBulletin.

10. Newsletter interne

Le newsletter sono periodici che consentono alle organizzazioni di aggregare contenuti e fornire informazioni e messaggi non urgenti. Le newsletter sono in circolazione da molto tempo e in genere sono poco costose e inviate via e-mail. In quanto modalità di comunicazione tradizionale, sono sia formali che efficaci.

Professionisti:

• Sono semplici da produrre e distribuire.

Contro:

• È meno probabile che i dipendenti li aprano e perdano informazioni importanti.

Esempi di strumenti per newsletter interne: Campaign Monitor, MailChimp.

Pensieri di chiusura

Dalla discussione di cui sopra, è evidente che ogni organizzazione ha bisogno di diversi strumenti di comunicazione interna per raggiungere e connettersi con tutti i dipendenti. Mentre alcuni dispositivi, come blog, newsletter e forum sono a portata di mano, alcuni hanno uno scopo molto specifico, come app di collaborazione in team, sondaggi e chat video. Una comunicazione interna di successo richiede alle organizzazioni di implementare strategicamente lo strumento giusto per il compito giusto.