10 инструментов внутренней коммуникации для вовлечения ваших сотрудников и удаленных команд

Внутренняя коммуникация важна для усилий организации, чтобы держать всех на одной странице и сосредоточиться на том, что важно. Современный бизнес-ландшафт догоняет технологическое распространение, и организациям необходимо отказаться от ограничения внутренних коммуникаций только традиционными методами, такими как электронная почта, заметки и информационные бюллетени.

Демография сегодняшней рабочей силы, которая состоит из значительной части технически подкованного молодого населения, хочет, чтобы их работодатели взаимодействовали с ними, используя мгновенные и современные средства связи.

В связи с постоянно высоким спросом на расширение командного сотрудничества, прозрачность и обратную связь организации должны диверсифицировать свои внутренние коммуникации, чтобы поддерживать опыт и вовлеченность сотрудников.

Что такое внутренние коммуникации?

В то время как внутренняя коммуникация — это всеобъемлющая идея о том, как организация общается, внутренние коммуникации — это тактика, каналы и инструменты, которые управляют взаимодействием между организацией и ее сотрудниками. Внутренняя коммуникация обеспечивает согласованность и координацию сообщений, отправляемых сотрудникам, и их воздействия.

Необходимость надежных внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации способствуют успеху организации, напрямую влияя на опыт сотрудников, вовлеченность и производительность. Вот некоторые из причин, почему:

1. Это укрепляет доверие: открытое общение по различным каналам обеспечивает более высокий уровень прозрачности в организации. Доверие напрямую влияет на безопасность работы и, следовательно, на лояльность сотрудников.

2. Это стимулирует вовлеченность: сотрудники все больше становятся целеустремленными. Когда они получают информацию о принципах работы организации и знают высшую цель своей работы, они более вовлечены.

3. Это поддерживает согласованность: хорошая внутренняя коммуникация сохраняет отношение сотрудников, поддерживая их связь со своими коллегами и высшим руководством. Сильно сплоченные команды более склонны к сотрудничеству, эффективны и инновационны.

4. Он поддерживает культуру компании: культура организации говорит о многом для потенциальных сотрудников. Позитивная и продуктивная культура привлекает лучшие таланты и удерживает их в долгосрочной перспективе.

5. Это останавливает дезинформацию: слухи часто заполняют информационные пустоты в организациях, снижают моральный дух и порождают подозрения. Надежные внутренние коммуникации гарантируют, что каждый имеет доступ ко всей необходимой информации.

10 инструментов внутренней коммуникации, которые должны быть у организаций

Хорошая стратегия внутренней коммуникации требует, чтобы организации имели в своем наборе ряд инструментов. Вот топ-10:

1. Обмен мгновенными сообщениями

Обмен мгновенными сообщениями позволяет сотрудникам мгновенно общаться, отправляя тексты, изображения, видео, документы и голосовые заметки. Это естественный инструмент общения, поскольку люди привыкли к мгновенному общению в своей личной жизни с помощью таких приложений, как WhatsApp и Facebook Messenger.

Плюсы:

• Быстрый способ задать вопросы и поделиться информацией.

• Позволяет не тратить время на составление электронных писем.

• Легче искать индивидуальные и групповые беседы.

Минусы:

• Каждый должен установить приложение и активно использовать инструмент.

• Не подходит для обсуждения в большой компании.

• Не подходит для официальных дискуссий.

Примеры инструментов для обмена мгновенными сообщениями: WhatsApp, Microsoft Teams и Google Chat.

2. Инструменты для совместной работы

Инструменты для совместной работы в команде отлично подходят для того, чтобы поддерживать общение в команде в одном месте. Это очень полезно для отдельных проектов, поскольку оно разделяет информацию, разбивая ее на «бункеры». Инструменты для совместной работы особенно полезны при работе с командами, находящимися в разных географических точках.

Плюсы:

• Создает централизованный центр информации о конкретных проектах.

• Обеспечивает одновременный доступ пользователей и двусторонний поток информации.

• Сокращает ненужные электронные письма и повышает эффективность.

Минусы:

• Переход от одного проекта к другому занимает много времени.

• Некоторые пользователи не могут быстро адаптироваться и продолжают писать по электронной почте.

Примеры инструментов для совместной работы: Slack, Asana и Microsoft Teams.

3. Внутренние блоги

Внутренние блоги — отличный способ поделиться информацией и поощрить обсуждение на рабочем месте. Будучи конфиденциальными, сотрудники могут писать экспертные статьи или делиться конфиденциальной информацией, относящейся к организации, во внутреннем блоге компании . Это также отличный инструмент для руководства более высокого уровня для взаимодействия с сотрудниками и обмена новостями и их видением будущего.

Плюсы:

• Хорошо для обмена информацией и ответов на часто задаваемые вопросы.

• Способствует дискуссиям и содержательным разговорам.

• Это приватно и безопасно.

Минусы:

• Это может не привлечь ожидаемого трафика.

• Его следует регулярно обновлять, чтобы поддерживать интерес.

Примеры внутренних блог-платформ : Blogin, WordPress.

4. Социальный интранет

Интранет — это частная сеть организации, которая является хранилищем обновлений, мультимедийного контента, документов, заметок и другой важной информации. Интранет является центральным узлом для рабочего места и действует как окно в культуру компании. Он часто предназначен для доступа всех сотрудников к сети внутри организации и играет ключевую роль в адаптации, взаимном взаимодействии, обсуждениях и признании сотрудников.

Плюсы:

• Закрытое сообщество для обмена информацией, имеющей отношение к организации.

  

• В специальных разделах есть вся необходимая сотрудникам информация.

• Все разговоры являются публичными, что способствует прозрачности и доверию.

Минусы:

• Новичкам это может показаться слишком обширным, что затрудняет поиск информации.

• Сотрудники могут пропустить важные обновления.

Примеры интранет-инструментов: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink и Creative Social Intranet.

5. Видеочат

Видеочаты — это приложения, специально созданные для виртуальных групповых собраний и конференций. Они необходимы для объединения команд, разбросанных по разным географическим регионам. Это позволяет сотрудникам общаться с членами команды лицом к лицу, даже если они находятся далеко друг от друга. Видеочаты стали нормой для гибридной рабочей силы после пандемии COVID.

Плюсы:

• Экономит затраты и время на поездки для встреч с клиентами.

• Поддерживает сплоченность команды в новой гибридной рабочей среде.

• Очень гибкий по сравнению с традиционными командными собраниями.

Минусы:

• На видеосвязь влияет медленное подключение к Интернету.

• Плохая инфраструктура и оборудование могут препятствовать соединению.

Примеры инструментов видеочата: Zoom, Skype и Microsoft Teams.

6. Корпоративные социальные сети

Корпоративные социальные сети — отличный инструмент для неформального обмена информацией в Интернете. Большинство компаний в наши дни представлены в социальных сетях на таких платформах, как Facebook и Instagram. Также доступны несколько других специально созданных корпоративных социальных сетей, которые можно использовать внутри компании, и они так же привлекательны, как и основные социальные сети.

Плюсы:

• Информация может быть быстро передана.

• Способствует повышению ценности бренда работодателя.

Минусы:

• Некоторые сотрудники могут неохотно участвовать в социальных сетях.

• Публичные сообщения по различным вопросам могут стимулировать обсуждение или вызывать разногласия.

Примеры инструментов корпоративных социальных сетей: Workplace от Facebook, Twitter, Yammer.

7. Опросы сотрудников

Общение — это улица с двусторонним движением. Чтобы коммуникационные усилия были успешными, организациям нужна обратная связь от сотрудников о том, что работает, а что можно изменить. Лучший способ начать формальный диалог — использовать опросы, а инструменты опроса сотрудников позволяют организации получать конструктивную обратную связь и измерять прогресс в последующих опросах.

Плюсы:

• Анонимность улучшает обратную связь на вопросы по сложным вопросам.

• Вселяет уверенность в сотрудников, так как заставляет их чувствовать себя услышанными.

• Улучшает опыт и вовлеченность сотрудников.

Минусы:

• Ответы хороши настолько, насколько конкретны вопросы.

• Бездействие может снизить участие и доверие во время будущих опросов.

Примеры инструментов опроса сотрудников: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Вовлеченность сотрудников

Вовлеченные сотрудники могут оказать значительное влияние на производительность. Программное обеспечение для вовлечения сотрудников может вовлекать сотрудников в различные виды деятельности, от построения команды до дебатов, конкурсов, опросов, головоломок, игр и многого другого. Это также может помочь в оценке настроения и отношения сотрудников ежедневно или в течение определенных периодов времени. Инструменты вовлечения особенно полезны менеджерам для оценки вовлеченности гибридной рабочей силы.

Плюсы:

• Это дает хороший показатель вовлеченности, который может помочь внести необходимые изменения.

• Улучшает прозрачность и сотрудничество.

• Снижает уровень текучести кадров и повышает производительность.

Минусы:

• Эффективность программного обеспечения зависит от того, как решаются и устраняются проблемные области.

Пример инструментов для вовлечения сотрудников: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Форумы

Дискуссионные форумы — один из старейших инструментов в Интернете, с которым люди знакомы. Эти дискуссионные сайты позволяют пользователям задавать вопросы и отвечать на них анонимно или в открытых обсуждениях для устранения проблем. Хотя существуют лучшие инструменты для общения и совместной работы, форумы содержат элемент знакомства и комфорта для большинства людей, использующих Интернет.

Плюсы:

• Они могут быть интегрированы в интранет.

• Помогает в совместной работе над проблемами и общей дискуссии.

Минусы:

• Форумы нуждаются в модерации. Следовательно, он потребляет ресурсы для поддержания потоков обсуждения.

Примеры форумов: Zendesk, vBulletin.

10. Внутренние информационные бюллетени

Информационные бюллетени — это периодические издания, которые позволяют организациям объединять контент и доставлять информацию и сообщения, которые не являются срочными. Информационные бюллетени существуют уже давно, обычно они недороги и рассылаются по электронной почте. Как традиционный способ общения, они являются формальными и эффективными.

Плюсы:

• Их просто производить и распространять.

Минусы:

• Сотрудники реже открывают их и пропускают важную информацию.

Примеры внутренних инструментов рассылки: Campaign Monitor, MailChimp.

Заключительные мысли

Из вышеприведенного обсуждения становится очевидным, что каждой организации нужны разные инструменты внутренней коммуникации для связи со всеми сотрудниками. В то время как некоторые устройства, такие как блоги, информационные бюллетени и форумы, являются общедоступными, некоторые из них имеют очень конкретное назначение, например, приложения для совместной работы в команде, опросы и видеочаты. Успешная внутренняя коммуникация требует от организаций стратегического развертывания правильного инструмента для правильной задачи.