Çalışanlarınızın ve Uzak Ekiplerin Etkileşimini Sağlamak için 10 Şirket İçi İletişim Aracı

İç iletişim, bir kuruluşun herkesi aynı sayfada tutma ve önemli olana odaklanma çabasında esastır. Modern iş ortamı teknolojik yayılmayı yakalıyor ve kuruluşların iç iletişimi yalnızca e-postalar, notlar ve haber bültenleri gibi geleneksel yöntemlerle sınırlamanın ötesine geçmesi gerekiyor.

Teknoloji konusunda bilgili genç nüfusun önemli bir bölümünü oluşturan günümüz işgücünün demografisi, işverenlerinin anında ve modern iletişim araçlarını kullanarak onlarla etkileşim kurmasını istiyor.

Artan ekip işbirliği, şeffaflık ve geri bildirim talebi tüm zamanların en yüksek seviyesindeyken, kuruluşların çalışan deneyimini ve bağlılığını sürdürmek için iç iletişimlerini çeşitlendirmeleri gerekiyor.

İç İletişim Nedir?

İç iletişim , bir kuruluşun nasıl iletişim kurduğuna dair kapsayıcı bir fikir olsa da, iç iletişim , kuruluş ve çalışanları arasındaki etkileşimi yönlendiren taktikler, kanallar ve araçlardır. İç iletişim, çalışanlara gönderilen mesajlara ve etkilerine tutarlılık ve koordinasyon getirir.

Güçlü Dahili İletişim İhtiyacı

İç iletişim, çalışan deneyimini, katılımını ve üretkenliği doğrudan etkileyerek bir kuruluşun başarısına katkıda bulunur. İşte nedenlerinden bazıları:

1. Güven oluşturur: Çeşitli kanallar aracılığıyla açık iletişim, kuruluşta daha yüksek düzeyde şeffaflık sağlar. Güven, iş güvenliğini ve dolayısıyla çalışanların bağlılığını doğrudan etkiler.

2. Bağlılığı teşvik eder: Çalışanlar giderek daha fazla amaca yönelik hale geliyor. Kuruluşun çalışma ilkelerinin alıcı tarafında olduklarında ve çalışmalarının daha yüksek amacını bildiklerinde, daha fazla meşgul olurlar.

3. Uyum sağlar: İyi bir iç iletişim , çalışanları akranlarıyla ve üstleriyle bağlantıda tutarak onların duruşunu korur. Güçlü bir şekilde uyumlu ekipler daha işbirlikçi, verimli ve yenilikçidir.

4. Şirket kültürünü korur: Bir organizasyonun kültürü, potansiyel çalışanlara çok şey anlatır. Olumlu ve üretken bir kültür , en iyi yetenekleri cezbeder ve uzun vadede onları elinde tutar.

5. Yanlış bilgilendirmeyi durdurur: Söylentiler genellikle kuruluşlardaki bilgi boşluklarını doldurur, morali düşürür ve şüphe uyandırır. Güçlü iç iletişim, herkesin ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere erişmesini sağlar.

Kuruluşların Sahip Olması Gereken 10 İç İletişim Aracı

İyi bir iç iletişim stratejisi, kuruluşların kitlerinde bir dizi araca sahip olmasını gerektirir. İşte ilk 10:

1. Anında Mesajlaşma

Anlık mesajlaşma, çalışanların metin, resim, video, belge ve sesli not göndererek anında iletişim kurmasını sağlar. İnsanlar WhatsApp ve Facebook Messenger gibi uygulamaları kullanarak kişisel yaşamlarında anlık iletişime alışkın oldukları için doğal bir iletişim aracıdır.

Artıları:

• Soru sormanın ve bilgi paylaşmanın hızlı bir yolu.

• E-posta oluştururken boşa harcanan zamanı önler.

• Bireysel ve grup görüşmelerini aramak daha kolay.

Eksileri:

• Herkes uygulamayı yüklemeli ve aracı aktif olarak kullanmalıdır.

• Büyük grup tartışmaları için uygun değildir.

• Resmi tartışmalar için uygun değildir.

Anlık mesajlaşma araçlarına örnekler: WhatsApp, Microsoft Teams ve Google Chat.

2. Takım İşbirliği Araçları

Ekip işbirliği araçları, ekibin iletişimini tek bir yerde tutmak için harikadır. Bilgileri 'silolara' bölerek bölümlere ayırdığı için bireysel projeler için oldukça faydalıdır. İşbirliği araçları, farklı coğrafi konumlardaki ekiplerle çalışırken özellikle yararlıdır.

Artıları:

• Belirli projeler hakkında bilgi için merkezi bir merkez oluşturur.

• Eşzamanlı kullanıcı erişimi ve iki yönlü bilgi akışı sağlar.

• Gereksiz e-postaları azaltır ve verimliliği artırır.

Eksileri:

• Bir projeden diğerine geçiş uzun zaman alır.

• Bazı kullanıcılar hızlı bir şekilde uyum sağlayamayabilir ve e-posta göndermeye devam edebilir.

Ekip işbirliği araçlarına örnekler: Slack, Asana ve Microsoft Teams.

3. Dahili Bloglar

Dahili bloglar, bilgi paylaşmanın ve işyerinde tartışmayı teşvik etmenin harika bir yoludur. Özel olarak çalışanlar, şirket içi blogda uzman makaleler yazabilir veya kuruluşla ilgili özel bilgileri paylaşabilir. Ayrıca, üst düzey yönetimin çalışanlarla etkileşime girmesi, haberleri ve gelecekle ilgili vizyonlarını paylaşması için mükemmel bir araçtır.

Artıları:

• Bilgi paylaşmak ve SSS'leri yanıtlamak için iyi.

• Tartışmaları ve anlamlı konuşmaları teşvik eder.

• Özel ve güvenlidir.

Eksileri:

• Beklenen trafiği çekmeyebilir.

• İlgiyi korumak için düzenli olarak güncellenmelidir.

Dahili blog platformlarına örnekler : Blogin, WordPress.

4. Sosyal İntranet

Bir intranet, bir kuruluşun güncellemeler, medya içeriği, belgeler, notlar ve diğer önemli bilgiler için bir havuz olan özel ağıdır. İntranet, işyeri için merkezi bir merkezdir ve şirket kültürüne açılan bir pencere görevi görür. Genellikle tüm çalışanların kuruluş içinde ağ oluşturması için erişilebilir olacak şekilde tasarlanmıştır ve işe alım, eşler arası katılım, tartışmalar ve çalışanların tanınmasında önemli bir rol oynar.

Artıları:

• Kuruluşla ilgili bilgileri paylaşmak için kapalı topluluk.

• Özel bölümler, çalışanların ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere sahiptir.

• Tüm konuşmalar herkese açıktır, bu da şeffaflığı ve güveni teşvik eder.

  

Eksileri:

• Yeni başlayanlar için geniş hissedebilir ve bilgiyi bulmayı zorlaştırabilir.

• Çalışanlar önemli güncellemeleri kaçırabilir.

İntranet araçlarına örnekler: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink ve Creative Social Intranet.

5. Görüntülü Sohbet

Görüntülü sohbetler, sanal grup toplantıları ve konferansları için özel olarak oluşturulmuş uygulamalardır. Birden fazla coğrafyaya yayılmış ekipleri birbirine bağlamak için gereklidirler. Çalışanların, birbirlerinden kilometrelerce uzakta olsalar bile ekip üyeleriyle yüz yüze konuşmalarını sağlar. Görüntülü sohbetler, COVID pandemisinden bu yana hibrit işgücü için norm olmuştur.

Artıları:

• Müşteri toplantıları için seyahat açısından maliyet ve zamandan tasarruf sağlar.

• Yeni hibrit çalışma ortamında ekip uyumunu korur.

• Geleneksel ekip toplantılarına kıyasla oldukça esnektir.

Eksileri:

• Görüntülü arama, yavaş internet bağlantısından etkilenir.

• Kötü altyapı ve ekipman bağlantıları engelleyebilir.

Görüntülü sohbet araçlarına örnekler: Yakınlaştırma, Skype ve Microsoft Teams.

6. Kurumsal Sosyal Medya

Kurumsal sosyal medya, bilgileri çevrimiçi olarak gayri resmi olarak paylaşmak için mükemmel bir araçtır. Bugünlerde çoğu işletme, Facebook ve Instagram gibi platformlarda bir sosyal medya varlığına sahip. Bir şirket içinde kullanılabilecek amaca yönelik birkaç başka kurumsal sosyal medya platformu da mevcuttur ve bunlar ana akım sosyal ağlar kadar ilgi çekicidir.

Artıları:

• Bilgi hızla paylaşılabilir.

• İşveren markası değerine katkı sağlar.

Eksileri:

• Bazı çalışanlar sosyal medyaya katılma konusunda isteksiz olabilir.

• Farklı konulardaki herkese açık gönderiler sohbeti yönlendirebilir veya tartışmalara yol açabilir.

Kurumsal sosyal medya araçlarına örnekler: Workplace by Facebook, Twitter, Yammer.

7. Çalışan Anketleri

İletişim iki yönlü bir yoldur. İletişim çabalarının başarılı olması için kuruluşların çalışanlardan neyin işe yaradığı ve nelerin değiştirilebileceği konusunda geri bildirime ihtiyacı vardır. Resmi bir diyalog başlatmanın en iyi yolu, anketleri kullanmaktır ve çalışan anketi araçları, bir kuruluşun yapıcı geri bildirim almasına ve sonraki anketlerdeki ilerlemeyi ölçmesine olanak tanır.

Artıları:

• Anonimlik, zor konulardaki sorulara verilen geri bildirimi iyileştirir.

• Duyulduğunu hissettirdiği için çalışanlarda güven oluşturur.

• Çalışan deneyimini ve bağlılığını geliştirir.

Eksileri:

• Cevaplar, yalnızca soruların ne kadar spesifik olduğu kadar iyidir.

• Eylem eksikliği, gelecekteki anketler sırasında katılımı ve güveni azaltabilir.

Çalışan anketi araçlarına örnekler: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. Çalışan Bağlılığı

Bağlı çalışanların üretkenlik üzerinde önemli bir etkisi olabilir. Çalışan bağlılığı yazılımı, çalışanları ekip oluşturmadan tartışmalara, yarışmalara, anketlere, bulmacalara, oyunlara ve daha fazlasına kadar farklı etkinliklere dahil edebilir. Ayrıca, çalışanların ruh hallerini ve tutumlarını günlük veya aşırı tanımlanmış dönemlerde değerlendirmede yardımcı olabilir. Katılım araçları, özellikle yöneticilerin hibrit işgücünün katılımını değerlendirmesine yardımcı olur.

Artıları:

• Gerekli değişiklikleri gerçekleştirmeye yardımcı olabilecek iyi bir katılım ölçüsü sağlar .

• Şeffaflığı ve işbirliğini geliştirir.

• Yıpranma oranlarını azaltır ve üretkenliği artırır.

Eksileri:

• Yazılımın etkinliği, sorunlu alanların nasıl ele alındığına ve düzeltildiğine bağlıdır.

Çalışan bağlılığı araçlarına örnek: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. Forumlar

Tartışma forumları, insanların aşina olduğu internetteki en eski araçlardan biridir. Bu tartışma siteleri, kullanıcıların sorunları gidermek için anonim olarak veya açık tartışmalarda soru sormasına ve yanıtlamasına olanak tanır. İletişim ve işbirliği için daha iyi araçlar olmasına rağmen, forumların interneti kullanan çoğu insan için aşinalık ve rahatlık bileşeni vardır.

Artıları:

• İntranete entegre edilebilirler.

• Sorunlar ve genel tartışma konusunda işbirliğine yardımcı olur.

Eksileri:

• Forumların moderasyona ihtiyacı var. Bu nedenle, tartışma dizilerini sürdürmek için kaynakları tüketir.

Forum örnekleri: Zendesk, vBulletin.

10. Dahili Bültenler

Bültenler, kuruluşların içerik toplamasına ve acil olmayan bilgi ve mesajları iletmesine olanak tanıyan süreli yayınlardır. Bültenler uzun süredir ortalıkta dolaşmaktadır ve genellikle ucuzdurlar ve e-posta yoluyla gönderilirler. Geleneksel bir iletişim biçimi olarak hem resmi hem de etkilidirler.

Artıları:

• Üretilmesi ve dağıtılması basittir.

Eksileri:

• Çalışanların onları açması ve önemli bilgileri kaçırması daha az olasıdır.

Dahili haber bülteni araçlarına örnekler: Campaign Monitor, MailChimp.

Kapanış Düşünceleri

Yukarıdaki tartışmadan, her organizasyonun tüm çalışanlara ulaşmak ve onlarla bağlantı kurmak için farklı iç iletişim araçlarına ihtiyacı olduğu açıktır. Bloglar, haber bültenleri ve forumlar gibi bazı cihazlar genel erişime sahipken, bazılarının ekip işbirliği uygulamaları, anketler ve görüntülü sohbetler gibi oldukça özel bir amacı vardır. Başarılı iç iletişim, kuruluşların stratejik olarak doğru görev için doğru aracı kullanmasını gerektirir.