Was ist eine digitale Eventplattform und wie kann sie Ihnen helfen?

Die COVID-Pandemie hat fast ein Jahrzehnt der digitalen Geschäftstransformation auf nur wenige Monate verkürzt. Unternehmen aller Branchen mussten sich an die neuen Realitäten anpassen. Reisebeschränkungen, Maskierung und Anforderungen zur sozialen Distanzierung, die durch die Pandemie hervorgerufen wurden, zwangen B2B-Unternehmen, neue Wege der Kundenbindung einzuschlagen.

Die Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten waren in den letzten Jahren digital, aber bis zur Pandemie spielten persönliche Treffen und Veranstaltungen eine zentrale Rolle bei der Interaktion mit Kunden.

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Das Event-Marketing, eine tragende Säule der B2B-Welt, wurde von dieser Verschiebung tiefgreifend beeinflusst, da Marken nach Alternativen zum Sponsoring und Ausstellen auf Messen suchten, die von professionellen Inhaltserstellern organisiert wurden, oder zu ihren eigenen Veranstaltungen für Kunden und Interessenten.

Unternehmen für digitale Veranstaltungsplattformen (DEP), die diese digitalen Erlebnisse bereitstellten, erlebten einen plötzlichen Anstieg der Nachfrage nach ihren Angeboten. Kunden verlangten nach Funktionen und Lösungen, die den Wert lieferten, der einst bei persönlichen Veranstaltungen geschaffen wurde.

Während es schwierig ist, den Wert persönlicher Veranstaltungen für das B2B-Marketing zu quantifizieren, deuten anekdotische Beweise darauf hin, dass sie eines der wenigen Fälle sind, in denen Event-Sponsoren oder -Organisatoren mehrere Personen innerhalb einer B2B-Einkaufsgruppe in Echtzeit engagieren können, was eine einzigartige Gelegenheit bietet .

Fast ein Drittel (31 %) der im Jahr 2018 befragten Event-Vermarkter gaben an, dass Live-Events ihr effektivster Marketingkanal seien, der Content-Marketing, E-Mail-Marketing und viele andere Kategorien übertrifft, so eine Studie des Event-Management-Softwareunternehmens Bizzabo.

Obwohl Präsenzveranstaltungen stattfinden, sind sich die meisten Experten einig, dass virtuelle Veranstaltungen ein wichtiger Kanal bleiben werden. Sie verweisen auf die Fähigkeit digitaler Veranstaltungen, geografisch unterschiedliche Zielgruppen auf weitaus kostengünstigere Weise anzusprechen als Präsenzveranstaltungen.

Dieses anhaltende Interesse an digitalen Veranstaltungen lässt die Ausgaben für Event-Management-Software weltweit von 6,56 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022 auf 11,75 Milliarden US-Dollar im Jahr 2026 steigen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 15,7 % entspricht, so die Business Research Company.

Was ist eine digitale Eventplattform?

Plattformen für digitale Events ermöglichen es Event-Vermarktern und -Organisatoren, die Ergebnisse digitaler Eventerlebnisse zu planen, bereitzustellen und zu messen, die geografisch verteilten Zielgruppen Live- oder On-Demand-Präsentationen dienen.

Zu den Funktionen von DEPs gehören Agenda- und Registrierungsverwaltung, Bereitstellung von videobasierten Programmen, Interaktivität für Publikum und Sponsoren sowie Analysen, um das Engagement zu verstehen und Folgeaktivitäten zu informieren.

Die Stärken und Schwächen einer bestimmten Plattform können durch den Zweck beeinflusst werden, für den sie erstellt wurde. Beispielsweise wurde eine Plattform möglicherweise ursprünglich für persönliche Veranstaltungen entwickelt, während eine andere mit digitalen Veranstaltungen als Schwerpunkt begann.

Beide haben möglicherweise Funktionen zu ihren Produkten hinzugefügt, um den Anforderungen zusätzlicher Benutzer gerecht zu werden – das erste Hinzufügen von Funktionen für digitale Veranstaltungen und das zweite Hinzufügen von Funktionen für persönliche Veranstaltungen – sie können (oder auch nicht) immer noch am stärksten in dem Bereich ihres ursprünglichen Fokus sein.

Der Aufstieg von Hybrid und die damit verbundenen Herausforderungen

COVID geht in vielen Teilen der Welt von einer Pandemie zu einer Endemie über. Persönliche Veranstaltungen kehren zurück, aber in vielen Fällen entscheiden sich Organisatoren dafür, ein digitales Element beizubehalten. Diese sogenannten Hybrid-Events beinhalten, dass einige Teilnehmer persönlich teilnehmen, während andere ein digitales Erlebnis genießen. In diesen Fällen können die Erfahrungen der persönlichen Teilnehmer mit DEP-Funktionen erweitert werden, die das Engagement vor, während und nach dem Hauptprogramm erleichtern und die Möglichkeit hinzufügen, Sitzungen bei Bedarf anzuzeigen.

Allerdings gilt es zu beachten, dass Hybrid-Events Veranstalter vor besondere Herausforderungen stellen. Um ein fesselndes digitales Erlebnis zu schaffen, bedarf es weit mehr als das Aufstellen einer statischen Kamera vor einer Bühne bei einer Präsenzveranstaltung.

„…Für Einzelpersonen, die Zeit und manchmal gegen eine Gebühr investieren, sollte der Inhalt überzeugender sein und nicht nur eine ‚im Fernsehen übertragene‘ Veranstaltungsversion Ihrer Bühne, Teilnehmer und Präsentationen“, schrieb Veranstaltungsberater Bob Mitchell in einem LinkedIn-Beitrag . „Mit der seltenen Ausnahme eines Hamilton auf Disney+ gibt es einen Grund, warum Live-Broadway-Shows, die auf Video aufgezeichnet und dann auf einem Bildschirm gezeigt wurden, nie wirklich erfolgreich waren – viel geht bei der Übersetzung in ein anderes Medium verloren.“

Live-Streaming-Videos, ob in Verbindung mit einer Show vor Ort oder nur digital, stellen technische und betriebliche Herausforderungen dar, für die Organisatoren gerüstet sein müssen, sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf die Ausstattung.

Es sind die Daten, Dummkopf.

Digitale Events und ihre hybriden Pendants sind und bleiben Dreh- und Angelpunkte des B2B-Marketings. Organisatoren, Sponsoren und Publikum sind nun mit ihren Vorteilen vertraut: Bequemlichkeit, Effektivität, relativ niedrige Kosten und die Möglichkeit, Redner und Publikum aus der ganzen Welt zusammenzubringen.

Aber es sind die Absichtsdaten, die von Teilnehmern digitaler Events produziert werden, die sie von ihren IRL-Pendants unterscheiden. Diese Daten sind ein Nebenprodukt der Teilnahme der Teilnehmer an digitalen Veranstaltungen. Aus diesen Informationen gewonnene Erkenntnisse können je nach Geschäftsmodell der Veranstaltung von Ausstellern und Veranstaltern unterschiedlich genutzt werden.

Zum Beispiel:

• An welchen Sitzungen haben sie teilgenommen?
  • Zeigt Interesse an einem Thema oder Produkt/Dienstleistung an.
• Wie viele der Sitzungen sehen sie sich tatsächlich an? Wenn der Inhalt zeitversetzt wiedergegeben werden kann, wann sehen sie ihn sich an?
  • Zeigt das Interesse an. Blättert der Teilnehmer beiläufig durch oder ist er sehr interessiert?
• Stellen sie Fragen? Wenn ja, welche Fragen?
  • Fragen können Hinweise liefern, anhand derer eine Marketing- oder Vertriebsorganisation die Absicht beurteilen kann.
• Wie haben sie auf Umfragen, Quiz und andere interaktive Elemente reagiert?
  • Zeigt Engagement an und könnte BANT (Budget, Autorität, Bedarf, Timing) anzeigen, wenn Fragen dazu geschrieben werden.
• Mit welchen On-Demand-Erlebnissen beschäftigen sich die Teilnehmer? Was laden sie herunter oder teilen sie mit ihren Kollegen?
  • Die Suche nach zusätzlichen Ressourcen ist ebenfalls ein Hinweis auf Engagement.

Wesentliche Elemente digitaler Events

Organisatoren digitaler Veranstaltungen verwenden normalerweise eine Vielzahl von Anwendungen, um die Benutzererfahrung zu erstellen. Diese Anwendungen können in DEPs enthalten sein oder mithilfe von Punktlösungen zusammengestellt werden, um einen digitalen Ereignisstapel zu erstellen. Hier sind einige wesentliche Komponenten beider Konstruktionen.

Agenda-Management

Organisatoren digitaler Events beginnen in der Regel mit der Entwicklung einer Agenda. Je nach Art der Veranstaltung kann die Agenda einen Bruchteil eines Tages oder mehrere Tage umfassen. Unter der Annahme, dass es eine Echtzeitkomponente gibt, kann die Agenda mehrere Sitzungs-„Tracks“ enthalten, die gleichzeitig ablaufen, sodass die Teilnehmer zwischen Sitzungen wählen können, um ihre Erfahrungen anzupassen.

In einigen Fällen verwalten auch die Teilnehmer Tagesordnungen und erstellen ihren eigenen Sitzungskalender, an dem sie teilnehmen möchten, entweder von Grund auf neu oder mit einem vom Veranstalter erstellten Reiseplan.

Die Agendaplanung kann E-Mail-Erinnerungen oder Benachrichtigungen beinhalten, die die Teilnehmer an die Inhalte erinnern, die sie konsumieren möchten. Die personalisierte Agenda eines Teilnehmers kann als Eingang zu den stattfindenden Sitzungen dienen und Zugriff auf On-Demand-Wiederholungen oder zusätzliche Funktionen bieten, die das Haupterlebnis erweitern.

Event-Marketing

Die Agenda dient auch als wichtiges Marketinginstrument, um Teilnehmer anzuziehen und sie dazu zu verleiten, sich für die Veranstaltung anzumelden. Zusätzlich zu bezahlten Medienplatzierungen verwenden Organisatoren E-Mail-Listen, die bei früheren Veranstaltungen oder auf andere Weise gesammelt wurden. Sobald ein Besucher die Tagesordnung eingesehen hat, können die Organisatoren ihn bitten, seine E-Mail-Adresse anzugeben, um zusätzliche Informationen oder vielleicht einen Rabatt auf die Registrierung zu erhalten (falls für die Teilnahme an der Veranstaltung eine Gebühr erhoben wird).

Die Organisatoren können auch per E-Mail mit den angemeldeten Personen kommunizieren, wenn das Datum der Veranstaltung näher rückt – eine besonders wichtige Taktik, wenn die Registrierung kostenlos ist, da jemand, der keine finanzielle Verpflichtung eingegangen ist, mit größerer Wahrscheinlichkeit nicht erscheint.

Registrierung und Zahlungsabwicklung

Die Registrierung ist eines der Schlüsselelemente für die Erstellung einer erfolgreichen digitalen Veranstaltung. Organisatoren sammeln Kontaktinformationen und Antworten auf Fragen, die auf eine Kaufabsicht hindeuten. Teilnehmerkonten können bei der Registrierung erstellt werden, es sei denn, sie wurden von einer früheren Veranstaltung erstellt und gespeichert.

Die Organisatoren können während der Registrierung auch Zahlungen von den Teilnehmern einziehen, während sie Rednern, Mitarbeitern und anderen Methoden zur kostenlosen oder ermäßigten Registrierung zur Verfügung stellen.

Video Produktion

Der „Goldstandard“ für digitale Veranstaltungen sind Videoinhalte, ob live gestreamt oder aufgezeichnet, live oder auf Abruf angesehen.

Live-Veranstaltungen, wie der digitale Teil einer Hybridkonferenz, sind technisch am anspruchsvollsten und erfordern, dass die Mitarbeiter zwischen Kameras und Ansichten wechseln – beispielsweise Nahaufnahmen eines von mehreren Rednern oder eine Vollbildansicht eines Dia-Decks oder Videos.

Vorab aufgezeichnete Inhalte sind einfacher zu verwalten, da sie im Laufe der Zeit mit mehreren Arten von Software erstellt und bearbeitet werden können, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Die Postproduktion erhöht jedoch die Zeit, die zum Erstellen von Präsentationen erforderlich ist.

Marken- und Sponsorenportale

Das Äquivalent zum Messestand ist das Sponsorenportal, das besonders wichtig ist, wenn das Geschäftsmodell auf Sponsoring angewiesen ist. Wenn dies der Fall ist, ermöglichen die Organisatoren den Sponsoren, eine gebrandete Microsite zu erstellen, auf der die Teilnehmer Informationen über die Angebote der Sponsoren sammeln und diesen Unternehmen Absichtsdaten zur Verfügung stellen können, um ein effektives Follow-up zu erleichtern.

Datenerfassung, Analyse und Aktivierung

Alle diese Teilnehmerinteraktionen generieren Daten, die auf verschiedene Weise genutzt werden können, zB um verwandte Inhalte oder Erfahrungen vorzuschlagen oder 1:1- oder Gruppen-Networking-Möglichkeiten zu ermöglichen. Daten, die Absicht signalisieren, können verwendet werden, um Rückschlüsse auf den nächsten besten Schritt zu ziehen, um einen Interessenten zu einer Kaufentscheidung zu bewegen.

Organisatoren können feststellen, welche Inhalte am besten ankommen, und dieses Wissen bei der Planung der nächsten Veranstaltung nutzen.

Funktionen zur Teilnehmerbindung

Veranstaltungselemente, die es den Teilnehmern ermöglichen, mit Moderatoren, Sponsoren oder untereinander zu interagieren, sind der Schlüssel zu einem zufriedenstellenden Erlebnis. Dabei kann es sich um Quiz- oder spielähnliche Elemente handeln, die Benutzer vor oder nach der Sitzung oder bei Bedarf aufrufen können. In einer Echtzeitumgebung können die Teilnehmer ermutigt werden, Fragen an die Redner zu stellen oder an Umfragen im Zusammenhang mit dem diskutierten Thema teilzunehmen.

Für Veranstaltungen in bestimmten Kategorien können die Organisatoren sogar immersivere Inhalte bereitstellen, z. B. einen virtuellen Rundgang oder eine Produktvorführung.

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