Ce este o platformă de evenimente digitale și cum te poate ajuta?

Pandemia de COVID a condensat aproape un deceniu de transformare a afacerilor digitale în doar câteva luni. Companiile din fiecare sector s-au străduit să se adapteze la noile realități. Restricțiile de călătorie, mascarea și cerințele de distanțare socială generate de pandemie au obligat companiile B2B să adopte noi modalități de a interacționa cu clienții.

Relațiile dintre companii și furnizorii lor au devenit digitale în ultimii ani, dar până la pandemie, întâlnirile și evenimentele personale au jucat un rol central în interacțiunea cu clienții.

Descărcați Raportul MarTech Intelligence: Platforme de evenimente digitale pentru întreprinderi: Ghid pentru marketer

Marketingul evenimentelor, un pilon al lumii B2B, a fost profund afectat de această schimbare, deoarece mărcile au căutat alternative la sponsorizarea și expunerea la târguri organizate de creatori profesioniști de conținut sau la propriile evenimente pentru clienți și potențiali.

Companiile cu platforme de evenimente digitale (DEP) care au oferit acele experiențe digitale au înregistrat o creștere bruscă a cererii pentru ofertele lor. Clienții au cerut funcții și soluții care au oferit valoarea odată creată la evenimentele în persoană.

Deși este dificil de cuantificat valoarea evenimentelor în persoană pentru marketingul B2B, dovezile anecdotice sugerează că acestea sunt una dintre puținele momente în care sponsorii sau organizatorii de evenimente sunt capabili să implice mai multe persoane dintr-un grup de cumpărare B2B în timp real, oferind o oportunitate unică. .

Aproape o treime (31%) dintre agenții de marketing de evenimente chestionați în 2018 au declarat că evenimentele live sunt cel mai eficient canal de marketing al lor, depășind marketingul de conținut, marketingul prin e-mail și multe alte categorii, potrivit unui studiu publicat de compania de software de management de evenimente Bizzabo.

Deși au loc evenimente în persoană, majoritatea experților sunt de acord că evenimentele virtuale vor rămâne un canal important. Ei menționează capacitatea evenimentelor digitale de a implica publicuri diferite din punct de vedere geografic într-un mod mult mai rentabil decât evenimentele în persoană.

Acest interes continuu pentru evenimentele digitale stimulează cheltuielile pentru software-ul de management al evenimentelor la nivel global să crească de la 6,56 miliarde USD în 2022 la 11,75 miliarde USD în 2026, o rată de creștere anuală compusă de 15,7%, potrivit Business Research Company.

Ce este o platformă de evenimente digitale?

Platformele de evenimente digitale permit agenților de marketing și organizatorilor de evenimente să planifice, să livreze și să măsoare rezultatele experiențelor de evenimente digitale care servesc audiențe distribuite geografic în direct sau prezentări la cerere.

Caracteristicile DEP includ gestionarea agendei și a înregistrărilor, livrarea de programare bazată pe video, interactivitate pentru public și sponsori și analize pentru a înțelege implicarea și a informa activitățile ulterioare.

Punctele forte și punctele slabe ale unei anumite platforme pot fi afectate de scopul pentru care a fost creată. De exemplu, este posibil ca o platformă să fi fost dezvoltată inițial pentru evenimente în persoană, în timp ce alta a început cu evenimentele digitale.

Ambele pot avea caracteristici adăugate produselor lor pentru a se potrivi nevoilor suplimentare ale utilizatorilor – prima adăugând capabilități pentru evenimente digitale și a doua adăugând pe cele în persoană – ei pot (sau nu) să fie încă cei mai puternici în zona de focalizare inițială.

Creșterea hibridului și provocările care îi însoțesc

COVID trece de la pandemie la endemică în multe părți ale lumii. Evenimentele în persoană revin, dar, în multe cazuri, organizatorii aleg să păstreze un element digital. Denumite evenimente hibride, acestea implică unii participanți care participă personal, în timp ce alții se bucură de o experiență digitală. În aceste cazuri, experiențele participanților în persoană pot fi îmbunătățite cu funcționalitatea DEP care facilitează implicarea înainte, în timpul și după programul principal și adaugă posibilitatea de a vizualiza sesiunile la cerere.

Este important de menționat, totuși, că evenimentele hibride reprezintă provocări speciale pentru organizatorii de evenimente. Crearea unei experiențe digitale captivante necesită mult mai mult decât configurarea unei camere statice în fața unei scene la un eveniment în persoană.

„...Pentru ca o persoană (individ) să aloce timp și uneori cu o taxă, conținutul ar fi mai bine să fie convingător și să nu fie doar o versiune de eveniment „televizată” a scenei, participanților și prezentărilor tale”, a scris consultantul pentru evenimente Bob Mitchell într-o postare pe LinkedIn . „Cu excepția rară a unui Hamilton pe Disney+, există un motiv pentru care emisiunile live de la Broadway înregistrate și apoi afișate pe ecran nu au avut niciodată un succes cu adevărat – se pierde mult în traducerea într-un mediu diferit.”

Streamingul video în direct, fie în combinație cu o emisiune în persoană, fie doar digital, prezintă provocări tehnice și operaționale pe care organizatorii trebuie să fie echipați pentru a le gestiona, atât din punct de vedere al personalului, cât și al echipamentului.

Sunt datele, prostule.

Evenimentele digitale și omologii lor hibridi sunt și probabil vor continua să fie pilonii de bază ai marketingului B2B. Organizatorii, sponsorii și publicul sunt acum familiarizați cu beneficiile lor: comoditate, eficiență, cost relativ scăzut și capacitatea de a aduna vorbitori și audiențe din întreaga lume.

Dar datele privind intențiile produse de participanții la evenimente digitale sunt cele care îi deosebesc de omologii lor IRL. Aceste date sunt un produs secundar al participării participanților la evenimente digitale. Inteligența obținută din aceste informații poate fi folosită în diferite moduri de către expozanți și organizatori, în funcție de modelul de afaceri al evenimentului.

De exemplu:

• La ce sesiuni au participat?
  • Indică interes pentru un subiect sau produs/serviciu.
• Câte dintre sesiuni urmăresc ei de fapt? Dacă conținutul poate fi decalat, când îl vizionează?
  • Demonstrează nivelul de interes. Participantul răsfoiește întâmplător sau este foarte interesat?
• Își pun întrebări? Dacă da, ce întrebări?
  • Întrebările pot oferi indicii care permit unei organizații de marketing sau vânzări să judece intenția.
• Cum au răspuns la sondaje, chestionare și alte elemente interactive?
  • Indică implicarea și poate indica BANT (buget, autoritate, nevoie, calendar) dacă sunt scrise întrebări pentru a face acest lucru.
• Cu ce ​​experiențe la cerere se implică participanții? Ce descarcă sau ce distribuie colegilor?
  • Căutarea de resurse suplimentare este, de asemenea, un indiciu al angajamentului.

Elemente esențiale ale evenimentelor digitale

Organizatorii de evenimente digitale folosesc de obicei o varietate de aplicații pentru a crea experiența utilizatorului. Aceste aplicații pot fi incluse în DEP-uri sau pot fi asamblate folosind soluții punctuale pentru a crea o stivă de evenimente digitale. Iată câteva componente esențiale ale fiecărei construcții.

Managementul agendei

Organizatorii de evenimente digitale încep de obicei prin a dezvolta o agendă. În funcție de tipul de eveniment, agenda poate acoperi o fracțiune de zi sau mai multe zile. Presupunând că există o componentă în timp real, agenda poate să includă mai multe „piste” de sesiune care rulează simultan, permițând participanților să aleagă între sesiuni pentru a-și personaliza experiențele.

În unele cazuri, participanții, de asemenea, gestionează agende, creându-și propriul calendar de sesiuni la care intenționează să participe, fie pornind de la zero, fie un itinerar sugerat creat de organizatorul evenimentului.

Planificarea agendei poate include mementouri prin e-mail sau notificări care reamintesc participanților de conținutul pe care doresc să-l consume. Agenda personalizată a unui participant poate servi drept ușă către sesiunile pe măsură ce au loc și poate oferi acces la reluări la cerere sau la caracteristici suplimentare care sporesc experiența principală.

Marketing de evenimente

Agenda servește, de asemenea, ca un instrument de marketing important, atrăgând participanții și atragându-i să se înregistreze la eveniment. Pe lângă plasările media plătite, organizatorii folosesc liste de e-mail adunate la evenimentele anterioare sau prin alte mijloace. Odată ce un vizitator vizualizează agenda, organizatorii le pot cere să furnizeze adresa lor de e-mail pentru a primi informații suplimentare sau, poate, o reducere la înregistrare (dacă există o taxă pentru a participa la eveniment).

De asemenea, organizatorii pot comunica cu înscrișii prin e-mail pe măsură ce se apropie data evenimentului - o tactică deosebit de importantă dacă înregistrarea este gratuită, deoarece cineva care nu și-a asumat un angajament financiar este mai probabil să nu se prezinte.

Procesarea inregistrarii si platilor

Înregistrarea este unul dintre elementele cheie ale producerii unui eveniment digital de succes. Organizatorii adună informații de contact și răspunsuri la întrebări care indică intenția de a cumpăra. Conturile de participanți pot fi create la înregistrare, cu excepția cazului în care au fost create și stocate dintr-un eveniment anterior.

De asemenea, organizatorii pot colecta plăți de la participanți în timpul înregistrării, oferind în același timp vorbitorilor, personalului și altora metode de înregistrare gratuită sau la tarife reduse.

Producție video

„Standardul de aur” pentru evenimentele digitale este conținutul video, indiferent dacă este transmis în direct sau preînregistrat, vizionat live sau la cerere.

Evenimentele live, cum ar fi partea digitală a unei conferințe hibride, sunt cele mai dificile din punct de vedere tehnic și necesită ca angajații să comute între camere și vizualizări - prim-planuri ale unuia dintre mai mulți vorbitori, de exemplu, sau o vizualizare pe ecran complet a unui diapozitiv. sau video.

Conținutul preînregistrat este mai ușor de gestionat, deoarece poate fi creat și editat în timp folosind mai multe tipuri de software pentru a obține rezultatul dorit. Cu toate acestea, post-producția crește timpul necesar pentru a crea prezentări.

Portaluri de brand și sponsor

Echivalentul unui stand de expoziție este portalul sponsorilor, care este deosebit de important atunci când modelul de afaceri se bazează pe sponsorizare. Atunci când este cazul, organizatorii le permit sponsorilor să creeze un microsite de marcă unde participanții pot aduna informații despre ofertele sponsorilor și pot oferi acelor companii date despre intenții pentru a facilita o urmărire eficientă.

Colectarea, analiza și activarea datelor

Toate aceste interacțiuni ale participanților generează date care pot fi valorificate în diferite moduri, de exemplu, pentru a sugera conținut sau experiențe conexe sau pentru a facilita oportunități de rețea 1:1 sau de grup. Datele care semnalează intenția pot fi folosite pentru a trage concluzii despre următorul pas cel mai bun pentru a muta un prospect către o decizie de cumpărare.

Organizatorii pot determina ce conținut a rezonat cel mai bine și pot folosi aceste cunoștințe în planificarea următorului eveniment.

Funcții de implicare a participanților

Elementele evenimentului care permit participanților să interacționeze, fie cu prezentatori, sponsori sau între ei, sunt cheia pentru a oferi o experiență satisfăcătoare. Acestea pot implica chestionare sau elemente precum jocuri pe care utilizatorii le pot apela înainte sau după sesiune sau la cerere. Într-un cadru în timp real, participanții pot fi încurajați să trimită întrebări pentru vorbitori sau să răspundă la sondaje legate de subiectul discutat.

Pentru evenimente din anumite categorii, organizatorii ar putea oferi chiar conținut mai captivant, cum ar fi o prezentare virtuală sau o demonstrație a produsului.

Descărcați Raportul MarTech Intelligence: Platforme de evenimente digitale pentru întreprinderi: Ghid pentru marketer