Apa itu platform acara digital dan bagaimana itu bisa membantu Anda?

Pandemi COVID meringkas hampir satu dekade transformasi bisnis digital menjadi hanya beberapa bulan. Perusahaan di setiap sektor bergegas untuk beradaptasi dengan realitas baru. Pembatasan perjalanan, penyembunyian, dan persyaratan jarak sosial yang ditimbulkan oleh pandemi memaksa perusahaan B2B untuk mengadopsi cara baru untuk terlibat dengan pelanggan.

Hubungan antara bisnis dan pemasok mereka menjadi tren digital dalam beberapa tahun terakhir, tetapi hingga pandemi, pertemuan dan acara tatap muka memainkan peran sentral dalam terlibat dengan pelanggan.

Unduh Laporan Intelijen MarTech: Platform Acara Digital Perusahaan: Panduan Pemasar

Pemasaran acara, andalan dunia B2B, sangat terpengaruh oleh perubahan ini karena merek mencari alternatif untuk mensponsori dan memamerkan di pameran dagang yang diselenggarakan oleh pembuat konten profesional atau acara mereka sendiri untuk pelanggan dan prospek.

Perusahaan platform acara digital (DEP) yang menyampaikan pengalaman digital tersebut melihat lonjakan permintaan yang tiba-tiba untuk penawaran mereka. Pelanggan menuntut fitur dan solusi yang memberikan nilai setelah dibuat di acara tatap muka.

Meskipun sulit untuk mengukur nilai acara tatap muka untuk pemasaran B2B, bukti anekdot menunjukkan bahwa mereka adalah salah satu dari beberapa kali sponsor atau penyelenggara acara dapat melibatkan banyak orang dalam grup pembelian B2B secara real-time, memberikan peluang unik .

Hampir sepertiga (31%) pemasar acara yang disurvei pada 2018 mengatakan acara langsung adalah saluran pemasaran tunggal mereka yang paling efektif, mengalahkan pemasaran konten, pemasaran email, dan banyak kategori lainnya, menurut sebuah studi yang dirilis oleh perusahaan perangkat lunak manajemen acara Bizzabo.

Meskipun acara tatap muka sedang berlangsung, sebagian besar ahli setuju bahwa acara virtual akan tetap menjadi saluran penting. Mereka mengutip kemampuan acara digital untuk melibatkan audiens yang berbeda secara geografis dengan cara yang jauh lebih hemat biaya daripada acara tatap muka.

Minat yang berkelanjutan pada acara digital ini memacu pengeluaran untuk perangkat lunak manajemen acara secara global untuk tumbuh dari $6,56 miliar pada tahun 2022 menjadi $11,75 miliar pada tahun 2026, tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 15,7%, menurut Business Research Company.

Apa itu platform acara digital?

Platform acara digital memungkinkan pemasar dan penyelenggara acara untuk merencanakan, menyampaikan, dan mengukur hasil pengalaman acara digital yang melayani audiens yang tersebar secara geografis, presentasi langsung atau sesuai permintaan.

Fitur DEP termasuk agenda dan manajemen pendaftaran, penyampaian program berbasis video, interaktivitas untuk audiens dan sponsor, dan analitik untuk memahami keterlibatan dan menginformasikan kegiatan tindak lanjut.

Kekuatan dan kelemahan platform tertentu dapat dipengaruhi oleh tujuan pembuatannya. Misalnya, satu platform mungkin awalnya dikembangkan untuk acara tatap muka, sementara yang lain dimulai dengan acara digital sebagai fokusnya.

Keduanya mungkin telah menambahkan fitur ke produk mereka untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna tambahan — yang pertama menambahkan kemampuan untuk acara digital dan yang kedua menambahkannya untuk tatap muka — mereka mungkin (atau mungkin tidak) masih menjadi yang terkuat di area fokus aslinya.

Munculnya hybrid dan tantangan yang menyertainya

COVID sedang bertransisi dari pandemi menjadi endemik di banyak bagian dunia. Acara tatap muka kembali, tetapi, dalam banyak kasus, penyelenggara memilih untuk mempertahankan elemen digital. Disebut acara hybrid, ini melibatkan beberapa peserta yang berpartisipasi secara langsung sementara yang lain menikmati pengalaman digital. Dalam kasus ini, pengalaman peserta secara langsung dapat ditambah dengan fungsionalitas DEP yang memfasilitasi keterlibatan sebelum, selama dan setelah program utama, dan menambahkan kemampuan untuk melihat sesi sesuai permintaan.

Penting untuk dicatat, bagaimanapun, bahwa acara hibrida menimbulkan tantangan khusus bagi penyelenggara acara. Menciptakan pengalaman digital yang menarik membutuhkan lebih dari sekadar menyiapkan kamera statis di depan panggung pada acara tatap muka.

“… Bagi seseorang yang meluangkan waktu dan terkadang dengan biaya, kontennya lebih baik menarik dan bukan hanya versi acara 'televisi' dari panggung, peserta, dan presentasi Anda,” tulis konsultan acara Bob Mitchell dalam posting LinkedIn . “Dengan pengecualian yang jarang dari Hamilton di Disney+, ada alasan mengapa pertunjukan Broadway langsung direkam dan kemudian ditampilkan di layar tidak pernah benar-benar berhasil — banyak yang hilang dalam terjemahan ke media yang berbeda.”

Video streaming langsung, baik dalam hubungannya dengan pertunjukan langsung atau hanya digital, menimbulkan tantangan teknis dan operasional yang harus dilengkapi oleh penyelenggara untuk ditangani, baik dari perspektif staf maupun peralatan.

Ini datanya, bodoh.

Acara digital dan rekan-rekan hibrida mereka, dan kemungkinan besar akan terus menjadi, kunci pemasaran B2B. Penyelenggara, sponsor, dan audiens sekarang sudah familiar dengan keuntungan mereka: kenyamanan, efektivitas, biaya yang relatif rendah, dan kemampuan untuk mengumpulkan pembicara dan audiens dari seluruh dunia.

Tapi itu adalah data niat yang dihasilkan oleh peserta acara digital yang membedakan mereka dari rekan-rekan IRL mereka. Data ini adalah produk sampingan dari partisipasi peserta dalam acara digital. Kecerdasan yang diperoleh dari informasi ini dapat digunakan dengan cara yang berbeda oleh peserta pameran dan penyelenggara, tergantung pada model bisnis acara tersebut.

Sebagai contoh:

• Sesi apa yang mereka hadiri?
  • Menunjukkan minat pada topik atau produk/layanan.
• Berapa banyak sesi yang benar-benar mereka tonton? Jika konten dapat diubah waktu, kapan mereka menontonnya?
  • Menunjukkan tingkat minat. Apakah peserta dengan santai membolak-balik, atau apakah mereka sangat tertarik?
• Apakah mereka mengajukan pertanyaan? Jika demikian, pertanyaan apa?
  • Pertanyaan mungkin menawarkan petunjuk yang memungkinkan organisasi pemasaran atau penjualan untuk menilai niat.
• Bagaimana mereka menanggapi polling, kuis, dan elemen interaktif lainnya?
  • Menunjukkan keterlibatan, dan dapat menunjukkan BANT (anggaran, wewenang, kebutuhan, waktu) jika pertanyaan ditulis untuk melakukannya.
• Pengalaman sesuai permintaan apa yang melibatkan peserta? Apa yang mereka unduh atau bagikan dengan kolega mereka?
  • Mencari sumber daya tambahan juga merupakan indikasi keterlibatan.

Elemen penting dari acara digital

Penyelenggara acara digital biasanya menggunakan berbagai aplikasi untuk menciptakan pengalaman pengguna. Aplikasi ini dapat disertakan dalam DEP, atau dirakit menggunakan solusi titik untuk membuat tumpukan peristiwa digital. Berikut adalah beberapa komponen penting dari kedua konstruksi.

Manajemen agenda

Penyelenggara acara digital biasanya mulai dengan mengembangkan agenda. Tergantung pada jenis acara, agenda dapat mencakup sebagian kecil dari satu hari atau beberapa hari. Dengan asumsi ada komponen real-time, agenda mungkin menampilkan beberapa sesi "trek" yang berjalan secara bersamaan, memungkinkan peserta untuk memilih antara sesi untuk menyesuaikan pengalaman mereka.

Dalam beberapa kasus, peserta juga mengelola agenda, membuat kalender sesi mereka sendiri yang ingin mereka hadiri, baik mulai dari awal atau rencana perjalanan yang disarankan yang dibuat oleh penyelenggara acara.

Perencanaan agenda dapat menyertakan pengingat email atau pemberitahuan yang mengingatkan peserta tentang konten yang ingin mereka konsumsi. Agenda pribadi peserta dapat berfungsi sebagai pintu masuk ke sesi saat berlangsung dan dapat memberikan akses ke tayangan ulang sesuai permintaan atau fitur tambahan yang menambah pengalaman utama.

Pemasaran acara

Agenda juga berfungsi sebagai alat pemasaran yang penting, menarik peserta dan membujuk mereka untuk mendaftar ke acara tersebut. Selain penempatan media berbayar, penyelenggara menggunakan daftar email yang dikumpulkan di acara sebelumnya atau melalui cara lain. Setelah pengunjung melihat agenda, penyelenggara dapat meminta mereka untuk memberikan alamat email mereka untuk menerima informasi tambahan atau, mungkin, diskon pendaftaran (jika ada biaya untuk menghadiri acara tersebut).

Penyelenggara juga dapat berkomunikasi dengan pendaftar melalui email saat tanggal acara semakin dekat — taktik yang sangat penting jika pendaftaran gratis, karena seseorang yang belum membuat komitmen keuangan cenderung tidak hadir.

Pendaftaran dan proses pembayaran

Pendaftaran adalah salah satu elemen kunci untuk menghasilkan acara digital yang sukses. Penyelenggara mengumpulkan informasi kontak dan jawaban atas pertanyaan yang menunjukkan niat untuk membeli. Akun peserta dapat dibuat dalam pendaftaran, kecuali jika dibuat dan disimpan dari acara sebelumnya.

Penyelenggara juga dapat mengumpulkan pembayaran dari peserta selama pendaftaran, sambil memberikan metode kepada pembicara, staf, dan lainnya untuk mendaftar secara gratis atau dengan harga diskon.

Produksi video

“Standar emas” untuk acara digital adalah konten video, baik yang disiarkan langsung atau direkam sebelumnya, ditonton langsung, atau sesuai permintaan.

Acara langsung, seperti bagian digital dari konferensi hibrid, adalah yang paling menantang secara teknis dan mengharuskan staf untuk beralih antara kamera dan tampilan — misalnya, close-up salah satu dari beberapa pembicara, atau tampilan layar penuh dari dek slide atau video.

Konten yang direkam sebelumnya lebih mudah dikelola karena dapat dibuat dan diedit dari waktu ke waktu menggunakan berbagai jenis perangkat lunak untuk mencapai hasil yang diinginkan. Namun, pasca produksi menambah waktu yang dibutuhkan untuk membuat presentasi.

Portal merek dan sponsor

Setara dengan stan pameran dagang adalah portal sponsor, yang sangat penting ketika model bisnis bergantung pada sponsor. Jika demikian, penyelenggara memungkinkan sponsor untuk membuat situs mikro bermerek di mana peserta dapat mengumpulkan informasi tentang penawaran sponsor dan memberikan data niat kepada bisnis tersebut untuk memfasilitasi tindak lanjut yang efektif.

Pengumpulan, analisis, dan aktivasi data

Semua interaksi peserta ini menghasilkan data yang dapat dimanfaatkan dengan berbagai cara, misalnya, untuk menyarankan konten atau pengalaman terkait atau memfasilitasi peluang jaringan 1:1 atau grup. Data yang menandakan niat dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang langkah terbaik berikutnya untuk menggerakkan prospek menuju keputusan pembelian.

Penyelenggara dapat menentukan konten apa yang paling sesuai dan menggunakan pengetahuan itu dalam merencanakan acara berikutnya.

Fitur keterlibatan peserta

Elemen acara yang memungkinkan peserta untuk berinteraksi, baik dengan penyaji, sponsor, atau satu sama lain, adalah kunci untuk memberikan pengalaman yang memuaskan. Ini dapat melibatkan kuis atau game seperti elemen yang dapat dipanggil pengguna sebelum atau sesudah sesi atau sesuai permintaan. Dalam pengaturan waktu nyata, peserta dapat didorong untuk mengajukan pertanyaan untuk pembicara atau menanggapi jajak pendapat yang terkait dengan topik yang sedang dibahas.

Untuk acara dalam kategori tertentu, penyelenggara bahkan mungkin menyediakan konten yang lebih imersif, seperti walk-through virtual atau demonstrasi produk.

Unduh Laporan Intelijen MarTech: Platform Acara Digital Perusahaan: Panduan Pemasar