O que é uma plataforma de eventos digitais e como ela pode te ajudar?

A pandemia do COVID condensou quase uma década de transformação de negócios digitais em apenas alguns meses. Empresas de todos os setores lutaram para se adaptar às novas realidades. Restrições de viagem, máscaras e requisitos de distanciamento social gerados pela pandemia obrigaram as empresas B2B a adotar novas maneiras de se envolver com os clientes.

As relações entre as empresas e seus fornecedores tiveram uma tendência digital nos últimos anos, mas até a pandemia, reuniões e eventos presenciais desempenhavam um papel central no envolvimento com os clientes.

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O marketing de eventos, um dos pilares do mundo B2B, foi profundamente impactado por essa mudança, pois as marcas buscaram alternativas para patrocinar e expor em feiras organizadas por criadores de conteúdo profissionais ou em seus próprios eventos para clientes e prospects.

As empresas de plataforma de eventos digitais (DEP) que entregaram essas experiências digitais viram um aumento repentino na demanda por suas ofertas. Os clientes clamavam por recursos e soluções que entregassem o valor uma vez criado em eventos presenciais.

Embora seja difícil quantificar o valor dos eventos presenciais para o marketing B2B, evidências anedóticas sugerem que eles são uma das poucas vezes em que patrocinadores ou organizadores de eventos conseguem envolver várias pessoas em um grupo de compras B2B em tempo real, proporcionando uma oportunidade única .

Quase um terço (31%) dos profissionais de marketing de eventos pesquisados ​​em 2018 disseram que os eventos ao vivo eram seu canal de marketing mais eficaz, superando o marketing de conteúdo, email marketing e muitas outras categorias, de acordo com um estudo divulgado pela empresa de software de gerenciamento de eventos Bizzabo.

Embora os eventos presenciais estejam ocorrendo, a maioria dos especialistas concorda que os eventos virtuais continuarão sendo um canal importante. Eles citam a capacidade dos eventos digitais de envolver públicos geograficamente díspares de uma maneira muito mais econômica do que os eventos presenciais.

Esse interesse contínuo em eventos digitais está estimulando os gastos com software de gerenciamento de eventos globalmente a crescer de US$ 6,56 bilhões em 2022 para US$ 11,75 bilhões em 2026, uma taxa de crescimento anual composta de 15,7%, de acordo com a Business Research Company.

O que é uma plataforma de eventos digitais?

As plataformas de eventos digitais permitem que os profissionais de marketing e organizadores de eventos planejem, entreguem e avaliem os resultados de experiências de eventos digitais que atendem a audiências geograficamente distribuídas ao vivo ou apresentações sob demanda.

Os recursos dos DEPs incluem gerenciamento de agenda e registro, entrega de programação baseada em vídeo, interatividade para públicos e patrocinadores e análises para entender o engajamento e informar as atividades de acompanhamento.

Os pontos fortes e fracos de uma determinada plataforma podem ser afetados pela finalidade para a qual ela foi criada. Por exemplo, uma plataforma pode ter sido originalmente desenvolvida para eventos presenciais, enquanto outra começou com eventos digitais como foco.

Ambos podem ter adicionado recursos a seus produtos para acomodar as necessidades de usuários adicionais - o primeiro adicionando recursos para eventos digitais e o segundo adicionando recursos para eventos presenciais - eles podem (ou não) ainda ser mais fortes na área de seu foco original.

A ascensão do híbrido e os desafios que o acompanham

A COVID está passando de pandemia para endêmica em muitas partes do mundo. Os eventos presenciais estão voltando, mas, em muitos casos, os organizadores estão optando por manter um elemento digital. Chamados de eventos híbridos, envolvem alguns participantes participando pessoalmente enquanto outros desfrutam de uma experiência digital. Nesses casos, as experiências dos participantes presenciais podem ser aumentadas com a funcionalidade DEP que facilita o envolvimento antes, durante e depois do programa principal e adiciona a capacidade de visualizar as sessões sob demanda.

É importante notar, no entanto, que os eventos híbridos representam desafios especiais para os organizadores de eventos. Criar uma experiência digital envolvente requer muito mais do que configurar uma câmera estática na frente de um palco em um evento presencial.

“…Para um indivíduo dedicar tempo e às vezes com uma taxa, é melhor que o conteúdo seja atraente e não apenas uma versão de evento 'televisado' de seu palco, participantes e apresentações”, escreveu o consultor de eventos Bob Mitchell em um post no LinkedIn . “Com a rara exceção de um Hamilton no Disney+, há uma razão pela qual os shows ao vivo da Broadway gravados em vídeo e depois exibidos em uma tela nunca foram realmente bem-sucedidos – muito se perde na tradução para um meio diferente.”

A transmissão de vídeo ao vivo, seja em conjunto com um show presencial ou apenas digital, apresenta desafios técnicos e operacionais que os organizadores devem estar preparados para lidar, tanto do ponto de vista da equipe quanto do equipamento.

São os dados, estúpido.

Os eventos digitais e suas contrapartes híbridas são, e provavelmente continuarão a ser, pilares do marketing B2B. Organizadores, patrocinadores e público agora estão familiarizados com seus benefícios: conveniência, eficácia, custo relativamente baixo e a capacidade de reunir palestrantes e públicos de todo o mundo.

Mas são os dados de intenção produzidos pelos participantes de eventos digitais que os diferenciam de suas contrapartes na vida real. Esses dados são um subproduto da participação dos participantes em eventos digitais. A inteligência obtida a partir dessas informações pode ser utilizada de diversas formas por expositores e organizadores, dependendo do modelo de negócios do evento.

Por exemplo:

• Que sessões eles participaram?
  • Indica interesse em um tópico ou produto/serviço.
• Quanto das sessões eles realmente assistem? Se o conteúdo pode ser deslocado no tempo, quando eles o assistem?
  • Demonstra o nível de interesse. O participante está folheando casualmente ou está muito interessado?
• Eles fazem perguntas? Se sim, quais perguntas?
  • As perguntas podem oferecer pistas que permitem que uma organização de marketing ou vendas julgue a intenção.
• Como eles responderam a pesquisas, questionários e outros elementos interativos?
  • Indica envolvimento e pode indicar BANT (orçamento, autoridade, necessidade, tempo) se as perguntas forem escritas para isso.
• Com quais experiências sob demanda os participantes se envolvem? O que eles baixam ou compartilham com seus colegas?
  • A procura de recursos adicionais também é uma indicação de engajamento.

Elementos essenciais de eventos digitais

Os organizadores de eventos digitais normalmente usam uma variedade de aplicativos para criar a experiência do usuário. Esses aplicativos podem ser incluídos em DEPs ou montados usando soluções pontuais para criar uma pilha de eventos digitais. Aqui estão alguns componentes essenciais de qualquer construção.

Gerenciamento de agenda

Os organizadores de eventos digitais normalmente começam desenvolvendo uma agenda. Dependendo do tipo de evento, a agenda pode abranger uma fração de um dia ou vários dias. Supondo que haja um componente em tempo real, a agenda pode apresentar várias “pistas” de sessão que são executadas simultaneamente, permitindo que os participantes escolham entre as sessões para personalizar suas experiências.

Em alguns casos, os participantes também gerenciam as agendas, criando seu próprio calendário de sessões que pretendem participar, seja começando do zero ou um roteiro sugerido criado pelo organizador do evento.

O planejamento da agenda pode incorporar lembretes ou notificações por e-mail que lembram os participantes do conteúdo que desejam consumir. A agenda personalizada de um participante pode servir como porta de entrada para as sessões à medida que elas acontecem e pode fornecer acesso a replays sob demanda ou recursos adicionais que aumentam a experiência principal.

Marketing de Eventos

A agenda também serve como uma importante ferramenta de marketing, atraindo participantes e induzindo-os a se inscreverem no evento. Além das veiculações de mídia paga, os organizadores empregam listas de e-mail reunidas em eventos anteriores ou por outros meios. Assim que um visitante visualizar a agenda, os organizadores podem solicitar que forneçam seu endereço de e-mail para receber informações adicionais ou, talvez, um desconto na inscrição (se houver taxa para participar do evento).

Os organizadores também podem se comunicar com os inscritos por e-mail à medida que a data do evento se aproxima – uma tática especialmente importante se a inscrição for gratuita, porque é mais provável que alguém que não tenha assumido um compromisso financeiro não compareça.

Processamento de cadastro e pagamento

O registro é um dos elementos-chave da produção de um evento digital de sucesso. Os organizadores reúnem informações de contato e respostas a perguntas que indicam a intenção de compra. As contas de participantes podem ser criadas no registro, a menos que tenham sido criadas e armazenadas a partir de um evento anterior.

Os organizadores também podem cobrar os pagamentos dos participantes durante a inscrição, fornecendo aos palestrantes, funcionários e outros métodos de inscrição gratuita ou com desconto.

Produção de vídeo

O “padrão ouro” para eventos digitais é o conteúdo de vídeo, seja transmitido ao vivo ou pré-gravado, assistido ao vivo ou sob demanda.

Eventos ao vivo, como a parte digital de uma conferência híbrida, são os mais desafiadores tecnicamente e exigem que os funcionários alternem entre câmeras e visualizações – close-ups de um dos vários palestrantes, por exemplo, ou uma exibição em tela cheia de um deck de slides ou vídeo.

O conteúdo pré-gravado é mais fácil de gerenciar, pois pode ser criado e editado ao longo do tempo usando vários tipos de software para alcançar o resultado desejado. No entanto, a pós-produção aumenta o tempo necessário para criar apresentações.

Portais de marcas e patrocinadores

O equivalente a um estande de feira é o portal do patrocinador, que é especialmente importante quando o modelo de negócios depende de patrocínio. Quando for esse o caso, os organizadores permitem que os patrocinadores criem um microsite de marca onde os participantes podem reunir informações sobre as ofertas dos patrocinadores e fornecer a essas empresas dados de intenção para facilitar um acompanhamento eficaz.

Coleta, análise e ativação de dados

Todas essas interações dos participantes geram dados que podem ser aproveitados de várias maneiras, por exemplo, para sugerir conteúdo ou experiências relacionadas ou facilitar oportunidades de networking 1:1 ou em grupo. Os dados que sinalizam a intenção podem ser usados ​​para tirar conclusões sobre o próximo melhor passo para levar um cliente em potencial a uma decisão de compra.

Os organizadores podem determinar qual conteúdo ressoou melhor e usar esse conhecimento no planejamento do próximo evento.

Recursos de envolvimento do participante

Elementos do evento que permitem que os participantes interajam, seja com apresentadores, patrocinadores ou entre si, são fundamentais para proporcionar uma experiência satisfatória. Isso pode envolver questionários ou elementos de jogo que os usuários podem chamar antes ou depois da sessão ou sob demanda. Em um ambiente em tempo real, os participantes podem ser incentivados a enviar perguntas para os palestrantes ou responder a pesquisas relacionadas ao tópico em discussão.

Para eventos em determinadas categorias, os organizadores podem até fornecer conteúdo mais imersivo, como um passeio virtual ou demonstração de produtos.

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