¿Qué es una plataforma de eventos digitales y cómo puede ayudarte?

La pandemia de COVID condensó casi una década de transformación del negocio digital en solo unos pocos meses. Las empresas de todos los sectores se apresuraron a adaptarse a las nuevas realidades. Las restricciones de viaje, el uso de máscaras y los requisitos de distanciamiento social generados por la pandemia obligaron a las empresas B2B a adoptar nuevas formas de relacionarse con los clientes.

Las relaciones entre las empresas y sus proveedores se volvieron digitales en los últimos años, pero hasta la pandemia, las reuniones y eventos en persona jugaron un papel central en la interacción con los clientes.

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El marketing de eventos, un pilar del mundo B2B, se vio profundamente afectado por este cambio, ya que las marcas buscaron alternativas al patrocinio y la exhibición en ferias comerciales organizadas por creadores de contenido profesionales o a sus propios eventos para clientes actuales y potenciales.

Las empresas de plataformas de eventos digitales (DEP) que brindaron esas experiencias digitales vieron un aumento repentino en la demanda de sus ofertas. Los clientes clamaban por características y soluciones que ofrecieran el valor una vez creado en eventos presenciales.

Si bien es difícil cuantificar el valor de los eventos en persona para el marketing B2B, la evidencia anecdótica sugiere que son una de las pocas ocasiones en que los patrocinadores u organizadores de eventos pueden involucrar a varias personas dentro de un grupo de compra B2B en tiempo real, brindando una oportunidad única. .

Casi un tercio (31 %) de los especialistas en marketing de eventos encuestados en 2018 dijeron que los eventos en vivo eran su canal de marketing más eficaz, superando al marketing de contenido, al marketing por correo electrónico y a muchas otras categorías, según un estudio publicado por la empresa de software de gestión de eventos Bizzabo.

Aunque se están llevando a cabo eventos en persona, la mayoría de los expertos están de acuerdo en que los eventos virtuales seguirán siendo un canal importante. Citan la capacidad de los eventos digitales para atraer audiencias geográficamente dispares de una manera mucho más rentable que los eventos en persona.

Este interés continuo en los eventos digitales está impulsando el gasto en software de gestión de eventos a nivel mundial para crecer de $ 6560 millones en 2022 a $ 11 750 millones en 2026, una tasa de crecimiento anual compuesta del 15,7 %, según Business Research Company.

¿Qué es una plataforma de eventos digitales?

Las plataformas de eventos digitales permiten a los organizadores y comercializadores de eventos planificar, entregar y medir los resultados de las experiencias de eventos digitales que sirven a audiencias distribuidas geográficamente en vivo o bajo demanda.

Las características de los DEP incluyen gestión de agenda y registro, entrega de programación basada en video, interactividad para audiencias y patrocinadores, y análisis para comprender el compromiso e informar actividades de seguimiento.

Las fortalezas y debilidades de una plataforma en particular pueden verse afectadas por el propósito para el cual fue creada. Por ejemplo, es posible que una plataforma se haya desarrollado originalmente para eventos en persona, mientras que otra comenzó con eventos digitales como enfoque.

Es posible que ambos hayan agregado características a sus productos para adaptarse a las necesidades de los usuarios adicionales: el primero agrega capacidades para eventos digitales y el segundo agrega capacidades en persona; pueden (o no) seguir siendo más fuertes en el área de su enfoque original.

El auge de los híbridos y los desafíos que lo acompañan

COVID está pasando de una pandemia a una endemia en muchas partes del mundo. Los eventos presenciales están regresando, pero, en muchos casos, los organizadores eligen mantener un elemento digital. Llamados eventos híbridos, estos involucran a algunos asistentes que participan en persona mientras que otros disfrutan de una experiencia digital. En estos casos, las experiencias de los asistentes en persona se pueden aumentar con la funcionalidad DEP que facilita la participación antes, durante y después del programa principal, y agrega la capacidad de ver las sesiones a pedido.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los eventos híbridos plantean desafíos especiales para los organizadores de eventos. Crear una experiencia digital atractiva requiere mucho más que configurar una cámara estática frente a un escenario en un evento en persona.

"... Para que una persona comprometa su tiempo y, a veces, con una tarifa, es mejor que el contenido sea convincente y no solo una versión de evento 'televisado' de su escenario, participantes y presentaciones", escribió el consultor de eventos Bob Mitchell en una publicación de LinkedIn. . “Con la rara excepción de un Hamilton en Disney+, hay una razón por la cual los espectáculos de Broadway en vivo grabados en video y luego mostrados en una pantalla nunca [sic] han sido realmente exitosos: se pierde mucho en la traducción a un medio diferente”.

La transmisión de video en vivo, ya sea junto con un espectáculo en persona o solo digital, plantea desafíos técnicos y operativos que los organizadores deben estar equipados para manejar, tanto desde la perspectiva del personal como del equipo.

Son los datos, estúpido.

Los eventos digitales y sus contrapartes híbridas son, y es probable que sigan siendo, piezas clave del marketing B2B. Los organizadores, patrocinadores y audiencias ahora están familiarizados con sus beneficios: conveniencia, efectividad, costo relativamente bajo y la capacidad de reunir oradores y audiencias de todo el mundo.

Pero son los datos de intención producidos por los participantes de eventos digitales los que los distinguen de sus contrapartes IRL. Estos datos son un subproducto de la participación de los asistentes en eventos digitales. La inteligencia obtenida de esta información puede ser utilizada de diferentes maneras por expositores y organizadores, según el modelo de negocio del evento.

Por ejemplo:

• ¿A qué sesiones asistieron?
  • Indica interés en un tema o producto/servicio.
• ¿Cuánto de las sesiones realmente ven? Si el contenido se puede cambiar en el tiempo, ¿cuándo lo ven?
  • Demuestra el nivel de interés. ¿El participante está hojeando casualmente o está muy interesado?
• ¿Hacen preguntas? Si es así, ¿qué preguntas?
  • Las preguntas pueden ofrecer pistas que permitan a una organización de marketing o ventas juzgar la intención.
• ¿Cómo respondieron a las encuestas, cuestionarios y otros elementos interactivos?
  • Indica compromiso y podría indicar BANT (presupuesto, autoridad, necesidad, tiempo) si las preguntas están escritas para hacerlo.
• ¿Con qué experiencias bajo demanda interactúan los asistentes? ¿Qué descargan o comparten con sus colegas?
  • Buscar recursos adicionales también es una indicación de compromiso.

Elementos esenciales de los eventos digitales

Los organizadores de eventos digitales suelen utilizar una variedad de aplicaciones para crear la experiencia del usuario. Estas aplicaciones pueden incluirse en DEP o ensamblarse utilizando soluciones puntuales para crear una pila de eventos digitales. Aquí hay algunos componentes esenciales de cualquiera de las construcciones.

Gestión de agenda

Los organizadores de eventos digitales suelen comenzar por desarrollar una agenda. Dependiendo del tipo de evento, la agenda puede cubrir una fracción de día o varios días. Suponiendo que haya un componente en tiempo real, la agenda puede presentar varias "pistas" de sesiones que se ejecutan simultáneamente, lo que permite a los asistentes elegir entre sesiones para personalizar sus experiencias.

En algunos casos, los asistentes también administran agendas, creando su propio calendario de sesiones a las que pretenden asistir, ya sea comenzando desde cero o un itinerario sugerido creado por el organizador del evento.

La planificación de la agenda puede incorporar recordatorios por correo electrónico o notificaciones que recuerden a los participantes el contenido que desean consumir. La agenda personalizada de un asistente puede servir como puerta de entrada a las sesiones a medida que se llevan a cabo y puede brindar acceso a repeticiones a pedido o funciones adicionales que mejoran la experiencia principal.

Evento de mercadeo

La agenda también sirve como una importante herramienta de marketing, atrayendo a los asistentes e incitándolos a registrarse para el evento. Además de las ubicaciones de medios pagados, los organizadores emplean listas de correo electrónico recopiladas en eventos anteriores o por otros medios. Una vez que un visitante ve la agenda, los organizadores pueden pedirle que proporcione su dirección de correo electrónico para recibir información adicional o, tal vez, un descuento en el registro (si hay una tarifa para asistir al evento).

Los organizadores también pueden comunicarse con los inscritos por correo electrónico a medida que se acerca la fecha del evento, una táctica especialmente importante si el registro es gratuito, porque es más probable que alguien que no haya hecho un compromiso financiero no se presente.

Registro y procesamiento de pagos

El registro es uno de los elementos clave para producir un evento digital exitoso. Los organizadores recopilan información de contacto y respuestas a preguntas que indican la intención de compra. Las cuentas de los asistentes se pueden crear en el registro, a menos que se haya creado y almacenado desde un evento anterior.

Los organizadores también pueden cobrar los pagos de los asistentes durante el registro, al tiempo que brindan a los oradores, al personal y a otras personas métodos para registrarse de forma gratuita o con tarifas reducidas.

Producción de vídeo

El "estándar de oro" para los eventos digitales es el contenido de video, ya sea transmitido en vivo o pregrabado, visto en vivo o bajo demanda.

Los eventos en vivo, como la parte digital de una conferencia híbrida, son los más desafiantes desde el punto de vista técnico y requieren que el personal cambie entre cámaras y vistas: primeros planos de uno de varios oradores, por ejemplo, o una vista de pantalla completa de una plataforma de diapositivas. o vídeo.

El contenido pregrabado es más fácil de administrar, ya que se puede crear y editar con el tiempo utilizando varios tipos de software para lograr el resultado deseado. Sin embargo, la posproducción aumenta el tiempo necesario para crear presentaciones.

Portales de marcas y patrocinadores

El equivalente a un stand de feria comercial es el portal de patrocinadores, que es especialmente importante cuando el modelo comercial depende del patrocinio. Cuando ese es el caso, los organizadores permiten a los patrocinadores crear un micrositio de marca donde los asistentes pueden recopilar información sobre las ofertas de los patrocinadores y proporcionar a esas empresas datos de intención para facilitar un seguimiento efectivo.

Recopilación, análisis y activación de datos

Todas estas interacciones de los asistentes generan datos que se pueden aprovechar de varias maneras, por ejemplo, para sugerir contenido o experiencias relacionadas o facilitar oportunidades de networking 1:1 o grupal. Los datos que señalan la intención se pueden usar para sacar conclusiones sobre el siguiente mejor paso para llevar a un prospecto hacia una decisión de compra.

Los organizadores pueden determinar qué contenido resonó mejor y usar ese conocimiento para planificar el próximo evento.

Funciones de participación de los asistentes

Los elementos del evento que permiten a los asistentes interactuar, ya sea con presentadores, patrocinadores o entre ellos, son clave para brindar una experiencia satisfactoria. Estos pueden incluir cuestionarios o elementos similares a juegos que los usuarios pueden llamar antes o después de la sesión o bajo demanda. En un entorno en tiempo real, se puede alentar a los asistentes a enviar preguntas para los oradores o responder a encuestas relacionadas con el tema que se está discutiendo.

Para eventos en ciertas categorías, los organizadores pueden incluso proporcionar contenido más inmersivo, como un recorrido virtual o una demostración del producto.

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