Qu'est-ce qu'une plateforme d'événements numériques et comment peut-elle vous aider ?

La pandémie de COVID a condensé près d'une décennie de transformation numérique des entreprises en quelques mois seulement. Les entreprises de tous les secteurs se sont efforcées de s'adapter aux nouvelles réalités. Les restrictions de voyage, le masquage et les exigences de distanciation sociale engendrées par la pandémie ont contraint les entreprises B2B à adopter de nouvelles façons de s'engager avec les clients.

Les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs ont évolué vers le numérique ces dernières années, mais jusqu'à la pandémie, les réunions et événements en personne jouaient un rôle central dans l'engagement avec les clients.

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Le marketing événementiel, pilier du monde B2B, a été profondément impacté par cette évolution, les marques cherchant des alternatives au sponsoring et à l'exposition lors de salons professionnels organisés par des créateurs de contenu professionnels ou à leurs propres événements pour clients et prospects.

Les entreprises de plateformes d'événements numériques (DEP) qui ont proposé ces expériences numériques ont vu une augmentation soudaine de la demande pour leurs offres. Les clients réclamaient des fonctionnalités et des solutions qui apportaient la valeur une fois créée lors d'événements en personne.

Bien qu'il soit difficile de quantifier la valeur des événements en personne pour le marketing B2B, des preuves anecdotiques suggèrent qu'ils sont l'une des rares fois où les sponsors ou les organisateurs d'événements sont capables d'engager plusieurs personnes au sein d'un groupe d'achat B2B en temps réel, offrant une opportunité unique. .

Près d'un tiers (31 %) des spécialistes du marketing événementiel interrogés en 2018 ont déclaré que les événements en direct étaient leur canal marketing le plus efficace, battant le marketing de contenu, le marketing par e-mail et de nombreuses autres catégories, selon une étude publiée par la société de logiciels de gestion d'événements Bizzabo.

Bien que des événements en personne aient lieu, la plupart des experts conviennent que les événements virtuels resteront un canal important. Ils citent la capacité des événements numériques à engager des publics géographiquement disparates d'une manière beaucoup plus rentable que les événements en personne.

Cet intérêt continu pour les événements numériques incite les dépenses mondiales en logiciels de gestion d'événements à passer de 6,56 milliards de dollars en 2022 à 11,75 milliards de dollars en 2026, soit un taux de croissance annuel composé de 15,7 %, selon la Business Research Company.

Qu'est-ce qu'une plateforme événementielle digitale ?

Les plates-formes d'événements numériques permettent aux spécialistes du marketing et aux organisateurs d'événements de planifier, de fournir et de mesurer les résultats d'expériences d'événements numériques qui servent des audiences géographiquement dispersées en direct ou des présentations à la demande.

Les fonctionnalités des DEP incluent la gestion de l'agenda et des inscriptions, la diffusion de programmes vidéo, l'interactivité pour le public et les sponsors, et des analyses pour comprendre l'engagement et informer les activités de suivi.

Les forces et les faiblesses d'une plate-forme particulière peuvent être affectées par le but pour lequel elle a été créée. Par exemple, une plate-forme peut avoir été développée à l'origine pour des événements en personne, tandis qu'une autre a commencé avec des événements numériques comme objectif.

Les deux peuvent avoir ajouté des fonctionnalités à leurs produits pour répondre aux besoins supplémentaires des utilisateurs - le premier ajoutant des capacités pour les événements numériques et le second ajoutant celles pour les rencontres en personne - ils peuvent (ou non) être encore plus forts dans le domaine de leur objectif initial.

L'essor de l'hybride et les défis qui l'accompagnent

Le COVID est en train de passer d'une pandémie à une endémie dans de nombreuses régions du monde. Les événements en personne reviennent, mais, dans de nombreux cas, les organisateurs choisissent de conserver un élément numérique. Appelés événements hybrides, ceux-ci impliquent que certains participants participent en personne tandis que d'autres profitent d'une expérience numérique. Dans ces cas, les expériences des participants en personne peuvent être complétées par la fonctionnalité DEP qui facilite l'engagement avant, pendant et après le programme principal, et ajoute la possibilité de visualiser les sessions à la demande.

Il est important de noter, cependant, que les événements hybrides posent des défis particuliers aux organisateurs d'événements. La création d'une expérience numérique attrayante nécessite bien plus que l'installation d'une caméra statique devant une scène lors d'un événement en personne.

"... Pour qu'une ou plusieurs personnes consacrent du temps et parfois moyennant des frais, il vaut mieux que le contenu soit convaincant et ne soit pas simplement une version "télévisée" de votre scène, des participants et des présentations", a écrit le consultant en événements Bob Mitchell dans un article sur LinkedIn. . "À la rare exception d'un Hamilton sur Disney +, il y a une raison pour laquelle les émissions en direct de Broadway enregistrées en vidéo puis diffusées sur un écran n'ont jamais [sic] été vraiment réussies – beaucoup est perdu dans la traduction sur un support différent. "

La diffusion vidéo en direct, qu'elle soit associée à une émission en personne ou uniquement numérique, pose des défis techniques et opérationnels que les organisateurs doivent être équipés pour gérer, tant du point de vue du personnel que de l'équipement.

Ce sont les données, idiot.

Les événements numériques et leurs homologues hybrides sont, et continueront probablement d'être, les piliers du marketing B2B. Les organisateurs, les sponsors et le public connaissent désormais leurs avantages : commodité, efficacité, coût relativement faible et possibilité de rassembler des conférenciers et des publics du monde entier.

Mais ce sont les données d'intention produites par les participants aux événements numériques qui les distinguent de leurs homologues IRL. Ces données sont un sous-produit de la participation des participants à des événements numériques. Les renseignements tirés de ces informations peuvent être utilisés de différentes manières par les exposants et les organisateurs, selon le modèle économique de l'événement.

Par exemple:

• À quelles séances ont-ils assisté ?
  • Indique un intérêt pour un sujet ou un produit/service.
• Combien de sessions regardent-ils réellement ? Si le contenu peut être décalé dans le temps, quand le regarde-t-il ?
  • Démontre le niveau d'intérêt. Le participant feuillette-t-il avec désinvolture ou est-il très intéressé ?
• Posent-ils des questions ? Si oui, quelles questions ?
  • Les questions peuvent offrir des indices qui permettent à une organisation de marketing ou de vente de juger de l'intention.
• Comment ont-ils répondu aux sondages, quiz et autres éléments interactifs ?
  • Indique l'engagement et pourrait indiquer BANT (budget, autorité, besoin, calendrier) si des questions sont écrites pour le faire.
• À quelles expériences à la demande les participants participent-ils ? Que téléchargent-ils ou partagent-ils avec leurs collègues ?
  • La recherche de ressources supplémentaires est également une indication de l'engagement.

Éléments essentiels des événements numériques

Les organisateurs d'événements numériques utilisent généralement une variété d'applications pour créer l'expérience utilisateur. Ces applications peuvent être incluses dans les DEP ou être assemblées à l'aide de solutions ponctuelles pour créer une pile d'événements numériques. Voici quelques composants essentiels de l'une ou l'autre construction.

Gestion de l'agenda

Les organisateurs d'événements numériques commencent généralement par élaborer un programme. Selon le type d'événement, l'ordre du jour peut couvrir une fraction de journée ou plusieurs jours. En supposant qu'il y ait un composant en temps réel, l'ordre du jour peut comporter plusieurs "pistes" de session qui s'exécutent simultanément, permettant aux participants de choisir entre les sessions pour personnaliser leurs expériences.

Dans certains cas, les participants gèrent également les agendas, créant leur propre calendrier des sessions auxquelles ils ont l'intention d'assister, soit en partant de zéro, soit en suggérant un itinéraire créé par l'organisateur de l'événement.

La planification de l'agenda peut incorporer des rappels par e-mail ou des notifications qui rappellent aux participants le contenu qu'ils souhaitent consommer. L'agenda personnalisé d'un participant peut servir de porte d'entrée aux sessions au fur et à mesure qu'elles se déroulent et peut donner accès à des rediffusions à la demande ou à des fonctionnalités supplémentaires qui augmentent l'expérience principale.

Événements marketing

L'ordre du jour sert également d'outil de marketing important, attirant les participants et les incitant à s'inscrire à l'événement. En plus des placements médiatiques payants, les organisateurs utilisent des listes de diffusion recueillies lors d'événements précédents ou par d'autres moyens. Une fois qu'un visiteur a consulté l'agenda, les organisateurs peuvent lui demander de fournir son adresse e-mail pour recevoir des informations supplémentaires ou, peut-être, une réduction sur l'inscription (s'il y a des frais pour assister à l'événement).

Les organisateurs peuvent également communiquer avec les inscrits par e-mail à l'approche de la date de l'événement - une tactique particulièrement importante si l'inscription est gratuite, car une personne qui n'a pas pris d'engagement financier est plus susceptible de ne pas se présenter.

Inscription et traitement des paiements

L'inscription est l'un des éléments clés de la production d'un événement numérique réussi. Les organisateurs recueillent des informations de contact et des réponses aux questions qui indiquent l'intention d'achat. Les comptes des participants peuvent être créés lors de l'inscription, sauf s'ils ont été créés et stockés à partir d'un événement précédent.

Les organisateurs peuvent également collecter les paiements des participants lors de l'inscription, tout en fournissant aux conférenciers, au personnel et à d'autres des méthodes pour s'inscrire gratuitement ou à des tarifs réduits.

Production vidéo

La « norme de référence » pour les événements numériques est le contenu vidéo, qu'il soit diffusé en direct ou préenregistré, regardé en direct ou à la demande.

Les événements en direct, tels que la partie numérique d'une conférence hybride, sont les plus difficiles sur le plan technique et obligent les membres du personnel à basculer entre les caméras et les vues - des gros plans de l'un des nombreux orateurs, par exemple, ou une vue plein écran d'un diaporama ou vidéo.

Le contenu préenregistré est plus facile à gérer car il peut être créé et modifié au fil du temps à l'aide de plusieurs types de logiciels pour obtenir le résultat souhaité. Cependant, la post-production ajoute au temps requis pour créer des présentations.

Portails de marques et de sponsors

L'équivalent d'un stand de salon professionnel est le portail des sponsors, qui est particulièrement important lorsque le modèle commercial repose sur le sponsoring. Lorsque c'est le cas, les organisateurs permettent aux sponsors de créer un microsite de marque où les participants peuvent recueillir des informations sur les offres des sponsors et fournir à ces entreprises des données d'intention pour faciliter un suivi efficace.

Collecte, analyse et activation des données

Toutes ces interactions des participants génèrent des données qui peuvent être exploitées de diverses manières, par exemple, pour suggérer du contenu ou des expériences connexes ou pour faciliter des opportunités de réseautage 1:1 ou de groupe. Les données qui signalent l'intention peuvent être utilisées pour tirer des conclusions sur la prochaine meilleure étape pour amener un prospect vers une décision d'achat.

Les organisateurs peuvent déterminer quel contenu a le mieux résonné et utiliser ces connaissances pour planifier le prochain événement.

Fonctionnalités d'engagement des participants

Les éléments de l'événement qui permettent aux participants d'interagir, que ce soit avec les présentateurs, les sponsors ou entre eux, sont essentiels pour offrir une expérience satisfaisante. Ceux-ci peuvent impliquer des quiz ou des éléments de type jeu que les utilisateurs peuvent appeler avant ou après la session ou à la demande. Dans un cadre en temps réel, les participants peuvent être encouragés à soumettre des questions aux orateurs ou à répondre à des sondages liés au sujet en cours de discussion.

Pour les événements de certaines catégories, les organisateurs peuvent même fournir un contenu plus immersif, comme une visite virtuelle ou une démonstration de produit.

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