応答がない場合のフォローアップメールの書き方

誰かにフォローアップメールを書くことは決して簡単な作業ではありません。 あなたはあなたが言う必要があることを正確に知っているかもしれませんが、それを言葉にすることは決して簡単ではありません。 誰かにメールを送った後、あなたはいつも返事を期待します。 その返事が届かないときは、戦略を立てる時が来たので、この連絡先を失うことはありません。

誰かに2通目のメールに返信させる方法がないと感じたとしても、試すことができることがいくつかあります。 あなたがそれを達成する方法を疑問に思っているなら、言及されたヒントはあなたが良いフォローアップメールを書くあなたのチャンスを増やすのを助けるでしょう。

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1.興味深い件名を選択してください

誰かが電子メールを開いて読むことを決定する主な理由の1つは、その件名が原因です。 ほとんどの場合、退屈であるかどうかにかかわらず、説明的な件名が横に投げられています。 誰もが日常生活の中で自由な時間をほとんど持っておらず、彼らはそれを重要なことに費やしたいだけです。

これがまさに、件名を計画することが重要である理由です。 避ける必要のあることと、しなければならないことがあります。 新しい提案、新しいオファー、またはコラボレーションの可能性のある2回目のチャンスについて書くのは素晴らしいことです。 あなたはうまくいく方法でその人の興味を急上昇させたいです。 あなたがメールで何に対処したいかを彼らに正確に知らせることはそれをより簡単にするでしょう。

同じように、あなたはあなたが保ちたいトーンを考慮する必要があります。 これがビジネス用の電子メールである場合は、専門家であり続け、ビジネスに適した口調を使用する必要があります。 絵文字、感嘆符、および同様の追加は、電子メールの専門的なトーンを取り除きます。

2.受信者をだまそうとしないでください

電子メールに含まれているものについて嘘をつくと、すぐに信頼性と信頼性が低下しているように見えます。 あなたが誰かとコミュニケーションをとるとき、あなたは正直である必要があり、あなたの電子メールを開くように彼らをだまそうとしないでください。 彼らはあなたが不誠実であることに気づいたとき、あなたとのコミュニケーションを完全に断ち切るでしょう。 したがって、フォローアップメールがターゲットに到達することはありません。

たとえば、正しくないものを含む小見出しを作成しないでください。 以前にその人と直接連絡をとったことがない場合は、「最後の連絡に続いて」と言ってメールを開始しないでください。 これは彼らを混乱させ、恐らく動揺させるだけです。

顧客、ビジネスパートナー、およびあなたのビジネスに関係する他の人と取引するときは、誠実であり続ける必要があります。 これにより、一緒に働くすべての人と良好な関係を築き、尊敬されるようになります。

3.新しいメールを最初から作成します

フォローアップメールを送信するときに多くの人が犯しがちなよくある間違いは、新しいメールを最初から作成しないことです。 未回答のまま残されたものとまったく同じ電子メールを送信しても、新しい結果が得られない可能性があります。 前のものと同じように、それも無視されます。

あなたがする必要があるのは、何がうまくいかなかったかを見ることに注意を集中することです。 メールが長すぎたり、疲れすぎていませんか？ 多分あなたはより多くの視聴覚コンテンツまたはより少ない情報を含める必要がありました。 いずれにせよ、これらは常に偶然に起こることであり、それらを理解することによって、フォローアップメールを大幅に改善することができます。

これらの要素を考慮した後、より効果的な戦略をまとめることができます。 これにより、受信者が関心を持つ必要な情報のみを含めることができます。 その結果、今回はメールを開いて読む可能性がはるかに高くなります。

4.フォローアップメールをすぐに送信しないでください

誰かに電子メールを送信した後、再度連絡する前に、常に数日経過する必要があります。 連絡しようとしている人のタイプにもよりますが、48時間から1週間まで待ってから再試行する必要があります。 48時間の待機は、その人または会社に再度連絡する前に、辛抱強く待つ必要があります。

特に連絡が必要な場合は、連絡しようとしている人を困らせてはならないため、これは重要です。 受信トレイに同様のメールがポップアップ表示されるのを見るほど、それを却下する可能性が高くなります。 代わりに、元の件名で元のメッセージを送信してみて、少なくとも48時間待ってから2番目のメッセージを送信する必要があります。

複数の情報源は、あなたがそれらを正しく計時する限り、複数のフォローアップメールを送ることは悪い考えではないことを示しています。 タイミングは、誰かに連絡する際に非常に重要な役割を果たし、前向きな結果を生み出すのに役立ちます。 その人が実際に興味を持っているかどうかを追跡できるように、電子メールの間に十分な時間を置いてください。

5.適切な視聴覚コンテンツを含める

テキストのブロックだけで構成されている単調な電子メールは、本当に退屈なものになる可能性があります。 あなたが真面目なビジネスをしているときでさえ、あなたの電子メールを強化する多くの方法があります。 これにより、あなたに戻ってくる人の数を増やすことができます。 同じ戦術がフォローアップメールにも当てはまります。

視聴覚コンテンツを使用すると、多くの点で役立ちます。 まず第一に、受信者に焦点を合わせたまま、メッセージをはるかに簡単に伝えることができます。 画像やビデオが受信者の注意を引くのに役立つという事実は、このタイプの電子メールにとって非常に重要です。 したがって、視聴覚コンテンツの使用は最優先事項の1つである必要があります。

良いニュースは、あなたがあなたの電子メールに関連するコンテンツを見つけるためのたくさんのオンラインソースがあるということです。 独自のコンテンツを作成してテンプレートや既製の素材を見つける必要があるかどうかにかかわらず、常に何かが利用可能です。 これを頻繁に行う必要がある場合は、グラフィックデザイナーと協力することで、メールの内容を向上させることができます。

6.コンテンツを校正して編集します

書いたコンテンツの校正と編集は、やりたいすべてのビジネス活動にとって重要です。 詐欺師からメールを受け取ったことがある場合は、その理由を確実に理解できます。 違法な企業は、専門家のように見えることを目的としていないため、送信するコンテンツの品質を気にしない傾向があります。 これが、メッセージ全体にスペルや文法の誤りがある理由です。

編集されていないメッセージを誰かに送信すると、その人がそれを真剣に受け止める可能性が大幅に減少します。 あなたはあなたが専門的で信頼できるように見えることを確認する必要があります、そしてよく編集されたコンテンツはあなたがそれを達成するのを助けるでしょう。

GrammarlyやHemmingwayEditorなどのツールを簡単に使用して、多くのトラブルや資金をかけずにこのタスクを実行できます。 さらに、 Subjectoなどのプラットフォームを使用して、プロの作家によって作成された無料のライティングサンプルを収集できます。 これらは、コンテンツがプロフェッショナルで洗練されたものに見えるようにするのに役立ちます。

7.受動的攻撃的なトーンを避けます

誰かがあなたのメールに返信していないという事実に腹を立てているのは理解できます。 それでも、それについて受動的攻撃的で問題を引き起こす理由はありません。 プロフェッショナリズムであらゆる状況に対処することはあなたのビジネスの存続のために不可欠です。

彼らが決してあなたに戻ってこないという事実について積極的になる代わりに、あなたは礼儀正しくなるように努めるべきです。 あなたは彼らがあなたの前の電子メールを受け取ったかどうか彼らに尋ねることから始めることができます。 また、興味がない場合は、再度連絡して申し訳ないことを知らせることもお勧めします。 あなたは本物であり、彼らを疲れさせたくないので、これはあなたの礼儀正しい側面とあなたの意図を示しています。

その後、ポイントにまっすぐに行き、あなたが彼らに再び連絡している理由を彼らに知らせてください。 これはあなたがどんなつらい気持ちも避けるのを助けます、そして彼らがあなたのメッセージを見れば、彼らは返答する可能性が高くなります。 あなたの電子メールで受動的攻撃的であることは、彼らにあなたの会社に対して否定的な感情を抱かせるだけです。 これはあなたができることであり、可能な限り避けるべきものです。

8.スマートな方法でメールを閉じます

あなたが電子メールを閉じる方法は、この人があなたに返信することを選択するかどうかを本当に決定することができます。 メールを閉じるにはかなりの数の方法があり、ニーズに合った方法を選択できます。 この場合、できるだけ直接的になりたいので、短くするのが最善の方法です。

このメールを終了する良い方法は、返信を期待していることを相手に知らせることです。 彼らがあなたの提案に興味がなくても親切に返事をするように彼らに頼んでください。そうすればあなたはあなたの次の動きを計画することができます。 これは彼らに返事をする動機を与えるので、あなたはあなたの会社に対する彼らの立場のより明確なイメージを持っています。

彼らが最初から興味を持っていなかった場合、あなたが彼らに返答するように頼んだ場合、彼らはあなたにそれを知らせる可能性が高くなります。 彼らはおそらくあなたからの二度と連絡を取りたくないでしょう、それで彼らはそれ以上の電子メールを受け取らないようにするために返信します。 一方で、あなたが彼らの意見に興味を示したので、彼らが興味を持った場合、彼らはあなたに返事をするように動機づけられます。

連絡を維持し、コミュニケーションを改善する

フォローアップメールは、強制されたり、受信者に不快感を与えたりしてはなりません。 誰かがあなたの最初の電子メールを開かなかった理由はたくさんあり、これらはあなたが将来何を改善するかを学ぶのを助けることができます。 フォローアップメールでこれらの間違いを繰り返さないようにしてください。そうすれば、連絡先との良好なコミュニケーションを維持できます。

この記事に記載されているヒントは、最初のメールが未回答になった後の優れたフォローアップメールを作成するのに役立ちます。 これにより、接触した人との長期的なコラボレーションを作成できる可能性が高くなります。

次のフォローアップメールを書くときに、これらのトリックのどれを使用しますか？