Come scrivere un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta

Scrivere un'e-mail di follow-up a qualcuno non è mai un compito facile. Anche se potresti sapere esattamente cosa devi dire, metterlo in parole non è mai facile. Dopo aver inviato un'e-mail a qualcuno, ti aspetti sempre una risposta. Quando quella risposta non arriva, è tempo di sviluppare una strategia, in modo da non perdere questo contatto.

Anche se ritieni che non ci sia modo di far rispondere qualcuno a una seconda email, ci sono alcune cose che puoi provare. Se ti stai chiedendo come ottenerlo, i suggerimenti menzionati ti aiuteranno ad aumentare le tue possibilità di scrivere una buona email di follow-up.

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1. Scegli un oggetto interessante

Uno dei motivi principali per cui qualcuno decide di aprire e leggere un'e-mail è la riga dell'oggetto . La maggior parte delle volte, le e-mail che hanno o meno noiose righe dell'oggetto descrittivo vengono gettate da parte. Tutti hanno pochissimo tempo libero nella vita di tutti i giorni e vogliono dedicarlo solo a qualcosa di importante.

Questo è esattamente il motivo per cui è importante pianificare le righe dell'oggetto. Ci sono alcune cose che devi evitare e altre che devi fare. Scrivere di una nuova proposta, una nuova offerta o una seconda possibilità di una possibile collaborazione è fantastico. Vuoi stimolare l'interesse della persona in un modo che funzioni. Far loro sapere esattamente a cosa vuoi indirizzare nell'e-mail lo renderà più facile.

Sulla stessa nota, devi considerare il tono che vuoi mantenere. Se si tratta di un'e-mail aziendale, devi rimanere professionale e utilizzare un tono appropriato per l'azienda. Emoji, punti esclamativi e aggiunte simili toglieranno il tono professionale della tua email.

2. Non cercare di ingannare il destinatario

Mentire su ciò che è incluso nell'e-mail ti farà apparire immediatamente meno affidabile e affidabile. Quando comunichi con qualcuno, devi essere onesto e non cercare di indurli ad aprire la tua email con l'inganno. Quando si renderanno conto che sei stato disonesto, interromperanno la comunicazione con te una volta per tutte. Pertanto, le tue e-mail di follow-up non raggiungeranno mai il loro obiettivo.

Ad esempio, non dovresti mai creare un sottotitolo che includa qualcosa di non vero. Se non hai avuto un contatto diretto con la persona prima, non iniziare un'e-mail dicendo "Dopo la nostra ultima comunicazione". Questo li renderà solo confusi e forse turbati.

Quando hai a che fare con clienti, partner commerciali e chiunque altro abbia a che fare con la tua attività, devi essere sincero. Questo ti permetterà di avere un buon rapporto con tutti quelli con cui lavori e di essere rispettato.

3. Scrivi una nuova email da zero

Un errore comune che molte persone tendono a commettere quando inviano e-mail di follow-up non è creare una nuova e-mail da zero. L'invio della stessa identica e-mail rimasta senza risposta molto probabilmente non porterà a un nuovo risultato. Proprio come il precedente, anch'esso verrà ignorato.

Quello che devi fare è concentrare la tua attenzione sul vedere cosa è andato storto. La tua email è stata troppo lunga o troppo stancante? Forse avevi bisogno di includere più contenuti audiovisivi o meno informazioni. In ogni caso, queste sono cose che accadono sempre per caso e, individuandole, puoi migliorare enormemente le tue e-mail di follow-up.

Dopo aver preso in considerazione questi fattori, sarai in grado di mettere insieme una strategia più efficace. Ciò ti consentirà di includere solo le informazioni necessarie che interesseranno il destinatario. Di conseguenza, questa volta sarà molto più probabile che aprano e leggano la tua email.

4. Non inviare immediatamente un'e-mail di follow-up

Dopo aver inviato un'e-mail a qualcuno, dovresti sempre lasciar passare qualche giorno prima di ricontattarlo. A seconda del tipo di persona che stai cercando di contattare, dovresti aspettare da 48 ore fino a una settimana per riprovare. Un'attesa di 48 ore è il minimo con cui dovresti essere paziente prima di contattare nuovamente la persona o l'azienda.

Questo è importante perché non dovresti infastidire la persona che stai cercando di contattare, soprattutto se hai bisogno del suo contatto. Più una persona vede apparire un'e-mail simile nella sua casella di posta, più è probabile che la ignori. Invece, dovresti provare a inviare messaggi originali con le righe dell'oggetto originali e attendere almeno 48 ore prima di inviarne un secondo.

Molteplici fonti mostrano che l'invio di più e-mail di follow-up non è una cattiva idea, a patto che vengano cronometrate correttamente. Il tempismo gioca un ruolo molto importante quando si tratta di contattare chiunque e può aiutarti a creare un risultato positivo. Assicurati solo di lasciare abbastanza tempo tra le email in modo da poter tenere traccia del fatto che la persona sia effettivamente interessata o meno.

5. Includi il giusto contenuto audiovisivo

Le e-mail monotone composte solo da blocchi di testo possono essere davvero noiose. Anche quando gestisci un'attività seria, ci sono molti modi per migliorare le tue e-mail. Ciò ti consentirà di aumentare il numero di persone che ti risponderanno. La stessa tattica può essere applicata alle e-mail di follow-up.

L'utilizzo di contenuti audiovisivi ti aiuterà in molti modi. Prima di tutto, sarai in grado di trasmettere il tuo messaggio molto più facilmente mantenendo concentrato il destinatario. Il fatto che un'immagine o un video sia in grado di aiutarti a mantenere l'attenzione del destinatario è fondamentale per questo tipo di email. Pertanto, l'utilizzo di contenuti audiovisivi dovrebbe essere una delle tue priorità principali.

La buona notizia è che ci sono molte fonti online per trovare contenuti pertinenti per le tue e-mail. Sia che tu abbia bisogno di creare i tuoi contenuti e trovare modelli o materiali già pronti, c'è sempre qualcosa a disposizione. Se questo è qualcosa che devi fare frequentemente, lavorare con un grafico potrebbe davvero aiutarti a migliorare il contenuto della tua email.

6. Correggi e modifica i tuoi contenuti

La correzione di bozze e la modifica dei contenuti scritti sono importanti per qualsiasi attività commerciale che desideri svolgere. Se hai mai ricevuto un'email da un truffatore, capirai sicuramente il motivo. Le aziende illegittime tendono a non preoccuparsi della qualità dei contenuti che inviano, poiché il loro scopo non è quello di sembrare professionali. Questo è il motivo per cui molti di loro hanno errori di ortografia e grammatica in tutti i loro messaggi.

L'invio di un messaggio non modificato a qualcuno ridurrà significativamente le tue possibilità che lo prendano sul serio. Devi assicurarti di apparire professionale e affidabile e un contenuto ben curato ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Puoi facilmente utilizzare strumenti come Grammarly e Hemmingway Editor per svolgere questo compito senza troppi problemi o fondi. Inoltre, puoi utilizzare piattaforme come Subjecto per raccogliere campioni di scrittura gratuiti creati da scrittori professionisti. Questi aiuteranno i tuoi contenuti a sembrare professionali e raffinati.

7. Evita un tono passivo-aggressivo

Essere arrabbiati per il fatto che qualcuno non stia rispondendo alle tue e-mail è comprensibile. Tuttavia, non ti dà motivo di essere passivo-aggressivo al riguardo e causare un problema. Affrontare ogni situazione con professionalità è fondamentale per la sopravvivenza della tua attività.

Invece di essere aggressivo sul fatto che non ti hanno mai risposto, dovresti cercare di essere educato. Puoi iniziare chiedendo loro se hanno ricevuto la tua email precedente. È anche una buona idea far loro sapere che sei dispiaciuto di averli contattati di nuovo se non sono interessati. Questo mostra il tuo lato educato e le tue intenzioni, poiché sei genuino e non desideri stancarli.

Dopodiché, vai dritto al punto e fai sapere loro il motivo per cui li stai contattando di nuovo. Questo ti aiuterà a evitare rancore e, se vedono il tuo messaggio, saranno più propensi a rispondere. Essere passivo-aggressivi nella tua email li farà solo provare sentimenti negativi nei confronti della tua azienda. Questo è qualcosa che puoi e dovresti evitare con ogni mezzo possibile.

8. Chiudi l'e-mail in modo intelligente

Il modo in cui chiudi un'email può davvero determinare se questa persona sceglierà di risponderti o meno. Esistono diversi modi per chiudere un'e-mail e puoi scegliere quello giusto per le tue esigenze. In questo caso, mantenerlo breve è l'idea migliore in quanto vuoi essere il più diretto possibile.

Un buon modo per terminare questa email è far sapere alla persona che stai aspettando la sua risposta. Chiedi loro di rispondere gentilmente anche se non sono interessati alla tua proposta, così potrai pianificare le tue prossime mosse. Questo li motiverà a rispondere, in modo da avere un'immagine più chiara della loro posizione nei confronti della tua azienda.

Se non erano interessati fin dall'inizio, sarà più probabile che te lo facciano sapere se chiedi loro di rispondere. Molto probabilmente non vorranno più sentirti, quindi per evitare di ricevere più email, risponderanno. D'altra parte, saranno anche motivati ​​a ricontattarti se sono interessati dal momento che hai mostrato interesse per la loro opinione.

Mantenere i contatti e migliorare la comunicazione

Le e-mail di follow-up non dovrebbero mai sentirsi forzate o mettere a disagio il destinatario. Ci sono molte ragioni per cui qualcuno non ha aperto la tua email iniziale e queste possono aiutarti a imparare cosa migliorare in futuro. Le tue e-mail di follow-up non dovrebbero ripetere questi errori, quindi sei in grado di mantenere una buona comunicazione con i tuoi contatti.

I suggerimenti menzionati in questo articolo ti aiuteranno a scrivere un'ottima email di follow-up dopo che la prima è rimasta senza risposta. Ciò aumenterà le tue possibilità di creare collaborazioni a lungo termine con chiunque entri in contatto.

Quale di questi trucchi utilizzerai mentre scrivi la tua prossima email di follow-up?