Como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Escrever um e-mail de acompanhamento para alguém nunca é uma tarefa fácil. Embora você possa saber exatamente o que precisa dizer, colocá-lo em palavras nunca é fácil. Depois de enviar um e-mail para alguém, você sempre espera uma resposta. Quando não houver resposta, é hora de desenvolver uma estratégia, para que você não perca esse contato.

Mesmo que você sinta que não há como fazer alguém responder a um segundo e-mail, há algumas coisas que você pode tentar. Se você está se perguntando como fazer isso, as dicas mencionadas o ajudarão a aumentar suas chances de escrever um bom e-mail de acompanhamento.

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1. Escolha uma linha de assunto interessante

Uma das principais razões pelas quais alguém decidiria abrir e ler um e-mail é por causa da linha de assunto . Na maioria das vezes, os e-mails que têm enfadonhos ou não - linhas de assunto descritivas estão sendo jogados de lado. Todo mundo tem muito pouco tempo livre em sua vida cotidiana e só quer gastá-lo em algo importante.

É exatamente por isso que planejar suas linhas de assunto é importante. Existem certas coisas que você precisa evitar e outras que você deve fazer. Escrever sobre uma nova proposta, nova oferta ou segunda chance de uma possível colaboração é ótimo. Você deseja despertar o interesse da pessoa de uma maneira que funcione. Deixar que eles saibam exatamente o que você deseja endereçar no e-mail tornará tudo mais fácil.

Na mesma nota, você precisa considerar o tom que deseja manter. Se este for um e-mail comercial, você precisa se manter profissional e usar um tom comercial adequado. Emojis, pontos de exclamação e adições semelhantes vão tirar o tom profissional do seu e-mail.

2. Não tente enganar o destinatário

Mentir sobre o que está incluído no e-mail fará com que você pareça menos confiável e confiável instantaneamente. Ao se comunicar com alguém, você precisa ser honesto e não tentar enganá-lo para que abra seu e-mail. Quando perceberem que você foi desonesto, interromperão a comunicação com você de uma vez por todas. Portanto, seus e-mails de acompanhamento nunca chegarão ao alvo.

Por exemplo, você nunca deve criar um subtítulo que incluirá algo que não seja verdadeiro. Se você não teve contato direto com a pessoa antes, não comece um e-mail dizendo, “Após nossa última comunicação”. Isso só os deixará confusos e possivelmente chateados.

Ao lidar com clientes, parceiros de negócios e qualquer pessoa relacionada ao seu negócio, você precisa ser honesto. Isso permitirá que você tenha um bom relacionamento com todas as pessoas com quem trabalha e seja respeitado.

3. Escreva um novo e-mail do zero

Um erro comum que muitas pessoas tendem a cometer ao enviar e-mails de acompanhamento é não criar um novo e-mail do zero. Enviar exatamente o mesmo e-mail que ficou sem resposta provavelmente não trará um novo resultado. Assim como o anterior, ele também será ignorado.

O que você precisa fazer é concentrar sua atenção em ver o que deu errado. Seu e-mail foi muito longo ou muito cansativo? Talvez você precise incluir mais conteúdo audiovisual ou menos informações. Em qualquer caso, essas são coisas que sempre acontecem por acidente e, ao descobrir isso, você pode melhorar seus e-mails de acompanhamento tremendamente.

Depois de levar esses fatores em consideração, você será capaz de formular uma estratégia mais eficaz. Isso permitirá que você inclua apenas as informações necessárias que interessam ao destinatário. Como resultado, é muito mais provável que eles abram e leiam seu e-mail desta vez.

4. Não envie um e-mail de acompanhamento imediatamente

Depois de enviar um e-mail para alguém, você deve sempre esperar alguns dias antes de contatá-lo novamente. Dependendo do tipo de pessoa que você está tentando entrar em contato, você deve esperar de 48h a uma semana para tentar novamente. Uma espera de 48h é o mínimo com que você deve ter paciência antes de entrar em contato com a pessoa ou empresa novamente.

Isso é importante porque você não deve incomodar a pessoa com a qual está tentando entrar em contato, especialmente se precisar do contato dela. Quanto mais uma pessoa vê um e-mail semelhante aparecer em sua caixa de entrada, maior é a probabilidade de ela descartá-lo. Em vez disso, você deve tentar enviar mensagens originais com linhas de assunto originais e esperar pelo menos 48h antes de enviar uma segunda.

Múltiplas fontes mostram que enviar vários e-mails de acompanhamento não é uma má ideia, desde que você os sincronize corretamente. O tempo certo desempenha um papel muito importante quando se trata de entrar em contato com qualquer pessoa e pode ajudá-lo a criar um resultado positivo. Apenas certifique-se de deixar tempo suficiente entre os e-mails para que você possa controlar se a pessoa está realmente interessada ou não.

5. Inclua o conteúdo audiovisual certo

E-mails monótonos, compostos apenas de blocos de texto, podem ser realmente enfadonhos. Mesmo quando você está administrando um negócio sério, há muitas maneiras de aprimorar seus e-mails. Isso permitirá que você aumente o número de pessoas que entram em contato com você. A mesma tática pode ser aplicada a e-mails de acompanhamento.

Usar conteúdo audiovisual o ajudará de várias maneiras. Em primeiro lugar, você poderá transmitir sua mensagem com muito mais facilidade, mantendo o foco do destinatário. O fato de uma imagem ou vídeo ser capaz de ajudar a manter a atenção do destinatário é fundamental para esse tipo de e-mail. Portanto, usar conteúdo audiovisual deve ser uma de suas principais prioridades.

A boa notícia é que existem muitas fontes online para você encontrar conteúdo relevante para seus e-mails. Se você precisa criar seu próprio conteúdo e encontrar modelos ou materiais prontos, sempre há algo disponível. Se isso é algo que você precisa fazer com frequência, trabalhar com um designer gráfico pode realmente ajudá-lo a elevar o conteúdo do seu e-mail.

6. Revise e edite seu conteúdo

Revisar e editar seu conteúdo escrito é importante para toda e qualquer atividade de negócios que você queira realizar. Se você já recebeu um e-mail de um golpista, com certeza entenderá o porquê. Empresas ilegítimas tendem a não se importar com a qualidade do conteúdo que enviam, pois seu objetivo é não parecer profissional. É por isso que muitos deles apresentam erros ortográficos e gramaticais em todas as mensagens.

Enviar uma mensagem não editada para alguém diminuirá significativamente suas chances de essa pessoa levá-la a sério. Você precisa ter certeza de que parece profissional e confiável, e um conteúdo bem editado o ajudará a conseguir isso.

Você pode usar ferramentas como Grammarly e Hemmingway Editor para realizar essa tarefa sem muitos problemas ou dinheiro. Além disso, você pode usar plataformas como o Subjecto para reunir amostras de escrita gratuitas que foram criadas por escritores profissionais. Isso ajudará seu conteúdo a parecer profissional e polido.

7. Evite um tom passivo-agressivo

Ficar chateado com o fato de alguém não estar respondendo aos seus e-mails é compreensível. Ainda assim, não há razão para ser passivo-agressivo e causar um problema. Tratar todas as situações com profissionalismo é fundamental para a sobrevivência do seu negócio.

Em vez de ser agressivo com o fato de eles nunca terem respondido a você, tente ser educado. Você pode começar perguntando se eles receberam seu e-mail anterior. Também é uma boa ideia avisar que você lamenta tê-los contactado novamente, caso não estejam interessados. Isso mostra seu lado educado e suas intenções, pois você é genuíno e não deseja cansá-los.

Depois disso, vá direto ao ponto e diga a eles o motivo pelo qual você os está entrando novamente. Isso o ajudará a evitar ressentimentos e, se eles virem sua mensagem, terão maior probabilidade de responder. Ser passivo-agressivo em seu e-mail só fará com que eles tenham sentimentos negativos em relação à sua empresa. Isso é algo que você pode e deve evitar por todos os meios possíveis.

8. Feche o e-mail de maneira inteligente

A maneira como você fecha um e-mail pode realmente determinar se essa pessoa irá responder a você ou não. Existem várias maneiras diferentes de fechar um e-mail e você pode escolher a maneira certa para as suas necessidades. Neste caso, mantê-lo curto é a melhor ideia, pois você deseja ser o mais direto possível.

Uma boa maneira de encerrar este e-mail é informar à pessoa que você está esperando uma resposta. Peça-lhes que respondam gentilmente, mesmo que não estejam interessados ​​em sua proposta, para que você possa planejar seus próximos movimentos. Isso os motivará a responder, para que você tenha uma imagem mais clara do posicionamento deles em relação à sua empresa.

Se eles não se interessaram desde o início, é mais provável que informem se você lhes pedir que respondam. Provavelmente, eles não vão querer mais receber notícias suas, portanto, para evitar o recebimento de mais e-mails, eles responderão. Por outro lado, eles também ficarão motivados a entrar em contato com você se estiverem interessados, uma vez que você demonstrou interesse na opinião deles.

Manter contato e melhorar sua comunicação

Os e-mails de acompanhamento nunca devem ser forçados ou incomodar o destinatário. Existem muitos motivos pelos quais alguém não abriu seu e-mail inicial, e eles podem ajudá-lo a saber o que melhorar no futuro. Seus e-mails de acompanhamento não devem repetir esses erros, para que você possa manter uma boa comunicação com seus contatos.

As dicas mencionadas neste artigo o ajudarão a escrever um ótimo e-mail de acompanhamento depois que o primeiro não tiver resposta. Isso aumentará suas chances de criar colaborações de longo prazo com qualquer pessoa com quem você entrar em contato.

Qual desses truques você usará ao escrever seu próximo e-mail de acompanhamento?