Cara Menulis Email Tindak Lanjut setelah Tidak Ada Respon

Menulis email tindak lanjut kepada seseorang bukanlah tugas yang mudah. Meskipun Anda mungkin tahu persis apa yang perlu Anda katakan, menuangkannya ke dalam kata-kata tidak pernah mudah. Setelah mengirim email ke seseorang, Anda selalu mengharapkan balasan. Ketika balasan itu tidak datang, inilah saatnya untuk mengembangkan strategi, sehingga Anda tidak kehilangan kontak ini.

Bahkan jika Anda merasa tidak ada cara untuk membuat seseorang membalas email kedua, ada beberapa hal yang dapat Anda coba. Jika Anda bertanya-tanya bagaimana mencapainya, tips yang disebutkan akan membantu Anda meningkatkan peluang Anda untuk menulis email tindak lanjut yang baik.

Temukan cara mempublikasikan dalam hitungan detik, bukan jam

Daftar sekarang untuk mendapatkan akses eksklusif ke Wordable, bersama dengan dan cari tahu cara mengunggah, memformat, dan mengoptimalkan konten dalam hitungan detik, bukan jam.

Mulai penerbitan

1. Pilih baris subjek yang menarik

Salah satu alasan utama mengapa seseorang memutuskan untuk membuka dan membaca email adalah karena baris subjeknya . Sebagian besar waktu, email yang membosankan atau tidak – baris subjek deskriptif dibuang ke samping. Setiap orang memiliki waktu luang yang sangat sedikit dalam kehidupan sehari-hari mereka, dan mereka hanya ingin menghabiskannya untuk sesuatu yang penting.

Inilah mengapa merencanakan baris subjek Anda penting. Ada hal-hal tertentu yang perlu Anda hindari dan yang lain harus Anda lakukan. Menulis tentang proposal baru, penawaran baru, atau kesempatan kedua pada kemungkinan kolaborasi adalah hal yang bagus. Anda ingin meningkatkan minat orang tersebut dengan cara yang berhasil. Memberi tahu mereka dengan tepat apa yang ingin Anda tujukan dalam email akan membuatnya lebih mudah.

Pada catatan yang sama, Anda perlu mempertimbangkan nada yang ingin Anda pertahankan. Jika ini adalah email bisnis, Anda harus tetap profesional dan menggunakan nada yang sesuai untuk bisnis. Emoji, tanda seru, dan tambahan serupa akan menghilangkan nada profesional email Anda.

2. Jangan mencoba menipu penerima

Berbohong tentang apa yang disertakan dalam email akan langsung membuat Anda tampak kurang dapat dipercaya dan dapat diandalkan. Saat Anda berkomunikasi dengan seseorang, Anda harus jujur ​​dan tidak mencoba menipu mereka untuk membuka email Anda. Ketika mereka menyadari bahwa Anda tidak jujur, mereka akan memutuskan komunikasi dengan Anda untuk selamanya. Oleh karena itu, email tindak lanjut Anda tidak akan pernah mencapai target mereka.

Misalnya, Anda tidak boleh membuat subjudul yang akan menyertakan sesuatu yang tidak benar. Jika Anda tidak memiliki kontak langsung dengan orang tersebut sebelumnya, jangan memulai email dengan mengatakan, “Mengikuti komunikasi terakhir kami.” Ini hanya akan membuat mereka bingung dan mungkin kesal.

Saat berurusan dengan pelanggan, mitra bisnis, dan siapa pun yang terkait dengan bisnis Anda, Anda harus tetap jujur. Ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki hubungan yang baik dengan semua orang yang bekerja dengan Anda dan dihormati.

3. Tulis email baru dari awal

Kesalahan umum yang cenderung dilakukan banyak orang saat mengirim email tindak lanjut adalah tidak membuat email baru dari awal. Mengirim email yang sama persis yang tidak dijawab kemungkinan besar tidak akan membawa hasil baru. Sama seperti yang sebelumnya, itu juga akan diabaikan.

Yang perlu Anda lakukan adalah memusatkan perhatian Anda untuk melihat apa yang salah. Apakah email Anda terlalu panjang atau terlalu melelahkan? Mungkin Anda perlu memasukkan lebih banyak konten audiovisual atau lebih sedikit informasi. Bagaimanapun, ini adalah hal-hal yang selalu terjadi secara tidak sengaja, dan dengan mengetahuinya, Anda dapat sangat meningkatkan email tindak lanjut Anda.

Setelah mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda akan dapat menyusun strategi yang lebih efektif. Ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan hanya informasi yang diperlukan yang akan menarik minat penerima. Akibatnya, mereka akan lebih cenderung membuka dan membaca email Anda kali ini.

4. Jangan langsung mengirim email tindak lanjut

Setelah mengirim email ke seseorang, Anda harus selalu membiarkan beberapa hari berlalu sebelum menghubungi mereka lagi. Bergantung pada tipe orang yang Anda coba hubungi, Anda harus menunggu mulai dari 48 jam hingga seminggu untuk mencoba lagi. Menunggu 48 jam adalah waktu yang paling sedikit Anda harus bersabar sebelum menghubungi orang atau perusahaan itu lagi.

Ini penting karena Anda tidak boleh mengganggu orang yang Anda coba hubungi, terutama jika Anda membutuhkan kontaknya. Semakin sering seseorang melihat email serupa muncul di kotak masuk mereka, semakin besar kemungkinan mereka untuk mengabaikannya. Sebagai gantinya, Anda harus mencoba dan mengirim pesan asli dengan baris subjek asli dan menunggu setidaknya 48 jam sebelum mengirim yang kedua.

Berbagai sumber menunjukkan bahwa mengirim beberapa email tindak lanjut bukanlah ide yang buruk, selama Anda mengatur waktunya dengan benar. Waktu memainkan peran yang sangat penting dalam hal menghubungi siapa pun dan dapat membantu Anda menciptakan hasil yang positif. Pastikan Anda menyisakan cukup waktu di antara email sehingga Anda dapat melacak apakah orang tersebut benar-benar tertarik atau tidak.

5. Sertakan konten audiovisual yang tepat

Email monoton yang hanya terdiri dari blok teks bisa sangat membosankan. Bahkan ketika Anda menjalankan bisnis yang serius, ada banyak cara untuk meningkatkan email Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk meningkatkan jumlah orang yang kembali kepada Anda. Taktik yang sama dapat diterapkan pada email tindak lanjut.

Menggunakan konten audiovisual akan membantu Anda dalam banyak hal. Pertama-tama, Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda dengan lebih mudah sambil menjaga penerima tetap fokus. Fakta bahwa gambar atau video dapat membantu Anda menjaga perhatian penerima sangat penting untuk jenis email ini. Oleh karena itu, menggunakan konten audiovisual harus menjadi salah satu prioritas utama Anda.

Kabar baiknya adalah ada banyak sumber online bagi Anda untuk menemukan konten yang relevan untuk email Anda. Apakah Anda perlu membuat konten Anda sendiri dan menemukan template atau materi yang sudah jadi, selalu ada sesuatu yang tersedia. Jika ini adalah sesuatu yang harus sering Anda lakukan, bekerja dengan desainer grafis dapat sangat membantu Anda meningkatkan konten email Anda.

6. Koreksi dan edit konten Anda

Mengoreksi dan mengedit konten tertulis Anda penting untuk setiap dan setiap aktivitas bisnis yang ingin Anda lakukan. Jika Anda pernah menerima email dari scammer, Anda pasti akan mengerti alasannya. Perusahaan ilegal cenderung tidak peduli dengan kualitas konten yang mereka kirimkan, karena tujuannya bukan untuk terlihat profesional. Inilah sebabnya mengapa banyak dari mereka memiliki kesalahan ejaan dan tata bahasa di seluruh pesan mereka.

Mengirim pesan yang belum diedit ke seseorang akan secara signifikan mengurangi peluang Anda untuk menganggapnya serius. Anda perlu memastikan bahwa Anda tampil profesional dan dapat dipercaya, dan konten yang diedit dengan baik akan membantu Anda mencapainya.

Anda dapat dengan mudah menggunakan alat seperti Grammarly dan Hemmingway Editor untuk mencapai tugas ini tanpa banyak kesulitan atau dana. Selain itu, Anda dapat menggunakan platform seperti Subjecto untuk mengumpulkan sampel tulisan gratis yang telah dibuat oleh penulis profesional. Ini akan membantu konten Anda terlihat profesional dan halus.

7. Hindari nada pasif-agresif

Menjadi kesal karena seseorang tidak membalas email Anda dapat dimengerti. Namun, itu tidak memberi Anda alasan untuk bersikap pasif-agresif tentang hal itu dan menyebabkan masalah. Berurusan dengan setiap situasi dengan profesionalisme sangat penting untuk kelangsungan bisnis Anda.

Alih-alih bersikap agresif tentang fakta bahwa mereka tidak pernah kembali kepada Anda, Anda harus mencoba dan bersikap sopan. Anda dapat mulai dengan menanyakan apakah mereka menerima email Anda sebelumnya. Juga merupakan ide yang baik untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menyesal telah menghubungi mereka lagi jika mereka tidak tertarik. Ini menunjukkan sisi sopan dan niat Anda, karena Anda tulus dan tidak ingin melelahkan mereka.

Setelah itu, langsung ke intinya dan beri tahu mereka alasan mengapa Anda menghubungi mereka lagi. Ini akan membantu Anda menghindari perasaan sulit, dan jika mereka melihat pesan Anda, kemungkinan besar mereka akan membalas. Menjadi pasif-agresif di email Anda hanya akan menyebabkan mereka memiliki perasaan negatif terhadap perusahaan Anda. Ini adalah sesuatu yang dapat dan harus Anda hindari dengan cara apa pun yang memungkinkan.

8. Tutup email dengan cara yang cerdas

Cara Anda menutup email dapat benar-benar menentukan apakah orang ini akan memilih untuk membalas Anda atau tidak. Ada beberapa cara berbeda untuk menutup email, dan Anda dapat memilih yang tepat untuk kebutuhan Anda. Dalam hal ini, membuatnya tetap pendek adalah ide terbaik karena Anda ingin selangsung mungkin.

Cara yang baik untuk mengakhiri email ini adalah dengan memberi tahu orang tersebut bahwa Anda mengharapkan balasan mereka. Minta mereka untuk membalas dengan ramah meskipun mereka tidak tertarik dengan proposal Anda, sehingga Anda dapat merencanakan langkah selanjutnya. Ini akan memotivasi mereka untuk membalas, sehingga Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang pendirian mereka terhadap perusahaan Anda.

Jika mereka tidak tertarik sejak awal, kemungkinan besar mereka akan memberi tahu Anda jika Anda meminta mereka untuk merespons. Mereka kemungkinan besar tidak ingin mendengar kabar dari Anda lagi, jadi untuk menghindari menerima lebih banyak email, mereka akan membalas. Di sisi lain, mereka juga akan termotivasi untuk membalas Anda jika mereka tertarik karena Anda menunjukkan minat pada pendapat mereka.

Mempertahankan kontak dan meningkatkan komunikasi Anda

Email tindak lanjut tidak boleh terasa dipaksakan atau membuat penerima merasa tidak nyaman. Ada banyak alasan mengapa seseorang tidak membuka email awal Anda, dan ini dapat membantu Anda mempelajari apa yang harus ditingkatkan di masa mendatang. Email tindak lanjut Anda tidak boleh mengulangi kesalahan ini, sehingga Anda dapat menjaga komunikasi yang baik dengan kontak Anda.

Kiat yang disebutkan dalam artikel ini akan membantu Anda menulis email tindak lanjut yang bagus setelah yang pertama tidak dijawab. Ini akan meningkatkan peluang Anda untuk menciptakan kolaborasi jangka panjang dengan siapa pun yang berhubungan dengan Anda.

Manakah dari trik berikut yang akan Anda gunakan saat menulis email tindak lanjut berikutnya?