Los 9 mejores sistemas de gestión de casos para bufetes de abogados en 2021

Los bufetes de abogados a veces pueden ser infinitamente caóticos. Los abogados, asistentes legales y miembros del personal deben organizar, analizar y administrar todos los aspectos de múltiples casos. Deben rastrear y monitorear:

• Plazos,
• Estatutos de limitaciones,
• Requisitos de presentación,
• Registros de clientes,
• Facturación,
• Testigos expertos,
• Evidencia,

y mucho más.

Incluso un caso más pequeño puede requerir mucho tiempo para organizar documentos y rastrear detalles.

La gestión eficaz de casos es fundamental en todos los despachos de abogados. Independientemente del tamaño del caso o del bufete de abogados, no tener un sistema de gestión de casos eficiente hace que su trabajo sea mucho más difícil, como mínimo. Peor aún, no administrar sus casos podría resultar en un error costoso o un error con consecuencias irreversibles.

Su práctica jurídica no tiene por qué estar regida por el caos. El mejor software de gestión de casos disponible en la actualidad le permite incorporar todos los aspectos de la gestión de un caso en una plataforma.

¿Qué debe buscar al elegir un software de gestión de casos?

Hay muchas opciones para el software de gestión de casos. Debe elegir el software que se adapte a sus necesidades específicas.

Cada bufete de abogados es único y los abogados pueden tener diferentes preferencias.

Afortunadamente, existen opciones que le permiten personalizar un programa de administración de casos para que se ajuste a sus necesidades.

Las cosas que quizás desee considerar incluyen:

• La facilidad de transferir, almacenar y recuperar información
• La capacidad del software para trabajar con otros programas para recopilar información y datos.
• Realizar pequeños ajustes y modificaciones al sistema sin pasar por el proveedor.
• El proveedor ofrece soporte continuo y de calidad.
• Capacidad de configurar el sistema para adaptarlo a sus necesidades y sistemas actuales
• Facilidad para recuperar datos y crear informes, formularios y otros documentos
• La capacidad de realizar un seguimiento del tiempo, los gastos y generar facturas y documentos de facturación.
• Acepte pagos en línea y con tarjeta de crédito
• Preparar documentos para el juicio y monitorear los plazos de los litigios.

Muchas empresas de software ofrecen demostraciones gratuitas o períodos de prueba gratuitos. Es posible que deba probar varios sistemas de software de gestión de casos antes de encontrar el mejor sistema para usted.

¿Cuáles son algunos de los sistemas de software de gestión de casos más populares para bufetes de abogados?

Algunos de los sistemas de software de gestión de casos más populares disponibles en la actualidad incluyen:

• CASEpeer,
• FileVine,
• SmartAdvocate,
• Litificar,
• Mi caso,
• Clio,
• Rastreador legal de Thomson Reuter,
• Trialworks, y
• LawRuler.

Aquí hay una breve descripción de cada uno de estos sistemas de administración de casos de abogados mejor calificados :

CASEPeer está diseñado específicamente para bufetes de abogados de lesiones personales. Este sistema basado en la nube ofrece funciones organizativas y que ahorran tiempo, tales como:

• Herramientas de liquidación para rastrear demandas, ofertas, gravámenes, tarifas y costos
• Seguimiento dedicado de solicitudes y respuestas de descubrimiento
• Calendario integrado
• Notificaciones automatizadas para el estatuto de limitaciones

De la empresa : "Las potentes herramientas integradas de CASEpeer le permiten evaluar constantemente el flujo de trabajo de su organización, identificar oportunidades para desarrollar aún más a los empleados, comunicarse de manera más eficaz sobre los casos de los clientes y maximizar la productividad y los resultados". -Lucero Smith, director de operaciones, CASEPeer

Demostración : ¿Le interesa ver cómo CASEPeer puede ayudar a transformar su bufete de abogados en una máquina bien engrasada? Póngase en contacto con CASEPeer hoy mismo para comenzar con una demostración gratuita.

FileVine es altamente personalizable y le permite guardar notas, documentos, comunicaciones con el cliente y calendario en un solo lugar.

Las características adicionales incluyen:

• Permite múltiples usuarios
• Capacidad para enviar mensajes de texto y correo electrónico a los clientes
• Gestión de tareas y plazos
• Se integra con más de 2,000 programas
• Buena elección para la gestión de documentos

Demostración : ¿Quiere ver cómo FileVine puede ayudarlo a transformar las operaciones de su bufete de abogados? Reserve una demostración gratuita personalizada según las necesidades particulares de su empresa.

SmartAdvocate es un software enfocado en litigios diseñado con abogados de lesiones personales y firmas de litigios de agravios masivos en mente.

Las características incluyen:

• Herramienta específica para el seguimiento de la información del seguro
• Flujos de trabajo automatizados
• Rastreador de registros médicos
• La calculadora de tarifas le permite ingresar el monto de liquidación y desglosar la tarifa de su empresa, las tarifas de referencia u otros costos para cada cliente

De la empresa : “ Nos enorgullecemos de cada lanzamiento anual ”, afirma Igor Selizhuk, director de tecnología de SmartAdvocate, “ porque con cada lanzamiento, cumplimos nuestra promesa a nuestros clientes de proporcionarles continuamente un sistema que se adapte a sus necesidades cambiantes. "

Demostración : ¿ Está interesado en obtener más información sobre Smart Advocate? Consulte su historia y descubra cómo este sistema de gestión de casos de primera categoría puede ser un catalizador del éxito.

Litify es una solución integrada diseñada para firmas de abogados medianas y grandes. Está construido sobre la popular plataforma Salesforce utilizada por muchas empresas para automatización y análisis.

Cuenta con:

• Seguridad robusta
• Tareas automatizadas
• Panel de control personalizable para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento

Testimonio : “Trabajar con Litify es como tener a los mejores desarrolladores del mundo como mis muchachos de software”, dijo Johnson. “Ellos comprenden la industria legal, saben lo que funciona para las grandes firmas e integran las mejores prácticas directamente en la plataforma. Como propietario de una empresa más joven, no tengo que reinventar la rueda ". Anthony Johnson Propietario, Abogado de Law Johnson Firm

Visite www.litify.com para obtener más información sobre cómo usted, su equipo y sus clientes podrían beneficiarse de una asociación con Litify.

MyCase ofrece una solución de software de administración de casos todo en uno para la administración de documentos, el seguimiento del tiempo, la facturación, el cobro de pagos y el calendario.

Algunas de sus características clave son:

• Interfaz sencilla y fácil de usar
• La estructura de precios simple incluye todas las funciones en lugar de tener que agregar opciones
• Firmas electrónicas ilimitadas incluidas

MyCase ofrece una prueba gratuita de 10 días, para que pueda probar el software y ver si es adecuado para su práctica.

Clio Manage ofrece una variedad de funciones, que incluyen facturación, administración de contactos, administración de documentos, calendario, contabilidad, administración de tareas, pagos en línea y seguimiento del tiempo.

Algunos aspectos destacados de Clio incluyen:

• Portal de cliente seguro para compartir documentos
• Las líneas de tiempo de la materia muestran quién realizó los cambios y cuándo se realizaron las actualizaciones.
• Módulo separado disponible para la gestión de la relación con el cliente / la admisión de clientes

Clio es versátil y tiene soluciones personalizables para todo, desde solo hasta grandes empresas.

Legal Tracker tiene características como facturación electrónica, gestión de asuntos, informes, análisis, integraciones en la nube, servicios de datos y operaciones legales.

Ofrece características tales como:

• Análisis legal para rastrear presupuestos y comparar el desempeño de asesores legales externos
• Sistema de informes robusto
• Excelentes herramientas de colaboración

Este sistema de Thomson Reuters está orientado a ayudar a los departamentos legales internos de las empresas a rastrear y organizar sus equipos legales.

Trialworks es una solución basada en la nube creada por abogados litigantes con opciones para la admisión de casos móviles, la gestión de documentos, el calendario y la gestión de juicios.

Algunas características distintas incluyen:

• Herramientas centradas en litigios
• Basado en la conocida plataforma Microsoft Office
• Disponible como software para ser utilizado en la red local o basado en la nube
• Ofrece conversión de base de datos (como un servicio separado)

Visite su sitio web para obtener más información y programar una demostración gratuita.

Law Ruler tiene soluciones personalizadas para firmas de litigios y está integrado con Office 365 para un flujo de trabajo conveniente. Su análisis detallado del panel de control lo ayuda a realizar un seguimiento del estado del caso, los clientes potenciales y el rendimiento del marketing.

Otras características incluyen:

• Calculadoras de liquidación integradas
• Recordatorios automatizados por mensaje de texto y correo electrónico
• Marcador de clic para llamar integrado con tecnología de inteligencia artificial

Administrar sus casos de manera efectiva mejora el servicio al cliente, así como sus servicios legales. Tiene más tiempo para dedicar a sus clientes y trabajar en sus casos cuando no necesita preocuparse por la logística diaria de la gestión de casos.

Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de casos de bufetes de abogados

Si no está familiarizado con el software de administración de casos, estas preguntas frecuentes pueden ayudarlo a comprender por qué su bufete de abogados necesita invertir en software de administración de casos de alta calidad.

¿Qué es el software de gestión de casos?

La gestión de casos legales requiere un sistema para mantenerse al día con información detallada sobre cada caso. La administración de casos comienza antes de que su cliente contrate su bufete de abogados. Necesita una forma eficaz de realizar comprobaciones de conflictos antes de que su cliente firme un contrato de anticipo.

A lo largo del caso, podría haber cientos o miles de documentos para organizar, fechas límite para monitorear, declaraciones para procesar y otros detalles que deben analizarse y organizarse en categorías que son fáciles de buscar. También tiene facturación, comunicaciones con el cliente, información de contacto, programación de citas, información de la corte y notas de casos para organizar y administrar.

Después de cerrar el caso, necesita un sistema para almacenar y archivar el caso que permita verificaciones continuas de conflictos. Es posible que también necesite acceder a la información en un caso para ayudar con un asunto en un caso relacionado o un caso similar.

Hoy en día, los archivos digitales deben almacenarse, organizarse y catalogarse. Se acabaron los días de gestionar casos legales a mano.

¿Qué puede hacer el software de gestión de casos por mi práctica?

Recopilar, analizar y organizar grandes cantidades de información, datos y documentos es un elemento importante de la gestión de casos. Muchos abogados, asistentes legales y administradores de casos tienen varios casos que manejan. Como resultado, el volumen de datos puede ser abrumador.

El software de gestión de casos proporciona una forma eficaz de recopilar y organizar datos. Muchos programas de software se vinculan con el correo electrónico, el teléfono y otros sistemas para crear registros de llamadas y mensajes. La información se almacena en el archivo del cliente de inmediato. El seguimiento de los contactos con los clientes, incluidas las llamadas y los correos electrónicos, a través del software ayuda a garantizar que no se pierda nada.

Tener toda la información en un solo lugar facilita la creación de informes, la visualización de pruebas y la colaboración con otros miembros del personal. Además, todos los miembros del bufete de abogados pueden acceder a los archivos del caso y a toda la información almacenada en los archivos desde su escritorio o tableta.

¿Cuáles son otros beneficios del software de gestión de casos?

Además de administrar los datos, documentos y otra información asociada con el caso de un cliente, existen otros beneficios de usar software de administración de casos.

Reducir el riesgo de errores

El software de gestión de casos puede reducir el riesgo de errores humanos. Los errores ocurren cuando maneja varios casos y miles de documentos. El software de gestión de casos completa muchas de las tareas automáticamente, lo que reduce el riesgo de errores y equivocaciones.

Por ejemplo, los errores en la transferencia de datos a formularios podrían resultar costosos y consumir mucho tiempo. Cuando los datos están contenidos en el software de gestión de casos, el software transfiere los datos asegurando que no haya errores.

Mejorar la seguridad

Los abogados tienen el deber fiduciario de proteger la información confidencial. Una violación de datos podría resultar en el robo o la exposición de información confidencial. El software de gestión de casos puede agregar otra capa de seguridad para los datos.

El software también realiza automáticamente una copia de seguridad de archivos completos para garantizar que no se pierda nada en caso de una filtración de datos o un desastre natural.

Facilitar el trabajo remoto

Los abogados y los miembros del personal pueden acceder a los archivos y datos de los clientes desde el trabajo, el hogar y otros lugares. Además, el software de gestión de casos basado en la nube permite a los empleados acceder a los datos incluso cuando trabajan a distancia.

Seguimiento de clientes potenciales

Además de administrar sus casos actuales, el software de administración de casos puede ayudarlo a rastrear clientes potenciales. Un sistema eficiente y fácil de usar para rastrear y dar seguimiento a los clientes potenciales aumenta las tasas de retención para el bufete de abogados.

Se puede ingresar un cliente potencial en el sistema, reenviar a la persona correcta para que responda y programar un seguimiento. Toda la información sobre el cliente potencial se encuentra en una ubicación accesible para todos.

Mejorar la eficiencia

El software de gestión de casos aumenta la eficiencia. Todos los que trabajan en un caso pueden acceder y actualizar la información. Tener datos en un sistema que permite una fácil recuperación reduce el tiempo que lleva localizar la información.

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